Zarządzanie zespołem

Ocena pracownika – czy jest potrzebna i jak ją przeprowadzić?

Ewa Rot-Buga

Ocena pracownika to jeden z najgorętszych tematów z zakresu zarządzania ludźmi. Czy dla Ciebie jest ona równie stresująca, jak dla większości pracodawców i pracowników? Czy w Twojej firmie również powoduje obopólne nerwy i rozczarowania?

No cóż, wcale nie musi tak być.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • czym jest ocena pracownicza,
  • po co Ci ocenianie pracownika,
  • jakie są metody oceniania pracowników,
  • jakie są wady i zalety oceny pracowników,
  • jak wiele może Cię kosztować okresowa ocena pracownika,
  • czym możesz zastąpić tradycyjne ocenianie pracowników.

Co to jest ocena pracownika?

Ocena pracownika to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi i efektywnością organizacji. W skład oceny pracowniczej wchodzi najczęściej ocena kompetencji pracownika oraz jakości jego pracy pod kątem stanowiska, na którym jest zatrudniony. Ocena pracowników służy procesom zatrudniania (awanse i zwolnienia), wynagradzania, rozwijania kompetencji pracowników.

W wielu przedsiębiorstwach funkcjonuje roczna ocena pracowników (choć czasem może to być kwartalna ocena pracownika) i przyzwyczailiśmy się, że tak właśnie powinno być. Niektórzy przedsiębiorcy stosują więc arkusz oceny pracownika (inne nazwy to: kwestionariusz oceny pracownika, formularz oceny pracownika, karta oceny pracownika, ​​ankieta oceniająca pracownika, ankieta oceny pracownika), który zawiera różne kryteria oceny pracowniczej.

Kodeks pracy – ocena pracownika

Czy ocena pracownika jest obowiązkowa? Ani Kodeks Pracy, ani też inne przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku dokonywania oceny pracownika. Nie precyzują też związanych z nią wymogów.

Jeśli jednak pracodawca podejmie decyzję, by, na przykład, zastosować oceny pracownicze jako element zarządzania zasobami ludzkimi, to – zgodnie z art. 94, pkt. 9 Kodeksu Pracy – jest zobowiązany „stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy”.

Co to oznacza w praktyce? Uzasadnienie oceny pracownika musi być zgodne ze zdefiniowanymi wcześniej kryteriami, których osoby oceniające i pracownik powinny być świadome. Oznacza to również, że pracodawca musi zadbać, by system oceny pracowników w organizacji był przejrzysty i zrozumiały dla jego ludzi.

Ocena pracownika przez przełożonego musi być dokonana „sprawiedliwie”, a jej uzasadnienie powinno być zgodne z prawdą. Pracownik powinien mieć również możliwość złożenia odwołania od oceny pracowniczej.

Rodzaje ocen pracowniczych

Najczęściej w przedsiębiorstwach praktykowane są:

  • punktowa skala ocen pracowników,
  • opisowa ocena pracownika.

Żadne z tych rozwiązań nie jest bez wad i żadnego nie stosujemy w Coraz Lepszej Firmie. Ale sprawdźmy, z czym mamy do czynienia.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na ich stosowanie, definiuje kryteria ocen pracowniczych, które następnie powinny mieć wpływ na to, co może zawierać arkusz oceny pracownika i jak wypełnić rubryki.

Punktowa skala ocen – przykład

W przypadku, gdy praktykowana jest punktowa ocena pracowników, PDF zawiera zazwyczaj tabelkę, w której wymienione są określone kryteria oceny pracownika stosowane przez pracodawcę oraz skala ocen pracownika.

W rzeczywistości wygląda to tak, że określona cecha czy zachowanie pracownika są przeliczane na punkty, np. obsługa interesantów 20/100 punktów, sumienność 80/100, a następnie wszystkie punkty są podliczane i wynik mieści się w widełkach, np. 900–1000 punktów = ocena bardzo dobra.

W przypadku oceny punktowej zaleca się dodawanie komentarza do oceny pracownika. Człowieka nie da się przecież tak po prostu przeliczyć na punkty, czyż nie?

Ocena pracownika opisowa – wzór

Innym sposobem jest opisowa ocena pracownika. Przykłady?

Przykład

Ocena pracownika – opis:

Anna Kowalska od czerwca 2021 pracuje na stanowisku sekretarki.

W zakresie jej obowiązków jest:

  • przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
  • odbieranie telefonów i przekierowywanie ich do właściwych działów,
  • prowadzenia kalendarza spotkań,
  • rezerwacja sal konferencyjnych i cateringu,
  • prowadzenie dokumentacji i jej archiwizacja,
  • itd. (tu: inne obowiązki).

