Prawo biznesu

Jak napisać umowę, żeby Cię chroniła – o tym nie może zapomnieć żaden przedsiębiorca

Małgorzata Suchecka

Zawieranie umów to podstawowy element działania w biznesie. Plany i projekty przedsiębiorcy prędzej czy później krystalizują się w postaci umowy. Ona jest początkiem urzeczywistniania biznesplanu. To, jakiej treści umowę spiszesz, będzie ramowym programem, prowadzącym do realizacji Twoich celów i marzeń.

Aby odbyło się to płynnie, dopilnuj, by zawierany kontrakt zabezpieczał Cię także na wypadek niepożądanych okoliczności, takich jak niewywiązanie się z umowy przez drugą stronę. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • za brak jakich elementów w umowie sąd może ukarać Cię grzywną,
  • czym jest sposób reprezentacji i dlaczego może być istotny,
  • jak pisać w umowie o pieniądzach,
  • jakie elementy możesz zawrzeć w umowie, aby czuć się bezpiecznie.


Podstawowe dane, które muszą się znaleźć w umowie

Zacznę od elementów z pozoru oczywistych, jednak niezmiernie ważnych.

Przygotowując umowę, zacznij od jej nazwy, daty i miejsca zawarcia. Następnie przejdź do komparycji, czyli tzw. główki umowy, w której wskazujesz strony i określasz ich role w kontrakcie, np. zleceniodawca, zleceniobiorca.

Prawo, a dokładnie ustawa o krajowym rejestrze sądowym, jak również kodeks spółek handlowych, zobowiązuje przedsiębiorców do wskazywania w składanych oświadczeniach woli – czyli w umowach, ofertach, informacjach, wiadomościach, także w formie elektronicznej (najczęściej przez zamieszczenie ich w stopce mailowej) – podstawowych danych podmiotu gospodarczego.

Przykład

W jednoosobowej działalności gospodarczej informacje te mogą być przekazywane wedle wzoru:

Jan Kowalski prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą: SUKCES Jan Kowalski z siedzibą w (adres), NIP.

W przypadku spółek osobowych potrzebne są następujące dane:

  • firma,
  • siedziba,
  • adres,
  • nr KRS i NIP,

a w przypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o. i SA) dodatkowo wysokość kapitału zakładowego.

Jeżeli stroną umowy jest na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w komparycji umowy należy wskazać:

  • firmę, siedzibę i adres spółki,
  • oznaczenie sądu rejestrowego wraz z numerem KRS,
  • numer identyfikacji podatkowej NIP,
  • wysokość kapitału zakładowego.

W sytuacji niespełniania tych wymagań sąd rejestrowy może ukarać Cię grzywną w wysokości do 5000 zł.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Kto zawiera umowę

Kolejnym elementem niezwykle istotnym z punktu widzenia ważności zawieranej umowy jest kwestia osób, które będą ją podpisywały.

W przypadku spółki w umowie pod danymi podmiotu należy wpisać ich imiona i nazwiska oraz funkcje (np. prezes zarządu), dając wyraz temu, że podpisując dokument, działają w imieniu spółki.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej ten element jest zbędny, jeżeli umowę podpisuje sam przedsiębiorca.

Uwaga!

Jeśli masz do czynienia ze spółką, nie chodzi tylko o dane osób reprezentujących spółkę, ale także o to, czy spełniony zostanie tzw. sposób reprezentacji (najczęściej umowa spółki wymaga łącznego działania 2 członków zarządu lub 1 członka z prokurentem).

Wymogi te możesz w łatwy, a przede wszystkim pewny sposób sprawdzić i ustalić w elektronicznym portalu Krajowego Rejestru Sądowego, wyszukując interesujący Cię podmiot np. po numerze KRS lub numerze NIP.

Przedmiot umowy

Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a co za tym idzie – praw i obowiązków stron.

Im mniej znasz kontrahenta, a więc także im mniej masz pewności co do rzetelności wykonywanych przez niego usług, tym precyzyjnej powinieneś określić zakres umowy.

