Rekrutacja

10 błędów w zatrudnianiu, które popełniają właściciele małych firm

Monika Madejska

Zastanawiasz się, dlaczego kolejni zatrudniani przez Ciebie ludzie, kompletnie nie sprawdzają w pracy? Albo zbyt szybko z tej pracy odchodzą? Zdaję sobie sprawę z tego, że rekrutacja jest raczej akcyjnym zadaniem w firmie i dlatego niewielu przedsiębiorców jest do niej właściwie przygotowanych. Dla mnie – osoby, która rekrutuje niemal codziennie, mnóstwo spraw jest oczywistych i nie sprawiają mi one już prawie żadnego wysiłku, jednak dla Ciebie, drogi Przedsiębiorco, to raczej teren dziewiczy. Aby ułatwić Ci ten proces, opisałam 10 najczęstszych błędów, z którymi spotykam się w trakcie wspierania przedsiębiorców w rekrutacji pracowników do ich firm. Wierzę, że przeczytanie tego artykułu pomoże Ci uniknąć przynajmniej kilku z nich.

Błąd 1: Nie wiesz, kogo właściwie szukasz do pracy

Jak nie wiesz, czego szukasz, to jakim cudem masz to znaleźć?

Jakiś czas temu zadzwonił do mnie przedsiębiorca z prośbą, abym pomogła mu ocenić kandydatkę do pracy w dziale marketingu. Wyobraź sobie moje zdziwienie, gdy okazało się, że ten przedsiębiorca sam nie wiedział, jakie ma względem takiego pracownika oczekiwania i jak wyobraża sobie zakres jego obowiązków. Myślał, że wystarczy, że prześle mi ogłoszenie o pracę i na jego podstawie będę w stanie ocenić, czy dany kandydat się do tej pracy nadaje, czy nie. Otóż nie, drogi przedsiębiorco, tak to nie działa :)

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Kupowałeś kiedyś komputer? Poszedłeś do sklepu i powiedziałeś: Komputer poproszę? A sprzedawca na to: Proszę, oto komputer. Ma dysk taki i śmaki, kartę graficzną tą i ową oraz matrycę kolorową . Wziąłeś komputer i zachwycony poszedłeś na nim pracować. Tak było? No, mam nadzieję, że nie...

Zanim kupisz komputer zastanawiasz się, do czego właściwie będziesz go potrzebował, jakie parametry są dla Ciebie jest ważne, a jakie nie mają większego znaczenia. Ja z pewnością nie zapłacę za wypasioną kartę graficzną, ale zapalony gracz Warcrafta już bardzo chętnie. Ja zawsze kupuję matową matrycę ekranu, bo lubię pracować na świeżym powietrzu i słońcu, a Ty pracujesz wyłącznie w pomieszczeniach i cenisz sobie jakość obrazu, więc wybierzesz matrycę błyszczącą. Ty być może nie będziesz chciał pracować na monitorze 10-calowym, ale przedsiębiorca, który dużo podróżuje i owszem...

Widzisz o co mi chodzi? Musisz wiedzieć, czego chcesz, aby móc kupić odpowiedni komputer. Myślisz, że z pracownikami jest inaczej? Musisz wiedzieć czego od nich oczekujesz, abyś miał chociaż cień szansy na to, że to uzyskasz.

Rozwiązanie: bardzo precyzyjnie określ to, kogo rzeczywiście potrzebujesz. Więcej na temat tego, jak określić wymagania wobec przyszłego pracownika, znajdziesz w artykule 6 pytań, które musisz sobie zadać, aby zatrudnić najlepszego pracownika.

Błąd 2: Nie wiesz do jakiej pracy szukasz pracownika

W trakcie wakacji miałam przyjemność rozmawiać z właścicielką firmy audytorskiej. Właśnie wstawiła ogłoszenie na wysoko płatne portale z ofertami pracy. Zadałam typowe dla mnie pytania w takiej sytuacji: Do czego potrzebujesz tego człowieka? Co on ma Ci załatwiać? Jaki jest cel tego stanowiska? W czym ten człowiek ma Ci pomóc lub Cię odciążyć? Dawno nie widziałam takiego zdumienia… chwilę trwało, zanim doszła do siebie i odpowiedziała mi z rozbrajającą szczerością: No nie wiem jeszcze… po prostu mam tyle pracy, że się nie wyrabiam i potrzebuję kogoś do pomocy.

Taka sytuacja pojawia się najszczęściej w firmach, które nia mają określonych żadnych procesów i standardów postępowania, nie mają spisanych procedur i instrukcji. W związku z tym nie bardzo wiadomo, które z tych rzeczy musi robić przedsiębiorca, a które można spokojnie oddelegować pracownikowi.

