Zarządzanie zespołem

Jak zwalniać pracowników?

Monika Madejska

Podjąłeś decyzję o zwolnieniu pracownika. Powodów może być wiele. Po stronie pracownika mogła to być utrata zaufania, niska jakość pracy mimo procesu przygotowania, brak dopasowania do kultury organizacyjnej, nieprzestrzeganie zasad i wartości firmy, brak współpracy z zespołem, spóźnianie się i zawalanie terminów projektów. Być może musisz zwolnić ludzi z powodu sytuacji finansowej w firmie lub zmian organizacyjnych.

Tak czy inaczej stoi przed Tobą trudne zadanie, które budzi wiele wątpliwości i obaw. Jest tym trudniej, jeśli to jedno z Twoich pierwszych zwolnień lub miałeś przykre doświadczenia w przeszłości związane z rozstaniem się z pracownikiem.

Ten artykuł ma Ci pomóc w przejściu przez tę niełatwą sytuację i dać konkretne wskazówki, jak przeprowadzić ten proces z możliwie najmniejszymi konsekwencjami dla pracownika i firmy.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Zanim przejdziemy do sedna, musisz wiedzieć dwie rzeczy. Po pierwsze trzymaj się zasady “długo zatrudniać, szybko zwalniać”. Rekrutacja i selekcja pracowników do Twojej firmy to jedno z najważniejszych zadań, jakie stoi przed Tobą jako właścicielem. Jeśli nie poświęciłeś wystarczająco dużo czasu i staranności, aby zrekrutować odpowiedniego człowieka, to krzywdzisz w ten sposób zarówno jego, jak i swoją firmę. Jak to zrobić właściwie, dowiesz się między innymi z artykułów: 10 błędów w zatrudnianiu, które popełniają właściciele małych firm, Nie ma leniwych pracowników, są tylko..., Narzędzia, które mogą pomóc Ci zatrudnić najlepszych pracowników.

Jeśli jesteś pewien, że dany pracownik nie jest w stanie przynieść firmie korzyści, a nawet powoduje straty, działaj szybko i sprawnie. Przeciąganie tej decyzji nikomu nie służy – ani firmie, ani zespołowi, ani pracownikowi przewidzianemu do zwolnienia. Przedłużasz tylko cierpienie, jakie wszyscy w związku z tym przeżywacie.

Druga sprawa to szczera i uczciwa odpowiedź na pytanie, jaki błąd popełniłeś w przypadku tego pracownika. Może zatrudniłeś go pochopnie licząc, że jakoś to będzie i jakoś sobie poradzi? A może niewystarczająco przygotowałeś go do zadań, jakie miał wykonywać na swoim stanowisku? Weź odpowiedzialność za sytuację, która ma miejsce. Bardzo rzadko jest tak, że wina leży wyłącznie po stronie pracownika. Równie często to konsekwencja błędów i zaniedbań po stronie przedsiębiorcy. Wyciągnij wnioski z tego doświadczenia i popraw proces przy kolejnej rekrutacji.

Zastanów się również, czy pracownik, którego zamierzasz zwolnić, dostał wystarczająco dużo korygujących informacji zwrotnych. Zadziwiająco często zdarza mi się słyszeć, że przedsiębiorcy nie mówią pracownikom, że są niezadowoleni z ich pracy. Przez tygodnie i miesiące pracownik żyje w przekonaniu, że wszystko jest w porządku i jest ogromnie zaskoczony decyzją o zwolnieniu z pracy. Nie dopuszczaj do takich sytuacji. Komentuj na bieżąco zachowania pracownika, aby wiedział, jak jest oceniany. I dawaj mu szansę na poprawę, dając konkretne wsparcie. Dopiero wtedy, gdy jasne komunikaty i pomoc nie przynoszą rezultatów, możesz mieć pewność, że podjąłeś słuszną decyzję. A pracownik nie będzie zaskoczony Twoim postanowieniem.

