Rekrutacja

4 fatalne pułapki, które sprawiają, że zatrudnienie nowego pracownika zamienia się w koszmar

Paweł Królak

Jak to się dzieje, że to, co miało stać się rozwiązaniem problemów w Twojej firmie, zamienia się w kolejny ogromny problem?

Przecież chciałeś dobrze, jak zawsze zresztą... W którymś momencie zauważyłeś, że się nie wyrabiasz z obecną pracą. Może nawet pomyślałeś, że przed Twoją firmą stoi niemała szansa i gdyby tylko udało Cię się uwolnić od części zadań, które wykonujesz teraz, to przecież tak dużo ważnych rzeczy mógłbyś zrobić... Jakie świetne efekty by to przyniosło!

Ale nie przyniosło! Bo zatrudniłeś pracownika, który miał być rozwiązaniem problemów... A potem poczułeś, że dopiero wtedy zaczęły się prawdziwe problemy!

Liczyłeś, że będzie solidnie pracował (przecież robił takie dobre wrażenie w czasie rozmowy kwalifikacyjnej!), a tu nic z tego...

Liczyłeś, że wniesie do firmy nowe pomysły i świeże spojrzenie, a on robi tylko to, co mu powiesz...

Liczyłeś, że dzięki temu odzyskasz mnóstwo czasu i będziesz wreszcie mógł odpocząć lub przynajmniej robić więcej tego, co naprawdę lubisz, a tymczasem pracujesz dłużej niż wcześniej... Bo nie dość, że nadal musisz wykonywać te wszystkie zadania, co dotychczas, to jeszcze mnóstwo czasu zajmuje Ci wytłumaczenie nowemu pracownikowi, co ma zrobić. A potem poprawianie tego, co robi źle...

Wielu przedsiębiorców chciałoby się obudzić z tego koszmaru... Niektórzy na skutek traumatycznych przeżyć związanych z rekrutacją stwierdzają, że dobrych pracowników na rynku nie ma... Że wszyscy tylko chcą dostawać pieniądze za nic... i w sumie dochodzą do wniosku, że lepiej było, gdy byli sami i może warto do tego wrócić... Więc zwalniają tego pracownika i nawet nie szukają nowego na jego miejsce. No, bo przecież "dobrych pracowników nie ma"...

Tymczasem problem leży w zupełnie innym miejscu.

To prawda, że zatrudnienie nowego pracownika może zamienić się w koszmar, ale jest to naturalną konsekwencją poważnych zaniedbań w trakcie samego procesu rekrutacji.

Pracując od lat z przedsiębiorcami, widzę, że zatrudniając nowych ludzi najczęściej wpadają w 4 groźne pułapki...

1. "Szybko, szybko", czyli brak czasu na przemyślenie procesu

Z jednej strony trudno się dziwić, że się spieszysz. Zatrudniasz pracownika prawdopodobnie dlatego, że potrzebujesz rąk do pracy tu i teraz, a nie za pół roku. Niewielu przedsiębiorców planuje biznes z takim wyprzedzeniem, by wiedzieć, kiedy należy zatrudniać. By dać sobie czas na spokojne i solidne przeprowadzenie całego procesu.

Z pewnością jeszcze mniej przedsiębiorców ma tak zaplanowaną strukturę stanowisk na różnych etapach rozwoju firmy, by wiedzieć, w jakiej kolejności pracowników rekrutować. No i jakie warunki muszą zostać spełnione, by daną rekrutację rozpocząć.

A tymczasem zobacz: przez rok pracownik będzie Cię kosztował kilkadziesiąt tysięcy złotych. A jeśli rekrutacja będzie nieudana, to zatrudnienie niewłaściwej osoby będzie Cię kosztowało (według badań) 150–200% jego rocznych zarobków. Gdybyś miał wydać te pieniądze na coś innego, to pewnie nie wypuściłbyś ich łatwo z rąk...

Gdyby to miał być np. samochód za kilkadziesiąt tysięcy lub jakaś maszyna do firmy produkcyjnej, to sporo czasu spędziłbyś na poszukiwaniu najlepszej możliwej opcji. Nie robiłbyś tego na szybko i w pośpiechu, bo miałbyś poczucie, że to są ciężko zarobione pieniądze i nie chciałbyś ich stracić...

Tymczasem gdy mamy zatrudnić nowego człowieka, odpalają się w nas mechanizmy, które sprawiają, że już tak łatwo nie widzimy pieniędzy, które za chwilę możemy zmarnować...