Rozwiązanie: opisz procesy w swojej firmie w formie diagramu, czyli rozpisz krok po kroku najwłaściwszy sposób wykonywania najważniejszych zadań w firmie. Przykład takiego diagramu możesz odnaleźć w książce pt. Zarządzanie jakością.

Diagram"

Błąd 3: Nie wdrożyłeś pracownika do pracy

To jeden z najczęściej spotykanych błędów, który skutkuje zaprzepaszczeniem wysiłków i środków włożonych w rekrutację pracownika. Zatrudnienie człowieka i zostawienie go na pastwę losu lub przekazanie “ogólnych” informacji z hasłem: “przyglądaj się i ucz” to sytuacja niedopuszczalna!

Pamiętam doskonale rekrutację na Regionalnego Kierownika Sprzedaży do jednej z firm, którą wspierałam w tym procesie. To była firma zatrudniająca ponad 30 osób oraz mająca kilkanaście lat doświadczenia na rynku. Jakież było moje zdziwienie, gdy się okazało, że właściciele firmy nie mają zaplanowanych żadnych wdrożeń i szkoleń wprowadzających do pracy, a chcieli zatrudnić pracownika, który miał pracować z daleka od siedziby firmy, w różnych regionach kraju.

Zapytałam wówczas właściciela, nie kryjąc zdumienia: Zbyszek, w jaki sposób dotychczas wprowadzałeś ludzi do firmy?, w odpowiedzi usłyszałam: Zatrudniałem, dawałem laptopa, telefon, byli na kilku spotkaniach z moim handlowcem i mieli sobie poradzić. Monika, to są dorośli ludzie, ja tu przedszkola nie będę urządzał. Co oni nie wiedzą, jak mają pozyskiwać klienta i sprzedawać? Odpowiedziałam: Zbyszek, problem polega na tym, że oni nie wiedzą, jak pozyskuje się klienta i sprzedaje U CIEBIE w firmie. Jakie są Twoje kryteria sukcesu oraz standardy obsługi klienta. Nie wiedzą, jakie są zasady panujące w firmie – co im wolno, a czego nie. Nie wiedzą również, czego konkretnie od nich oczekujesz oraz jakie są Twoje priorytety. Widzisz Zbyszek, oni nie potrafią czytać w myślach… Zatrudniamy przecież Kierownika Sprzedaży, a nie jasnowidza ;)

Rozwiązanie: przemyślane i zaplanowane wdrożenie nowego pracownika do firmy. W każdej firmie będzie to wyglądało nieco inaczej, niemniej rezultatem powinna być pełna świadomość pracownika przynajmniej w poniższych zakresach:

  • Jaka jest wizja firmy, w której pracuje (czym firma jest dla właściciela)? Jakie wartości w firmie są najważniejsze i nienegocjowalne (jakie są wartości właściciela)?
  • Na czym dokładnie polega praca (opis stanowiska)?
  • Jaki cel pracownik powinien osiągnąć (wyznaczenie celów)?
  • Jaki mu idzie (ocena poziomu wykonania zadań)?
  • Co pracownik powinien zrobić, aby poprawić swoje wyniki (plan rozwoju)?
  • Do kogo ma się zwracać z bieżącymi pytaniami o pracę (pracownik nadzorujący)?
  • Gdzie znajdują się najważniejsze informacje dotyczące jego pracy?

Metody wdrożenia nowego pracownika są różne, począwszy od szkoleń, warsztatów, przez instrukcje na stanowisku pracy, aż po mentora w postaci bardziej doświadczonego pracownika. Fajnie sprawdzają się instruktażowe filmiki, materiały, w których opisane są najważniejsze wartości i wizja firmy czy infografiki, czyli instrukcje w formie graficznej.

Błąd nr 4: Zatrudniłeś pracownika i pracujesz jak dawniej

Zmienić pracownika jest łatwiej niż zmienić swoje przyzwyczajenia, na przykład te dotyczące robienia wszystkiego samemu. Pod tym zachowaniem kryje się najczęściej jedno z trzech przekonań:

  • Nikt nie zrobi tego tak dobrze, jak ja
  • Nie mam czasu na delegowanie
  • Ludzie są nieodpowiedzialni