Czas realizacji

Niezbędnym elementem niemal każdej umowy jest określenie czasu jej realizacji. I choć sama regulacja tego elementu nie jest skomplikowana, to jej znaczenie jest istotne dla ustalenia dalszych uprawnień wynikających już z przepisów kodeksu cywilnego, a dotyczących możliwości zakończenia trwania umowy.

Przykład

Jeżeli zawrzesz umowę najmu na rok, w dalszej części nie wskazując możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia, umowa będzie Cię wiązała aż do wskazanego w niej dnia.

Oczywiście wcześniejsze zakończenie umowy w takiej sytuacji będzie możliwe na skutek jej rozwiązania, ale aby do niego doszło, konieczne jest osiągnięcie porozumienia z drugą stroną.

Pieniądze

Kwestia, która pojawia się w niemal każdej umowie to oczywiście wynagrodzenie. Oprócz wpisania kwoty słownie pamiętaj o podaniu informacji, czy umawiasz się „brutto” czy może „netto”.

Ponadto charakter niektórych rodzajów umów pozwala na uzależnienie zapłaty od wcześniejszego dokonania odbioru prac. Jest to bardzo skuteczne rozwiązanie dyscyplinujące wykonawców.

Uwaga!

Istnieją sytuacje, gdy korzystniej jest umówić się na zapłatę w gotówce niż oczekiwać na przelew środków. Nie zawsze jest to jednak możliwe.

Zgodnie bowiem z art. 19 Prawa przedsiębiorców dokonywanie i przyjmowanie płatności związanej z działalnością gospodarczą, gdy stronami umowy są przedsiębiorcy, a wartość transakcji przekracza 15 000 zł, powinno następować za pośrednictwem rachunku bankowego.

Postanowienia dodatkowe

Są też elementy, które w umowie nie muszą się znaleźć – postanowienia dodatkowe. Ich wprowadzenie do umowy pozwala jednak na lepsze zabezpieczenie się na wypadek nierzetelności drugiej strony.

  • Zadatek

W razie niewykonania umowy przez usługobiorcę (np. nieudostępnienia lokalu, w którym ma nastąpić świadczenie usługi) usługodawca będzie uprawniony do odstąpienia od umowy i zatrzymania kwoty wręczonego zadatku. Z kolei usługobiorca, który dał zadatek, w razie niewywiązania się z umowy przez kontrahenta może żądać sumy dwukrotnie wyższej, od tej którą sam wręczył tytułem zadatku.

  • Zaliczka

Stanowi częściową zapłatę tytułem uiszczenia wynagrodzenia. Nie jest tak silnym zabezpieczeniem przed niewywiązaniem się z umowy jak zadatek. Osoba dająca zaliczkę nie może bowiem dochodzić kwoty dwukrotnie wyższej, a jedynie jej zwrotu. Zaliczka dawana jest najczęściej, gdy trzeba kupić potrzebne materiały. Jej zastrzeżenie jest korzystne dla usługodawcy, który nie musi inwestować własnego kapitału w zakup półproduktów.

  • Kara umowna

Bardzo popularny element umowy pozwalający uniknąć konieczności wykazywania wysokości szkody wywołanej niewywiązaniem się z umowy. Oznacza to, że w przypadku gdy kontrahent nie dopełni obowiązków wynikających z umowy, np. nie dostarczy towaru na czas, wykona usługę w terminie, ale niedokładnie, przez co zachodzi konieczność jej poprawienia, możesz się umówić, że w każdym takim przypadku za każdy dzień opóźnienia zamawiającemu przysługiwać będzie kara umowna w konkretnej wysokości.

Aby dobrze zredagować postanowienia kary umownej, warto ustalić, w jakim aspekcie realizacji umowy zachodzi największe ryzyko jej niewłaściwego wykonania. Następnie wystarczy obwarować te przypadki konkretną wysokością kary umownej (kwotowo lub procentowo).

Pamiętaj, że karę umowną możesz zastrzec jedynie na wypadek niewykonania obowiązków umownych o charakterze niepieniężnym. Oznacza to, że postanowieniami o karze umownej nie będziesz mógł zabezpieczyć terminowości zapłaty wynagrodzenia.

