Rekrutacja

Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną?

Monika Madejska

Chcesz zatrudnić kogoś do pomocy w swojej firmie, więc rozpoczynasz rekrutację. Tworzysz idealny profil kandydata, piszesz i publikujesz ogłoszenie o pracę, a potem zaczynasz obserwować spływające aplikacje. Niestety duża część z nich wysyłana jest na zasadzie “kopiuj-wklej” – robią tak najczęściej nałogowi poszukiwacze pracy, którzy hurtowo rozsyłają swój życiorys gdzie popadnie. Na szczęście wiesz już, że niekompletne i przypadkowe aplikacje powinny od razu trafić do kosza, szkoda Twojego czasu. Przecież nie chciałbyś zatrudnić kogoś, kto nie wysilił się nawet odrobinę już na pierwszym etapie rekrutacji...

Szczęśliwie jednak w gronie przypadkowych kandydatów odnajdujesz kilka aplikacji, które ktoś napisał sensowniej niż inne, może nawet napisał je wyłącznie dla Ciebie. Wspaniale! Wysyłasz dodatkowe zadania, aby upewnić się, że na kolejnych etapach będziesz miał wyłącznie zmotywowanych i szczerze zainteresowanych kandydatów. Część osób przepuszczasz o krok dalej – do rozmów kwalifikacyjnych. Dzwonisz do wybrańców i zapraszasz na spotkanie we wskazanym terminie. Masz pół godziny, maksymalnie do godziny na poznanie wybranego kandydata. Jak wykorzystać ten czas najlepiej?

Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej

Zakładam, że stworzyłeś idealny profil kandydata. Jeśli nie, przeczytaj koniecznie artykuł o 6 pytaniach, które musisz sobie zadać przed rozpoczęciem rekrutacji.

Najlepiej umawiać kandydatów w “pakietach”, jeden po drugim. Zaplanuj sobie przynajmniej pół godziny czasu przed rozpoczęciem wszystkich rozmów. To czas na koncentrację i skupienie się na tym, jakich cech czy kompetencji będziesz “szukać” w kandydacie. Przeczytaj ponownie ogłoszenie o pracę – pamiętaj, że kandydaci zgłosili się do Ciebie, bo ogłoszenie, które zamieściłeś, wywarło na nich wrażenie i wytworzyło pewne wyobrażenie o danym stanowisku pracy. Trzymaj się tego, co w nim pisałeś.

Przygotuj wszystkie dokumenty aplikacyjne danej osoby. Podkreśl te elementy, o które chcesz zapytać, a najlepiej zrób sobie notatki do każdego kandydata.

Bądź autentyczny i szczery podczas rozmowy, nie zostawiaj żadnych niedomówień. Jeśli coś budzi Twoją wątpliwość, otwarcie o tym powiedz, np. „Wie Pan, tak się zastanawiam…pełnił Pan kiedyś kierownicze stanowisko. Obawiam się, czy będzie się Pan dobrze czuł na tym stanowisku".

Z rozmowy z kandydatem nie możesz wyjść z jakimikolwiek wątpliwościami. Wszystko musi być dla Ciebie jasne. Inaczej Twój umysł stworzy interpretacje i hipotezy do niejasnych spraw, które mogą być prawdziwe, ale nie muszą. Jeśli Ty będziesz szczery i autentyczny, to jest duża szansa, że kandydat odpłaci Ci się tym samym.

Ja osobiście wyznaję zasadę, że nie ma sensu kontynuować rozmowy, kiedy widzę, że to „nie mój profil”. Mam odwagę powiedzieć kandydatowi, że ma wspaniałe kompetencje, robi na mnie wrażenie jego doświadczenie i jednocześnie widzę, że szukam innej osoby na to stanowisko. Bardzo mu dziękuję za jego czas i zaangażowanie oraz życzę sukcesów w życiu zawodowym. Moim zdaniem to bardzo dobrze buduje wizerunek firmy – ludzie wolą poznać prawdę i usłyszeć ją z pierwszej ręki, zamiast być „olanym” i potraktowanym dyplomatycznym stwierdzeniem „będziemy się z Panem kontaktować”.