Tego, jak trudno jest zmienić te przekonania, doświadczyłam podczas pracy z kobietą, która założyła firmę w oparciu o swoją pasję. Justyna kochała swoją pracę, była w niej znakomita, więc klienci chętnie jej usługi polecali dalej. Zamówień w firmie było coraz więcej, w końcu zrobiło ich się tak dużo, że konieczne było zatrudnienie osoby do pomocy na pełen etat. Wszystko szło dobrze – stworzyłyśmy idealny profil stanowiska, znalazłyśmy znakomicie dopasowaną osobę, Justyna profesjonalnie wdrożyła ją do pracy. Pojawił się jednak problem – psychiczna niemożność właścicielki do oddania części swojej pracy nowo zatrudnionemu pracownikowi. “Wszystko przecież musi być idealne i nikt poza mną idealnie tego nie zrobi”– broniła się uparcie Justyna. Chwilę trwało zanim przepracowałyśmy to fatalne przekonanie. Mam wrażenie, że przełomu dokonał przykład wzięty z mojego życia…

Zatrudniam panią, która sprząta w moim mieszkaniu. Lubię mieć czysto, ale nie lubię tracić czasu na gruntowne porządki (a najbardziej na świecie nienawidzę czyścić kabiny prysznicowej). Zatrudniając Panią, popełniłam ten sam błąd, który popełniła Justyna. Kupiłam Pani wszystkie produkty do sprzątania, oprowadziłam ją po mieszkaniu i pokazałam, na czym szczególnie mi zależy. A później zadowolona wróciłam do swoich zajęć.

Byłam strasznie rozczarowana, kiedy okazało się, że ta pani układa talerze inaczej niż ja, składa ubranie w kostkę, a nie na pół oraz nie rozprasowuje ramion w moich bluzkach. W mojej głowie pojawiła się myśl: “nikt tego nie zrobi tak dobrze, jak ja”. Na szczęście niechęć do sprzątania i prasowania wygrała, postanowiłam więc zrobić pani listę zadań wraz ze standardami jakościowymi. Poniżej cytuję kilka linijek stworzonego elaboratu:

Tabelka"

To się może wydawać zabawne, ale dzięki temu nie denerwuje się, że coś jest zrobione nie tak, jak ja bym chciała. I dzięki temu nie mam problemu z oddawaniem zadań związanych ze sprzątaniem i prasowaniem :)

Rozwiązanie: przygotuj się mentalnie i narzędziowo do oddania części swoich obowiązków. Pomoże Ci w tym określenie szczegółowych standardów wykonania czynności, przeczytanie książki Jednominutowy menedżer spotyka małpę oraz wdrożenie jakiegoś, choćby najprostszego systemu do zarządzania zadaniami pracowników.

Błąd 5: Zatrudniłeś pracownika z innych powodów niż dopasowanie do stanowiska

Litość, przysługa, dobra wola, bliska rodzina… różne odpowiedzi słyszałam na pytanie, dlaczego została zatrudniona osoba, która zwyczajnie nie pasuje ani do firmy, ani do zadań na danym stanowisku. Wiesz, że takie postępowanie to krzywdzenie, a nie pomaganie tej osobie?

Popatrz na to z tej perspektywy: pracujesz w firmie, w której źle się czujesz i ludzie dziwnie się na Ciebie patrzą... Robisz rzeczy, które niespecjalnie lubisz, więc musisz się strasznie męczyć, aby cokolwiek wykonać… Czujesz, że jesteś tutaj nie z powodu swojego osobistego osiągnięcia, ale innych zewnętrznych względów... Twoje poczucie własnej wartości spada każdego dnia do momentu, kiedy już kompletnie przestajesz w siebie wierzyć. Kto inny chciałby Cię zatrudnić skoro jesteś taki beznadziejny? Kurczowo więc trzymasz się stołka, którego w rzeczywistości nie chcesz, w firmie, która w rzeczywistości nie chce Ciebie.

Nadal myślisz, że to taki dobry pomysł “pomagać ludziom” w ten sposób? Skrajnego przykładu takiej sytuacji doświadczyłam w jednej z rodzinnych firm produkcyjnych, która zatrudniała połowę swojej rodziny. Jaki był tego rezultat? Nieszczęśliwe przedszkolanki na stanowiskach administracyjnych oraz sfrustrowany menedżer, bez nadziei na wysoką jakość pracy.

Rozwiązanie: niech dopasowanie do stanowiska stanie się nienegocjowalnym warunkiem przyjęcia do pracy, w tym osób z rodziny i znajomych. Nie mam nic przeciwko zatrudnianiu ludzi, których znamy, pod warunkiem, że obejmują ich takie same kryteria, jak każdą inną osobę. Nie twierdzę, że łatwo jest odmawiać tego typu prośbom (ja również je dostaję), niemniej warto się tego nauczyć – dbamy w ten sposób zarówno o dobro swoje, jak i tych osób.

