Efektywność

Te pieniądze już straciłeś. Odzyskaj kontrolę, zanim przepadnie wszystko

Paweł Królak
Martyna Kosienkowska

Weź złotówkę i wyrzuć ją do kosza na śmieci. Śmiało, spróbuj.

A teraz wyrzuć 10 zł. I jak się czujesz?

Teraz weź stówę, śmiało zgnieć ją w dłoniach i wyceluj kulkę prosto do śmietnika.

Myślisz, że zwariowałem? Zastanawiasz się, po co miałbyś robić coś tak niedorzecznego? No cóż, niestety to właśnie robisz. Każdego dnia.

Ile kosztuje godzina Twojej pracy jako przedsiębiorcy, szefa firmy? Nie będę zgadywał, ale mam nadzieję, że to wiesz, więc wybierz, proszę, odpowiednią kwotę. Teraz pomnóż ją przez te wszystkie godziny, które codziennie marnujesz.

Tik-tak – mija minuta i lecą złotówki.

Tik-tak, tik-tak – wyrzucasz kolejne pieniądze.

Ile zmarnowałeś dzisiaj? 10? 100? 1000 złotych?

No cóż, nikt nie może Ci tego zabronić, jesteś szefem – Ty tu rządzisz.

Jeśli możesz sobie pozwolić na wyrzucanie pieniędzy w błoto, nie ma sensu, żebyś zostawał dłużej na tej stronie.

Jeśli jednak wiesz, jak każdy prawdziwy przedsiębiorca, że czas to naprawdę pieniądz i że liczy się każda chwila, przeczytaj ten tekst bardzo uważnie.

Sprawdź, w jaki sposób marnujesz najwięcej pieniędzy, a potem koniecznie dowiedz się, jak zamiast tego zacząć oszczędzać – minuta po minucie, złotówka po złotówce.

Pospiesz się. Zegar tyka...

Te błędy mogą Cię zbyt wiele kosztować

Pozwól, że najpierw opowiem Ci o Joannie.

Kiedy ją poznałem, od kilku dobrych lat prowadziła swoje biuro projektowe. Żeby je otworzyć, wydała wszystkie oszczędności i zapożyczyła się. Bardzo potrzebowała pieniędzy, a jednak codziennie marnowała setki złotych.

Opiszę Ci jej dzień, a Ty spróbuj zgadnąć, w których momentach popełniała błędy.

Do pracy przychodziła zwykle zmęczona, bo w nocy ślęczała nad projektami. Cyzelowała każdy szczegół, zajmowała się drobiazgami, na które nikt oprócz niej nie zwracał uwagi. Nie były ważne ani dla klientów, ani dla firmy. Ale wszystko musiało być perfekcyjne.

Asia właściwie przez cały dzień się nie zatrzymywała. Nie było przecież chwili do stracenia. Wszystko było równie ważne, wszystkiego chciała dopilnować sama. Chciała też być dobrym szefem, nie takim, jakiego kiedyś miała, więc drzwi do jej pokoju ciągle były otwarte. Każdy pracownik w dowolnej chwili mógł wejść i poprosić ją o pomoc, a ona nigdy nie odmawiała.

I wciąż czegoś szukała: a to zaległej faktury, a to próbek materiałów, które gdzieś się zapodziewały, a to pliku z wytycznymi od klienta, których nie mogła znaleźć na swojej poczcie.

A sprawdzała ją przecież co chwilę, musiała być na bieżąco ze służbowym mailem. Odpowiadała na wiadomości niemal natychmiast. Wiele z nich się powtarzało, chociażby zapytania o cenę i zakres usług, więc wiele razy dziennie pisała to samo.

Wciąż biegała tam i z powrotem, od biurka do stołu, od stołu do regału, do pokoju pracowników, do małego magazynu, gdzie trzymali katalogi i próbki materiałów. Choć jej projekty miały być perfekcyjne, jej biuro przypominało raczej warsztat artysty niż gabinet przedsiębiorcy.

No i jeszcze te wyjazdy do księgowej z papierami i rozliczeniami. Niby mogła wszystko załatwić elektronicznie, ale tak bardzo nie lubiła tych maszyn, skanerów i plików, a poza tym lepiej chyba wszystko na żywo wyjaśnić, dopytać i porozmawiać. Prawda?

Chociaż cały dzień biegała jak chomik w swoim kołowrotku, wciąż musiała zabierać projekty do domu i kończyła je po nocach.

I tak dzień po dniu. Mimo talentu Asia po kilku latach harówki, wciąż nie miała ani pieniędzy, ani czasu.

Co robiła źle? Czy już to widzisz?

Sprawdźmy razem, jakie błędy popełniła Joasia i jakie ma na sumieniu wielu przedsiębiorców. Spróbuj też szczerze przyznać się przed samym sobą, które z nich sam codziennie powtarzasz i ile Cię kosztują.

  1. Najcenniejsze godziny Twojego dnia

Myślisz, że możesz pracować tak samo dobrze przez cały dzień? To nieprawda. Nasz poziom energii ulega w ciągu doby poważnym wahaniom. W czasie 8-godzinnego dnia pracy, ani Ty, ani Twoi pracownicy nie jesteście tak samo wydajni. Jeśli nie bierzesz tego pod uwagę, codzienne marnujesz mnóstwo czasu i pieniędzy.

Niezależnie od tego, czy jesteś rannym ptaszkiem, czy wolisz pospać dłużej, Twoje siły od momentu pobudki zaczynają się wyczerpywać. Słabnie też Twoja silna wola.

Na pewno sam też to zauważyłeś. Są takie momenty w ciągu dnia, kiedy pracujesz z lekkością, czujesz, że masz świeży umysł – zwykle do południa, ale są i takie, kiedy zadania wloką się w żółwim tempie – po południu. Starasz się, ale nie idzie.

Na co przeznaczyłeś dziś swój najbardziej produktywny czas? Na zadania najtrudniejsze, najpilniejsze, najważniejsze? A może na błahostki i drobiazgi, które nie wymagają wielkiego wysiłku i które spokojnie mógłbyś zrobić po południu?

Zastanów się, ale tak szczerze, ile czasu dziś w ten sposób zmarnowałeś? Godzinę? Ile to pieniędzy? Śmiało, weź kartkę i zapisz tę kwotę, a za chwilę, w słupku, kolejne, bo to dopiero początek przykładów marnotrawstwa.

  1. Przerwy

Pewnie myślisz, że warto z nich zrezygnować i uratować tę, powiedzmy, godzinę dziennie. Otóż nie warto. Tony Schwartz w książce Taka praca nie ma sensu! pokazuje, że po około półtorej do dwóch godzin intensywnej pracy nasza wydajność drastycznie spada. To właśnie moment na krótką przerwę.

Jeśli jej nie zrobisz, stracisz znacznie więcej czasu niż te kilka minut. Widzisz, to jest coś, o czym wielu przedsiębiorców zapomina – organizmu nie da się oszukać, prędzej czy później da o sobie znać, po prostu zwolni, żeby zaoszczędzić energię, a wykonanie zadania będzie trwało znacznie, znacznie dłużej.

Ile czasu straciłeś dziś, nie robiąc sobie przerw? Spróbuj to oszacować, a potem przelicz, proszę, na złotówki i dopisz cyfrę do poprzedniej.

  1. Rozpraszacze

Bez kawy ani rusz, a potem bez drugiej i trzeciej, i herbaty, i minutki z Facebookiem, żeby dobrze wejść w dzień. Niektórzy z nas mają problem z robieniem sobie potrzebnych i koniecznych przerw, a inni... z robieniem zbyt wielu bezsensownych przerw.

Bądźmy brutalnie szczerzy, każdego dnia bezmyślnie wchłaniamy terabajty niepotrzebnych informacji, reklam, wiadomości i zdjęć z wakacji znajomych.

Nie masz z tym problemu? Joanna też nie miała, a jednak, co chwilę coś przerywało jej pracę. Pamiętasz, co to było? Już mówię. Otóż najłatwiej o rozproszenia wtedy, kiedy pracujesz w jednym pokoju z innymi lub kiedy Twoje drzwi są ciągle otwarte. Podobno osoby pracujące w ten sposób rozkojarzają się średnio co 3 minuty.

Teraz spróbuj policzyć, ile minut Ty dziś straciłeś, niepotrzebnie się rozpraszając. Śmiało, znów dopisz odpowiednią kwotę do swoich obliczeń.

  1. E-maile

Zamówienia, faktury, wiadomości od pracowników i klientów – zadowolonych i niezadowolonych... To oczywiste, że musisz być na bieżąco z firmowymi e-mailami, ale czy naprawdę musisz sprawdzać pocztę co 10 minut? Wiele osób ma taki nawyk. Za każdym razem, kiedy siadają przed monitorem, najpierw zerkają do skrzynki odbiorczej.

To jeden z rozpraszaczy, ale poświęcam mu oddzielny punkt, bo jest wyjątkowo podstępny. Z jednej strony zaleca się przecież, żeby nie zaniedbywać firmowej poczty, z drugiej – trzeba dbać, żeby nie pochłaniała bezsensownie czasu.

To tak ważny element prowadzenia biznesu, że nawet miliarderzy starają się go optymalizować. Niektórzy z nich zaglądają do skrzynki co dwie godziny, inni zostawiają to na koniec dnia pracy. Nie robią tego jednak bezmyślnie. Celowo planują czas i sposób odpowiadania na maile. Każda minuta, która wybija ich ze skupienia, to stracone pieniądze, a w ich przypadku duże pieniądze.

  1. Bałagan

Kręcisz się wokół własnego ogona, wiecznie czegoś szukasz, wiecznie o czymś zapominasz. Nieporządek w dokumentach, niezorganizowanie, bezsensowne bieganie z miejsca na miejsce – to wszystko wysysa Twoje siły.

Bałagan na Twoim biurku może sprzyjać kreatywności, ale na samych pomysłach prowadzenie firmy się przecież nie kończy. Najważniejsze, aby je konsekwentnie realizować, wprowadzać w życie krok po kroku, a do tego potrzebny jest już porządek.

Chaos w Twoim otoczeniu zwiększa chaos w głowie, w której i tak jest już przecież tyle spraw. Jeśli przegapisz drobiazg, nic się nie stanie, ale prędzej czy później pojawi się większe potknięcie. A to zapomnisz o spotkaniu z klientem, a to o podatku, a to o trzech zaległych fakturach, ukrytych gdzieś pod stertą papierów.

Miłosz Brzeziński, znany konsultant w zakresie efektywności osobistej, twierdzi, że umysł podąża za otoczeniem, w którym umieścimy swoje ciało. Jeśli otoczenie będzie więc uporządkowane i Tobie łatwiej będzie działać w zorganizowany sposób.

Nieuporządkowane biuro to konieczność bezsensownego przechodzenia z miejsca na miejsce, poszukiwań, nerwów i strata czasu.

Rozejrzyj się wokół siebie. Czy masz pod ręką wszystko, czego potrzebujesz do pracy? Czy w zaledwie chwilę znalazłbyś dowolny dokument, gdyby ktoś Cię o to poprosił?

Jestem ciekawy, jak się tym razem ocenisz, ile minut, a co za tym idzie, pieniędzy tracisz codziennie przez bałagan i dezorganizację. Wpisz, proszę, odpowiednią kwotę.

  1. Strach przed technologią

30 lat temu przedsiębiorcy do pracy wystarczał być może długopis i notes, więc dzisiaj Ty również poradzisz sobie bez nowoczesnych pomocy? Może i sobie poradzisz, ale ile to potrwa? 30 lat temu ubijało się śmietanę do ciasta ręcznie, a dziś nie wyobrażamy sobie życia bez robota kuchennego. Czy można sobie poradzić bez niego? Jasne, że tak. Czy w związku z tym warto wrócić do ręcznej ubijaczki? Ano właśnie.

Owszem, prawdopodobnie będziesz musiał poświęcić chwilę, żeby nauczyć się korzystania z nowego narzędzia, ale jak dużo czasu tracisz, codziennie męcząc się bez niego, wykonując pewne czynności na piechotę?

I żeby było jasne, nie twierdzę, że warto bezmyślnie podążać za nowinkami technicznymi, ale na pewno nie warto tracić cennych minut na coś, co już od dawna można zrobić szybciej i lepiej dzięki nowoczesnym narzędziom.

Zastanów się nad tym teraz. Ile czasu marnujesz, unikając programów, aplikacji, możliwości, które ktoś wymyślił po to, żeby Ci pomóc? Dopisz, proszę, odpowiednią kwotę do obliczeń.

  1. Perfekcjonizm

Przedsiębiorcy są ambitni. Ciągle podwyższają sobie poprzeczkę, czują presję, żeby robić więcej i lepiej, wciąż mają niedosyt, to co jest, im nie wystarcza, oceniają się surowo i bezwzględnie.

Niestety często prowadzi to niezdrowego perfekcjonizmu. Zamiast oddać klientowi projekt, dopracowują go bez końca, a potem i tak są niezadowoleni. Zamiast ruszyć z nowym produktem, albo planem rozwoju, wciąż go ulepszają, a po wielu dniach pracy i tak nie wydaje im się na tyle dobry, by można było go wykorzystać.

Tit-tak, tik-tak – mijają kolejne minuty, a oni wyrzucają pieniądze do śmietnika. Niektórzy czekają wiecznie i nigdy nie realizują swoich zamierzeń, bo ich zdaniem wciąż są niedoskonałe. I żadne rady i mądrości w stylu: „Lepsze jest wrogiem dobrego” do nich nie przemawiają.

A Ty? Czy i przy okazji tego punktu musisz dopisać stracone złotówki do swoich obliczeń? Zastanów się. Czy nie marnujesz zbyt wiele czasu, chcąc być perfekcyjnym?

  1. Delegowanie

Niestety mam teraz dla Ciebie niezbyt dobrą wiadomość. Nawet jeśli doskonale organizujesz swój czas pracy, a w Twoich dzisiejszych obliczeniach nie ma zbyt wielkich kwot, i tak nie rozciągniesz doby, nie zrobisz wszystkiego sam. Jeśli doskonale pracujesz, Twoja firma rośnie i w końcu będziesz musiał oddać więcej obowiązków pracownikom.

Dla wielu przedsiębiorców to ogromny problem. Zaufać pracownikowi, nie stać nad nim, nie poprawiać, nie patrzeć ciągle na ręce? Koszmar!

Ty też tak masz? Ile minut dziennie tracisz na wykonywanie zadań, które są poniżej Twoich kompetencji, które spokojnie mógłby zrobić nawet człowiek zajmujący w Twojej firmie najniższe stanowisko? A skoro zajmujesz się tak banalnymi sprawami, bo nie umiesz ich oddelegować, to może powinieneś też obniżyć sobie pensję?

Pomyśl, ile czasu tracisz codziennie, zajmując się drobnymi, powtarzalnymi zadaniami, którymi szef firmy nie powinien zawracać sobie głowy? Coś czuję, że Twoje liczby przy tym punkcie mogą być całkiem wysokie, mam rację?

Jak dużo kosztuje Cię marnowanie czasu?

Wróćmy na chwilę do Joasi, o której opowiadałem Ci na początku. Widzisz już, co robiła źle i jak mogłaby zaoszczędzić setki godzin i setki złotych? Pokażę Ci to za chwilę dokładniej w bonusie, który zostawiam dla Ciebie pod tym artykułem.