Filozofia zatrudniania

Łatwiej jest podziękować komuś za rozmowę, jeśli na jej początku wyjaśnisz “filozofię”, którą kierujesz się przy zatrudnianiu ludzi. My w Coraz Lepszej Firmie konsekwentnie trzymamy się tego, co jest związane i z naszymi wartościami, i z doświadczeniem, którego przez lata nabyliśmy całkiem sporo. Wierzymy, że każdy człowiek obdarzony jest pewnymi talentami i predyspozycjami. Fakt, że w jednych rzeczach jest lepszy powoduje, że w innych jest po prostu słabszy. Każdy z nas ma inną mieszankę takich mocnych i słabych stron. W związku z tym są zajęcia bardziej i mniej odpowiednie dla danej osoby.

Nie ma sensu zmieniać kogoś na siłę, bądź oczekiwać od niego rzeczy niemożliwych. Nie możesz oczekiwać ode mnie tego, bym była wyższa niż jestem, bo mam 160 cm wzrostu i nic na to nie poradzę. Mogę oczywiście nosić wysokie obcasy przez cały dzień, aby sprostać Twoim oczekiwaniom – ale ile tak wytrzymam i jakie to będzie miało konsekwencje dla mojego zdrowia? Podobnie jest z innymi naszymi cechami. Potrzebujesz osoby do bardzo precyzyjnej pracy, więc powinieneś zatrudnić osobę, która ma naturalny dar dostrzegania szczegółów i dla której to będzie “łatwe i przyjemne”. Nieuczciwe jest oczekiwanie precyzji od osoby, która zwyczajnie nie potrafi dostrzegać szczegółów, bo jej mózg, w toku życiowych doświadczeń i mieszanki genetycznej, nie został do tego przystosowany. Nie można oczekiwać zmiany stałych cech danej osoby. Można oczekiwać wyłącznie zmiany zachowania, które nie jest ograniczone stałą właściwością danej osoby (np. pisanie jakiejś formy maili do klientów, czy przychodzenia na czas do pracy).

Ja zwykle zaczynam rozmowy rekrutacyjne następującym zdaniem:
Wierzę, że ludzie powinni robić to, do czego mają predyspozycje i co im sprawia satysfakcję. Moim zdaniem najważniejsze w pracy jest dopasowanie osoby do danego stanowiska i firmy. Dlatego właśnie, przygotowując się do tej rekrutacji, stworzyłam taki idealny profil kandydata na stanowisko XYZ. Nasza rozmowa ma posłużyć temu, by sprawdzić, na ile Pan/Pani, pasuje do tego profilu. Wszystkie pytania, jakie się pojawią, mają na celu sprawdzenie, czy jest Pan/Pani w stanie czerpać satysfakcje z zadań, jakie mamy na tym stanowisku.

Moim zdaniem takie postawienie sprawy daje duże poczucie bezpieczeństwa kandydatowi i znakomicie buduje markę firmy jako uczciwego pracodawcy.

Nie ma ideałów

Kandydaci idealni nie istnieją. Dlatego warto być elastycznym i dopasowywać się do tego, co daje nam rynek. Czasami lepiej jest zatrudnić osobę spełniającą kryteria w 60-70%, ale bardzo chcącą się uczyć i rozwijać swoje kompetencje właśnie w Twojej firmie, niż nieskończenie długo szukać osoby… której nie ma.

Prowadząc rozmowy miej zawsze z „tyłu głowy” trzy poniższe pytania:

  • Czy osoba chce pracować (jest zmotywowana do pracy, a nie do przychodzenia do pracy)?
  • Czy ta osoba jest w stanie wykonywać pracę tak, jak ja tego oczekuje?
  • Czy pasuje do mojej firmy?