Przygotowanie do spotkania

Przed spotkaniem, na którym powiesz o swojej decyzji, przygotuj się od strony formalnej i prawnej. Skonsultuj się z kimś, kto zna się na sprawach kadrowych i przygotuj prawidłowe wypowiedzenie. Najkorzystniejsze dla obu stron jest wypowiedzenie za porozumieniem i warto taką właśnie opcję zaproponować.

Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to zwolnić pracownika bez podpisania stosownych dokumentów. Konsekwencją może być długotrwałe zwolnienie lekarskie i konieczność pokrycia kosztów z tym związanych.

Kolejne zadanie na etapie przygotowania to podjęcie decyzji o tym, co się będzie działo po zwolnieniu pracownika. Czy ma on nadal wykonywać swoje obowiązki do zakończenia okresu wypowiedzenia, czy zwolnisz go z obowiązku pracy? Co z danymi dostępowymi do komputera i systemów firmowych? Co z ewentualnym ubezpieczeniem grupowym? Kto przejmie obowiązki pracownika w związku z jego odejściem? Musisz znać odpowiedzi na te wszystkie pytania, zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem.

Zostaje jeszcze kwestia poinformowania zespołu o zwolnieniu. Pamiętaj, że ta sytuacja zachwieje poczuciem bezpieczeństwa u innych pracowników. Poczują się niepewnie i będą potrzebowali konkretnych informacji.

Najlepiej poinformować kluczowe osoby w zespole o podjętej decyzji. Pozostali pracownicy powinni zostać poinformowani o sytuacji po odbyciu rozmowy z pracownikiem. Ideałem byłoby zebrać zespół i powiedzieć krótko, jasno i na temat, że podjąłeś taką decyzję. Warto, abyś podał ogólne powody, ale bez wchodzenia w szczegóły czy dyskredytowania byłego pracownika. Pamiętaj również, że informacja o zwolnieniu i jego przebiegu rozniesie się po firmie z szybkością błyskawicy. Bądź spójny w tym, co mówisz ludziom i zwolnionemu pracownikowi. Najlepiej jest zapisać sobie te kilka zdań, które chcesz przekazać, aby nie “popłynąć” w komentowanie sytuacji. To ma być przekazanie informacji, a nie dyskusja panelowa.

Jeśli zwolnienie spowodowane było powodem dyscyplinarnym, warto przy okazji podkreślić zasady i wartości panujące w firmie. Niech ludzie z zespołu zobaczą, że traktujesz je poważnie i tego samego wymagasz od nich. Tylko przekaż to bez pretensji i żalu. Po prostu spokojnie i rzeczowo przypomnij o fundamentach, na których opiera się firma.

Przebieg rozmowy

Masz już przygotowane wszystkie niezbędne dokumenty w zależności od umowy podpisanej z pracownikiem (dobrze mieć opcję wypowiedzenia za porozumieniem stron oraz z winy pracownika). Bądź przygotowany na wszelkie ewentualności.

Jeśli spodziewasz się problemów ze strony pracownika, warto pomyśleć o świadku podczas rozmowy. Ograniczy to trudności w sytuacji wystąpienia do Sądu Pracy.

Można rozważyć nagranie takiej rozmowy. Pamiętaj jednak, że musisz uzyskać zgodę pracownika. Inaczej zwyczajnie złamiesz prawo.

Umów się z pracownikiem z wyprzedzeniem. To może być dzień lub dwa. Zorganizuj okoliczności tak, aby nikt Wam w trakcie rozmowy nie przeszkadzał. Wyłącz lub wycisz swój telefon.

Takie rozmowy przeprowadza się zwykle albo na początku, albo na końcu dnia pracy. Ale nie ma tu jednej ścisłej reguły, bo wszystko zależy od specyfiki firmy. Zastanów się, jaka opcja byłaby najlepsza dla Ciebie i zwalnianego pracownika.

Rozmowa ma być krótka i rzeczowa. To bardzo trudna sytuacja dla obu stron i nie ma co jej przedłużać. Daruj sobie propozycję kawy i ciasteczka.

I teraz najważniejsze – napisz sobie dokładnie, co chcesz powiedzieć i powiedz tylko to. Im mniej, tym lepiej w tym przypadku. Bezwzględnie trzymaj się słów, które sobie przygotowałeś. I unikaj słowa “zwalniam Cię / jesteś zwolniony”. To taka dobra zasada nieco zmiękczająca cały przekaz. Lepiej jest użyć słów “rozstajemy się”, czy “opuszczasz szeregi firmy”.

Poniżej znajdziesz przykładowy przebieg takiej rozmowy między Agnieszką a Przełożonym.

Przełożony: Agnieszko, wiem, że starałaś się pracować rzetelnie. Niestety, Twoje wyniki nie są satysfakcjonujące. W ostatnich miesiącach nie oddałaś dwóch zadań na czas i straciliśmy duże zamówienie. Nie mogę zaakceptować takiej sytuacji, dlatego musimy się rozstać.

Agnieszka: Jak to? Jestem zwolniona?

P: Tak, musimy się rozstać. Przykro mi, że nasza współpraca się nie udała.

A: Wiem, że mogę pracować lepiej. Proszę dać mi jeszcze jedną szansę!

P: Agnieszko, dawałem Ci już szansę i wsparcie, pamiętasz? Podjąłem ostateczną decyzję.

A: Ale ja się uczę. Jestem coraz lepsza w tej pracy.

P: Rozumiem Agnieszko. Próbowaliśmy wdrożyć Cię do pracy, ale rezultaty nie są satysfakcjonujące. Musimy się pożegnać.

A: A co z innymi stanowiskami? Może na innym się sprawdzę? Bardzo lubię tę firmę.

P: Przykro mi Agnieszko, ale tak będzie lepiej. Wszyscy bardzo Cię polubiliśmy i to jest dla nas wszystkich trudna sytuacja. Jednak bardzo dobrze przemyślałem tę decyzję i jestem jej pewien. Wierzę, że znajdziesz pracę, w której będziesz osiągała znakomite wyniki.

A: Rozumiem…

P: Agnieszko, proponuję wypowiedzenie za porozumieniem stron. Dostaniesz trzymiesięczne wynagrodzenie zgodnie z Twoją umową o pracę. Proszę, byś do końca tego tygodnia przekazała swoje obowiązki Dorocie. Piątek to będzie ostatni dzień Twojej pracy. Będziesz miała czas, aby pożegnać się z zespołem. Podpisz proszę te dokumenty z dzisiejszą datą.

Poniżej scenariusz rozmowy dotyczącej nie przedłużenia umowy po okresie próbnym. Ta rozmowa była przeprowadzona zdalnie i nagrywana.

Dzień dobry Agnieszko.

Na wstępie proszę o możliwość nagrania naszej rozmowy. Mogę Ci ją potem udostępnić, jak będziesz chciała. Jeśli nie wyrazisz zgody, przejdziemy na komunikację pisemną.

Dziękuję za zgodę.

Agnieszka, przeanalizowaliśmy wyniki Twojej pracy i podjęliśmy decyzję o rozwiązaniu umowy.

Są trzy główne powody, dla których nie widzimy możliwości dalszej współpracy:

  1. Masz dużą wiedzę teoretyczną i potrafisz ją bardzo skutecznie zaprezentować, ale nie przekłada się ona na praktykę pracy z klientem.
  2. Twoja postawa wobec innych członków zespołu jest dla nas nie do zaakceptowania.
  3. Mamy poważne wątpliwości co do twojej szczerości. Mamy wrażenie, że co innego myślisz, co innego mówisz, a co innego robisz. Takie zachowanie jest również dla nas nie do zaakceptowania.

Zgodnie z umową o pracę przysługuje Ci 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Firma zwalnia Cię z obowiązku świadczenia pracy w tym okresie. Oczywiście otrzymasz za ten czas wynagrodzenie.

Proszę, abyś odesłała pocztą książki, telefon oraz słuchawki.

W imieniu całego zespołu dziękuję za dotychczasową współpracę i życzę Ci znalezienia odpowiedniego miejsca pracy.