Pani Anna Kowalska sumiennie wywiązuje się ze swojej pracy. Przychodzi do biura punktualnie i jest bardzo dobrze zorganizowana. Prowadzi systematycznie kalendarz spotkań, a ponadto przypomina o nich przełożonemu z wyprzedzeniem. Rozmowy z interesantami prowadzi uprzejmie i taktownie. W dokumentach firmowych, za które jest odpowiedzialna, utrzymuje porządek. Itd.

Czytając ten opis, możesz zauważyć, że niekoniecznie jest on obiektywny. Co bowiem znaczy słowo „sumiennie” lub „taktownie”? Dla różnych osób te słowa mogą znaczyć coś zupełnie innego. A ponadto czy „sumiennie”, „taktownie” oznacza jednocześnie „skutecznie”?

Punktowa ocena pracownika, opisowa ocena pracownika – przykłady można by mnożyć, ale czy wiesz, co jest ich wspólną cechą? To, że najczęściej nie zostały przemyślane i ustalone jednoznaczne kryteria oceny pracowników. Nawet jeśli powstał regulamin okresowej oceny pracowników (co jest absolutną koniecznością).

Problematyczne jest to, co poszczególne elementy oceny pracownika mają „mierzyć” i czemu mają służyć. Dlatego zanim zaczniesz wpisywać nerwowo w Google:

  • ocena pracownicza przykład,
  • ocena roczna pracownika co napisać,
  • przykładowe oceny pracowników,
  • przykładowa ocena pracownika,
  • ocena okresowa pracowników przykłady,
  • ocena pracowników wzór,
  • ak napisać ocenę pracownika,
  • karta oceny pracownika wzór,

i myśleć nad tym, jak oceniać pracowników i jakie zasady oceniania pracowników wprowadzić, zadaj sobie dwa absolutnie kluczowe pytania:

  • po co Ci ocena pracownika,
  • po co pracownikowi ocena pracownicza.

Czyli – jakie są cele oceny pracownika. A zwłaszcza – jakie są Twoje cele.

Metody i techniki oceny pracowników, zarówno oparte na przelicznikach punktowych, jak i na ocenie opisowej, są bardzo zawodne. Stworzenie „gotowca”, jakim miałby być taki arkusz oceny pracowników, jest bardzo trudne, jeśli nie niemożliwe. Dlaczego?

Bo specyfika różnych zawodów jest odmienna. Regulamin oceny pracownika samorządowego z pewnością musi ujmować zupełnie inne cechy czy zachowania niż ocena pracownika produkcji. Czym innym będzie też ocena efektywności pracowników z rozmaitych branż. Różnić będą się też metody oceniania i motywowania pracowników i menedżerów od oceny okresowej pracowników naukowych, pracownika banku czy pracowników fizycznych. Prawdopodobnie będą też nieco inne funkcje oceniania pracowników reprezentujących odmienne zawody.

Jeśli chcesz stosować okresową ocenę pracownika, nie mam dla Ciebie gotowego rozwiązania. Sam musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, co jest Ci potrzebne:

  • ocena umiejętności pracownika (jeśli tak, to jakich?),
  • ocena kwalifikacji pracownika (jakich i dlaczego?),
  • ocena i rozwój kompetencji pracowników,
  • zorientowanie na osiąganie celów,
  • ocena psychologiczna pracowników (potrzebny specjalista!),
  • kryteria osobowościowe oceny pracownika,
  • ocena adaptacji pracownika,
  • dyscyplina pracy,
  • rzetelność i terminowość,
  • ocena kompetencji miękkich pracownika.

Ale zanim to zrobisz, poczekaj!

Widzisz, to nie jest tak, że musisz w swojej firmie przeprowadzać roczną ocenę pracowników, bo tak się przyjęło. Nie jest tak, że musisz tworzyć arkusz oceny pracownika – wzór, który znajdziesz w internecie, może być zupełnie nieadekwatny do Twojej organizacji. Nie jest nawet tak, że okresowe oceny pracowników… mówią Ci coś ważnego o nich i o Twojej firmie.

Choć może Ci się to wydawać dziwne, to tak naprawdę jest to jeden z najbardziej szkodliwych mitów, przez który nierzadko tracisz czas i pieniądze.