Bądź wyczulony na osoby, które szukają “jakiejkolwiek” pracy u “kogokolwiek”. NIe sądzę, że jesteś przedsiębiorcą, który zadowoli się takim pracownikiem. Zostawmy takich desperatów dla Januszy biznesu :)

Rekrutacja buduje lub niszczy markę firmy

Rozmowa kwalifikacyjna to ważny element budowania marki firmy. Osoba, która jest na rozmowie kwalifikacyjnej będzie informowała innych ludzi o swoim doświadczeniu – dobrym albo złym. Tak jak każdy Twój klient. Tutaj pierwsze skrzypce grają emocje. Osoba na rozmowie musi czuć się dobrze. Mimo, iż będzie musiała odpowiadać na masę pytań, nie może się czuć przesłuchiwana. Mimo, że jest sprawdzana, musi czuć się ważna i doceniana. Mimo, że to ona stara się o pracę, musi czuć, że jest równoprawnym partnerem w rozmowie. Jak to zrobić?

  • Bądź autentyczny i szczery.
  • Więcej słuchaj niż mów; nie zamęczaj kandydata opowieściami o firmie – zrobisz to, gdy już go zatrudnisz.
  • Dawaj szansę na zadawanie pytań i rozwiewanie wątpliwości przez kandydata – mów otwarcie, by dopytywał, jeśli coś dla niego jest szczególnie ważne lub niejasne.
  • Wyrażaj uznanie dla osiągnięć kandydata i jego mocnych stron.
  • Zadbaj o to, by kandydat czuł się ważny – wycisz telefon, powiedz ludziom, by nie przeszkadzali oraz zaplanuj przynajmniej pół godziny na kandydata na pierwszym etapie rozmów.
  • Zaproponuj wodę, postaw ciastka, uśmiechaj się, podziękuję za przyjście na rozmowę.

Poważnie potraktuj znaczenie, jakie ma dla Twojej marki każda rozmowa z kandydatem. Żyjemy w czasach, w których ludzie się ze sobą stale komunikują i wymieniają informacjami. Wystarczy wpisać nazwę firmy w wyszukiwarce, aby znaleźć opinię kandydatów lub byłych pracowników na jej temat. Wierz mi, że zła opinia o Twojej firmie w internecie bardzo ogranicza Twoje możliwości pozyskania wartościowych kandydatów do pracy. Mądrzy ludzie z potencjałem nie chcą pracować w firmie z wątpliwą opinią. I trudno im się dziwić.

Czego nie robić na rozmowie kwalifikacyjnej

Zgodnie z prawem nie możesz pytać o życie osobiste kandydatów. Możesz natomiast rozmawiać o tym, jeśli kandydat wyjdzie z taką inicjatywą i sam zacznie o tym mówić.

Jeśli rekrutujesz kogoś na asystentkę lub do pracy biurowej, to nie badaj jej predyspozycji do zarządzania ludźmi. Ludzie przychodzą na rozmowę na dane stanowisko pracy i z nim powinny być związane pytania.

Aby móc porównać kandydatów między sobą, musimy im zadawać mniej więcej takie same pytania. Inaczej nie będziesz miał wiarygodnych danych do porównania.

Kluczowe są preferencje i predyspozycje zawodowe osoby oraz jej doświadczenia z poszczególnych prac. Nie ma sensu tracić czasu na pytanie o rzeczy, które już masz na papierze. Warto raczej zapytać o wnioski z danej pracy niż historię zatrudnienia.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Dobre pytania na start

Jeśli już zadbałeś o atmosferę i komfort psycho-fizyczny kandydata, to czas na przejście do sedna sprawy – pytań weryfikujących motywację rozmówcy. Poniżej podaję 3 pytania, które warto zadać na samym początku rozmowy, aby dowiedzieć, czy mamy do czynienia z poważnym kandydatem.