Podczas rozmowy, na której zwalniasz pracownika, pamiętaj o trzech zasadach:

  1. Powstrzymaj się od potrzeby chwalenia i “łagodzenia” sytuacji komplementami. To wprowadza niepotrzebne zamieszanie w odbiorze.
  2. Pokaż sympatię, ale bądź stanowczy w swojej decyzji.
  3. Unikaj wchodzenia w dyskusję i przerzucania się argumentami. Tu nie chodzi o to, kto ma rację i jakie są punkty widzenia. Dyskusja jest dobra przy rozmowie oceniającej.

Emocje w trakcie zwalniania pracownika

Wiem, że zwalnianie pracownika to jedno z najtrudniejszych zadań, jakiego doświadczysz w roli przedsiębiorcy. Robiłam to wielokrotnie i zawsze wiązało się to z dużymi emocjami. Dlatego musisz zadbać najpierw o siebie i swoje emocje w tym trudnym momencie.

Dzień przed rozmową dobrze się wyśpij i wypocznij. Kilka godzin przed rozmową unikaj kawy i innych stymulantów. Dodatkowe pobudzenie kofeiną podkręci tylko Twoje emocje. Przed rozmową wycisz się i koniecznie bądź najedzony. Głód potęguje odczuwanie emocji, szczególnie złości. Zrób coś, co Cię odpręży: obejrzyj kabaret na YouTube, idź na spacer, poczytaj rozluźniającą książkę. Zrób wszystko, aby wejść w stan pozytywnych, a przynajmniej neutralnych emocji. Ja przed zwolnieniem kogoś z pracy robię seans relaksacyjny, aby mieć zdolność do kontrolowania emocji.

W trakcie rozmowy, jak będziesz czuł coraz większe napięcie, staraj się świadomie oddychać. Skupiaj się na swoim oddechu choćby na kilka sekund. I zdystansuj się do sytuacji. Wejdź niejako w rolę, jak George Clooney w filmie “Chmury”, w którym zagrał człowieka zwalniającego setki ludzi.

Swoją drogą może warto obejrzeć ten film, aby zobaczyć ciekawe triki “eksperta od zwalniania ludzi”? Na przykład taki, jak koronne zdanie, które wypowiada Clooney podczas każdej rozmowy ze zwalnianym pracownikiem: “Panie Kowalski, niestety musi pan zwolnić zajmowane stanowisko. Te słowa nie są przyjemne, wszyscy lękamy się zmian, ale każdy z wielkich tego świata był kiedyś w takiej sytuacji. I tylko dzięki temu wspiął się na szczyt”.

Najtrudniejszy moment w trakcie rozmowy zwalniającej to płacz pracownika, szczególnie jeśli pracownik jest kobietą. Mężczyźni częściej reagują złością. Zachowaj spokój, kiedy doświadczysz takiej sytuacji. Nastaw się wręcz psychicznie, że ona się wydarzy. Najlepiej wyobraź sobie najgorszą wersję takiej sytuacji, aby móc się przygotować na nią psychicznie.

I przede wszystkim pamiętaj, dlaczego to robisz. Jesteś odpowiedzialny za całą firmę, nie tylko za los jednego pracownika. On sobie poradzi, jest dorosłą osobą. Prawda jest taka, że wyświadczysz mu ogromną przysługę. Jeśli nie radzi sobie w Twojej firmie, to to nie jest miejsce dla niego. Po co ma się męczyć? Może kolejna praca, jaką znajdzie, będzie do niego świetnie dopasowana i odniesie w niej spektakularny sukces?

Moje doświadczenie pokazuje, że w wielu sytuacjach, kiedy zwolniłam pracowników, byli mi za to wdzięczni z perspektywy czasu. Jedni nabrali odwagi do realizacji swoich pasji, inni wzięli pełną odpowiedzialność za swoje życie. Jeszcze inni znaleźli lepiej dopasowane miejsce pracy, w którym mogli się realnie rozwijać. Coś, co wydaje się tragicznym końcem, często jest początkiem czegoś dobrego.

Monika Madejska

Coraz Lepszy Ekspert Rozwoju Talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.