To bardzo groźna pułapka i nie ma tu chyba lepszego rozwiązania, niż po prostu sprowadzenie tego do twardych liczb. Policz sobie, ile ten pracownik będzie miesięcznie Twoją firmę "kosztował" (ze wszystkimi ZUSami i innymi haraczami na rzecz państwa). A potem przemnóż tę kwotę przez 24, czyli 200% rocznego wynagrodzenia. I sam zobaczysz, o jak dużą stawkę gramy... Chyba więc nie warto robić tego "po łebkach", tylko naprawdę się solidnie do tej rekrutacji przyłożyć.

W dobrze zarządzanej firmie to powinno wyglądać tak: po pierwsze powinieneś wiedzieć, jakich dokładnie pracowników będziesz potrzebować w przyszłości (łącznie z listą zadań dla nich)... Po drugie mieć przygotowany taki "sygnał", który Ci we właściwym momencie powie, że to już czas zacząć tego pracownika szukać, bo będzie potrzebny np. za 2 miesiące. U nas na przykład ustaliliśmy sobie taki sygnał w dziale sprzedaży – jak przekroczymy daną liczbę pozyskiwanych miesięcznie leadów, to wiemy, że czas zacząć szukać kolejnego sprzedawcy. Tu nie ma miejsca na przypadek i "wyczucie" – to są konkretne sprecyzowane liczby.

Jeśli wpadniesz w pułapkę "szybkiej rekrutacji", czyli robionej w ostatniej chwili w pośpiechu, to prawdopodobnie sam odbierzesz sobie szansę na zatrudnienie właściwego człowieka.

Bo tego czasu potrzebujesz po to, by naprawdę solidnie przemyśleć, co taka osoba ma robić, kto będzie właściwą osobą do takiej pracy, jak właściwe osoby do firmy przyciągnąć, jak wybrać te właściwe z grona wszystkich kandydatów, którzy się zgłoszą, a potem jak je właściwie wdrożyć. Bez tego wszystkiego naprawdę trudno liczyć na to, że znajdziesz tą właściwą osobę i że ona stanie się dobrym pracownikiem.

Tymczasem gdy pracuję z przedsiębiorcami, zawsze zaskakuje mnie, jak wielu z nich w momencie szukania nowej osoby do firmy nawet nie potrafi precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie, jakie dokładnie zadania ta osoba ma wykonywać. A to przecież zaledwie jedno z wielu pytań, na które po prostu musisz znać odpowiedź... I to jedno z tych najbardziej banalnych, inne są znacznie trudniejsze...

Na tym etapie chciałbym, byś zapamiętał bardzo istotną rzecz: rekrutacja jest procesem. Od tego, jak ten proces przygotujesz, będzie zależało, czy zatrudnisz właściwego człowieka, czy znajdziesz się w kolejnym koszmarze... Tu nie bardzo jest miejsce na "farta" czy przypadek – albo jest dobry proces i jego konsekwencją jest właściwy człowiek na właściwym miejscu... albo nie ma dobrego procesu i mamy kolejną wtopę.

2. Ogłoszenie typu "lep na muchy"

Zajrzyj sobie na dowolny portal z ogłoszeniami o pracę. Jak wygląda typowe ogłoszenie?

Zwykle zaczyna się od "zatrudnię osobę do pracy takiej i takiej", potem krótki i ogólny opis tego, co będzie robić, opis oczekiwań (gdzie główna koncentracja jest nastawiona na "minimum X–letnie doświadczenie"), a potem dosłownie kilka banalnych haseł, co firma oferuje (np. "oferujemy umowę o pracę", "atrakcyjne warunki zatrudnienia", "atrakcyjne wynagrodzenie"). I tyle! Jak ktoś jest zainteresowany, to niech wysyła CV...

Dziwisz się, że przy tak skonstruowanej ofercie wysyłają CV tylko najwięksi desperaci i "nałogowi wysyłacze cefałek" (nazywam tak osoby, które wysyłają po 100 identycznych CV dziennie)?

Nie wiem, dlaczego tak wielu przedsiębiorców zapomina, że ogłoszenie, że szukasz kogoś do pracy jest OFERTĄ i powinno zostać napisane z taką samą starannością, jak najlepsze oferty dla Klientów VIP. Jak mówiliśmy w poprzednim punkcie, sprawa dotyczy bowiem naprawdę sporych kwot, więc tutaj po prostu trzeba się postarać.

Podkreślam to z całą mocą: ogłoszenie to oferta sprzedażowa! Jak jest źle napisane, to albo psa z kulawą nogą nie zainteresuje... albo – co jeszcze gorsze – przyciągnie niewłaściwych kandydatów. A ci najlepsi nie poświęcą mu nawet 10 sekund...

Żeby było łatwiej to zrozumieć, znów odwołajmy się do przykładu samochodu...

Gdybyś zamieścił na jakimś portalu z ogłoszeniami hasło typu "szukam samochodu – ma być czerwony, szybki i się nie psuć" – to jak myślisz, kto by Ci na to odpowiedział? Czy jakikolwiek poważny dealer samochodowy miałby w ogóle ochotę wykonać do Ciebie telefon, czy przesłać ofertę? Pewnie sam przyznasz, że nie, bo to kompletnie niepoważnie wygląda. Na takie ogłoszenie odpowiedziałby tylko desperat, który koniecznie chce się pozbyć swojego samochodu (a często szuka frajera, któremu może wcisnąć złom z gatunku "Niemiec płakał jak sprzedawał")...

Zatem po pierwsze: pamiętaj o tym, że ogłoszenie to oferta sprzedażowa – ma przyciągać najlepszych kandydatów i pokazywać im, że Twoja firma to wymarzone dla nich miejsce pracy (a najlepiej jednocześnie zniechęcać wszystkich słabych kandydatów).

A po drugie: proste kryterium – jeśli na ogłoszenie nie odpowiedziało co najmniej 50 osób (o ile nie szukasz kogoś do hiperspecjalistycznej branży, ale to bardzo rzadkie przypadki), to znaczy, że jest mało atrakcyjne. Nie przyciąga, a dla czytelników tego ogłoszenia Twoja firma nie jest wystarczająco ciekawą alternatywą dla ich dzisiejszego miejsca pracy. Więc nawet nie pomyślą o aplikowaniu do Twojej firmy.

3. "On jest fajny", czyli wybór kandydata na podstawie błędnych założeń

Nawet jeśli ominiesz pierwsze dwie pułapki, czyli solidnie przemyślisz proces i napiszesz naprawdę dobre ogłoszenie, to czeka Cię kolejne zagrożenie, na którym wykłada się mnóstwo osób. Bardzo łatwo bowiem wpaść w pułapkę błędnej oceny kandydata...

Jest mnóstwo ludzi, którym wydaje się, że potrafią ocenić drugą osobę "w kilka sekund" albo na podstawie "pierwszego wrażenia"... Ale wystarczy choć trochę sięgnąć do podstawowej wiedzy psychologicznej, by dowiedzieć się, że to najczęściej wierutna bzdura! Mamy w głowie zbyt dużo mechanizmów (tzw. heurystyk wydawania sądów), które taką ocenę zaburzają. Bo kto robi na nas dobre pierwsze wrażenie? Osoby, które są podobne do nas. Z takimi ludźmi czujemy "chemię".

A najczęściej w dobrze przeprowadzonej rekrutacji nie szukasz osoby podobnej do siebie, tylko wprost przeciwnie – kogoś, kto będzie z przyjemnością robił te rzeczy, których Ty nienawidzisz. Kogoś, kto celowo będzie "nie–Tobą" po to właśnie, by mógł przejąć te najmniej fajne dla Ciebie zadania i wnieść nowe spojrzenie. Takiej osoby zwykle wcale nie polubisz na początku rozmowy kwalifikacyjnej.

Niezliczone badania i analizy procesów rekrutacji (także nasze) potwierdziły niezbicie, że "zatrudnianie intuicyjne" najlepiej po prostu wywalić do kosza, a zdać się na twarde fakty i jasne kryteria.

Widzę to zresztą po sobie. Mimo, że zrekrutowałem w życiu niemało osób, to nie ufam tutaj swojej "intuicji" i temu, jakie pierwsze wrażenie robi na mnie kandydat, bo kilkakrotnie się spektakularnie zawiodłem, co potem kosztowało moją firmę mnóstwo pieniędzy. Zamiast tego ufam procesowi, bo jeśli jest dobrze przeprowadzony, to zatrudnienie właściwego kandydata jest jego naturalną konsekwencją.

4. "Patrz i rób tak samo", czyli brak planu wdrożenia

Nawet gdy prawidłowo przejdziesz poprzednie etapy i wybierzesz świetnego kandydata, to bardzo łatwo możesz go popsuć, jeśli źle wdrożysz go do pracy...

A najgorsze co można zrobić na początku, to zbudować w nowym pracowniku wrażenie, że tak w sumie to nie wiadomo, co on ma robić i jak się tego nauczyć.

Niestety najczęściej wygląda to tak, że nowemu pracownikowi albo wcale nie przedstawia się zarysu obowiązków, albo przedstawia się ogólny w stylu "mydło i powidło"... A jedyny pomysł na przekazanie właściwej wiedzy i wyrobienie potrzebnych umiejętności ma polegać na obserwowaniu pracy bardziej doświadczonego kolegi. Czyli typowe "patrz, ucz się i rób tak samo, jak on".

To prawdopodobnie najgorszy możliwy sposób uczenia. Powoduje on zniechęcenie już na wstępie, niesamowicie wydłuża cały proces i jednocześnie w konsekwencji podnosi koszty. Innymi słowy: to czyste marnotrawstwo.

Pamiętam, że dokładnie ten sam błąd popełniałem na początku prowadzenia swojej pierwszej firmy. Gdy zatrudnialiśmy nową osobę np. do mailowej i telefonicznej obsługi klienta, to po prostu sadzaliśmy ją przy osobie, która już to umiała robić i tamta miała się uczyć, "obserwując w praktyce", jak to się robi. Jaki był tego efekt? Taki proces wymagał co najmniej 6 tygodni, by taka osoba mogła wejść sama w kontakt z klientami, a i potem wielokrotnie zawracała głowę innym pracownikom, gdy pojawiła się sytuacja, z którą nie spotkała się wcześniej.

A potem zrobiliśmy coś, co skróciło ten proces do jednego tygodnia (czyli 6–krotnie), drastycznie ograniczyło liczbę potencjalnych błędów i mocno zwiększyło zaangażowanie samego pracownika... Domyślasz się, co to było?

Przemyślany proces uczenia oparty o jasne i spisane instrukcje. Mówiąc krótko – zamiast się tylko przyglądać, taka osoba dostała konkretne procedury, co ma robić w danej sytuacji. I do tych procedur mogła w każdej chwili zaglądać. To 6-krotnie skróciło czas wdrożenia.

Jeśli dziś tego nie robisz, nie masz takich spisanych procedur dla nowego pracownika, to sam pakujesz się w kłopoty. A uwierz mi, liczyłem to wielokrotnie – czas zaoszczędzony na wdrożeniu nowego pracownika oznacza większe oszczędności finansowe, niż gdybyś odpuścił tworzenie procedur, bo... "nie mam czasu tego spisywać".

Jak zatem dobrze przeprowadzić rekrutację, by uniknąć tych wszystkich koszmarów?

Bardzo upraszczając: trzeba dobrze zacząć już na etapie planowania, a potem solidnie przeprowadzić zaplanowany proces. Jeśli etap planowania sobie odpuścisz lub przeprowadzisz go źle, w pośpiechu, to możesz z dużym prawdopodobieństwem założyć, że wszystko się posypie... Takie zaniedbanie mści się potem wielokrotnie, gdy popełniasz błędy na kolejnych etapach.

Co jest najważniejsze w takiej rekrutacji? To, żeby nowy pracownik pasował do tej konkretnej firmy i jej stylu bycia, pasował do szefa i jego stylu zarządzania, musi też oczywiście pasować do roli, którą mu wyznaczysz. DOPASOWANIE to słowo klucz – od niego tu wszystko zależy.

Jeśli znajdziesz właściwego człowieka i odpowiednio go wdrożysz do pracy, to on będzie solidnie pracował, angażował się, nie będziesz nawet musiał go zbyt mocno pilnować. Jeśli jesteśmy do danej pracy i środowiska wokół niej DOPASOWANI, to pracujemy z przyjemnością, nie trzeba nas motywować, sami chcemy się rozwijać... A dzięki temu wszystkiemu robimy to po prostu dobrze... Tak to działa.

Chcesz dowiedzieć się, co konkretnie zrobić i co przemyśleć? Razem z Moniką Madejską, naszą Ekspertką Rozwoju Talentów i specjalistką od rekrutacji, zidentyfikowaliśmy takich 6 kluczowych obszarów dopasowania pracownika. Każdy z tych obszarów jest bardzo ważny. I jeśli choćby w jednym z tych obszarów kandydat nie będzie pasował do firmy, to potem będziesz miał z takim pracownikiem poważny problem.

Stworzyliśmy dla Ciebie zestaw sprawdzonych wskazówek, w którym omawiamy te 6 obszarów oraz przedstawiamy zestaw kluczowych pytań, które musisz sobie zadać, by zatrudnić właściwą osobę...

Stworzyliśmy ten zestaw wskazówek i okazało się, że ma on... aż 46 stron napakowanych wiedzą, przykładami i konkretnymi poradami. A to znacznie wykracza poza możliwości jednego artykułu. Dlatego postanowiliśmy udostępnić Ci ten zestaw w formie kursu e–mailowego, w którym dzień po dniu (przez 7 kolejnych dni) dostaniesz kolejne lekcje, z których nauczysz się, jak zatrudnić właściwego człowieka.

Kurs "6 pytań, które musisz sobie zadać, by zatrudnić właściwego pracownika" jest całkowicie bezpłatny – zapisz się na niego od razu po tym artykułem.

Paweł Królak

Przedsiębiorca, strateg biznesowy i architekt systemów przyspieszających rozwój firmy, pasjonat niestandardowego marketingu, zarządzania i przywództwa. Coraz Lepszy Szef w Coraz Lepszej Firmie, wykładowca na studiach MBA, autor i współautor książek oraz niezliczonych artykułów branżowych.