  • W jaki sposób przygotowywał się Pan do tej rozmowy?
  • Pytanie weryfikuje, czy osoba przyszła na rozmowę „z buta” i jest to jedno z wielu takich spotkań, czy faktycznie poważnie rozważa współpracę z firmą. Chodzi głównie o poznanie poziomu zaangażowania w rekrutację oraz sprawdzenie, na ile kandydat poważnie traktuje Twoją firmę.

  • Czego zdążył się Pan dowiedzieć o naszej firmie?
  • Pytanie niby banalne, ale bardzo ładnie pokazuje, czy ktoś pofatygował się z rozeznaniem. Siłą rzeczy bada poziom motywacji do pracy w Twojej firmie.

  • Z jakiego powodu zdecydował się Pan aplikować do naszej firmy?

Jedno z kluczowych pytań na rozmowie. Pokazuje źródło motywacji kandydata, które wprost przełoży się na jakość pracy. Przykład: osoba mówi, że długo pracuje w danej firmie i potrzebuje zmiany (hipoteza: być może nie chodzi o pracę w Waszej firmie, ale o zmianę pracy w ogóle). Tutaj ważne są dwa wymiary motywacji: osoba identyfikuje się z marką firmy (chce pracować dla Was, bo ma wrażenie, że wyznajecie podobne wartości) oraz wierzy, że firma pomoże jej zrealizować osobiste cele. Jeśli kandydat odpowie „sprzedażowo”, że dzięki niemu firma mogłaby zyskać to czy tamto, to przekieruj rozmowę na osobistą motywację. To nie jest etap weryfikacji przydatności kandydata, ale jego motywacji do pracy w Twojej firmie.

Pytania weryfikujące zapisy w CV

Nie pytaj o „historię zatrudnienia” albo dotychczasowe doświadczenia, bo już to masz w CV. Szkoda Twojego czasu. Dopytuj o rzeczy niejasne lub szczególnie istotne, np. szczegółowy zakres obowiązków w danym miejscu albo luki w pracy. Kilka przykładowych pytań podaję poniżej.

  • Pracował Pan w bardzo różnych branżach. Z jakiego powodu podejmował Pan decyzje o zmianie pracy?
  • Pracował Pan na stanowiskach kierowniczych. Skąd decyzja o aplikowaniu na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta?
  • Ma Pan wykształcenie informatyczne i mógłby Pan pracować wszędzie. Dlaczego akurat nasza firma?
  • Ukończył Pan studia pedagogiczne. Dlaczego nie pracuje Pan w zawodzie?
  • Czym się Pan interesuje, bo nie widzę takiej informacji w CV?
  • Widzę lukę w Pana doświadczeniu w roku XYZ. Co się wtedy działo?

Pamiętaj, że młodzi ludzie często doświadczają jakiejś pracy (np. staż w administracji), która w żaden sposób nie oznacza, że dana osoba ma do tego predyspozycje. W przypadku młodych ludzi to najczęściej przypadek powoduje wybór takiego, a nie innego zatrudnienia. Skoncentruj swoją uwagę na stałych cechach osobowych danej osoby, a nie tylko na jej dotychczasowym doświadczeniu.

Pytania dotyczące preferencji i predyspozycji zawodowych

Poniżej garść pytań dotyczących badania tego, co kandydat lubi robić, a co niekoniecznie. Wystrzegaj się osób, które mówią, że “lubią wszystko i mogą robić wszystko”, bo to oczywista nieprawda. Tacy kandydaci albo kompletnie siebie nie znają, albo są zdesperowani. Tak czy inaczej nie są dobrymi osobami do współpracy.

