Efektywność Zarządzanie zespołem Wywiady

„Nieustanny rozwój jest w biznesie obowiązkowy” – Anna Pudło o tym, jak prowadzić firmę i w czym tkwi tajemnica sukcesu Coraz Lepszej Firmy

Maciej Wojtas
ania_glowna

Jak prowadzić firmę? I dlaczego Coraz Lepsza Firma odnosi tak spektakularne sukcesy? Odpowiedź na te pytania zna Anna Pudło – prawa ręka Pawła Królaka. Jeśli chcesz z bliska podejrzeć, jak tworzy się biznes przez duże B – koniecznie znajdź czas na lekturę tego wywiadu! Uwaga: przygotuj sobie coś do robienia notatek, bo taki wykład nie zdarza się często.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • jak prowadzić firmę, gdy pracownicy pracują zdalnie, jak w Coraz Lepszej Firmie,
  • jak wdrażani są nowi pracownicy w CLF,
  • jakich narzędzi warto używać w zespole pracującym z domów,
  • jak zwiększyć swoją wydajność,
  • dlaczego wprowadzanie nowego nawyku przypomina inwestowanie,
  • czy nieustanny rozwój jest w biznesie obowiązkowy,
  • dlaczego warto spisać procedury w firmie i od czego zacząć.


Jesteś prawą ręką Coraz Lepszego Szefa. Co to oznacza dla Ciebie? Większy stres czy większą frajdę?

Wyzwanie! Niezwykle ekscytujące wyzwanie.

W Coraz Lepszej Firmie jestem praktycznie od zawsze. Pamiętam jeszcze czasy, kiedy były nas tylko 3 osoby, lata świetlne temu. Przeszłam przez praktycznie wszystkie możliwe stanowiska, zajmowałam się obsługą klienta, organizacją szkoleń, magazynem dla przedsiębiorców „Coraz Lepszy Biznes”, naszym blogiem i… długo by tak można wymieniać.

Najprościej mówiąc: znam firmę od podszewki. To – plus moje talenty związane z realizowaniem rzeczy i zadań wymagających sprawnej organizacji, wysokiej decyzyjności, wysokiego tempa pracy i zamiłowania do szczegółów – sprawia, że idealnie się z Pawłem uzupełniamy.

Często się śmiejemy, że nasz podział obowiązków jest bardzo prosty – Paweł, jako wybitny strateg i twórca większości naszego contentu, wymyśla produkt, który chcemy na rynek wypuścić. Moim zadaniem jest sprawić, żeby jego plany zmieniły się w rzeczywistość.

Jaka jest Twoja pierwsza myśl, kiedy rozpoczynasz nowy dzień pracy? „Super, dziś dam czadu!” czy raczej: „Masakra, ile roboty…”?

Nigdy nie narzekam na za dużą ilość pracy – przecież to idealna okazja do tego, żeby podkręcić swoją wydajność i poszukać najbardziej optymalnych sposobów realizacji dużej liczby zadań, a to brzmi jak… WYZWANIE, które ogromnie uwielbiam. Takie sytuacje nakręcają mnie do działania, a w Coraz Lepszej Firmie jest ich naprawdę sporo.

Pierwsza myśl, która rano pojawia się w mojej głowie, to zdecydowanie: „Super, dziś dam czadu!”.

JAK PROWADZIĆ FIRMĘ

Przeczytałem gdzieś takie zdanie: „W Coraz Lepszej Firmie wszyscy bardzo dużo wymagamy od siebie nawzajem i od jakości wiedzy, którą przekazujemy”. Skąd to się w Was bierze? Skąd ten duch, odruch, chęć dawania z siebie wszystkiego?

A to nie każdy tak ma? (Śmiech)

A tak na serio, moim zdaniem wynika to z tego, że naprawdę kochamy to, co robimy – kochamy pomagać przedsiębiorcom i patrzeć, jak z naszą pomocą rozwijają skrzydła i swoje biznesy.

Kochamy słuchać o ich sukcesach, o tym, że dzięki przekazywanej przez nas wiedzy w końcu mają czas dla bliskich i w końcu mają firmę, która przynosi im pieniądze.

Serce rośnie, gdy słyszymy historie, że po wielu latach mordęgi i osamotnienia w prowadzeniu biznesu, nagle następuje przełom i sytuacja odmienia się o 180 stopni. I to dzięki nam.

Nie dawałbyś w takiej sytuacji z siebie wszystkiego?

Ba! Jasne, że tak!
A czy firma zawsze musi się rozwijać, zatrudniać nowych ludzi, zdobywać nowe rynki i tak dalej? Czy nieustanny rozwój to w biznesie coś obowiązkowego?

