Zarządzanie zespołem

Przedsiębiorco! Sprawdź, jak zarządzać młodymi pracownikami

Monika Madejska

Za trzy lata na rynku pracy będzie 50% ludzi z młodego pokolenia. W roku 2025 będą już stanowili 75% siły roboczej. W zasadzie żaden przedsiębiorca nie uniknie konieczności rekrutowania i zarządzania pokoleniem Y, czyli tzw. Milenialsami.

Z jakiego powodu ta zmiana na rynku pracy ma takie znaczenie? Otóż dlatego, że dotychczasowe metody motywowania i zarządzania pracownikami nie sprawdzają się przy Milenialsach. Mało tego, działają na nich demotywująco. Młodzi Polacy, urodzeni w latach 1980-1994, mają więcej wspólnego z rówieśnikami ze Stanów Zjednoczonych czy Azji, niż ze swoimi rodzicami i dziadkami. Największy wpływ na tę sytuację miał powszechny dostęp do Internetu oraz dobrego wykształcenia. To jest pokolenie, które wychowało się w dużej różnorodności kulturowej i etnicznej oraz w różnych modelach rodzinnych. Między innymi dzięki temu są bardziej otwarci i tolerancyjni niż poprzednie pokolenia. Jednocześnie są bardzo nastawieni na siebie i zaspokajanie swoich potrzeb, ponieważ okres, w którym się wychowywali, silnie promował indywidualizm.

Pokolenie Y zdominuje rynek pracy w 2020 roku i znacząco zmieni środowisko i warunki. Preferowane będą wirtualne biura, a ludzie z całego świata będą współpracować zdalnie za pośrednictwem telekonferencji oraz forów internetowych. Formalny strój w pracy zastąpi swobodny styl ubioru, a relacje między współpracownikami wszystkich szczebli staną się bardziej partnerskie.

Różnice pokoleniowe

Rodzice Milenialsów to generacja X, czyli osoby urodzone w latach 1965–1979. Na ich zachowania, wartości, postawy miały wpływ zmiany ustroju, systemu edukacyjnego czy też rynku pracy. Obecnie to oni często pełnią rolę pracodawców, kierowników czy pracowników zatrudniających pokolenie Y.

Pokolenie X ma przekonanie, że na dobrobyt czy sukces trzeba zapracować. W związku z tym praca jest dla nich jednym z najważniejszych elementów w życiu (często nawet najważniejszym), a ich motywacja opiera się głównie o warunki finansowe, ewentualnie awans. Osoby z pokolenia X bardzo skrupulatnie podchodzą do swoich obowiązków, a preferują bardzo dokładnie określone zadania.

Zupełnie inaczej jest z pokoleniem Y, które nie rozumie i nie czuje zasad i wartości minionego ustroju. Młodzi są świadomi swojej wartości, często lepiej wykształceni niż rodzice, swobodnie czują się z nowinkami technologicznymi. Dzięki temu są bardziej mobilni i elastyczni. Inaczej funkcjonują na rynku pracy szukając firmy, która da im przede wszystkim możliwości rozwoju. Pragną podróżować, zamiast spędzać dodatkowe godziny w biurze. Wolą często zadaniowy czas pracy, zamiast standardowych 8 godzin dziennie.

Wydłużony okres kształcenia powoduje, że pokolenie Y coraz później zakłada rodzinę i usamodzielnia się finansowo. Ma to duże znaczenie dla motywacji młodych do posiadania stałego zatrudnienia – nie mając kredytów i zobowiązań rodzinnych, nie czują presji do znalezienia „stałej pracy”.

Pracownicy urodzeni do 1979 roku są najczęściej odpowiedzialni i lojalni wobec pracodawcy. Rzadko zmieniają pracę i często boją się nowych wyzwań zawodowych. Jeśli szukają pracy to zależy im na stabilnej i dobrze płatnej pracy (często jest to spowodowane tym, że ze względu na swój wiek mają już założone rodziny i zaciągnięte wieloletnie kredyty). Natomiast, ze względu na warunki rynku pracy, pracodawcy coraz częściej oferują prace tymczasowe, na zlecenie lub na czas określony.