  • Jakie są Pana mocne strony?
  • Jakie są Pana słabe strony?
  • Gdzie się Pani widzi zawodowo za 5 lat?
  • Wszystkie stanowiska pracy mają swoje dobre i złe strony – co najbardziej lubił Pan w poprzednich miejscach pracy?
  • Gdyby Pan miał wybrać absolutnie wymarzoną pracę, to co by to było?
  • Proszę opowiedzieć o sytuacji, w której pracowała Pan jako członek zespołu.
  • Co lubił, a czego nie lubił Pan w pracy zespołowej?
  • Jak określiłaby Pan swoją rolę w zespole?

Powyższe pytania są adekwatne dla osób z jakimś doświadczeniem zawodowym. Jeśli na rozmowie będziesz miał młodą osobę bez historii formalnego zatrudnienia, skupcie się na działaniach, jakie podejmowała w młodości czy na studiach. Zbieranie truskawek w wakacje, czy działalność w kole naukowym to również rodzaj pracy zawodowej pokazującej naturalne predyspozycje.

Pytania o zachowanie

Poprzednie pytania dotyczyły głównie preferencji kandydata oraz sposobu, w jaki postrzega rzeczywistości. Warto zadać również pytania ściśle związane z sytuacjami z przeszłości, aby dowiedzieć się o konkretnych zachowaniach i wyborach kandydata. Te pytania są możliwe do zadania kandydatom z doświadczeniem. Młode osoby z ubogą historią zatrudniania mogą mieć trudność, aby na nie odpowiedzieć.

  • Czy mógłby Pan przedstawić sytuację, w której musiał Pan rozwiązać trudny problem? W jaki sposób poradził sobie Pan z tą sytuacją? Jaki był jej rezultat? Co zrobiłby Pan inaczej?
  • Proszę przedstawić sytuację, która wymagała od Pana realizacji wielu zadań w tym samym czasie. Jakie to były zadania i w jaki sposób poradził Pan w tej sytuacji? Jaki był wynik tych zadań?

Pytania behawioralne, czyli dotyczące zachowania, są jednymi z najlepszych. Pokazują bowiem konkretną rzeczywistość, a nie tylko jej interpretację, jak w pytaniach o preferencje.

Pytania dotyczące potencjalnych sytuacji w pracy

Warto przygotować na rozmowę kwalifikacyjną kilka pytań związanych z typowymi wyzwaniami na danym stanowisku. Poniżej przykładowe pytania dla osoby na stanowisku organizacyjno-administracyjnym w firmie handlowej.

  • Co zrobiłby Pan gdyby dostał telefon od zdenerwowanego klienta, że nie dostał przesyłki, którą zamówił kilka dni temu?
  • Zdarza się klient, który nie chce faktury. Jak się Pan zachowa?

Tutaj szczególnie istotne jest, by nie skupiać się na właściwych zachowaniach w przygotowanych sytuacjach, tylko na sposobie myślenia kandydata. Masz sprawdzone sposoby na najczęstsze wyzwania w Twojej firmie i nowa osoba będzie musiała realizować preferowany przez Ciebie sposób zachowania. Kluczowe jest jednak to, jak myśli, jak reaguje na trudności i czy potrafi w miarę szybko zaproponować rozwiązanie. Nawet jeśli zaproponuje błędne rozwiązania, bo nie ma w tym obszarze doświadczenia, to nic. Tu chodzi przede wszystkim o samą bystrość umysłu i sposób rozwiązywania problemów (np. “przeproszę klienta i poproszę o chwilę cierpliwości, abym mógł sprawdzić, co się stało” lub “pójdę do kogoś i zapytam się, co robić”).

Na tym etapie rozmowy można zlecić kandydatowi różne zadania do wykonania (od wykonania obliczeń do budowy placu zabaw, przez przekazanie krytycznej informacji zwrotnej).

Pytania finalizujące rozmowę

Koniec rozmowy jest istotnym etapem spotkania. Ma na celu głównie dopytanie o szczegóły oraz wątpliwości po obu stronach. Zanim jednak do tego dojdziecie, warto zadać jedno ciekawe pytanie, na które czasem udaje się uzyskać zaskakującą odpowiedź:

Co jeszcze powinienem wiedzieć, a o co nie zapytałem?

