Zarządzanie zespołem Strategia

Lean management, czyli jak odchudzić firmę i poprawić jej kondycję

Maciej Bielak

Eliminacja marnotrawstwa, szacunek dla pracowników, dostarczanie klientom prawdziwej wartości. Jeśli te hasła są Ci bliskie, bardzo możliwe, że możesz sporo zyskać, wykorzystując lean management. To jeden z najnowocześniejszych modeli zarządzania firmą.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • czego możesz się nauczyć od Toyoty,
  • jakie rodzaje marnotrawstwa występują w Twojej firmie,
  • jakie korzyści możesz osiągnąć dzięki stosowaniu lean management.


Co to jest lean management?

Koncepcja lean management w dosłownym tłumaczeniu oznacza „szczupłe zarządzanie”. Choć takie określenie nie brzmi zbyt zgrabnie i w Polsce rzadko się go używa, to trzeba przyznać, że termin dość dobrze odwzorowuje istotę tej koncepcji zarządzania.

Jak pisze Andrzej Blikle, lean management jest bowiem „taką organizacją procesów produkcyjnych, usługowych i zarządczych, która usuwa z nich czynności nieprzynoszące wartości dodanej”. Inaczej mówiąc, lean management to zarządzanie przez redukcję marnotrawstwa, czyli wszystkich zbędnych procesów w firmie, a także maksymalne dostosowanie jej do sytuacji na rynku i najlepsze wykorzystanie wszystkich środków, jakimi dysponuje organizacja.

Takie „odchudzenie” przedsiębiorstwa można osiągnąć w wyniku zmian w metodzie zarządzania, w zakresie działalności firmy, struktury organizacyjnej czy zachowań pracowników wszystkich szczebli.

Sam termin lean management pojawił się w użyciu pod koniec lat 80. XX w., ale geneza tej koncepcji zarządzania sięga lat 30. XX w. Za pionierów w tej dziedzinie uważa się inżynierów Toyoty, którymi byli: Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda i Taiichi Ohno.

Inżynierowie ci na podstawie doświadczeń wyniesionych z wizyty w fabryce Forda w Detroit postanowili usprawnić system produkcyjny swojego przedsiębiorstwa. Nie zamierzali przeszczepiać na japoński grunt produkcji masowej Forda, ale postanowili usprawnić system Toyoty przez eliminację marnotrawstwa i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów. W efekcie powstał unikalny na skalę światową System Produkcyjny Toyoty, a japoński koncern uchodzi dziś za pierwszą „odchudzoną” firmę na świecie.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

W tym miejscu warto zaznaczyć jeszcze jedną rzecz – lean management nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw produkcyjnych. Choć ta koncepcja zarządzania ma korzenie w Toyocie, z powodzeniem stosuje się ją także w zupełnie innych branżach, np. w firmach usługowych, administracji czy służbie zdrowia.

Na czym opiera się lean management?

Lean management jako koncepcja zarządzania opiera się na 3 wzajemnie uzupełniających się filarach:

  • planowaniu strategicznym,
  • strukturze organizacyjnej
  • i zdolnościach kapitału ludzkiego.

Planowanie strategiczne to planowanie zorientowane na wyznaczanie i realizację długofalowych celów organizacji. Lean management – podobnie jak kaizen – zwraca uwagę na konieczność realizacji długotrwałych celów, a nie np. krótkotrwałych zysków czy chwilowej poprawy. Planowanie strategiczne należy do najwyższego personelu – szefa, właściciela lub kadry zarządzającej.

Drugim filarem lean management jest struktura organizacyjna rozumiana jako układ stanowisk i komórek organizacyjnych w firmie. Zgodnie z zasadami lean management struktura organizacyjna musi być odpowiednio dostosowana do strategii i musi sprzyjać sprawnemu procesowi produkcyjnemu/wytwórczemu. Powinna też być maksymalnie prosta i elastyczna, żeby władze przedsiębiorstwa mogły sprawnie podejmować decyzje i szybko reagować na zmiany.

Trzeci filar omawianej metody zarządzania to zdolność kapitału ludzkiego. Zdolność ta polega na tworzeniu nowej kultury organizacji, która sprowadza się do ciągłego doskonalenia kompetencji pracowników wszystkich szczebli oraz ulepszania procesu produkcji. Tworzenie nowej kultury ma objąć także stworzenie sprawnego przepływu informacji między wszystkimi osobami pracującymi w przedsiębiorstwie (zarówno w samej organizacji, jak i w jej otoczeniu).