Moim zdaniem tak. Wyobraź sobie taką sytuację: mamy sklep internetowy założony i nierozwijany od 10 lat. Kto by chciał robić zakupy w takim sklepie, w którym płatności nie możesz dokonać online, a na zamówienie czekasz kilkakrotnie dłużej niż w innych sklepach internetowych? Podejrzewam, że nikt.

Albo jeszcze inny przykład, trochę mniej biznesowy. Wyobraź sobie, że pracujesz nad formą życia: trzymasz dietę, regularnie ćwiczysz, żeby wyrzeźbić swoje ciało. Trwa to kilkanaście miesięcy, wkładasz w to całą swoją energię.

Gdy już osiągniesz wymarzony efekt, nagle… przestajesz. Przestajesz trzymać dietę, przestajesz chodzić na siłownię. Ze zdziwieniem obserwujesz, że kaloryfer powoli z brzucha znika, a po wejściu na kilka schodków potrafisz… dostać zadyszki.

To jest właśnie brak rozwoju.

W biznesie jest tak samo. Nieustannie zmienia się rynek, zmienia się otoczenie biznesu, zmieniają się preferencje klientów, zmieniają się trendy zakupowe, więc i firma musi za tym nadążyć.

Jak tylko przestaniesz nad firmą pracować, to nawet nie tyle stanie ona w miejscu, co po prostu się cofnie. A tego przecież nie chcemy, prawda?

Zapytałeś mnie o to, czy trzeba zatrudniać nowych ludzi, zdobywać nowe rynki. To zależy. Zależy, czego tak naprawdę od swojej firmy oczekujesz.

Chcesz zbudować firmę, która przynosi stabilne zyski, czy marzysz o tym, aby ze swojej firmy zrobić ogromny miliardowy biznes. Na to pytanie każdy powinien odpowiedzieć sobie sam. Ale jedno jest moim zdaniem pewne: nieustanny rozwój jest w biznesie obowiązkowy.

Z rozwojem nieodłącznie związane są różnego rodzaju potknięcia. Jak gasić pożary w firmie? Czy zawsze trzeba od razu biec w stronę hydrantu, czy czasem lepiej pozwolić ogniowi, żeby spalił to, co ma spalić, i potem sam zgasł? Zmierzam do tego: czy nagły kryzys w firmie zawsze jest czymś złym?

Te potknięcia są bardzo ważne, bo to dzięki nim tak naprawdę się uczymy. Może zabrzmi to jak frazes, ale błędy to nieodzowna część drogi na szczyt.

Pozwól, że zacytuję amerykańskiego pisarza Williama Saroyana, który powiedział: „Wybitni ludzie stają się takimi dzięki temu, że zmądrzeli dzięki popełnianym błędom. Sukces niewiele nas uczy”.

Zachęcam do myślenia o kryzysach w firmie trochę inaczej, niż to się zwykle przyjmuje. Choć na pierwszy rzut oka kryzysy mogą wydawać się czymś strasznym, to są również szansą na to, żeby poprawić lub zmienić to, co przestało w firmie działać.

Dlatego warto otworzyć się na błędy i i założyć, że dzięki nim nauczysz się wielu rzeczy, których nie nauczyłbyś się bez ich popełnienia.

ORGANIZACJA PRACY ZDALNEJ W FIRMIE

Zacznijmy od najważniejszej kwestii: czy każdy może pracować zdalnie? Co trzeba mieć w sobie, żeby być idealnym kandydatem na zdalnego pracownika?

Jest kilka takich cech, które według mnie są niezbędne do tego, żeby produktywnie pracować zdalnie (podkreślam: produktywnie, bo to jest tutaj kluczowe). Są to:

  • dyscyplina,
  • dobra organizacja,
  • odpowiedzialność,
  • samodzielność
  • i chęć rozwoju.

Już tłumaczę, co przez to rozumiem.

Po pierwsze dyscyplina – bez tego ani rusz. Praca z domu albo tzw. workation niesie ze sobą wiele pokus, które mogą skutecznie odciągać człowieka od obowiązków.

A to trzeba odebrać dzieci ze szkoły, a to zrobić zakupy… A może obejrzeć ciekawy film, który akurat leci w telewizji, a w ogóle to najlepiej będzie, gdy telewizor będzie cichutko grał w tle…

Przecież i tak siedzimy w domu, więc mamy czas, nie? No właśnie NIE. To tak nie działa. To, że pracujemy z domu, wcale nie oznacza, że możemy to robić w piżamie i w łóżku, wręcz przeciwnie – powinniśmy zachowywać się tak, jakbyśmy codziennie szykowali się do wyjścia do biura.

To mentalnie pomoże nam wejść w „tryb pracy” i nakieruje nas na właściwe tory. Lepiej nie pozwalać sobie nawet na małe odstępstwa (jak to z telewizorem), bo obudzimy się wieczorem z pilotem w ręku i listą pełną niewykonanych zadań.

Po drugie – doskonała organizacja. Z racji tego, że pracując zdalnie, nie mamy wokół siebie współpracowników i całej tej otoczki biurowej, jesteśmy w stanie precyzyjnie zaplanować swój dzień.

W końcu możemy sami wyznaczyć sobie rytm pracy i być niezależnymi od przypadkowych okoliczności (klient, kawa). Możemy ustalić sobie bloki pracy, bloki odpoczynku i ściśle trzymać się naszego planu.

Jednak gdy tej organizacji nam zabraknie – to będzie katastrofa. W ludzką naturę wpisany jest taki mechanizm, który sprawia, że z wygody, zmęczenia, stresu albo strachu odkładamy wykonywanie jakichś czynności na później. Ten mechanizm to prokrastynacja. Dobra organizacja pracy i dokładne zaplanowanie dnia pomoże nam się przed nią ustrzec.

Kolejne cechy – odpowiedzialność i samodzielność. Przedsiębiorcy siłą rzeczy raczej nie mają z tymi cechami problemu, jednak warto w tym kontekście zwrócić uwagę na pracowników, których zatrudniamy.

Warto zadać sobie takie pytania, czy zadania, których się podejmują, są dostarczane na czas. Jeżeli nie, to jakie mają wytłumaczenie. Czy poczuwają się do odpowiedzialności w sytuacji, kiedy projekt, za który byli odpowiedzialni, nie wypalił. Czy stosują tzw. spychologię wobec pozostałych członków zespołu.

No i ostatnia cecha – chęć rozwoju. To raczej oczywiste – musisz przecież nadążać za zmianami, np. technologicznymi, prawda?

Zapytałeś mnie również, czy każdy może pracować zdalnie. Mam dla Ciebie dwie wiadomości: zła jest taka, że wymienione poniżej cechy są w moim przekonaniu NIEZBĘDNE w pracy zdalnej.

Dobra: jeżeli dzisiaj ktoś nie posiada niezbędnego minimum, to przy odrobinie pracy i samozaparcia jest w stanie wyrobić nowe nawyki i nabyć potrzebne umiejętności.

Przychodzi pracownik do CLF i… co dalej? Czy tak jak w innych firmach – dostaje krzesło, biurko, komputer i ma sobie znaleźć sensowne zajęcie – czy odbywa się to nieco inaczej?

Hmm… w CLF jest jeszcze gorzej… Nie dajemy ani krzesła, ani biurka, bo w większości każdy z pracowników pracuje z zacisza własnego domu. (Śmiech)

A tak całkiem serio, to z mojej perspektywy okres wdrożenia nowego pracownika do firmy i na dane stanowisko jest kluczowy, bo to właśnie ten czas w głównej mierze decyduje o tym, czy nowo zatrudniona osoba będzie efektywnie dla firmy i z przyjemnością dla siebie wykonywać pracę, do której została zatrudniona.

Pewnie Cię nie zdziwi, jak powiem, że okres wdrożenia nowych ludzi w CLF mamy zaplanowany już na etapie planowania rekrutacji. Dokładnie wiemy, jakie zadania ma wykonywać nowy pracownik, co ma od kogo przejąć, mamy spisane procedury wykonywania poszczególnych zadań. Podkreślam, że to dzieje się na długo, zanim w ogóle zatrudnimy takiego pracownika.

Pierwsze 3–4 tygodnie okresu wdrożenia (to zależy od stanowiska) rozpisujemy dokładnie co do godziny. Taką rozpiskę udostępniamy i świeżo upieczonemy pracownikowi, i reszcie zespołu, która będzie w tym wdrożeniu brała udział.

Pierwsze dni w firmie nowego pracownika to tak naprawdę czas na poznanie naszej misji, na zrozumienie tego, co my tak naprawdę robimy i dlaczego to robimy. To również czas na wdrożenie organizacyjne w rytm życia firmy (np. w spotkania) oraz poznanie zespołu. Kolejne tygodnie wdrożenia to czas na wgryzanie się w nowe obowiązki.

Skąd wiecie, że ludzie w poszczególnych działach dobrze pracują, skoro robią to w zaciszu swoich domów? Jak komunikować pracownikom, że muszą rejestrować czas pracy, żeby nie poczuli się niegodnymi zaufania?

Rejestrowanie czasu pracy w naszym przypadku nie służy do tego, żeby kontrolować pracowników, a raczej pozwala nam optymalizować ich pracę.

Jeżeli pracownik zlicza czas wykonania danego zadania, to sam może ocenić, że np. z czymś zeszło mu dłużej lub krócej niż zwykle, i wyciągnąć z tego fajne wnioski.

Dla mnie jako osoby zarządzającej zespołem dzienniki czasu pracy są doskonałym narzędziem do tego, aby obserwować i przewidywać, kiedy ilość obowiązków danego pracownika przekracza jego moce przerobowe, a wtedy np. podejmować decyzję o rozpoczęciu nowej rekrutacji. Dzięki temu widzę też, nad czym dana osoba aktualnie pracuje i po prostu nie muszę zawracać jej głowy ciągłym dopytywaniem.

A skąd wiemy, że ludzie dobrze pracują? Bo codziennie z nimi rozmawiamy na porannych odprawach. Bo widzimy efekty ich pracy. Bo szybko reagujemy, gdy widzimy, że pracownik przestaje dostarczać. Bo po ludzku z pracownikami rozmawiamy i służymy pomocą, gdy nas potrzebują. To tak w skrócie.

Poza tym my tak naprawdę ufamy naszym ludziom (tutaj kłania się dobrze przeprowadzony proces rekrutacji i wdrożenia).

Jakich narzędzi używacie, żeby praca w CLF była zorganizowana perfekcyjnie? Jakich kanałów komunikacji używacie między sobą w takim rozproszonym zespole?

Jeżeli chodzi o programy, to od lat niezmiennie używamy TeamWork Projects. To narzędzie do zarządzania projektami, za pomocą którego rozliczamy się z wykonanych zadań oraz rejestrujemy czas pracy.

Mamy również własnego rozwijanego od lat CRM-a, który pozwala nam utrzymywać porządek w kontaktach z klientami. Do codziennej komunikacji używamy wewnętrznego czatu TeamWorka, natomiast do przeprowadzania porannych wideokonferencji – Zooma.

Spotkania w firmie – co robicie na porannych odprawach, a co na tych cotygodniowych? Co dają Wam takie zdalne spotkania?

Codzienne poranne odprawy, które uwielbiam nazywać rozgrzewką, spełniają kilka funkcji. Ich głównym celem, z perspektywy lidera, jest to, aby mieć pewność, że nic, co odbywa się danego dnia w firmie, nie umknie naszej uwadze.

Co więcej, pracownicy wiedzą, czym aktualnie zajmują się ich koledzy, wiedzą, na jakim poziomie są postępy ich prac, a to może być przydatną informacją, gdy współpracownicy mają zadania wzajemnie zależne od siebie.

Dzięki odprawom znika też potrzeba ciągłego wysyłania maili i komunikowania się w każdy inny sposób, bo wszystkie aktualne potrzeby ustala się z samego rana.

Spotkania tygodniowe odbywają się u nas w każdy poniedziałek. To czas na podsumowanie ubiegłego tygodnia i wyznaczenie priorytetów na nowy.

W CLF mamy jeszcze dwa inne rodzaje spotkań: miesięczne całodniowe spotkania działów oraz wyjazdy integracyjne, które szczerze uwielbiamy i zawsze czekamy na nie z niecierpliwością.

PROCEDURY W FIRMIE

Podstawowe pytanie: dlaczego warto spisać procedury w firmie?

Zdaję sobie sprawę z tego, że procedury to temat znienawidzony przez spore grono przedsiębiorców. I wcale im się nie dziwię, bo ten temat kojarzy się zwykle z opasłymi tomami ISO, które nijak w pracy nie pomagają, a wręcz ją utrudniają i niepotrzebnie komplikują proste czynności.

Usłyszałam niedawno takie fajne zdanie, że procedury są po to, żeby się nie cofać, i w pełni się z nim zgadzam. Po co wymyślać koło na nowo i co chwila zastanawiać się nad tym, jak coś powinno zostać wykonane, jeżeli już mamy gotowe rozwiązanie?

Dla mnie procedury to narzędzie, które pomaga pracownikom szybciej i efektywniej wdrażać się w nowe zadania. Gdy mamy krok po kroku spisaną procedurę wykonywania danego zadania, w której łopatologicznie piszemy, co trzeba gdzie kliknąć i co w danym momencie zrobić, to ktoś, kto siada do danego zadania po raz pierwszy, od razu je wykonuje, a nie zastanawia się, co ma robić dalej i jaki jest kolejny krok.

Spisane procedury bardzo przyspieszają też wdrażanie nowych pracowników i sprawiają, że pracownicy szybciej stają się samodzielni.

Od czego zacząć pisanie procedur i kto w firmie zrobi to najlepiej?

W dużym uproszczeniu:

Pierwszym krokiem powinno być przede wszystkim przemyślenie tego, w jakim celu te procedury chcemy spisywać. Jeżeli ma to być sztuka dla sztuki albo robimy to dlatego, że wszyscy mówią, że trzeba je mieć, to nie jest to najlepsza motywacja.

Kolejny krok to spisanie (albo obszarami odpowiedzialności pracowników, albo działami w firmie) najważniejszych czynności, które się w danym dziale lub w firmie wydarzają, bez których firma nie działałaby dobrze.

Gdy już mamy taką listę, to w następnym kroku trzeba się zastanowić, które zadania i czynności są powtarzalne, a które są raczej jednorazowe. Ważne jest, aby nie tworzyć procedur do zadań lub czynności, które pojawiają się raz, a później już więcej nie występują, to strata czasu.

Dlatego ważną zasadą jest to, żeby spisywać rzeczy powtarzalne, co do których mamy już gotowe schematy postępowania.

W kolejnym kroku trzeba się zastanowić, czy procedura to najlepszy i najprostszy sposób na opisanie danej czynności lub zadania, czy lepiej np. spisać tylko checklistę, która jest prostsza i mniej wymagająca w przygotowaniu.

Pytałeś też, kto w firmie powinien spisywać procedury. I tutaj mam dobrą wiadomość dla przedsiębiorców, bo to raczej nie powinni być oni. (Śmiech)

Szef często nie ma pojęcia (i bardzo dobrze, bo od tego ma pracowników!) o szczegółach wykonywania danego zadania.

Najlepiej do zabawy z procedurami zaangażować cały zespół, bo kto spisze procedury danych czynności lepiej od pracowników, którzy codziennie je wykonują?

Czego nie da się sprocedurować? Jakich firmowych czynności?

Na upartego sprocedurować da się wszystko, tylko pytanie po co i czemu to ma służyć.

Najważniejsza zasada, to ta przytaczana przeze mnie chwilę temu: nie spisujemy czynności jednorazowych, tylko te powtarzalne i o utartym sposobie wykonywania. Procedury mają ułatwiać nam pracę, a nie ją komplikować.

ZARZĄDZANIE SOBĄ

Pytanie nieoczywiste: czym trudniej się zarządza – zespołem czy samym sobą?

Wiesz, to trochę takie pytanie z serii „co było pierwsze – kura czy jajko?”. Z jednej strony, żeby móc kimkolwiek zarządzać, najpierw trzeba dojść do ładu ze sobą, ogarnąć samego siebie, swoje ego, ambicje, emocje.

Trzeba przyswoić wiele niezbędnych i uniwersalnych nawyków, nauczyć się komunikować w odpowiedni sposób, delegować, zapracować na szacunek i poważanie ciężką pracą i efektami tej pracy i… w sumie ta lista nie ma końca.

To długa i żmudna przygoda, która moim zdaniem nigdy się nie kończy, bo jak tylko przestaniesz nad sobą pracować, to nawet nie stoisz w miejscu, a po prostu się cofasz.

Z drugiej – praca z zespołem, codzienne konflikty, nieuniknione pożary, wybuchy złości, problemy z wydajnością, zdejmowanie ograniczających przekonań, podbudowywanie i motywowanie pracowników… jednym słowem: PRAKTYKA.

Dopiero połączenie tej konfrontacji z żywym organizmem, jakim jest zespół, oraz wcześniej wspomniana wiedza i umiejętności zarządzania sobą tak naprawdę budują lidera.

Z tego, co wiem, w swojej pracy jesteś konkretna, szybka i niezwykle skuteczna w działaniu. Czy zawsze taka byłaś? Czy może dopiero Coraz Lepsza Firma wydobyła z Ciebie takie cechy? Czy można się tego nauczyć?

W dzieciństwie byłam dokładnym przeciwieństwem konkretu, szybkości i skuteczności (no, chyba że chodzi o ilości i tempo czytanych książek oraz naukę, tutaj zawsze brylowałam).

Powolna, ślamazarna, niezdecydowana – te słowa trafniej opisują mnie jako dzieciaka. Aż trudno uwierzyć, nie? (Śmiech)

Na szczęście w odpowiednim momencie moja mama (niezwykle silna osobowość: 5-krotna mistrzyni Polski w biegach średnich, trener i nauczyciel) wzięła mnie w obroty i przez lata żmudnie wspomagała w rozwoju.