Błąd 6: Napisałeś ogłoszenie o pracę w stylu “lep na muchy”

Jak myślisz, ile aplikacji powinno do Ciebie spłynąć, gdy zamieścisz w internecie ogłoszenie o pracę? Słyszałam różne odpowiedzi – wahają się między 10, a trochę ponad 100 zgłoszeń. A jaka jest właściwa odpowiedź? Idealne ogłoszenie o pracę to takie, na które odpowiada jeden kandydat i to jest kandydat właściwy – słowa te wypowiedział Michael Armstrong, wybitny ekspert w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi.

Najgorsze, co można zrobić w ogłoszeniu o pracę, to użyć w nim sztampowych określeń, których używają wszyscy inni oraz dać niezrozumiałą (bądź wprowadzającą w błąd) nazwę stanowiska i niczym się nie wyróżnić na tle niemałej konkurencji, szczególnie w dużych miastach.

Rozwiązanie: pisz ogłoszenie sprofilowane pod osobowość idealnego kandydata, używając bliskich mu sformułowań oraz słów, które przyciągają jego uwagę. Staraj się wyróżnić na tle konkurencji, przeglądając wcześniej ogłoszenia w kategorii, w której chcesz umieścić ogłoszenie. Poproś o pomoc znajomego copywritera lub poczytaj o zaawansowanych wzorcach językowych. I pamiętaj – pisz prawdę, i tylko prawdę. Możesz ją co najwyżej ładnie ubrać w słowa.

Błąd 7. Skupiłeś się na doświadczeniu, zamiast na osobowości

Podobno zatrudnia się ludzi za to, co potrafią i jakie mają doświadczenie, a zwalnia za to, kim i jacy są. W pełni zgadzam się z tym stwierdzeniem. Nie ma nic gorszego, niż zatrudnić wybitnego specjalistę, z którym nie da się współpracować, bo nie potrafi się komunikować, jest kłótliwy, dogmatyczny czy arogancki.

Są rzeczy, które możesz zmienić i których możesz oczekiwać od pracownika jako pracodawca i są takie, których nie możesz. Możesz mnie poprosić, abym wypełniała CRM po każdym kontakcie z klientem (zachowanie pod kontrolą), ale nie możesz prosić mnie o to, bym była wyższa, czy miała inną ekspresję (cechy stałe). Możesz mi pomóc lepiej się zorganizować (dając aplikację), ale nie możesz oczekiwać, że z dnia na dzień stanę się “super-ogarniaczem” (bo nie bardzo mam na to wpływ).

Nie zmienisz naturalnych predyspozycji danej osoby, jej talentów oraz głównych cech osobowości. Możesz dać człowiekowi wiedzę oraz pomóc mu zdobyć umiejętności. Aby to jednak miało sens, musi być powiązane z naturalnymi talentami danej osoby. Zobacz na moim przykładzie: nie ma sensu inwestować we mnie ze szkoleniami z zarządzania czasem (lepiej dać mi aplikacje, która będzie mnie pilnować), ale ma sens szkolić mnie z pisania, bo lubię to robić.

Rozwiązanie: najpierw patrz na naturalne predyspozycje, talenty oraz osobowość (czyli to, czego nie można zmienić), dopiero potem sugeruj się doświadczeniem, wykształceniem i wiedzą. Na rynku jest wielu kandydatów do pracy, szczególnie tych młodych, których wykształcenie i doświadczenia zawodowe nijak się mają do tego, co powinni w życiu robić. W naszym kraju nie jest jeszcze powszechne profesjonalne doradztwo zawodowe w szkołach podstawowych, tak aby młody człowiek świadomie wybrał kierunek kształcenia. Udaje się to tylko nielicznym. Większość dowiaduje się o tym, co lubi robić, dopiero po pierwszych przypadkowych doświadczeniach zawodowych.

Błąd 8: Oczekujesz “supermena” za najniższą krajową

Bądź realistą i zrozum, że za najniższą krajową możesz zatrudnić niewykwalifikowanego pracownika, którego będziesz musiał wszystkiego nauczyć od podstaw. Nieuczciwe jest oczekiwanie znakomitych kandydatów, kiedy nie oferujesz atrakcyjnego wynagrodzenia. Nieporozumieniem jest również szukanie ludzi podobnych do Ciebie, bo takie przedsiębiorcze jednostki zakładają swoje firmy, a nie pracują dla kogoś :) Więcej na ten temat możesz przeczytać w artykule Pawła Królaka. Polecam przeczytać z uwagą.

