Strategia

Kiedy wszystko idzie nie tak, jak powinno… Dlaczego Twojej firmie potrzebne są procedury?

Paulina Pietrzak-Jaworska

Jest już grubo po północy, kiedy Krzysiek wyczerpany wraca do domu.

Ostrożnie – żeby nie obudzić śpiącej żony i synka – zamyka drzwi wejściowe, zdejmuje buty i pozwala pochłonąć się ciemności korytarza. Nie pamięta już, kiedy ostatnio widział go w świetle dnia. Od kiedy założył firmę i zatrudnił pierwszych pracowników, coraz częściej zdarzało się mu wychodzić z domu bladym świtem i wracać, kiedy na dworze robiło się już szaro. Ironia losu, bo firmę zakładał po to, żeby w końcu mieć czas dla siebie, dla rodziny… By mieć normalne życie.

A tymczasem – zamiast szefem – jest pracownikiem we własnej firmie. W dodatku takim, który tyra na kilka etatów, bo po godzinach gasi jeszcze kosztowne pożary, które w ciągu dnia rozniecają jego ludzie… Ostatnio na przykład jego księgowa wysłała faktury pod nieprawidłowy adres – Krzysiek stracił przez to trzech dużych klientów i dwadzieścia tysięcy za naruszenie RODO.

DWADZIEŚCIA TYSIĘCY!

Stojąc w ciemnym korytarzu pomyślał, że jego firma jest jak sushi z paprykarzem – na zewnątrz wszystko wygląda dobrze, ale w środku dzieje się coś trudnego do przetrawienia.

Taka biznesowa niestrawność to zresztą…

…problem wszystkich przedsiębiorców

Magda prowadzi niewielki sklep internetowy.

Handluje slime’ami. To lepka antystresowa masa, którą pokochał Instagram, dzieciaki w podstawówkach i sprzedawcy pianki do golenia – jednego z jej głównych składników. O tym, że jest też biznesowym złotem, Magda przekonała się już w pierwszych miesiącach działalności, kiedy przychody pokryły z nawiązką wszystkie jej koszty. Pół roku później przekroczyły je już trzykrotnie, a dziewczyna przestała wyrabiać się z logistyką.

Kiedy kartony z zamówieniami przestały mieścić się w wynajmowanym mieszkaniu, Magda zatrudniła studentkę, która miała pomóc jej w wysyłkach. I na początku było super – dzięki dodatkowemu wsparciu paczki wychodziły na czas, klienci przestali dzwonić po nocach z pytaniami o zaległe zamówienia, a Magda w końcu mogła spokojnie pomyśleć o poszerzeniu oferty o kilka nowych produktów.

Do czasu, kiedy na skrzynce mailowej pojawiła się pierwsza reklamacja.

I druga.

I kolejnych 50.

Wtedy dopiero okazało się, że Gosia – nowa pomocnica Magdy, która podczas rozmowy rekrutacyjnej przysięgała, że jest mistrzem organizacji – przed wysyłką nie weryfikowała zawartości paczek. Nie sprawdzała też poprawności adresów, pod które wysyłała zamówienia, i nie przeczytała SMS-a, w którym Magda, po kilku dniach jej nieobecności, błagała, by w końcu odebrała telefon i pomogła jej ogarnąć cały ten reklamacyjny armagedon.

Jak uniknąć kosztownych problemów z pracownikami

Zamiast odpowiedzi przyszedł list polecony z wypowiedzeniem i L4 na najbliższy miesiąc – dwaj jeźdźcy apokalipsy, przez których Magda zastanawia się dziś nad ogłoszeniem upadłości i powrotem na ten pieprzony etat, z którego zawsze chciała się wyrwać.

Zresztą, nie tylko ona.

Pozwól, że opowiem Ci historię o tym…

…jak Michał prawie zabił pracownika

Michał przedsiębiorczość wyssał z mlekiem matki.

Jego rodzice prowadzili świetnie prosperujący zakład produkujący panele podłogowe i chłopak od zawsze wiedział, że kiedyś przejmie od nich pałeczkę. Chciał być najlepszy. Pragnął udoskonalać, poprawiać, modernizować… Zrobić z firmy najnowocześniejsze miejsce w powiecie. Może nawet w całym województwie.

Swoje pierwsze dni na dyrektorskim stołku spędził, negocjując zakup maszyn. Oczami wyobraźni widział już rosnące słupki w rocznych raportach – kontrahent obiecywał, że nowy sprzęt przyspieszy produkcję o 25% i dzięki temu w ciągu kilku lat będzie mógł spokojnie pozbyć się wolniejszych pracowników i zaoszczędzić w ten sposób kilkadziesiąt tysięcy miesięcznie.