Mama nieustannie zachęcała mnie również do uprawiania sportu – to była dopiero niezwykła kuźnia dyscypliny i charakteru!

Praca w CLF nauczyła mnie mądrze i metodycznie wykorzystywać rozwinięte cechy i naturalne predyspozycje. Całe to moje nieokrzesanie i nadaktywność – za sprawą ciężkiej pracy zamieniły się w ten konkret, szybkość i skuteczność. Ale wiesz co? To jeszcze nie koniec, ciągle nad sobą pracuję, więc będzie jeszcze lepiej. Coraz Lepiej!

Jesteś autorką szkolenia „Miej to z głowy”, w którym pokazujesz metody zarządzania sobą. Podkreślasz, że wszystkie z nich przetestowałaś na własnej skórze. Zapytam nieco przewrotnie: czy można przesadzić w kwestii zarządzania sobą?

Och, i to jak! Ścieżka rozwoju osobistego jest cholernie pociągająca. Każdy mniejszy czy większy sukces w tym zakresie rozpala ochotę na więcej.

Trzeba uważać, żeby nie przegiąć, bo inaczej człowiek zmieni się w chodzące zombi, oczywiście zombi dowożące na czas, perfekcyjnie zorganizowane i… wiecznie zestresowane.

Na tym samym szkoleniu mówisz, że wprowadzenie nowego nawyku przypomina inwestowanie. Wyrzekasz się czegoś w zamian za obietnicę przyszłych zysków. Świetna metafora, ale czy w związku z tym, skoro to inwestycja, to czy wdrażając nawyki, można też coś stracić?

Wprowadzanie nawyku to raczej inwestycja niskiego ryzyka, bo co tak naprawdę możesz stracić? Stare, ograniczające przekonania, złe przyzwyczajenia, trochę czasu, który będziesz poświęcał na pracę nad lepszą wersję samego siebie? Ja tu widzę same plusy.

Co robisz na co dzień, żeby zwiększyć swoją wydajność?

Od kilku lat ciągle ją udoskonalam i nieustająco pracuję nad tym, żeby ta wydajność była na zadowalającym mnie poziomie – a poprzeczkę stawiam sobie bardzo wysoko. Mam swoją rutynę, która pozwala mi trzymać mojego wewnętrznego leniuszka w ryzach.

Pierwsza i najważniejsza sprawa to dbanie o higienę snu. Kładę się spać i wstaję o tej samej porze, mocno pilnując, aby przesypiać przynajmniej 7,5 godziny.

Druga istotna sprawa – dobra dieta. Możesz pomyśleć: „a co ma dieta do wydajności?”. Ano ma i to bardzo dużo.

Zobacz, jak tankujesz auto, to nie wlewasz do baku byle czego, co akurat masz pod ręką (choć są i tacy magicy, którzy wlewają zwykły olej rzepakowy), tylko jedziesz na stację i wybierasz paliwo dobrej jakości, bo tylko takie jest w stanie nie popsuć Ci auta i pozwolić Ci przejechać wydajnie określoną liczbę kilometrów.

Podobnie jest z naszym organizmem – jak będziesz żywił się śmieciowym jedzeniem, które nie ma praktycznie żadnych właściwości odżywczych, tylko sprawia, że na jakiś czas przestajesz czuć głód, to prędzej czy później odczujesz tego skutki.

Problemy z koncentracją, zmęczenie i znużenie, kłopoty z pamięcią, brak ostrości myślenia – tzw. brain fog, mgła na mózgu, która sprawia, że nie jesteś w stanie myśleć jasno, wydajnie i szybko – to tylko niektóre skutki dostarczania organizmowi słabej jakości paliwa.

Odpowiednia dieta minimalizuje wszystkie wymienione wyżej problemy. Ja jestem zwolenniczką diety ketogenicznej, która naprawdę dobrze mi służy i pozwala pracować przez długi czas na wysokich obrotach.

Kolejna sprawa, która pozwala mi panować nad moją wydajnością, to dobra organizacja kalendarza i stosowanie tzw. bloków tematycznych. Mam twardo wyznaczone godziny na spotkania, na pracę koncepcyjną, na ewentualne wrzutki od zespołu lub od klientów.

Gdy wchodzę w dany blok tematyczny to moją uwagę i energię poświęcam wyłącznie na zadania z tego bloku, wszystko inne konsekwentnie odkładam na później. Świat się przecież nie zawali, a firma nie zbankrutuje, jak odpiszę na maila po godzinie, a nie od razu, prawda?