  • Odsetki maksymalne

To rozwiązanie znajdzie zastosowanie właśnie jako zabezpieczenie terminowości wypłaty świadczeń pieniężnych. Maksymalna stawka odsetek, jaką można zastrzec, stanowi dwukrotność wysokości odsetek ustawowych.

  • Poręczenie, weksel, zastaw, w tym zastaw rejestrowy

To instrumenty pozwalające na szersze zabezpieczenie majątkowe na wypadek niewykonania umowy.

  • Kaucja

Stosowana szeroko w umowach najmu czy dzierżawy, może być z powodzeniem dostosowywana do innych typów umów, zwłaszcza pomiędzy przedsiębiorcami.

Umowy zawierane z konsumentami

Tak zwane umowy jednostronnie profesjonalne wymagają od przedsiębiorcy dbałości w formułowaniu postanowień umownych. Konsumenci zostali objęci szczególną ochroną przed niekorzystnymi postanowieniami umownymi. Pod pojęciem tym należy rozumieć postanowienia kształtujące ich prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami czy rażąco naruszające ich interesy, jeśli nie zostały uzgodnione indywidualnie.

(Warto na marginesie dodać, że już w 2020 roku przepisy zrównają w niektórych uprawnieniach osoby fizyczne oraz przedsiębiorców).

Aby uchronić się przed sytuacją, w której część postanowień kontraktu nie będzie wiążąca dla stron, a w drastycznych przypadkach nawet cała umowa, należy unikać niedozwolonych zapisów umownych.

Ich podstawowy zakres można odnaleźć w Kodeksie cywilnym pod art. 3853, to tzw. katalog klauzul abuzywnych. Szczegółowa lista jest natomiast dostępna na stronach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, gdzie możesz przeglądać ją z zawężeniem do interesującej Cię branży.

Czy sam poradzisz sobie z przygotowaniem umowy

Możesz czasem zastanawiać się, czy powierzyć przygotowanie umowy prawnikom, czy sporządzić ją we własnym zakresie. Takie wątpliwości pojawiają się zwłaszcza w sytuacji, gdy przedmiot umowy nie wydaje się skomplikowany, po prostu chodzi o umówienie się na wykonanie usługi czy sprzedaż rzeczy.

Gdybym miała wskazać kryteria, które mogą się okazać pomocne przy podejmowaniu tego typu decyzji, to radziłabym wziąć pod uwagę 2 rzeczy:

1. Aspekt finansowy, a zatem czy jest to inwestycja dla Ciebie kosztowna.

2. Aspekt rzeczowy – to, czy przy wykonaniu umowy konieczny jest udział podwykonawców (to z uwagi na kwestię odpowiedzialności za wykonanie).

Poleciłabym również skorzystanie z profesjonalnego przygotowania umów, gdy oferujesz swój produkt czy usługę konsumentom. To z uwagi na szeroką ochronę prawną (o której wspominałam wyżej) tej grupy odbiorców w zakresie postanowień niedozwolonych, obowiązków wynikających z RODO czy obowiązków informacyjnych w przypadku sprzedaży na odległość (w tym przez Internet).

Pobierz bezpłatnie poradnik

Obowiązki Przedsiębiorcy w Polsce



Dowiesz się m.in.:

  • czy na pewno legalnie prowadzisz swój biznes,
  • do jakich ustępstw na rzecz klienta zobowiązuje Cię prawo,
  • o jakich obowiązkach prawnych lepiej nie zapominać.

obowiazki-przeds-form
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Małgorzata Suchecka

Radca prawny. Absolwentka Wyższej Szkoły Międzynarodowych Stosunków Gospodarczych w Gdyni (Prawo), Uniwersytetu Florenckiego (Prawo), a także Uniwersytetu Warszawskiego (Prawo podatkowe). Od 2009 r. członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku.

Specjalizuje się w prowadzeniu negocjacji handlowych oraz bieżącej asyście dla kadry menedżerskiej, wdraża również RODO. Prowadzi własną kancelarię radcy prawnego. Prywatnie miłośniczka sportu, w szczególności narciarstwa oraz kite, a także pasjonatka podróży. Uczestniczka Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.