Nie wierzysz? To opowiem Ci historię…

Zatrudniałam w swojej firmie specjalistę ds. social mediów. Pracował u mnie prawie rok i ani razu, ani razu (!!!) nie wykonał ani jednego zadania w terminie. Zawsze zdarzało się coś, co mu w tym przeszkadzało. Zawsze z jakiegoś powodu nie mógł się wyrobić z bieżącymi obowiązkami. Zwracałam mu na to wielokrotnie uwagę, ale za każdym razem padało po prostu kolejne gotowe wytłumaczenie. Zastanawiałam się, kiedy mi powie, że nie mógł wstawić posta na Facebooka, bo musiał staruszkę przeprowadzić przez ulicę. A praca ciągle nie była wykonywana w terminie…

Czy sądzisz, że w takim przypadku okresowa ocena pracownicza byłaby dobrym rozwiązaniem? Nawet gdyby kryteria oceny pracownika zawierały taki punkt jak terminowość wykonywania zadań, jak sądzisz, czy coroczna ocena pracownika coś by Ci dała?

Czy naprawdę chciałbyś czekać rok, by wypłynęły na wierzch te niedociągnięcia pracownika? Czy naprawdę chciałbyś płacić przez rok komuś za pracę, której notorycznie nie wykonuje w terminie? I czy naprawdę dopiero po roku, okresowa ocena pracowników w przedsiębiorstwie miałaby dać Ci odpowiedź na pytanie, czy coś z tym fantem można zrobić? I jeszcze: czego nauczyłeś pracownika, nie potrafiąc przez rok wyegzekwować wykonywania przez niego pracy w terminie?

Zobacz, decydując się na takie systemy ocen pracowników, które dopiero po kilku- czy kilkunastu miesiącach współpracy pozwalają Ci wystawić ocenę, odbierasz sobie:

  • możliwość skutecznego skorygowania zachowań pracownika,
  • możliwość zrozumienia przyczyn, dlaczego pracownik zachowuje się w taki czy inny sposób,
  • możliwość wprowadzenia optymalizacji finansowej (nie musi to być zawsze zwolnienie pracownika, może to być np. modyfikacja zakresu obowiązków czy sposobów rozliczeń).

Mówiąc wprost, czy chcesz przez dłuższy okres tolerować, że ktoś nie pracuje tak, jak tego wymagasz i dopiero po tym czasie coś z tym spróbować zrobić? Czy chcesz płacić np. przez rok komuś, kto nie wykonuje należycie swoich obowiązków? I to tylko dlatego, że ktoś kiedyś Ci powiedział, że oceny pracownika należy robić co rok lub kwartał?

Zanim powiem Ci, czym możesz zastąpić system okresowej oceny pracownika, by mieć natychmiastowe efekty, pozwól, że przedstawię Ci jeszcze kilka ważnych informacji, dlaczego roczna ocena pracowników może Twojej organizacji bardziej zaszkodzić niż pomóc. Gotowy na nowe odkrycia?

Okresowy system ocen pracowniczych – pomaga czy szkodzi?

Temat rezygnacji z ocen pracowniczych podejmuje w książce Doktryna jakości Andrzej Blikle. Według tego doświadczonego biznesmena, oceny pracownicze to jedna z toksycznych metod zarządzania, wszelkie zaś „przeglądy kadrowe” to sposób na przykrycie problemu, jakim jest brak przywództwa. Postuluje on pilne odejście od standardu, jakim jest ocena pracownika dokonywana co kilka czy kilkanaście miesięcy. A dlaczego?

Blikle powołuje się na krytykę oceniania pracowników, którą przedstawił Deming na liście chorób najbardziej niszczących amerykańskie przedsiębiorstwa:

W praktyce roczne przeglądy są chorobą unicestwiającą długofalowe planowanie, niwecząc pracę zespołową, zachęcającą do rywalizacji i rozgrywek wewnętrznych, gnębiącego i niszczącą ludzi, doprowadzając ich do rozpaczy, czyniącą ich niezdolnymi do pracy przez wiele tygodni po poznaniu uzyskanego przez nich wyniku1

Autor Doktryny jakości przytacza też spojrzenie na ocenę pracowniczą Thomasa Gordona:

W ciągu ponad dwudziestu pięciu lat prowadzenia konsultacji w różnorodnych organizacjach nigdy nie widziałem systemu ocen, który podobałby się ludziom – czy to liderom, którzy się nim posługiwali, czy to podwładnym, wobec których go używano. Jest to typowe, że konieczność oceny powoduje problemy i ból głowy zarówno u oceniającego, jak i u osoby ocenianej2.