Kolejna ważna rzecz, która pozwala mi wypychać zadania efektywnie, to myślenie, planowanie i koncentracja. Chodzi o to, żeby każdego dnia poświęcić trochę czasu na przemyślenie tego, co będziemy dzisiaj robić i jakie efekty chcemy mieć na koniec dnia.

To pozwala nam nie łykać jak młody pelikan wszystkiego, co wpadnie nam w ręce, i bez takiego ładu i składu robić w efekcie wiele nic nie znaczących postępów w tysiącach kierunków.

Takie podejście skutkuje tylko frustracją i poczuciem, że jestem ciągle zajęty, ciągle nie mam czasu, a w sumie to nic ważnego nie udało mi się dzisiaj zrobić… Funkcjonowanie przez dłuższy czas w takim chaosie potrafi podciąć skrzydła, prawda?

Kolejna rzecz, która pozwala mi podkręcać swoją wydajność, to – tak jak wspominałam wcześniej – kontrola tego, ile czasu poświęcam na wykonywanie poszczególnych zadań (rejestrowanie czasu pracy i analiza wyników).

O zwiększaniu wydajności mogę mówić godzinami, bo ten temat od kilku lat niezwykle mnie fascynuje, ale myślę, że na potrzeby naszej rozmowy nie będę się dłużej nad tym rozwodzić, coby Czytelników nie zanudzić. (Śmiech)

A co robisz, żeby zwiększyć wydajność Coraz Lepszej Firmy? Czy to w ogóle możliwe, żeby jeszcze bardziej podkręcić Wasze tempo i osiągi?

Podobno tempo pracy i zmian w CLF jest bardzo szybkie. Mówię „podobno”, bo sama jakoś specjalnie tego nie odczuwam – moje pojmowanie „szybkości” jest trochę inne niż większości świata. Mówię bardzo szybko, bardzo szybko przyswajam informacje (słuchając podcastów lub YouTube’a, przyspieszam dźwięk min. 1,5x, polecam wtyczkę VideoSpeed), szybko przestawiam myślenie na inne tory.

W CLF rejestrujemy czas pracy, który poświęcamy na wykonanie każdego zadania. Raz w tygodniu analizuję zestawienia czasu pracy całej firmy, wyciągam wnioski i konfrontuję ewentualne anomalie z pracownikami.

Często zdarza mi się na siłę wysyłać pracowników na urlop (serio, nasi pracownicy są tak bardzo zaangażowani, że trzeba im czasami przypomnieć, że urlop to dobra rzecz), gdy widzę, że ich wydajność znacząco się zmniejszyła.

W CLF mocno dbamy o higienę pracy, bo widzimy, że tylko mądre zarządzanie energią i równoważenie ciężkiej pracy odpoczynkiem ma sens i przyczynia się do lepszego wykonywania zadań przez pracowników oraz do ich dobrego samopoczucia.

Pytasz, czy to w ogóle możliwe, żeby jeszcze bardziej podkręcić nasze tempo i osiągi? Myślę, że tak, ale bardzo nie chciałabym tego robić kosztem pracowników.

Staram się brać pod uwagę to, że ludzie są różni i nie każdy jest w stanie pracować megaszybko, wydajnie i bezbłędnie przez dłuższy czas, dlatego staram się tak mocno nie cisnąć, gdy efekty pracy naszych ludzi i tak są ponadprzeciętne.

Czy da się nauczyć bycia zorganizowanym, kiedy jest się człowiekiem kreatywnym, częściej wykorzystującym prawą półkulę mózgu?

To prawda, że organizowanie się dla jednych jest proste, a dla innych trochę trudniejsze. To po prostu wynika z naszej biologii.

Badania funkcji mózgu prowadzone między innymi przez amerykańską psycholog Jerre Levy udowodniły, że lewa półkula wyspecjalizowana jest w systematycznym podchodzeniu do stawianych jej problemów i dokonywaniu ich szczegółowej analizy, prawa natomiast odpowiedzialna jest za myślenie w kategoriach wizualnych i przestrzennych.

Mówiąc prościej – osoby myślące lewą półkulą są bardziej zorganizowane oraz myślą w sposób analityczny i metodologiczny, natomiast Ci, którzy myślą prawą półkulą, są z reguły bardziej kreatywni i intuicyjni.

Badania wykazały, że choć obie półkule naszego mózgu pracują równolegle, większość ludzi w większym stopniu wykorzystuje jedną albo drugą. Co ciekawe, to, że preferujemy jedną z półkul, nie oznacza, że nie możemy rozwinąć umiejętności właściwych dla tej drugiej półkuli.