Rozwiązanie: oczekuj kompetencji adekwatnie do oferowanego wynagrodzenia Czasem zdarzają się niezwykłe perełki, które w Twojej firmie rozkwitną i staną się super-pracownikami. Ale z reguły to, czy pracownik dobrze się sprawdza, ma większy związek z Twoim modelem biznesowym, procesami w firmie oraz sposobem zarządzania. Popracuj najpierw nad sobą i swoją firmą, zanim zaczniesz wymagać od innych.

Błąd 9: Zapraszasz na rozmowy “hurtowych wysyłaczy CV”

Pamiętam przedsiębiorcę, który z dumą powiedział mi, że ma ponad 100 zgłoszeń na ogłoszenie o pracę. Był przekonany, że to świadczy o zainteresowaniu jego ofertą, i że w takim razie na pewno uda mu się znaleźć odpowiednią osobę do pracy. Otóż niestety nie… Nie ilość, a jakość kandydatów jest ważna. Jeśli już kiedyś rekrutowałeś, to wiesz, że masa ludzi wysyła swoje dokumenty aplikacyjne gdzie popadnie, czasem nawet nie zmieniając nazwy firmy. Najgorsze, co możesz w tym kontekście zrobić, to czytać te CV i brać je pod uwagę w kolejnych etapach rekrutacji.

Rozwiązanie: wstaw w ogłoszeniu warunek przesłania CV, listu motywacyjnego oraz odpowiedzi na jakieś pytanie (np. Kiedy czuje się Pan szczególnie zmotywowany do pracy?) lub prośbę o ustosunkowanie się do jakiegoś stwierdzenia (np. Co dla Pana oznacza “dawanie przedsiębiorcom ulgi?”). Nie ma tutaj większego znaczenia jakość odpowiedzi, ale sama jej obecność. W rekrutacji, którą obecnie prowadzę, otrzymałam kompletne aplikacje (a nie samo CV) od niecałych 15% ludzi. Dzięki temu mogę się skupić na sensownych kandydatach, którym faktycznie zależy na pracy, a nie na dziesiątkach osób, które nawet nie wiedzą, gdzie wysłały swoje dokumenty. A wiesz co robię z aplikacjami, które mają tylko CV? Klikam przycisk “archiwizuj” lub “usuń” i nawet do nich nie zaglądam. Tobie rekomenduję to samo.

Błąd 10: Nie wykorzystujesz obecnych pracowników do poszukiwania nowych

Jeden przedsiębiorca, którego osobiście bardzo cenię jako człowieka, ma świetnie prosperującą firmę w branży IT i jako jedyny nie narzeka na brak zaangażowanych i lojalnych programistów. Wiedząc, że pozyskanie programisty to nie lada wyzwanie, zapytałam go kiedyś, jak to robi. Odpowiedź była dla mnie zaskakująca – wszystkich ludzi przyprowadził do firmy jego pracownik! Nie musiał nawet robić rekrutacji.

Myślę, że to pomysł warty rozważenia, jeśli jesteś naprawdę dobrym pracodawcą i masz pewność, że Twoi pracownicy wyrażają się w superlatywach o Twojej firmie. Pamiętaj, że nie mówimy tutaj o socjalistycznym kolesiostwie, ale o nowoczesnym networkingu. Zwróć uwagę, że w obecnych czasach mało kto poleciłby kogoś lub coś, do czego nie jest przekonany. Jest zatem bardzo duża szansa, że ludzie, których wskażą Twoi obecni współpracownicy, będą rzeczywiście godni zaufania. Nie sądzę, by ktoś chciał tracić twarz rekomendując nieodpowiedzialną osobę.

Rozwiązanie: włącz w rekrutację swoich obecnych pracowników. Niech powiedzą o tym w swoim środowisku lub umieszczą informację na Facebooku. Jeśli macie do siebie zaufanie i jesteś pracodawcą godnym polecenia, możesz liczyć na zaskakująco dobrych kandydatów.



Poznałeś 10 potencjalnych błędów, które możesz popełnić w trakcie zatrudniania nowych ludzi. Domyślasz się pewnie, że lista mogłaby być znacznie dłuższa. Zanim jednak przejdziesz do kolejnych zagadnień, postaraj się wyeliminować te kluczowe 10 błędów. Jestem pewna, że dzięki temu odczujesz wyraźną poprawę skuteczności w kolejnej rekrutacji do swojej firmy.

Monika Madejska

Coraz Lepszy Ekspert Rozwoju Talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.