Blikle przytacza za Gordonem aż 8 systemowych wad, jakimi jest obciążona ocena okresowa pracownika. Oto najpoważniejsze problemy:

  1. Opisy stanowiska pracy często są nieadekwatne do rzeczywiście wykonywanych zadań. Przełożony często inaczej pojmuje obowiązki podwładnego niż on sam.
  2. Nie jest możliwe, by obiektywnie ocenić cechy osobowości, takie jak: zdolność do współpracy, inicjatywa, sumienność itp. Tymczasem bardzo często zawiera je arkusz oceny okresowej pracownika.
  3. Sposób oceny pracowników przez różnych liderów nie jest taki sam, co może wynikać z zastosowania odmiennych kryteriów oceny pracowniczej, ale też uprzedzeń i zniekształceń poznawczych u osób oceniających.
  4. Liderzy przejawiają tendencję, by najpierw stworzyć ogólną ocenę pracy podwładnego, a następnie przyporządkowywać do niej poszczególne punkty. Ocena pracownika przez pracodawcę może być więc zafałszowana.
  5. Na ocenę pracowniczą wpływa perspektywa dalszych działań z niej wynikających, np. „Jeśli dam zbyt wysoką ocenę pracowniczą, będę musiał dać mu podwyżkę”. Silne strony ocenianego pracownika mogą zostać zatem celowo przemilczane, podczas gdy słabe strony pracownika ocena może eksponować, a nawet demonizować.
  6. Ocenianie pracownika skutkuje powstawaniem bariery pomiędzy oceniającym i ocenianym, tak jak to się dzieje między nauczycielem i uczniem w szkole. Pojawiają się niekorzystne zachowania: staranie się dla stopnia, lizusostwo, niezdrowa rywalizacja, ukrywanie prawdy. Oceny okresowe mają negatywny wpływ na społeczne środowisko pracy, gdyż zaostrzają stosunki między pracownikami i przełożonymi.
  7. Systemy oceny pracowniczej koncentrują się na przeszłości. Ich jedyne, ewentualnie, skutki to podwyżka lub jej brak. Okresowa pracownicza nie jest zorientowana na przyszłość. Takie ocenianie pracownika nie pozostawia przestrzeni do zmian nawyków, rozwoju zawodowego czy edukacji.
  8. Liderzy jako osoby przeprowadzające ocenianie pracowników muszą rozmawiać i wyjaśniać oceny pracownicze z podwładnymi. Jednak taka rozmowa to zazwyczaj dla nich nieprzyjemne zadanie, którego starają się unikać. Przez to takie okresowe metody oceny pracowników są jeszcze mniej skuteczne.

Ocena pracy pracownika – problemy z obiektywizmem

Anna Podgórska, menedżerka, trenerka biznesu i CEO Homo Creatore, wskazuje, że przeprowadzając ocenę pracownika, trudno jest zachować obiektywizm3. Podobnego zdania jest Adam Gurba, który podkreśla, że system oceniania pracowników jest często zdeformowany. Rzutują na niego różne wcześniej przyjęte założenia, bieżąca sytuacja, osobiste doświadczenia, sprawność poznawcza i oczekiwania oceniającego4. Stopień subiektywizmu jest tym większy, im kryteria oceny pracownika są mniej sprecyzowane.

Przykłady na liczne nieprawidłowości, jakie niesie ocenianie pracowników, można mnożyć. U podstaw braku obiektywizmu w ocenianiu pracowników stoją:

  • uprzedzenia oceniającego do ocenianych zadań lub przekonanie, że nikt nie jest w stanie wykonać ich dobrze;
  • naginanie treści i realizacji zadań do własnych przewidywań; tendencja, by wykazać, że zadania były bezwartościowe;
  • posługiwanie się w trakcie oceny pracownika stereotypami i własnymi wyobrażeniami o tej osobie (czyli identyfikujemy w człowieku to, co znamy i na tej podstawie dokonujemy klasyfikacji, zamiast włożyć trud w poznanie tego człowieka);
  • skłonność do gromadzenia w ocenie pracowniczej pozytywów lub negatywów;
  • stan psychiczny oceniającego deformujący dokonywaną przez niego ocenę pracowników5.

Efektów łatwo się domyślić, a częstym jest po prostu niesprawiedliwa (zaniżona lub czasem nawet ​​negatywna) ocena pracownika czy nierzetelna ocena jego efektywności.

Ocena pracownika – przykład braku jednoznaczności

Ocena pracownika w firmie jest przykładem sytuacji, w której posługujemy się niejednoznacznymi sformułowaniami. Sygnalizowałam to już wcześniej, a teraz przyjrzyjmy się temu uważniej.