Pech chciał, że jednego z pracowników pozbył się niemal od razu.

Prawie na zawsze.

Bo widzisz, Michałowi zależało na szybkim uruchomieniu nowych maszyn. W obsłudze nie różniły się prawie niczym od tych starych, więc z dnia na dzień przeniósł część swoich sprawdzonych ludzi do pracy z nimi… I wtedy cholernie boleśnie przekonał się, na czym polega dramatyczna różnica, jaką robi słowo „prawie”.

Ale po kolei.

Na taśmę produkcyjną jakimś cudem spadł zegarek. Prezent, jaki na pierwszą rocznicę ślubu dostał jeden z jego pracowników. Na tyle cenny, że chłopak – nie myśląc zbyt wiele o możliwych konsekwencjach – sięgnął po niego, dosłownie o milimetry mijając nowiuśkie – 25% szybsze – ostrza do cięcia paneli. Uratował go przypadek, bo akurat w tej samej chwili przeciążona rozdzielnia elektryczna wyłączyła w zakładzie dostawę prądu, zatrzymując rozpędzone noże.

Jak zapobiegać wypadkom przy pracy

Michał patrzył na tę scenę z okna swojego biura. Wszystko działo się jakby w zwolnionym tempie – spadający zegarek, ręka pracownika prawie dotykająca obrotowych ostrzy… Oczami wyobraźni widział już nadchodzącą tragedię i wiedział, że nie podniósłby się po niej ani moralnie, ani psychicznie, ani finansowo.

Dopiero wtedy dotarło do niego, że on sam odpowiada za zdrowie swoich pracowników i ich rodzin. I w tym momencie poczuł bolesne kłucie w okolicy serca. Zanim stracił przytomność, zdążył jeszcze pomyśleć, że zawał przed czterdziestką to ostatnia rzecz, jakiej by się po sobie spodziewał… A jednak.

Myślisz pewnie, że życie przedsiębiorcy na tym właśnie polega. Bierzesz odpowiedzialność, podejmujesz ryzyko i płacisz swoim spokojem za spokój najbliższych. Ale prawda jest taka, że…

…każda z tych historii mogła potoczyć się inaczej

Krzysiek wcale nie musiał płacić najwyższej ceny za nieuwagę swojej księgowej, a jego rodzina mogła mieć męża i ojca na pełen etat. Magda miała możliwość, by uniknąć upadłości i powrotu na znienawidzony etat. Michał też mógł łatwo zapobiec niedoszłej tragedii w firmie – podobnie, jak przeciążenia rozdzielni elektrycznej i jej późniejszej awarii. Mógł też uratować swoje zdrowie.

Wystarczyłaby tylko jedna rzecz.

Jedna krótka lista, która – punkt po punkcie – opisałaby sposób przebiegu procesów w firmie. Dokument ustalający zasady pracy, porządkujący je i ułatwiający eliminowanie błędów. Procedura, której napisanie zajmuje zwykle kilka godzin – i która ratuje firmę na długie lata.

Popatrz, co na ten temat mają do powiedzenia Ewa Rot-Buga i Maciej Bielak, którzy opublikowali niedawno na naszym blogu prawdziwą biblię procedur i – krok po kroku – opisali, dlaczego są one krwiobiegiem każdej firmy:

Takie procedury pozwalają oszczędzać czas w firmie, zarówno jeśli chodzi o wykonanie czynności przez doświadczonego pracownika, jak i przez nowo przyjętą osobę. Bo przecież zupełnie inaczej i bez porównania szybciej się pracuje, gdy dokładnie wiemy, co i w jaki sposób mamy robić. A to, że Ty czy Twój kierownik nie musicie po raz enty tłumaczyć nowym pracownikom, jak mają wykonywać zadanie, bo możecie odesłać ich do procedury – bezcenne!

Bo chyba przyznasz, że dużo łatwiej wychwycić, w którym miejscu pojawił się błąd (ludzki czy techniczny), gdy całe działanie mamy rozpisane element po elemencie. Sprawdzamy wtedy krok po kroku, czy, po pierwsze, pracownik postępował zgodnie z procedurą i, po drugie, w którym miejscu pojawił się błąd.

Gdy procedury nie mamy, odnalezienie miejsca i przyczyny błędu przypomina szukanie igły w stogu siana. Gdy masz to usystematyzowane i spisane, możesz bez porównania łatwiej znaleźć najsłabsze ogniwo i wprowadzić ulepszenie.

A jak wygląda ich moc w praktyce?

Pozwól, że opowiem Ci o tym…

…jak Toyota uratowała swoją produkcję dzięki procedurom.

Cofnijmy się na chwilę do roku 1948.

To czas, kiedy japońscy producenci samochodowi zmagali się z wieloma trudnościami.

Zbyt wieloma.

Praca w fabrykach szła zbyt wolno. Ludzie popełniali błędy. Auta, które schodziły z linii produkcyjnej, były kiepskiej jakości… Jakby tego było mało, polityka zatrudnienia wspierana przez postępującą automatyzację w amerykańskich i europejskich fabrykach sprawiła, że Azjaci powoli tracili klientów, pieniądze i nadzieję na przewagę rynkową. Mówiąc najprościej – w biznesowej grze o wszystko nie mieli niemal niczego.

Do czasu.

Bo pewnego dnia specjaliści z fabryki Toyoty powiedzieli: „dość!” i zdecydowali, że najwyższa pora podejść do produkcji w sposób systemowy – tak, jak dotychczas robili to wyłącznie producenci z Europy i Ameryki. W tym celu przeanalizowali procedury wykorzystywane w fabrykach konkurencji, przełożyli je na własny grunt, a później ulepszyli. I zrobili to tak dobrze, że ledwie kilkanaście lat później z fabryk Toyoty wyjeżdżało o wiele więcej samochodów niż z fabryk konkurencji (jeśli trudno Ci w to uwierzyć, zajrzyj do tabeli poniżej), a ich procedury skopiowano również dla Hino, Daihatsu, Mazdy i Nissana.

Procedury na przykładzie Toyoty
Źródło: https://www.process.st/how-to-write-a-procedure/


Być może myślisz sobie teraz, że geniusze z Toyoty mieli więcej czasu niż Ty, bo kto by miał dzisiaj przestrzeń na to, żeby ślęczeć nad procesami. Być może jesteś głęboko przekonany, że mieli też większe fundusze, bo według Ciebie na spisywanie procedur mogą pozwolić sobie tylko wielkie koncerny z ośmiocyfrowymi kwotami na kontach. A być może po prostu uważasz, że do spisania procedur potrzebni są wybitni eksperci od optymalizacji, a na zatrudnienie takich zwyczajnie Cię nie stać.

Ale prawda jest taka, że wystarczy gotowy szablon, który poprowadzi Cię za rękę przez proces spisywania procedury. Krok po kroku – bez wielkich poświęceń – pokazując, na co zwrócić uwagę i co napisać… Czy to nie jest genialne rozwiązanie?

Pomyśl tylko, w końcu mógłbyś zapomnieć o stresie, z jakim wiąże się sprawdzenie po pracownikach każdego zadania. Przestałbyś się ciągle martwić o niepotrzebne koszty, stracony czas i ryzyko groźnych wypadków przy pracy… Sam przecież wiesz, jak fatalnie znosisz te wszystkie nieprzespane noce.

To wszystko jest możliwe!

I możesz zacząć już teraz, pobierając nasz Kreator Firmowych Procedur. Gotowe narzędzie, dzięki któremu stworzysz działające (i kompletne!) procedury w Twojej firmie. Już za chwilę możesz raz na zawsze skończyć z nieudaną rekrutacją, niedoinformowanymi pracownikami i ciągnącymi się w nieskończoność nadgodzinami… Po prostu pobierz naszego ebooka!

POBIERZ BEZPŁATNIE
KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR


I zyskaj:

  • wzór procedury, który wypełnisz własną treścią (tworząc swoją pierwszą skuteczną broń przeciwko firmowemu chaosowi!);
  • przykłady konkretnych sformułowań, czyli jak pisać procedury, a jak tego nie robić (z wyjaśnieniem, dlaczego);
  • wskazówki, jak postępować, by KAŻDA procedura w Twojej firmie była jednoznaczna i zrozumiała dla pracowników.

Strategiczna Karta Wyróżnienia


Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paulina Pietrzak-Jaworska

Specjalista w dziedzinie content marketingu i mediów społecznościowych. Zaczynała od roli opiekunki Fanpage’a Coraz Lepszej Firmy i Forum Coraz Lepszych Przedsiębiorców. Dziś poszukuje nowych rozwiązań content marketingowych, wspiera rozwój bloga i dba o oprawę graficzną materiałów z logo Coraz Lepszej Firmy.