W pracy na umowach cywilno-prawnych znacznie lepiej odnajduje się pokolenie Milenialsów. Często rodzi to niezrozumienie i niechęć między pokoleniami, a co za tym idzie, negatywnie wpływa na relacje zawodowe.

Młode pokolenie to jednocześnie bardzo wymagający pracownicy, którzy oczekują od pracodawcy możliwości rozwoju zawodowego i osobistego oraz zapewnienia wciąż nowych wyzwań zawodowych. Otwarcie walczą również o jasne zasady, w tym ścieżkę kariery oraz pracy umożliwiającej równowagę praca-życie osobiste. Ich pewność siebie powoduje wrażenie roszczeniowości wobec pracodawców, a wymagania finansowe są często nieproporcjonalne do posiadanego doświadczenia i umiejętności. Kluczowe natomiast jest to, iż w zasadzie każdą pracę traktują jako etap rozwoju zawodowego, a nie docelowe miejsce pracy. Nie przywiązują się zatem do pracodawcy i w związku z tym nie można liczyć na ich wieloletnią lojalność.

Różnice między pokoleniem X i Y w kontekście zatrudnienia

Źródło: Podręcznik dla Doradcy Klienta „Aktywny Absolwent – innowacyjne narzędzia i metody działania pośredników pracy””, Fundacja Inicjatyw Menadżerskich, sierpień 2014

Różnice wewnątrzpokoleniowe

Mimo, że generację Y łączą te wszystkie wspomniane elementy, różnią się oni również wewnątrz pokolenia. Około 27% z nich jest zainteresowanych klasycznym awansem zawodowym i zarabianiem dużych pieniędzy (w tym zakresie blisko im do swoich rodziców). 33% młodych jest natomiast zainteresowanych raczej awansem społecznym, spotykaniem nowych ludzi i rozwojem. Rozwój osobisty jest również ważny dla 25% Milenialsów, którzy dodatkowo cenią sobie zrównoważone miejsce pracy, spójne wartości i poczucie sensu. Jest w tym pokoleniu również grupa osób stanowiąca 14%, które nie są zainteresowane karierą zawodową, a raczej wygodą, spokojem i poszukiwaniem rozwoju w obszarach innych niż zawodowe.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Prawdy i mity o motywowaniu

Metoda kar i nagród, bardzo rozpowszechniona w świecie biznesu, kompletnie nie przystaje do wymagań młodego pokolenia. Rozpowszechniony obecnie model zarządzania i motywowania podobny jest do tresury zwierząt – karać za rzeczy, które chcemy, by były zaprzestane oraz nagradzać za rzeczy, które chcemy, by były kontynuowane. To behawioralne podejście do motywowania, oparte na podporządkowaniu, nie nadaje się również do zarządzania w dzisiejszej rzeczywistości zawodowej, czyli pracy, która wymaga nieszablonowych rozwiązań i samodzielności w działaniu.

Dlaczego? Otóż dlatego, że klasyczne metody motywowania w stylu „jak zrobisz to, dostaniesz tamto” działają w pewnych warunkach – przy prostych, powtarzalnych, rutynowych czynnościach nie wymagających kreatywności. Gdzie jest jasno wyznaczony cel i proste zasady. Nagrody zawężają uwagę i koncentrują umysł. Nagroda zawęża uwagę i ogranicza możliwości. Takie metody motywowania sprawdzają się w pracy przy taśmie produkcyjnej, prostej analizie finansowej, czy księgowości. Jeśli zadanie wymaga tylko mechanicznych czynności, nagrody działają zgodnie z oczekiwaniem – im większa premia, tym większa efektywność. Kiedy jednak zadania wymaga choćby odrobimy kreatywności, niesztampowego myślenia, nagroda zawsze prowadzi do gorszych wyników!