Karol Kowalewski z Wyższej Szkoły Finansów i Zarządzania w Białymstoku zwraca uwagę, że zazwyczaj ocena pracownicza składa się z mozaiki – skrajnie różniących się od siebie – kryteriów:

  • efektywnościowych,
  • kwalifikacyjnych,
  • behawioralnych,
  • osobowościowych6.

O ile efektywnościowe i kwalifikacyjne kryteria oceny pracowników są mierzalne i sprawdzalne, o tyle kryteria behawioralne czy osobowościowe wzbudzają kontrowersje. Dlaczego? Bo są to najczęściej cechy niemierzalne, które trudno poddać obiektywnej ocenie. Pracownika można postrzegać jako operatywnego, energicznego, odpowiedzialnego, odpornego na stres, otwartego w kontaktach z ludźmi, ale jak zmierzyć stopień tych przymiotów i jak to weryfikować w ocenie pracowniczej?7Może to powodować liczne błędy w ocenianiu pracowników.

Więc może lepiej pozostać przy mierzeniu efektywności w ocenie pracownika? Gdyby to było takie proste! Niestety, także ten system okresowych ocen pracowniczych ma swoje wady. Nie uwzględnia bowiem wszystkich aspektów działań pracownika, za to premiuje niekorzystne postawy, np. osiąganie jak najlepszych wyników za wszelką cenę, nierzadko nielegalnymi czy nieetycznymi sposobami.

Z kolei kryteria kwalifikacyjne dotyczą głównie tych cech, które mogą być formalnie potwierdzone (np. świadectwami, certyfikatami, dyplomami itp.). Jednak nie wszyscy pracownicy mają takie dokumenty, co nie znaczy, że nie mają określonych kompetencji. Nie mówiąc już o tym, że ważniejsze od tego, jaki pracownik ma papierek, jest to, jak swoje umiejętności wykorzystuje w konkretnych działaniach i jaki ma potencjał.

Ocena pracownicza – przykład tworzenia napiętej atmosfery w pracy

Wspomniałam, że ani liderzy nie lubią sytuacji, w których muszą przeprowadzać oceny pracowników, ani też pracownicy nie lubią się temu poddawać. Teraz wyjaśnię Ci, dlaczego tak się dzieje i nie chodzi wyłącznie o to, że szef zorientuje się, że ma do czynienia z leserem.

Władysław Ratyński w książce Psychologiczne i socjologiczne aspekty zarządzania zwraca uwagę, że ocenianie jest powiązane z funkcjami instynktowo-odruchowymi organizmu i opiera się na prostych kryteriach: bezpieczne/niebezpieczne, znane/nieznane, zaspokaja instynkt/nie zaspokaja. Na wyższym poziomie znajduje się ocenianie emocjonalne, które polega na automatycznym nadawaniu obiektowi wartości dodatniej lub ujemnej8.

Jednak zarówno ocenianie instynktowo-odruchowe, jak i emocjonalne odbywa się głównie poza świadomością człowieka. Ocenianie emocjonalne u człowieka przebiega na dwóch szlakach: podkorowym i całkowicie automatycznym oraz z udziałem kory mózgowej, umożliwiającej świadomy efekt poznawczy. Jakie ma to implikacje w odniesieniu do oceniania pracowników?

Zarówno lider, który ocenia, jak i oceniany pracownik jest poddany silnym emocjom związanym z ocenianiem. W przypadku pierwszego mogą pojawić się błędy w ocenie pracowników, w przypadku drugiego – reakcje lękowe (związane z odruchem strachu).

Praktycy i specjaliści ds. HR wskazują, że oceny pracownicze są postrzegane przez pracowników jako źródło zagrożenia i są powodem znacznego stresu9. Podobnie uważa Karol Kowalewski, który zwraca uwagę, że czekanie na ocenę, niepewność przebiegu i wyniku skutkują zachwianiem ich równowagi emocjonalnej i mogą negatywnie wpływać na efekty pracy. Ludzie często powątpiewają, czy w ogóle jest możliwe sprawiedliwe ocenianie pracowników. Jednocześnie wiele osób ma tendencję, by skupiać się w takich sytuacjach na emocjach, a nie na zadaniach. Zaś przedłużający się stres w pracy może prowadzić do wypalenia zawodowego10.

Czy aby na pewno chcesz tego w swojej firmie?

Kształtowanie nowoczesnych systemów ocen pracowników

Wiele dużych firm nie chce rezygnować z systemu rocznej oceny, wierząc, że takie ocenianie i motywowanie pracowników ma sens. Pracownicy działów HR żywią też obawy, że jeśli okresowa ocena pracownicza zostanie zlikwidowana, to pojawią się zarzuty o dyskryminację. Bo skąd będzie wiadomo, komu dać podwyżkę?

