Efektywność

Jak za pomocą programów do zarządzania projektami zwiększyć wydajność w firmie?

Anna Pudło

Zbyt krótkie terminy, zbyt wiele zadań, dużo pracowników do przypilnowania oraz ogólny chaos – na pewno znasz to bardzo dobrze. Jak w gąszczu wielu projektów realizowanych jednocześnie zachować porządek, utrzymać kontrolę i doprowadzić sprawy do końca?

Pewnie sam już się przekonałeś, że notowanie wszystkiego w notesie, oklejenie biurka i ścian żółtymi karteczkami, notowanie zadań w kalendarzu – to nie do końca skuteczne sposoby zarządzania czasem i projektami. Szczególnie wtedy, gdy mamy na głowie tysiące spraw do ogarnięcia i kilku pracowników do przypilnowania.

Jak zatem skutecznie i bez niepotrzebnych nerwów zarządzać projektami, a dodatkowo zwiększyć wydajność pracowników? Z pomocą przychodzą nam narzędzia internetowe, które otwierają przed nami wiele możliwości. Pozwalają szczególowo rozpisać w czasie zadanie, jakie mamy do wykonania oraz przypisać odpowiednie osoby do właściwych czynności. Ogromną zaletą proponowanych narzędzi jest to, że dzięki nim mamy szybki przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu. Dodatkowo kontrolujemy wykonanie naszego zadania na każdym etapie.

Programy do zarządzania projektami składają się zazwyczaj z takich narzędzi jak: wewnętrzny czat, wbudowany kalendarz (który dodatkowo integruje się np. z kalendarzem Google’a), powiadomienia, możliwość delegowania zadań i sprawdzania postępów ich realizacji. To właśnie te narzędzia sprawiają, że zwiększa się wydajność pracowników, bo każdy z nich wie, co ma w danym momencie robić. Dodatkowo program pilnuje i przypomina o konieczności wykonania danej czynności, więc ryzyko, że ktoś zapomni o swoim zadaniu, jest minimalne.

Na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami. Są programy internetowe oraz desktopowe, natomiast jeśli chodzi o koszty, to można skorzystać z programów płatnych lub udostępnianych na zasadzie otwartej licencji. Jedne mają większy wachlarz możliwości i nadają się do wielkich firm, inne odpowiadają potrzebom mniejszych firm. Poniżej kilka najpopularniejszych programów do zarządzania projektami.

1. Asana

Asana

Asana to darmowy program do zarządzania zadaniami w wersji webowej (dostępny przez internet) oraz mobilnej (na telefony komórkowe). Pozwala na tworzenie dużych projektów, w ramach których tworzymy listy zadań i podzadań, mamy możliwość przydzielania osób do konkretnego zadania, wyznaczania terminów oraz kontrolowania postępów. Do Asany dostępne są przydatne wtyczki, np. taka, która pozwala na załączanie plików z Dropboxa lub Google Drive’a. Program synchronizuje się także z kalendarzem Google’a, co bardzo ułatwia pracę.

2. Trello

Trello

Trello to jedno z prostszych narzędzi do zarządzania wieloetapowymi projektami. Jego użytkownicy podkreślają, że jest niezwykle intuicyjny, a w dodatku jest darmowy. Trello to taka wirtualna tablica, do której możesz przyklejać listy z kolejnymi zadaniami. Program pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami.

TimeCamp

Ciekawym i pożytecznym dodatkiem do Trello jest oprogramowanie służące do monitorowania czasu pracy – TimeCamp, które posiada w sobie również funkcje związane z procesami budżetowania i fakturowania projektów i godzin pracy. Dzięki integracji z Trello, TimeCamp udostępnia możliwość korzystania ze swojego narzędzia po raz pierwszy w tak wielkiej skali – za darmo, nielimitowanej ilości użytkowników, z całkowitą możliwością budżetowania zadań i projektów.

Trello to nie jedyna integracja TimeCamp. Poza nią użytkownicy takich programów jak Asana, Insightly, Evernote, Wunderlist, Podio, Todoist, Xero czy Basecamp również mogą korzystać z funkcji monitorowania czasu pracy za pośrednictwem TimeCamp.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

3. Basecamp

Basecamp

Basecamp to platforma, dzięki której możemy wspólnie ze współpracownikami realizować mniej lub bardziej rozbudowane projekty. Program został stworzony przez firmę 37signals, która w swoich projektach stawia na prostotę. Właściciele firmy uznali, że ich produkty będą miały mniej funkcji niż produkty konkurencji. Dlaczego? Żeby były jak najbardziej użyteczne. Tak samo postąpili w przypadku Basecampa – program posiada tylko kilka kluczowych elementów, bez niepotrzebnych dodatków czy funkcji, które mogłyby zakłócać wydajną pracę. Znajdziemy tu kalendarz, miejsce, gdzie możemy prowadzić dyskusję nad przebiegiem postępów, listę rzeczy do zrobienia, informację o upływających terminach. Program pozwala także na tworzenie i edytowanie dokumentów jednocześnie przez kilka osób. Jedynym minusem jest fakt, że Basecamp jest płatny – koszty wahają się w granicach 20-150 dolarów miesięcznie, w zależności od ilości użytkowników.

4. PM Compass

PM Compass

PM Compass to polski produkt, który ma wielu zadowolonych użytkowników. Do głównych funkcji PM Compass należy zarządzanie projektami, gromadzenie i edytowanie plików, dokumentów i obrazów, wewnętrzna komunikacja członków zespołu, zarządzanie budżetem projektu oraz raportowanie czasu pracy. Jest to program płatny, jego koszty wahają się w granicach 30-100 złotych miesięcznie.

5. TeamWork Projects

TeamWork Projects

TeamWork Projects to narzędzie, z którego korzystamy w Coraz Lepszej Firmie. TeamWork zwiększył wydajność całego zespołu i usprawnił naszą komunikację. Program pozwala w intuicyjny sposób zarządzać zadaniami oraz mierzyć czas ich realizacji. Pracownicy mają dostęp do aktualnie realizowanych zadań oraz widzą ich postęp. Bardzo wygodnym sposobem komunikacji jest wewnętrzny czat oraz możliwość komentowania zadań. Bardzo przydatną funkcją są statystyki, które pozwalają zarządzać i kontrolować swoją wydajność. Korzystanie z TeamWorka jest płatne, gdy zarządzasz więcej niż dwoma projektami. Koszty oscylują w granicach 24-250 dolarów miesięcznie.



Programów do zarządzania projektami (zarówno tych darmowych, jak i płatnych) jest dużo więcej. Ważne jest, aby wybrać taki, który spełni nasze oczekiwania, a pracę całego zespołu usprawni, zamiast ją utrudniać. Powodzenia w szukaniu odpowiedniego narzędzia! :)

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.