A jak wygląda praca większości z nas w XXI wieku? Jak wygląda praca przedsiębiorcy czy ludzi, którzy pomagają mu tworzyć biznes? Zdecydowanie wymaga kreatywności, aby móc przebić się do klienta w gąszczu ofert, które są dostępne na rynku. Bo nie chodzi już o to, by być pierwszym na rynku, tak jak w latach 90-tych, tylko aby być pierwszym w świadomości klienta. A to wymaga ogromnej pomysłowości i niesztampowego myślenia.

Co zamiast nagród i kar?

Zamiast karać i nagradzać, należy przede wszystkim oprzeć się na motywacji wewnętrznej pracownika. A kiedy on ją ma? Wtedy, kiedy praca jest dopasowana do jego predyspozycji i preferencji zawodowych. Kiedy pracuje w miejscu, które podziela jego wartości, w kulturze organizacyjnej, która jest mu bliska, w zespole i z przełożonym, z którym dobrze się rozumieją.

Te wszystkie kwestie związane z dopasowaniem do stanowiska pracy trzeba ustalić już na etapie rekrutacji. Jednym z największych błędów, jaki popełniają mali przedsiębiorcy, jest tworzenie opisu stanowiska pracy „jako tako”. Czyli szukają mniej więcej kogoś, do mniej więcej takiej a takiej pracy. To prosta droga do klęski. I do rozczarowania po stronie zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Źle dobrana osoba do firmy i zadań nie jest w stanie prawidłowo wykonywać swoich obowiązków, choćby nie wiem jak ją stymulować i rozwijać. Jeśli zatrudnimy do prac biurowo-księgowych osobę z niską percepcją na szczegóły, która słabo czuje się w liczbach, to ona nie będzie w stanie spełnić naszych oczekiwań, mimo dużego nakładu energii. Będzie coraz bardziej sfrustrowana, bo nie jest w stanie „przeskoczyć” ograniczeń, jakie ma w sobie.

Kolejny przykład – zatrudniamy osobę do firmy, która dynamicznie się rozwija i której szef wciąż wprowadza nowe zmiany. Jeśli weźmiemy kogoś, kto owszem, zrobił na nas świetne wrażenie na rozmowie kwalifikacyjne, ale ma bardzo niską elastyczność i zdolność do adaptowania się do zmian, to nie mamy szansy na sukces. Ta osoba, mimo najszczerszych chęci, będzie nieefektywna w takim środowisku pracy.

Wniosek jest taki, że kluczowe w rekrutowaniu nowych pracowników jest nie to, co potrafią, bo tego można ich stosunkowo szybko nauczyć, jeśli tylko chcą, ale to, jacy są – jakie mają mocne i słabe strony. Dlatego tak ważne jest, byśmy jako przedsiębiorcy, precyzyjnie wiedzieli, kogo potrzebujemy do firmy. Z jakimi talentami, predyspozycjami i potrzebami. To nie ma nic wspólnego z tym, czy ktoś się dobrze sprzedał na rozmowie kwalifikacyjnej.

W tej kwestii warto wesprzeć się narzędziami do diagnozy preferencji i predyspozycji zawodowych. W zależności od możliwości organizacyjnych i finansowych mogą to być ogólnodostępne narzędzia typu MBTI, czy Talenty Gallupa, bądź profesjonalne i bardzo precyzyjne badania jak Harrison Assessments.

Zarządzanie młodym pokoleniem

Praca jaka mają przedsiębiorcy dla większości młodych ludzi jest kreatywna, więc wymaga oparcia się o ich motywację wewnętrzną. Opierając się na rewolucyjnej książce Daniela Pinka „Drive” możemy taką motywację wewnętrzną rozłożyć na 3 elementy: autonomię, czyli pragnienie kierowania własnym życiem, mistrzostwo, czyli doskonalenie się w czymś, co ma dla kogoś znaczenie oraz sens, czyli bycie częścią czegoś większego i znaczącego.

Jak to się ma do praktyki zarządzania młodym pokoleniem? Młodzi potrzebują doświadczać w pracy tych trzech elementów, aby być w pełni zmotywowanymi. Jak to załatwia na przykład Google, najlepszy pracodawca na świecie: programiści spędzają 20% swojego czasu pracy robiąc to, co tylko chcą. Efekt? Połowa produktów Google’a pochodzi z tych 20% czasu, np. Gmail czy Gmail News.