Jednak z badań wynika, że ocena pracownika wcale nie zapobiega dyskryminacji w firmie, a nierzadko zdarza się, że to niesprawiedliwa ocena jest narzędziem dyskryminacji11.

Co ciekawe, największy opór przed rezygnacją z okresowej oceny pracownika stawiają właśnie działy HR, bo posiadają one wiele systemów i procesów, opartych o formalne oceny. Stworzenie ich wynika z zaleceń ekspertów z dziedziny prawa pracy, którzy postulowali wprowadzenie „obiektywnych kryteriów”, mających uzasadniać decyzje w sprawie pracowników. Tyle że – jak już wiemy – okresowa ocena pracownika rzadko kiedy może być obiektywna.

Tymczasem badanie CEB (Corporate Executive Board to grupa badawcza badająca kadry menedżerskie) z 2012 r. wykazało, że:

  • 95% menedżerów nie jest zadowolonych z tego, w jaki sposób w firmach ocenia się pracowników;
  • 90% HR menedżerów twierdzi, że oceny okresowe pracownika nie przynoszą pomocnych odpowiedzi.

Peter Cappelli i Anna Tavis wskazują, że ponad jedna trzecia amerykańskich firm porzuciła ocenę roczną pracownika12. Dlaczego? Bo ocena roczna pracownika w korporacji czy każdej innej firmie powoduje rozliczanie pracownika z tego, co zrobił w przeszłości, kosztem obecnych i przyszłych wyników. Dotyczy to zarówno wyników, jak i rozwijania talentów. Arkusz oceny rocznej pracownika jest zbiorem informacji w niewielkim stopniu mogących przydać się w przyszłości. Ocena i rozwój pracowników to nie jest coś, co dzieje się raz w roku.

Ocena roczna pracownika – przykład (kosztowny!) braku stałego monitorowania pracowniku

Roczna ocena pracownicza ma liczne wady i jeśli czytałeś z uwagą ten artykuł, już pewnie domyślasz się niektórych z nich.

Przyjrzyjmy się bliżej, jak ocena okresowa pracownika działa na niego, na zespół i na całą organizację.

  • Jako że ocena roczna pracownika jest przygotowywana raz do roku, nie motywuje pracowników do rozwoju w ciągu całego roku; przestają oni myśleć o poszerzaniu swoich kompetencji, bo koncentrują się na „zdobywaniu punktów”, by ocena roczna wyszła „jak trzeba”13.
  • Zniechęca do przyznawania się do błędów czy słabości z obawy przed karą, jaką jest negatywna ocena pracownika. Przykład ten pokazuje, że stosowanie ocen okresowych może skutkować celowym maskowaniem błędów przez pracowników, co jest niekorzystne dla organizacji.
  • Ocena pracownika na koniec roku to nic innego jak odkładanie informacji zwrotnej do czasu, kiedy to przełożony i pracownik najczęściej już zapomnieli, co i w jakich okolicznościach wydarzyło się kilka miesięcy temu; a trudno dywagować o czymś, czego się nie pamięta.
  • Wzmaga niezdrową rywalizację, bo pracownicy pracują dla oceny, nie dla firmy, w której są zatrudnieni; rywalizacja powoduje w zespole konflikty, psuje relacje międzyludzkie, osłabia kreatywność i zdolność do rozwiązywania problemów”14.
  • Ocena pracownicza roczna powoduje, że błędy, niepowodzenia i niechciane zachowania trwają w najlepsze zbyt długo bez interwencji, bo dopiero moment oceniania pracownika może je zatrzymać15.
  • Utrudnia lub uniemożliwia pracownikowi poprawienie sposobu działania (nawet jeśli chciałby pracować lepiej, to nikt nie zwraca mu uwagi, więc pracuje cały czas w ten sam sposób; przy braku informacji zwrotnej rozumie, że pracuje tak, jak trzeba), przez to powoduje stagnację w umiejętnościach i utrwalanie niekorzystnych nawyków.
  • Skutkuje zwiększeniem niepotrzebnych i możliwych do uniknięcia kosztów dla organizacji, jeśli niepożądane zachowania czy sposoby działania trwają wiele miesięcy.
  • Dzisiejszy rynek pracy stwarza presję, aby pracownicy byli zadowoleni i przygotowywani do awansu. Formalna ocena roczna, często nieobiektywna, jest czynnikiem niezadowolenia, powodującym, że dobrzy pracownicy odchodzą z pracy.
  • Dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe wymaga elastyczności i częstszych modyfikacji w systemie pracy. Organizacje niekoniecznie chcą, aby pracownicy robili wciąż tak samo te same rzeczy; nie ma sensu trzymać się systemu, który został stworzony głównie po to, aby rozliczać ludzi z przeszłych lub obecnych praktyk.

Sam widzisz, że ocenianie pracownika poprzez stosowanie korporacyjnego rocznego systemu nie ma sensu, ale to wcale nie znaczy, że nie powinieneś przekazywać pracownikami informacji zwrotnej. Wprost przeciwnie!

Ocena pracownicza – przykłady systemu, który działa natychmiast

Wyobraź sobie sytuację, gdy jesteś w regularnym kontakcie z pracownikami i dokładnie wiesz, czy dobrze pracują. Ty lub Twoi managerowie wiecie, kto, w jaki sposób i czym się zajmuje, jakie są cele krótkoterminowe na dany dzień i tydzień oraz cele długoterminowe – na najbliższy kwartał, półrocze, rok.

Wyobraź sobie, że pracownik, gdy tylko ZACZYNA coś robić nieprawidłowo – a nie gdy już to ZROBI (tracąc czas i Twoje pieniądze) – otrzymuje informację zwrotną i wskazówkę, jak robić to lepiej.

Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy, gdy mają z czymś problem, przychodzą z tym do Ciebie lub do swoich liderów i to komunikują, by wspólnie znaleźć lepsze rozwiązanie.

Wyobraź sobie, że Twój pracownik mówi Ci, że powinien nauczyć się danej rzeczy, by móc lepiej wykonywać swoje zadania.

Wyobraź sobie, że Twój pracownik, przygotowując coś dla innego kolegi z pracy, dzwoni do niego i pyta: „Jak mam Ci to przygotować, żeby Ci było jak najwygodniej z tego skorzystać” (jeśli oczywiście nie masz na to jeszcze procedury).

Wyobraź sobie…

STOP! Nie musisz już sobie tego wyobrażać!

To nie jest fantazja, lecz sytuacja, do której możesz doprowadzić swoją firmę, rezygnując z oceniania pracownika co rok i zastępując system oceny pracowniczej regularnym przekazywaniem informacji zwrotnej i spotkaniami nieformalnymi.

Jakością pracy podwładnych warto interesować się każdego dnia, a nie tylko jeden czy dwa razy w roku. Dlatego przestań zastanawiać się nad roczną oceną pracowników, a zamiast tego… zacznij z nimi po prostu rozmawiać. Regularnie spotykaj się ze swoimi ludźmi, wpisz to na stałe do swojego kalendarza.

Wróćmy do postawionych na samym początku pytań:

  • Co Ci ma dać ocena pracownika?
  • Co ma dać pracownikowi ocena, której podlega?

Odpowiedź jest następująca. Ocena pracownicza, którą możesz zmienić w natychmiastowe przekazywanie informacji zwrotnej, ma na celu:

  • uzyskanie informacji na temat stanu obecnego i docelowego;
  • natychmiastowe usuwanie barier w procesie wykonywania pracy, na przykład:

    -wychwycenie nieprawidłowych działań,

    -znalezienie odpowiedzi, jak można coś robić jeszcze lepiej,

    -zauważenie luk w procedurach i procesach,

    -zniwelowanie nieporozumień komunikacyjnych między współpracownikami,

    -zmniejszenie niepotrzebnych kosztów itp.;

  • doskonalenie narzędzi stosowanych przez pracownika;
  • ustalenie, co pracownikowi jest potrzebne w rozwoju, zaplanowanie szkoleń i treningów;
  • budowanie wzajemnych relacji między przełożonym i podwładnym, opartych na zaufaniu i szacunku;
  • poznawanie pracownika w myśl zasady, że aby dobrze zarządzać ludźmi, trzeba ich najpierw poznać.

Takie są prawdziwe cele oceniania pracowników, dlatego skończ z okresową oceną pracowników. Zamiast tego jest Ci potrzebna bieżąca ocena pracownika, abyś mógł – jak dobry trener sportowy – dawać informację, co poprawić tu i teraz, aby pracownik mógł natychmiast skorygować swoje działanie.

Jak tę informację przekazywać, aby pracownik nie poczuł się dotknięty? Czy to jest w ogóle możliwe?

Oczywiście, że tak, ale aby tak się zadziało, powinny być spełnione pewne warunki:

  • między przełożonym i pracownikiem musi być zaufanie,
  • to, o czym strony rozmawiają podczas spotkania, nie może mieć wpływu na wynagrodzenie ani stanowisko,
  • temat i wynik rozmowy nie może zagrażać współpracownikom.

Innymi słowy, pracownik nie może obawiać się mówić, jak jest. A Ty jako przełożony musisz się nauczyć komunikować mu informacje o błędach, ale także zachęty i pochwały. Twój pracownik staje się wówczas dla Ciebie partnerem i zaczyna pracować dla Waszego wspólnego celu, a nie dla oceny czy premii (swoją drogą jeśli przeczytasz ten artykuł, dowiesz się, dlaczego premie w ogóle nie działają).

Być może teraz zastanawiasz się, jak przygotować się do wdrożenia nowego systemu ocen pracowniczych. Od czego zacząć i jak w ogóle rozmawiać z pracownikami.

Przygotowaliśmy dla Ciebie sprytną ściągawkę, zawierającą zestaw 5 najważniejszych podpowiedzi. Podczas gdy inni będą się męczyć z pracownikami, którzy nie pracują tak, jak powinni, Ty w tym czasie zaczniesz budować zespół marzeń.

Odkryj 5 złotych zasad komunikacji z pracownikami i zbuduj zespół, o jakim marzysz!



Pobierz poradnik i:

  • spraw, by Twoi ludzie pracowali dokładnie tak, jak tego chcesz,
  • stwórz zgrany i lojalny zespół, który zawsze będzie stał za Tobą murem,
  • zbuduj samodzielną firmę, która będzie działać, nawet gdy nie będzie Cię w pobliżu.

Zespół marzeń


Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Literatura:
1 J. Latzko William, David M. Saunders (1998). Cztery dni z dr. Demingiem. Warszawa: Wydawnictwo Naukowo-Techniczne.
2 T. Gordon (2000). Wychowanie bez porażek szefów, liderów, przywódców. Warszawa: Instytut Wydawniczy Pax.
3 A. Podgórska. Systemy ocen okresowych, czyli co z tą żabą? https://www.homocreatore.pl/blog/zarzadzanie-zespolem/systemy-ocen-okresowych-czyli-ta-zaba/ (02.03.2022).
4 A. Gurba. (2013). Psychologiczne aspekty oceniania okresowego pracowników. Gospodarka Rynek Edukacja 14 (4), 45-55.
5 Ibidem.
6 H. Czubasiewicz, (2011). Okresowe ocenianie pracowników, Konfiguracja i projektowanie systemu. Gdańsk: Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego; Z. Pawlak, (2011). Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Warszawa: Wydawnictwo Poltext.
7 S. Lyster, A. Arthur, (2007). Pre-written Employee Performance Appraisals. Ocala: Atlantic Publishing Group.
8 W. Ratyński (2005). Psychologiczne i socjologiczne aspekty zarządzania. Warszawa: Wydawnictwo C. H. Beck.
9 K. Button (2015). High performance, Enterprise performance management systems are becoming more powerful, more user friendly, and more accessible. CFO Magazine, 5, 31-36.; K. Hayley (2015). Appraisals are finished. What’s next. People Management,8, 10-11.
10 K. Kowalewski (2015). Psychologiczne uwarunkowania oceny pracowników. Przedsiębiorstwo & Finanse. Kwartalnik 3(10), 27-38.
11 Ibidem.
12 T. Cappelli, A. Tavis (2016, październik). Employee Performance. Management The Performance Management Revolution. Harvard Business Review.
13 A. Podgórska, Systemy ocen okresowych, czyli co z tą żabą? https://www.homocreatore.pl/blog/zarzadzanie-zespolem/systemy-ocen-okresowych-czyli-ta-zaba/
14 K. Kowalewski (2015). Psychologiczne uwarunkowania oceny pracowników. Przedsiębiorstwo & Finanse. Kwartalnik 3(10), 27-38.
15 T. Cappelli, A. Tavis (2016, październik). Employee Performance. Management The Performance Management Revolution. Harvard Business Review.


Ewa Rot-Buga

Prowadzi własny biznes, ale – jak mówi – jej serce jest w Coraz Lepszej Firmie. Tworzy teksty, które inspirują do zmiany i rozwijania siebie. Ukończyła filologię polską i kulturoznawstwo na Uniwersytecie Warszawskim. Jako doktor nauk humanistycznych czytuje rękopisy, starodruki i naprawdę dobre książki. Prywatnie pasjonatka podróży i jeździectwa – łączy te dwie pasje, realizując marzenia o wyprawach konnych po najdzikszych zakątkach świata.