A teraz przyjrzyjmy się wspólnie Twoim obliczeniom. Najpierw dodaj zapisane w słupku liczby – to pieniądze, które wyrzuciłeś do śmietnika. Nie było ich aż tak dużo? W takim razie pomnóż je przez 20 dni pracy, a potem jeszcze przez 12 miesięcy.

I jak?

Naprawdę możesz bez mrugnięcia okiem po prostu wyrzucić te pieniądze? Naprawdę nie żal Ci tracić tego, co w naszym życiu najcenniejsze – czasu? Już go przecież nie odzyskasz...

Nie zrozum mnie źle, nie namawiam Cię do oszczędzania czasu po to, żebyś mógł pracować jeszcze więcej – nic z tych rzeczy. Namawiam cię do tego, żebyś pracował mądrzej, efektywniej, żebyś przestał tracić cenne minuty swojego życia. Chciałbym żebyś miał w sobie spokój i pewność, że robisz w każdym momencie dnia to, co najlepsze i tak, jak można najlepiej. Żebyś miał poczucie spełnienia i szczęścia.

I możesz to osiągnąć bez dużego wysiłku, możesz zacząć oszczędzać swój czas – a co za tym idzie także pieniądze – i wykorzystywać je w lepszy sposób.

Wystarczy, że zaczniesz stosować kilka prostych wskazówek, które znajdziesz pod artykułem.

Pomyśl o tych wszystkich minutach i złotówkach, które mógłbyś zyskać...

Mógłbyś je zainwestować w swoją firmę, by szybciej się rozwijała, ale to nie wszystko.

Przedsiębiorcy, którzy nauczyli się oszczędzać czas, często podejmują decyzję, aby podarować go sobie samym. Przypominają sobie o swoich dawnych pasjach, bo w końcu przestają biegać z językiem na brodzie.

Wielu z nich postanawia też poświęcić odzyskane minuty rodzinie. Może dzięki lepszej organizacji mógłbyś wracać do domu wcześniej, może mógłbyś na nowo poznać swoje dzieci, może znalazłbyś w końcu wolne 2 tygodnie i pieniądze na to, żeby razem wyjechać?

Tik-tak, tik-tak – czas i tak upłynie. Do Ciebie należy decyzja, jak go wykorzystasz. Możesz nic nie zmieniać, ale możesz też zmienić wszystko.

Śmiało, nie odkładaj tego. Po prostu pobierz tę prostą instrukcję – 7 sprawdzonych sposobów na to, aby mieć więcej czasu i pieniędzy.

Nic nie stracisz, bo instrukcja jest zupełnie za darmo, a zyskasz to, co najcenniejsze.

Wpisz swój e-mail.

O tych 7 sposobach na więcej czasu i pieniędzy
nikt Ci nie powiedział...

…a odmienią Twoją firmę.
Pobierz darmową instrukcję z omówieniem.

wiecej-czasu-form
Pobierając materiały wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paweł Królak

Przedsiębiorca i strateg biznesowy, założyciel, prezes zarządu i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

W ciągu zaledwie kilku lat zbudował od zera firmę wartą ponad 20 milionów złotych na rynku, na którym wszyscy mówili, że to absolutnie niewykonalne. Dziś firma obsługuje ponad 8000 klientów, zatrudnia 30 osób i rośnie w tempie Doliny Krzemowej (dwucyfrowe wzrosty miesiąc do miesiąca).

Gościnnie wykłada na studiach biznesowych i MBA, pisze książki i niezliczone artykuły.

Martyna Kosienkowska

Redaktor bloga Coraz Lepszej Firmy. Wcześniej redaktor prowadzący w wydawnictwach biznesowo-marketingowym i medycznym. Prowadziła kilka blogów internetowych, m.in. o e-handlu i zdrowiu. Współpracowała z wydawnictwami uniwersyteckimi, dbając o wysoki poziom językowy książek.