Oczywiście, wymaga to trochę większej pracy, jest jednak jak najbardziej wykonalne. Zatem wymówka, że nie jesteś stworzony do tego, żeby być dobrze zorganizowanym, bo jesteś z tych kreatywnych, niestety w tym przypadku odpada – każdy z nas ma do tego predyspozycje.

FINAŁ

Z zawodu jesteś polonistką, a z pasji – absolwentką studiów MBA. Wątek biznesowy rozumiem, ale dlaczego poszłaś na polonistykę? Czy wiedza wyniesiona stamtąd, przydaje Ci się w dzisiejszej pracy?

Polonistykę wybrałam dlatego, że od zawsze pochłaniałam niezliczone liczby książek. Kierunek ten był więc dla mnie naturalnym wyborem. Skończyłam podczas studiów kilka specjalizacji, m.in. redaktorską, która swego czasu bardzo przydała mi się w pracy w CLF.

Ty, Maćku, pewnie nie pamiętasz, ale może niektórzy klienci jeszcze kojarzą magazyn dla przedsiębiorców, który dystrybuowaliśmy przez kilka miesięcy. Nazywał się „Coraz Lepszy Biznes”, byłam jego redaktorem naczelnym. Po zamknięciu tego projektu przez blisko dwa lata prowadziłam nasz firmowy blog o prowadzeniu firmy, który rok temu oddałam w profesjonalne ręce Martyny.

Po zdobyciu magistra filologii polskiej dostałam się na doktorat z zakresu edytorstwa dzieł literatury dawnej i wtedy też zaczęłam pracę w CLF. Mój przewodnik i biznesowy nauczyciel Paweł Królak rozpalił we mnie ogromną pasję do biznesu i w efekcie tego rozpoczęłam studia MBA, jednocześnie porzucając doktorat.

Niedawno zdobyłam również dyplom Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie z zakresu lean management i uzyskałam certyfikat Kaizen Coacha w międzynarodowej instytucji Kaizen Institute, więc mój rozwój w kierunku szeroko pojętego biznesu ciągle trwa. I jak to ze mną bywa, ciągle mam ochotę na więcej.

A propos „więcej”, wiem, że bardzo dużo czytasz. Co teraz czeka na Twojej półce?

Z biznesowych pozycji – skupiam się na rozwoju swoich umiejętności jako lidera, więc aktualnie na tapecie mam pozycje Odwaga w przywództwie Brené Brown oraz Przywództwo. Złote zasady Johna Maxwella.

Dla relaksu czytam mojego ulubionego ostatnio norweskiego autora kryminałów Jo Nesbø.

Która książka najbardziej zmieniła Twoje życie prywatne, a która – zawodowe?

Nie sposób wskazać jednej. Jak chcesz, to przygotuję ci taką listę, ale ostrzegam, że będzie miała setki pozycji.

Z każdej książki wynoszę coś, co buduje mój sposób postrzegania rzeczywistości i rozszerza moje horyzonty. W ostatnim czasie największe wrażenie zrobiło na mnie arcydzieło Ayn Rand Atlas Zbuntowany, do którego dorastałam prawie 5 lat.

Żadna książka wcześniej nie wzbudziła we mnie tak skrajnych emocji, żadna książka tak mocno mnie wcześniej nie zafascynowała. Do tej pory, jak o niej myślę, to mam ciary. Planuję przeczytać ją ponownie i to pewnie nie raz.

Jeżeli chodzi o pozycje biznesowe, to kilka dni temu skończyłam Ekstremalne przywództwo Jocko Willinka i Leifa Babina – świetna pozycja, polecam każdemu liderowi.

Kiedy napiszesz swoją własną książkę? Z zakresu rozwoju osobistego i produktywności.

To jedno z moich małych marzeń…

Życzę, żeby spełniło się jak najszybciej. Dziękuję za Twój czas.
Rozmawiał: Maciej Wojtas

Pobierz bezpłatny poradnik
„Przebudzenie Przedsiębiorcy”

Możesz zmienić wszystko już dzisiaj
– oto 5 kluczowych elementów



Dowiedz się, co zrobić:

  • żeby to firma pracowała na Ciebie, a nie Ty na firmę,
  • żeby być szefem w swojej firmie, a nie jej kolejnym pracownikiem,
  • żeby Twoja firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna – nawet wtedy, gdy odpoczywasz.

pp_new
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Maciej Wojtas

Zawodowy copywriter i scenarzysta (https://maciejwojtas.pl) oraz kompozytor muzyki do gier komputerowych i spotów reklamowych (https://maciejwojtas.com).