Pytania finalizujące rozmowę zależą głównie od tego, czy kandydat zyskał Twoje zaufanie i przejdzie do kolejnego etapu, czy Wasza współpraca zakończy się na tym spotkaniu. Poniżej znajdziesz kilka pytań typowych dla tego momentu rozmowy.

  • Od kiedy jest Pan dyspozycyjny?
  • Chciałbym się upewnić, że zna Pan/Pani poziom wynagrodzenia oferowany na tym stanowisku.
  • Jakie pytania chciałaby mi Pan zadać?

Jestem zwolenniczką podawania wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę, dlatego nie ma tutaj negocjacji wynagrodzenia. Warto rozważyć taką opcję i podać otwarcie w ogłoszeniu poziom wynagrodzenia netto – masz wtedy pewność, że zgłoszą się kandydaci, którzy są skłonni pracować za proponowaną stawkę. Jeśli z jakiegoś powodu nie chcesz ujawnić wynagrodzenia czy formy współpracy, to jest moment na podjęcie tego tematu.

Na zakończenie

Pamiętaj, że to Ty jesteś właścicielem firmy i kandydat obawia się rozmowy z Tobą bardziej, niż ci się wydaje. Nie przejmuj się niedociągnięciami – nie jesteś zawodowym rekruterem. Pamiętaj po prostu o tym, że szukasz kogoś, kto polubi pracę na stanowisku, które oferujesz i będzie dobrze czuł się w Twojej firmie, wśród Twoich ludzi. Uważaj natomiast na zatrudnianie ludzi podobnych do siebie – to naturalny mechanizm, że lubimy ludzi z podobną energetyką do naszej. Czasem jednak chodzi o coś dokładnie odwrotnego. Doświadczyłam tego dobitnie jakiś czas temu podczas rozmowy z właścicielem innowacyjnej agencji reklamowej.

Właściciel Agencji: Chciałabym taką super kreatywną osobę, która myśli nieszablonowo, tak jak my. Zrobiliśmy taki filmik pokazujący, jacy ludzie u nas pracują, aby było wiadomo, jaki mamy nietypowy klimat.

Ja: No dobrze, a co ma robić taka osoba?

Właściciel Agencji: No, ma pomagać mi i innym. Poprawiać nasze teksty, wrzucać na stronę. Czasem jakiś materiał obrobić. No i papiery… I żeby jakoś tutaj ogarnęła te sprawy administracyjne. Bo ja tego nie lubię.

Ja: Aha, czyli potrzebujesz precyzyjnej, uporządkowanej, lubiącej monotonną pracę osoby, która będzie Was-kreatywnych odciążała od żmudnej roboty, której nie lubicie?

Właściciel Agencji: No tak...właśnie tak.

Ja: To ja myślę w takim razie, że potrzebujecie kogoś dokładnie odwrotnego do “super kreatywnej osoby z nieszablonowym myśleniem”. Potrzebujecie osoby, która lubi robić to, czego Wy nie znosicie. I ona będzi zupełnie inna od Was – metodyczna, spokojna, zorganizowana, precyzyjna i...będzie miała przyjemność w grzebaniu się w papierach.

Właściciel Agencji: O kurcze, faktycznie… Potrzebujemy kogoś zupełnie innego niż my…

Świadomość to połowa sukcesu. Miej świadomość, kogo naprawdę potrzebujesz, a dasz sobie radę na rozmowie kwalifikacyjnej. Wiedząc, czego dokładnie chcesz, będziesz w stanie ocenić, jaki kandydat jest w stanie Ci to dać. Szczególnie z pomocą zaproponowanych wytycznych i pytań :)

Monika Madejska

Coraz Lepszy Ekspert Rozwoju Talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.