Młodzi pragną autonomii w czterech obszarach: 1) Co robią 2) Kiedy robią 3) Jak robią 4) Z kim to robią. Doskonale wykorzystuje to polski oddział Allegro pracujący w metodyce Scrum. Każdy pracujący tam zespół sam wybiera, który projekt będzie realizował oraz wspólnie uzgadnia i informuje, kiedy skończą projekt i jaki jest termin oddania pierwszej wersji. Samodzielnie dzielą między siebie zadania w grupie i uzgadniają sposoby ich realizacji. Przy rekrutacji do zespołu uczestniczą członkowie zespołu i to oni mają decydujące zdanie przy przyjęciu danego kandydata do zespołu.

Potrzeba autonomii, czyli chcę, a nie muszę

W jaki sposób mały bądź średni przedsiębiorca może zaspokoić potrzebę autonomii? Przede wszystkim rekrutując właściwą osobę. Ona musi być żywo zainteresowana rozwojem w danej dziedzinie, czy to jest organizacja dokumentów czy marketing internetowy. Jeśli to masz już załatwione, to daj tej osobie przestrzeń na jej własne pomysły. Mów jak najczęściej, że jesteś otwarty na jej pomysły i nowe sposoby wykonywania pracy. Słuchaj i reaguj na te propozycje. Jeśli pracownik jest firmie już jakiś czas, to można dać mu więcej autonomii w sposobie wykonywania jakiegoś zadania.

Kolejnym pomysłem może być wprowadzenie na spotkania zespołu prostych pytań inspirowanych zarządzaniem jakością (TQM): Co pomogłoby Ci lepiej i łatwiej wykonywać Twoją pracę? Czego potrzebujesz od innych członków zespołu, aby lepiej i łatwej wykonywać swoją pracę?

Młode pokolenie jest szczególnie oporne na wszelkie kwestie związane z „powinnościami” oraz rzeczami, które „muszą zrobić”. Warto w tym kontekście zmienić sposób komunikowania z Milenialsami. Zamiast stwierdzenia „Mamy takie zadanie. Zrób to tak i tak”, warto zapytać „Mamy do zrobienia takie zadanie. Jak chciałbyś to zrobić? Jaki masz na to pomysł”. Warto pamiętać, że tzw. Efekt Ojcostwa, czyli przywiązanie do własnych pomysłów, jest w przypadku młodych szczególnie ważny do wykorzystania. Dlatego między innymi świetnie sprawdzają się w zarządzaniu młodym pokoleniem zasady i narzędzia coachingowe, czyli np. zasada partnerstwa czy zadawania pytań, zamiast dawania gotowych rozwiązań.

Potrzeba mistrzostwa, czyli rozwój jest najważniejszy

Dlaczego młodzi tak często wybierają prowadzenie firmy, zamiast pójścia na etat? Bo zakładając firmę, nawet jak się to skończy porażką, nauczą się więcej, niż na etacie przez 20 lat… Rozwój osobisty i zawodowy jest jedną z największych wartości młodego pokolenia. Oni chcą w pracy przede wszystkim uczyć się czegoś nowego, nabywać i rozwijać swoje kompetencje. Chcą mieć tam kogoś, kto pomoże im to osiągnąć. Najlepsi Milenialsi będą wybierać pracodawców, przy których będą mogli się rozwijać, a nie tylko zarabiać pieniądze. I tym mali i średni przedsiębiorcy mogą wygrać na rynku pracy – bo pracownicy w niewielkich firmach mają szansę robić więcej. Niestety, kiedy już nauczą się w danej firmie wszystkiego, co było możliwe, prawdopodobnie przejdą do innej, aby móc dalej się rozwijać. Dlatego też Milenialsi tak często zmieniają pracę, czyli średnio co 2 lata. Oni wolą się nieustannie rozwijać, zamiast mieć bezpieczną posadę do końca życia. Mając młodą, rokująca osobę w firmie, warto stale dbać o jej rozwój. Nie zawsze chodzi tu o drogie szkolenia. Czasem jest to kwestia posiadania mentora w firmie, który będzie uczył młodą osobę i ją kierunkował w doskonaleniu. Rozwój to są również nowe zadania i wyzwania zawodowe. Warto dawać młodym ludziom nowe obowiązki co jakiś czas, aby mieli możliwość poszerzania swoich kompetencji.

Poczucie sensu a pieniądze

Pieniądze są ważne, ale nie najważniejsze dla młodego pokolenia. Choćby dlatego, że wiele z tych osób nie ma zobowiązań finansowych ani rodzinnych. Wiele z nich mieszka z rodzicami do trzydziestki. Oni chcą zarabiać na rzeczy, których potrzebują do codziennego życia i przyjemności, ale nie muszą spłacać kredytów hipotecznych. Mają komfort wyboru pracy, która będzie odpowiadała ich wartościom i w której będą mieli poczucie sensu tego, co robią.

Milenialsi mają ogromną potrzebę pracy, która ich pasjonuje. Pracy, która niesie wartość innym. Pracy dla kogoś, kto też jest pasjonatem. Młodzi ludzie często odchodzą z korporacji, bo nie chcą robić „głupiej roboty, której nikt nie potrzebuje”. I tutaj start-upy, mikro, małe i średnie firmy mają wiele do zaoferowania.

Właścicielami takich firm są zwykle pasjonaci, którzy robią coś, co jest realnie potrzebne ich klientom. Kochają swoją pracę i ten entuzjazm czuć w firmie. Takie miejsca przyciągają młodych ludzi, którzy chcą być ważną częścią firmy, gdzie ich głos jest wyraźnie słyszany, a pomysły realizowane.

Docenić i wykorzystać młodego

Skoro już wiemy, że żaden przedsiębiorca nie ucieknie przez Milenialsami, to warto się dobrze przygotować na tę falę. Odrzucić system kar i nagród typowy dla ery produkcyjnej i zacząć bazować na motywacji wewnętrznej pracowników. Kluczowe jest zatrudnienie osoby, która jest dopasowana do danej firmy i zadań, jakie ma wykonywać. W tym celu niezbędne jest solidne przygotowanie się do rekrutacji i precyzyjna wiedza o tym, kogo potrzebujemy, kto się sprawdzi na danym stanowisku.

Mając odpowiednio dobranych ludzi, wdrażamy ich stopniowo w obowiązki i poszerzamy zakres delegowanych zadań. W całym tym procesie staramy się dawać młodym dużo autonomii, aby czuli, że mają wpływ na swoją pracę oraz firmę. Pamiętamy, że najważniejszy dla nich jest rozwój. Wynagrodzenie musi być na poziomie, który sprawia, że pieniądze przestają być ważne. I wtedy skupiamy się na wspieraniu młodego pracownika w jego rozwoju, dając mu doświadczonego pracownika za przewodnika lub nowe zadania, które go rozwijają. Pamiętajmy o poczuciu sensu, które musi czuć każdy młody pracownik. Komunikujmy znaczenie, jakie jego praca ma dla przedsiębiorcy, firmy, współpracowników i klientów. Często wystarczy zwykłe „dziękuję” lub dostrzeżenie starań i zaangażowania.

Zarządzając młodym pokoleniem warto się przygotować na to, że trzeba będzie się pożegnać z wieloma rzeczami, które były ważne dla pokolenia X. Jest to z pewnością lojalność na lata, podporządkowanie, robienie tego, co się „powinno” i „wypada”, czy uznanie autorytetu tylko dlatego, że ktoś ma stanowisko. Taką jednak mamy rzeczywistość na rynku pracy. Jedynym konstruktywnym zachowaniem w tej sytuacji jest modyfikacja sposobu myślenia i działania, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał, który niewątpliwie drzemie w młodych pracownikach.

Monika Madejska

Coraz Lepszy Ekspert Rozwoju Talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.