Finanse

Jak nie stracić płynności finansowej – 3 kroki, które powinien zrobić każdy przedsiębiorca w kryzysie

Paweł Królak

Jak się ratować? Skąd wziąć pieniądze? Jak pożegnać się z ludźmi? A może tego nie robić? Kredyt, pensje, ZUS-y, czynsz…

To tylko ułamek tego, z czym musisz się zmierzyć.

Trzy razy byłem na skraju bankructwa.

Opowiadam o tym otwarcie, bo chociaż to były jedne z najtrudniejszych dla mnie chwil, a wracanie do nich nie jest przyjemne, to… przetrwałem, podniosłem się, a przede wszystkim wiele się nauczyłem.

Pozwól, że opowiem Ci o 3 absolutnie niezbędnych krokach, które uratowały moją firmę, a teraz, jeśli zechcesz, mogą pomóc również Twojej.

I wybacz mi, proszę, bezpośredni ton. Nie mam czasu ubierać tego wszystkiego w piękne słowa.

1. Jak bronić się przed błędnymi (i kosztownymi) decyzjami

Ciągle powtarzam, że w kryzysie przede wszystkim trzeba się uczyć, a jeśli się uczyć, to od najlepszych.

Laureat Nagrody Nobla w dziedzinie ekonomii Daniel Kahneman opisał działanie naszego umysłu jako niezupełnie zgodną współpracę dwóch postaci: automatycznego Systemu 1 i analitycznego Systemu 2.

Dlaczego Ci o tym mówię? Bo tu właśnie ukryta jest wskazówka, dzięki której zaoszczędziłem w firmie ogromne pieniądze, powiem więcej – kilka razy po prostu mnie uratowała.

Spójrz na tę twarz.

furia

Od razu dostrzegasz, że kobieta nie jest zadowolona, prawda? Pewnie za chwilę powie coś naprawdę nieprzyjemnego. Za odbieranie takich bodźców, za to, że natychmiast jesteś w stanie to rozpoznać odpowiada System 1.

A teraz popatrz na to:

17 x 26 = ?

I co? Nie znajdujesz rozwiązania błyskawicznie. Potrzebny jest wysiłek Twojego umysłu i Twojej woli, aby poznać wynik równania. Tu działa System 2.

Zwykle wydaje nam się, że korzystamy z Systemu 2 – że racjonalnie oceniamy i dokonujemy świadomych wyborów. Tymczasem bardzo często, a zwłaszcza w trudnych chwilach!, rządzi nami pierwotny System 1.

Koronawirus to zagrożenie. Skutki gospodarcze, które już wywołał, to ogromne zagrożenie. Niepewna przyszłość to też zagrożenie. W takich sytuacjach System 1 przejmuje w Twoim mózgu dowodzenie.

Tylko widzisz, problem w tym, że potrafi on rozpoznać jedynie proste prawidłowości. Kiedy sytuacja staje się bardziej skomplikowana, potrzebna jest Twoja świadoma decyzja, by odwołać się do Systemu 2. To on potrafi porównywać wiele danych pod kątem wielu cech, on może powstrzymać Cię przed podjęciem nieprzemyślanych decyzji.

Wiesz, co robię za każdym razem, gdy przychodzi mniejszy czy większy kryzys? Wyciszam głos intuicji, czyli Systemu 1, i oddaję głos racjonalnemu Systemowi 2.

To nie jest proste, ale istnieje sposób, który w tym pomaga. Otóż znacznie łatwiej jest nam zobaczyć, że błąd robi ktoś inny, niż że popełniamy go my sami. Właśnie dlatego często zadaję sobie takie pytanie:

Co bym zrobił, gdyby z problemem, który mam w tej chwili, przyszedł do mnie przyjaciel? Co bym mu radził? Przed czym przestrzegał?

Serdecznie polecam Ci takie podejście do sprawy. Dzięki niemu stawiasz się w roli obserwatora, a on jest bardziej otwarty na obiektywne informacje płynące z zewnątrz i mniej podatny na głos pierwotnego Systemu 1.

Daję Ci tę wskazówkę, bo dopiero kiedy dotrze do Ciebie, że przez stres i niepewność Twój umysł robi wszystko, żeby w prosty, ale wcale nie najlepszy, sposób uniknąć niebezpieczeństwa, będziesz mógł dopuścić do głosu System 2 i podjąć racjonalne, dobre dla Twojego biznesu decyzje.

2. Gdzie szukać dodatkowej gotówki – 4 okazje, których prawdopodobnie nie widzisz

Oto Twój najważniejszy cel: generowanie dodatnich przepływów. I najważniejsze pytanie: jak to zrobić? Każdy biznes jest inny i niemożliwe jest, żebym w jednym artykule dał odpowiedź wszystkim, dlatego postaram się podać ogólne wskazówki, które będziesz mógł dopasować konkretnie do swojej firmy.

Po pierwsze skoncentruj się na potencjale, który już masz w firmie, a nie na tym, za co musisz dodatkowo płacić

Zastanów się, czy możesz zwiększyć wydajność sprzedaży, czyli trafić z ofertą do większej liczby klientów. O tym, jak promować firmę przy niskim budżecie lub nie mając go wcale, już pisałem.

Po drugie, kiedy już to zrobisz – skup się na konwersji

Postaraj się, żeby jak najwięcej osób, które do Ciebie trafiły, skorzystały z Twojej oferty. W przeciwnym wypadku będzie tak, jakbyś nosił klientów w dziurawym wiadrze – im więcej ich będzie, tym więcej przez te dziury ucieknie.

Załataj więc wiadro:

  • Mniej mów o produkcie, a więcej o kliencie – klientów tak naprawdę nigdy nie obchodziło to, co masz, tylko to, co oni mogą zyskać. Teraz bardziej niż kiedykolwiek będą się koncentrowali na tym, jak rozwiązać swoje problemy. Powiedz im, w jaki sposób Ty możesz im w tym pomóc.
  • Mniej mów w ogóle, a więcej słuchaj – każdy z nas potrzebuje teraz wsparcia, zrozumienia potrzeb, empatii. Twoi klienci nie mogą spotykać się z przyjaciółmi, wielu z nich nawet sobie nie uświadamia, jak bardzo potrzebuje drugiego człowieka. Dlatego słuchanie klientów stało się teraz ważniejsze niż kiedykolwiek przedtem.

    Posłuchaj rozmów swoich sprzedawców – czy nie przerywają klientowi, czy dopytują i się upewniają, czy dziękują. Jeśli chcesz, możesz zrobić sobie mały test obsługi klienta.

  • Zmień sposób komunikacji. Przetestuj pod tym kątem swoją stronę – sprawdź, czy piszesz o kliencie, a nie o sobie, przekonaj się, czy jest wygodna, przyjazna dla klienta i prosta w obsłudze. Spróbuj sam zrobić u siebie zamówienie.

Po trzecie, sprzedawaj więcej klientom, których już masz

Miasto opustoszało, to prawda, ale klienci się nie rozpłynęli. Siedzą w domu i na pewno są gotowi kupować od tych, którzy rozwiązują ich problemy. Surfują po internecie w poszukiwaniu pomocy, rozrywki, zajęcia. Są gotowi zapłacić więcej tym, którzy odpowiadają na ich potrzeby, zwłaszcza, że w realu wydają mniej.

Nie koncentruj się tylko na tych, którzy chcą wciąż taniej i taniej. Jeśli wszyscy Twoi klienci patrzą tylko na cenę, musisz podjąć odpowiednie działania, o których też pisałem już na blogu. Ale sądzę, że znajdą się i tacy, dla których nie jest to najistotniejsze.

Dlaczego nie miałbyś przygotować 3 wariantów Twoich produktów czy usług (sprawdź, jak skalkulować cenę usługi)?

  • podstawowego – dobrej jakości w dobrej cenie,
  • premium – o 30 do 200% droższego dla klientów, którzy cenią bardziej swój czas i wygodę niż pieniądze
  • okrojonego – o 20% tańszego od podstawowego dla tych, którym faktycznie zależy wyłącznie na cenie.

Ale być może jesteś pośrednikiem i nie masz wielkich możliwości manipulowania ceną. W takiej sytuacji pomyśl o pakietach. Łącz ze sobą produkty – klienci VIP docenią oszczędność czasu i to, że jesteś pomocny, a „zwykli” klienci będą mogli ciągle wybrać zakup jednego produktu. Nie bój się takich pomysłów, w dzisiejszej sytuacji musisz wyjść poza schemat, zacząć myśleć nieszablonowo.

Nie zapominaj również, że każdemu typowi klientów możesz zaproponować produkty powiązane – np. baterie, jeśli sprzedajesz elektronikę, pastę, jeśli sprzedajesz buty itd. Dzięki temu zwiększysz wartość transakcji wielu z nich.

Jeśli połączysz te metody, możesz zwiększyć zysk na zamówieniu nawet o 50%.

Jest jeszcze jedna sprawa – postaraj się, aby klient, którego już wysłuchałeś, któremu pomogłeś, któremu poświęciłeś czas, do Ciebie wrócił. A potem znowu i znowu. By tak się stało, musisz przede wszystkim zadbać o posprzedażową obsługę i odzyskiwanie utraconych klientów.

Po czwarte, gotówka rządzi

Znaleźliśmy się teraz w wyjątkowej sytuacji, wzajemne wsparcie stało się tak ważne, jak nigdy przedtem. Być może masz jeszcze więcej kłopotów ze ściągnięciem należności niż do tej pory. W normalnej sytuacji radziłbym Ci oczywiście dochodzić swoich praw jak najszybciej, ale w tej powiem najpierw, że warto wykazać się maksimum dobrej woli i zrozumienia.

Oczywiście nie radzę, żebyś rezygnował z pieniędzy, na które zapracowałeś – przecież mogą zdecydować o Twoim być albo nie być. Chodzi tylko o elastyczność w załatwianiu spraw finansowych. Część Twoich kontrahentów na pewno chciałby zapłacić, ale zwyczajnie też im się wszystko posypało.

Nie zmienia to faktu, że wiele możesz osiągnąć tym, że przyspieszysz wpływanie należności.

Zakładam, że zanim podpisałeś umowę, sprawdziłeś swojego kontrahenta. Jeśli to zrobiłeś, a mimo to masz problem ze ściągnięciem należności, pozostaje Ci upominać się o swoje. W styczniu 2020 roku wprowadzono zmiany w przepisach, które mogą Ci pomóc, jeśli współpracujesz z dużymi podmiotami.

Oczywiście jeśli Twój kontrahent spóźnia się z płatnością, należy Ci się rekompensata. W przypadku gdy nie chce jej uregulować, możesz skierować sprawę do sądu. Warto jednak zrobić wszystko, by się dogadać między sobą.

Jeśli będziesz dopiero podpisywał umowę, postaraj się umówić na przedpłatę, a jeśli kontrahent się nie zgodzi – na zaliczkę lub zadatek.

Kiedy praca zostanie wykonana, wystaw fakturę szybko i bezbłędnie, a następnie mailowo prześlij ją do właściwej osoby. Wiem, że to banalne czynności, ale często ściąganie pieniędzy opóźnia się znacznie właśnie przez takie drobne błędy.

3. Wytnij niepotrzebne koszty… i zamień je w zyski. Jak?

Uważaj! Być może Twoja konkurencja, a nawet bliscy Ci przedsiębiorcy rzucili się teraz z maczetą do wycinania wszelkich kosztów. Rąbią gdzie popadnie, byle wydać mniej. Nic dziwnego – tak podpowiada im intuicja, tak podpowiada im System 1, który dostrzega tylko to, co tu i teraz, i który prowadzi najszybszą, ale nie najlepszą drogą do przetrwania.

Ale Ty wiesz już, że efekt kryzysu związanego z koronawirusem jest bardziej skomplikowany, że krótkowzroczne działania do niczego dobrego nie doprowadzą, że Ci ludzie popełniają błąd poznawczy, że nie biorą pod uwagę wielu czynników.

Co w takim razie zrobić? Owszem wycinaj koszty, ale podejdź do tego rozsądnie, weź do ręki skalpel, a nie maczetę. Tnij powoli i precyzyjnie jak chirurg. Bądź uważny – błąd może wiele kosztować Twoją firmę, ale jeśli ta operacja się powiedzie, jest duża szansa, że wyjdzie z tego cało i za jakiś czas wróci do świetnej formy.

Przede wszystkim...

Tnąc koszty, nie popełnij tych błędów

Pozwól, że powtórzę jeszcze raz. Chodzi o to, by ciąć mądrze, nie ulegać powszechnej panice. Oto 3 błędy, które pojawiają się najczęściej, gdy konieczna jest redukcja kosztów.

Błąd 1: wytnę marketing

Kusi Cię, by wyciąć koszty związane z marketingiem? Przemyśl to jeszcze raz. Owszem, jeśli jakichś działań marketingowych w żaden sposób nie mierzysz, jeśli po prostu przepalasz pieniądze, zrezygnuj z nich, ale nie daj sobie wmówić, że marketing w trudnych czasach jest niepotrzebny.

W 2008 i 2009 roku, kiedy w Polsce kryzys był odczuwalny, wiele firm zrezygnowało z marketingu, łudząc się, że klienci sami przyjdą. To był duży błąd. Jeśli mierzysz wyniki marketingu, wiesz, że przekłada się bezpośrednio na zysk. Wycinanie go byłoby nierozsądne.

Błąd 2: zwolnię sprzedawców

Być może najwięcej w Twojej firmie zarabiają sprzedawcy i gdybyś wyciął koszty ich etatów, sporo byś zaoszczędził. Być może, ale jednocześnie odetniesz sobie też możliwość sprzedawania, a co za tym idzie dochodów. Przemyśl to więc. Tu potrzeba naprawdę sporo rozwagi.

Czy kiedy sytuacja się poprawi, łatwo będzie Ci znaleźć równie dobrych sprzedawców? Poza tym pamiętaj, że nowy pracownik to będą dla Ciebie nowe koszty związane z rekrutacją, szkoleniem, wdrożeniem. Dlatego zastanów się 3 razy, zanim kogoś zwolnisz, zwłaszcza sprzedawcę, który przynosi bezpośredni zysk.

Rada

Niestety w tym miejscu muszę jednocześnie powiedzieć coś, co nie będzie ani łatwe, ani przyjemne, dlatego zrobię to wprost, bez owijania w miękką bawełnę: jeśli naprawdę musisz, zwalniaj pracowników.

  • Wiem, to dobrzy ludzie i pracownicy. Ja też przyjmuję tylko takich, ale jeśli trzeba – zwalniam. Niektóre stanowiska nie są niezbędne do przetrwania firmy.
  • Wiem, zżyliście się ze sobą, może nawet się przyjaźnicie. Ja też bardzo lubię moich pracowników, ale jeśli trzeba – zwalniam. Żaden z nich nie spłaci moich długów.
  • Wiem, zwalnianie to jeden z najtrudniejszych obowiązków pracodawcy. W ciągu kilkunastu lat prowadzenia biznesu musiałem robić to kilkukrotnie i za każdym razem było ciężko, ale jeśli trzeba – zwalniam. Tu znajdziesz wskazówki dotyczące tego, jak to zrobić.

Błąd 3: Zrezygnuję z uczenia się

Najprostsze wydaje się wycięcie kosztów na edukację, ale zanim to zrobisz, pomyśl dwa razy. Kryzys w końcu się skończy, jeżeli teraz przestaniesz się uczyć, z czym zostaniesz, kiedy przyjdzie czas na budowę nowego? Skąd weźmiesz pomysły i inspiracje?

No właśnie. Dlatego, owszem, sprawdź swoje źródła wiedzy. Pomyśl, które z nich są wartościowe, a które to tylko lanie wody albo bicie piany. Wyrzuć to, co niepotrzebne, ale zostaw wszystko, co Cię rozwija, co pomaga Ci zdobywać biznesową wiedzę w czasach kryzysu tak potrzebną, jak nigdy wcześniej.

Jak mądrze wycinać koszty?

Są takie kategorie kosztów, do których nie powinieneś się nawet zbliżać, ani ze skalpelem, ani tym bardziej z maczetą. To wszystkie te działania, które przynoszą Twojej firmie bezpośredni zysk lub które mają go przynieść w przyszłości.

No dobrze, ciągle mówię: „Tego nie wycinaj, tamtego nie ruszaj”. Jakich kosztów warto się więc pozbyć – i to jak najszybciej? Jak zdecydować, co wyciąć najpierw, skoro wszystko wydaje się ważne?

Zdradzę Ci jedną z metod, którą stosuję za każdym razem, gdy jestem w trudnej sytuacji, a jak pisałem na początku, było kilka takich ciężkich chwil.

Wiem, że masz teraz mnóstwo problemów na głowie. Dlatego podzielę się z Tobą gotowcem – procedurą, którą stosowałem zawsze, gdy zbliżało się widmo utraty płynności finansowej.

Wpisz e-mail, a prześlę Ci gotową Procedurę mądrego cięcia kosztów. Pokażę Ci, jak podzielić koszty, które z nich wyciąć już dziś, natychmiast, a które możesz ciąć stopniowo w najbliższym miesiącu.

Pobierz
Procedurę mądrego Cięcia Kosztów
w czasie kryzysu

pck_okladka
Zapisując się na kurs, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paweł Królak

Przedsiębiorca i strateg biznesowy, założyciel, prezes zarządu i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

W ciągu zaledwie kilku lat zbudował od zera firmę wartą ponad 20 milionów złotych na rynku, na którym wszyscy mówili, że to absolutnie niewykonalne. Dziś firma obsługuje ponad 8000 klientów, zatrudnia 30 osób i rośnie w tempie Doliny Krzemowej (dwucyfrowe wzrosty miesiąc do miesiąca).

Gościnnie wykłada na studiach biznesowych i MBA, pisze książki i niezliczone artykuły.