Połączenie dobrego planowania strategicznego, struktury organizacji i zdolności kapitału ludzkiego umożliwia efektywne wykorzystanie wszystkich zasobów, jakie posiada firma. To z kolei pozwala osiągnąć następujące rezultaty:

  • skrócenie procesu produkcyjnego/wytwórczego,
  • usprawnienie zarządzania,
  • zbudowanie elastycznej struktury organizacyjnej,
  • wprowadzenie kultury ciągłego udoskonalania biznesu,
  • wdrożenie systemu delegowania zadań wśród pracowników,
  • specjalizacja pracowników,
  • większa satysfakcja klientów.

Co wyeliminujesz dzięki lean management?

Jednym z kluczowych założeń lean management jest eliminacja z przedsiębiorstwa marnotrawstwa, czyli każdego elementu, który nie przynosi organizacji żadnej wartości dodanej. Wyróżnia się 7 rodzajów takiego marnotrawstwa (określanych japońskim terminem muda), które należy wyeliminować. Należą do nich:

  1. Nadprodukcja, czyli zbyt duży poziom produkcji, skutkujący najczęściej tym, że produkty bez potrzeby „zalegają” w magazynie.
  2. Zapasy, czyli nadmiar surowców czy materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów firmy, które również bezproduktywnie leżą w magazynie.
  3. Błędy jakościowe, czyli wykonanie wadliwego produktu lub złe wykonanie usługi, wywołujące konieczność powtarzania tych samych procesów.
  4. Oczekiwanie, czyli po prostu marnotrawstwo czasu, które wydłuża czas produkcji ze szkodą dla przedsiębiorstwa (np. oczekiwanie na surowce, narzędzia, ważne informacje).
  5. Transport, czyli zbyt długi transport wszystkiego, co jest niezbędne do wykonania produktu lub usługi.
  6. Ruch, czyli wszystkie zbędne ruchy, jakie muszą wykonywać pracownicy. Wynika na ogół ze złej organizacji pracy (np. zbyt częste przechodzenie z miejsca na miejsce, zbyt duża odległość, jaką pracownicy muszą pokonać, by sięgnąć po narzędzia itp.).
  7. Nadmiar przetwarzania, czyli wykonywanie czynności, które nie są niezbędne do wytworzenia produktu lub usługi (np. wydłużona procedura wykonania usługi lub produktu).

Dlaczego warto stosować lean management?

Podsumowując, lean management prowadzi do redukcji marnotrawstwa, a w konsekwencji do efektywnego wykorzystania posiadanych zasobów. Firmy stosujące tę metodę zarządzania odnoszą z tego powodu liczne korzyści. Oto najważniejsze z nich:

  • Optymalizacja kosztów, która wynika z rozsądnej eliminacji zbędnych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.
  • Usprawnienie procesu decyzyjnego będące skutkiem uproszczenia i uelastycznienia struktury organizacyjnej.
  • Zwiększenie wydajności pracowników, które jest wynikiem delegowania zadań i specjalizacji pracowników.
  • Wzrost zadowolenia klientów wynikający z procesu ciągłego usprawniania organizacji, który pozwala lepiej dostosować jej produkty/usługi do potrzeb klientów.
  • Wzrost przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa, który jest ogólnym rezultatem powyższych korzyści.

Ten artykuł jest jedynie wprowadzeniem w tematykę lean management. Zachęcam Cię do zgłębienia tego tematu, bo być może pozwoli Twojej firmie zrzucić zbędne kilogramy, poprawiając tym samym jej kondycję i jakość funkcjonowania.

Oczywiście aby do tego doszło, potrzebna jest Twoja aktywność. Barierą transformacji lean management okazuje się często brak zaangażowania w nią właścicieli lub zarządu. Nie obejdzie się też bez cierpliwości, bo zmiany mogą trwać 2-4 lata, oraz otwartości – lean management wymaga bowiem kierowania bardziej partnerskiego, a mniej autorytarnego.

Niewiele jest opracowań i raportów mówiących o oszczędnościach związanych z wprowadzeniem szczupłego zarządzania, bo na wyniki finansowe organizacji wpływają różne czynniki. Najczęściej takie dane podają przedsiębiorstwa, których akcje są w obrocie publicznym. Na przykład spółka Rexam plc (globalny koncern opakowaniowy) podała, że dzięki projektom Lean Six Sigma zaoszczędziła w latach 2010-2014 około 20 mln funtów rocznie.

Sam oceń, czy warto. Powodzenia :)

Polecana literatura:
J.P. Womack i D.T Jones, Lean thinking – szczupłe myślenie, 1996.
A. Blikle, Doktryna jakości, http://www.moznainaczej.com.pl/wydanie-drugie-dj/co-w-drugim-wydaniu [dostęp: 14.10.2019].
M. Imai, Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.
A. Grycuk, Bariery w stosowaniu koncepcji lean management, „Kwartalnik nauk o przedsiębiorstwie” 2016, nr 3.

Maciej Bielak

Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej.