Efektywność

Dlaczego w biurze nie ma miejsca na pracę i jak sobie z tym poradzić?

Anna Pudło

Gdzie chodzisz, gdy musisz popracować w pełnym skupieniu? Poczekaj, niech zgadnę… Na pewno nie do biura, prawda? No chyba że albo wcześnie rano, zanim zejdą się Twoi współpracownicy, albo późnym wieczorem, gdy wszyscy już pójdą do domu. W biurze pracuje się ciężko. Mam takie poczucie, że biuro to ostatnie miejsce, w którym da się pracować głęboko i wydajnie, szczególnie w ciągu dnia. Nie pomaga nawet własny gabinet – zawsze ktoś do niego zapuka w najmniej odpowiednim momencie…

A przecież kreatywność, tworzenie czegoś większego, możliwość spokojnego pomyślenia nad strategią to praca wymagająca pełnego skupienia, to praca wykonywana w stanie głębokiej koncentracji, bez rozpraszania uwagi, sięgająca granic naszych zdolności intelektualnych (bardzo ciekawie tę koncepcję opisał Cal Newport w książce pt. Głęboka praca: Zasady osiągania skoncentrowanego sukcesu w świecie rozproszenia). Wprowadzenie się w stan pracy głębokiej wymaga spełnienia określonych warunków, a najważniejszym z nich jest pozbycie się wszelkich rozpraszaczy i bodźców, które mogą nas z tego stanu wyrzucić. Możliwość pracy przez kilka godzin w pełnym skupieniu to dobrodziejstwo, którego (nie oszukujmy się) nie da się osiągnąć w biurze, gdzie tych bodźców jest tak wiele...

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Nie wiem, czy się ze mną zgodzisz, ale praca w biurze to taka “praca szarpana”. Popracujesz chwilę nad jednym zadaniem, za moment ktoś zapyta Cię o rozwiązanie problemu, więc przerzucasz swoją uwagę na kolejne, po chwili w biurze pojawi się klient, który koniecznie z Tobą chce rozmawiać i… tak mija kilka godzin. Bilans na koniec dnia nie przedstawia się zachwycająco – dziesiątki rozgrzebanych zadań, a żadne nie skończone… Po kilku latach takiego trybu pracy pojawia się frustracja, stres, wypalenie… Do tego dochodzi permanentne niewyspanie, narzekanie na przedłużające się dojazdy i powroty z pracy, brak czasu dla bliskich i przede wszystkim – brak czasu dla siebie…

Pies siedzący na gwoździu

Tak, wiem, że nasi rodzice i dziadkowie funkcjonowali w takich warunkach i nikomu nie przyszło na myśl, żeby na to narzekać, ale czasy się zmieniły… Mamy więcej możliwości, inne perspektywy, inne potrzeby i wyzwania… Dlaczego zatem mamy tkwić w starym systemie, który dawno temu odszedł do lamusa...? Są ludzie, którzy harują od świtu do nocy z uporem maniaka, dojeżdżają do pracy po dwie godziny dziennie, robią coś, co wcale nie sprawia im frajdy i na to wszystko ciągle narzekają... Wiesz, taka sytuacja przypomina mi pewną zasłyszaną kiedyś historię…

Pewnego razu człowiek przechodził koło domu i zobaczył odpoczywającą na werandzie starszą parę. Pomiędzy nimi leżał pies i skomlał. Człowiek zdziwił się, ale nic nie powiedział. Następnego dnia historia się powtórzyła: człowiek znów przechodził obok tego domu, starsza para odpoczywała sobie w bujanych fotelach, pies leżał w tym samym miejscu i skomlał. Człowiek postanowił, że jeśli nazajutrz znów zobaczy tę samą scenę i jak usłyszy skomlenie psa, to zapyta o co chodzi. Trzeciego dnia człowiek zastaje ten sam widok: starsza pani pije herbatę, starszy pan czyta gazetę, a pies leży pomiędzy nimi i skomli. Człowiek nie mógł już tego dłużej znieść i spytał:

– Przepraszam, co się dzieje z waszym psem?

– Z psem? – odpowiedziała starsza pani – pies leży na gwoździu wystającym z desek werandy.

Zdumiony jej odpowiedzią człowiek zapytał:

– Jeżeli pies leży na gwoździu i cierpi, to czemu nie wstanie i nie położy się w innym miejscu?

Starsza pani uśmiechnęła się i odparła:

– To oznacza, że boli go na tyle, żeby skomleć, ale nie na tyle, żeby ruszyć się z miejsca…

(Autor: Po pierwsze ludzie, źródło: http://tiny.pl/g8r2c)

Są też ludzie, którzy w takich samych warunkach po prostu by się zamęczyli. Oni potrzebują mieć więcej swobody i wolności, potrzebują wiedzieć, że to, co robią ma sens, a gdy świat, w którym funkcjonują im nie pasuje lub ich boli – po prostu biorą się do roboty i go zmieniają. Te osoby to najczęściej Przedsiębiorcy albo freelancerzy, którzy postanowili wziąć swój los w swoje ręce, kreować własną rzeczywistość i samemu wytyczać swoje ścieżki.

Nasza perspektywa

W Coraz Lepszej Firmie przez kilka lat pracowaliśmy tradycyjnie, mieliśmy swoje Coraz Lepsze gabinety, Coraz Lepszą firmową kuchnię, w której spędzaliśmy czas na pogawędkach przy kawie i ciastku, mieliśmy wspólne problemy z dotarciem do naszego Coraz Lepszego biura, które znajdowało się na skraju miasta. I mimo tego, że wszyscy jesteśmy osobami niezwykle zorganizowanymi, że narzuciliśmy sobie ostry harmonogram pracy i wzajemnie motywowaliśmy się do jego przestrzegania, coś nam nie do końca w duszach grało… Z racji tego, że nazwa “Coraz Lepsza Firma” zobowiązuje, szukaliśmy różnych rozwiązań, które pozwoliłyby nam wyrwać się z tego schematu i osiągnąć szczyty produktywności. Szukaliśmy przełomu... Tym właśnie było dla nas opuszczenie biura... Zanim to jednak nastąpiło, solidnie, systemowo i kompleksowo się do tego przygotowaliśmy. Chcesz wiedzieć, w jaki sposób? Przeczytaj artykuł pt. Jak przygotować firmę do pracy w trybie no office?, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

Wypracowaliśmy idealny dla nas model pracy, pewne rzeczy się usystematyzowały, znaleźliśmy odpowiednie narzędzia, które nam tę pracę ułatwiają. Przede wszystkim jednak niesamowicie przyspieszyliśmy – kiedyś pewne zadania pochłaniały nam 2-3 dniówki w biurze, dzisiaj to samo jesteśmy w stanie zrobić w kilka godzin! Pracujemy o wiele bardziej intensywnie niż kiedyś, a czasu mamy jeszcze więcej. Fizycznie widujemy się raz w miesiącu, wirtualnie – codziennie, na krótkich wideokonferencjach z samego rana, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Co najlepsze, mamy poczucie, że nasze relacje są mocniejsze niż kiedyś… Więcej ze sobą rozmawiamy, sytuacje konfliktowe prawie w ogóle się nie pojawiają, nie mamy siebie dość, wręcz przeciwnie – celebrujemy każdą chwilę, którą spędzamy razem. W biurze widywaliśmy się codziennie i to naturalne, że pojawiały się między nami drobne nieprzyjemności, związane z błahostkami, takimi jak na przykład zostawianie brudnych naczyń w kuchni... Praca zdalna wyeliminowała te sprzeczki, pozostawiając nam kwintesencję relacji koleżeńskich.

Zdaję sobie sprawę z tego, że trudno w to uwierzyć i jednocześnie z przykrością muszę stwierdzić, że nie każdy będzie potrafił dokonać tego, czego dokonał nasz zespół. Praca zdalna nie jest bowiem dla każdego... Wiadomo też, że nie każda firma będzie sobie mogła na taki tryb pracy pozwolić, dlatego to rozwiązanie polecamy w tych branżach, gdzie jest to możliwe i wykonalne.

Żeby było jasne – praca zdalna, o której mówimy w naszym przypadku, wcale nie oznacza pracy grupy freelancerów. Jesteśmy prawdziwym zespołem, z tą jednak różnicą, że nie pracujemy z jednego miejsca, a kilku. I to jest bardzo dobra wiadomość dla Ciebie – naprawdę można w ten sposób zbudować wspaniały zespół!

4 cechy, które musisz posiadać Ty i Twoi pracownicy, aby móc pracować zdalnie

Mam dla Ciebie dwie wiadomości: zła jest taka, że wymienione poniżej cechy są NIEZBĘDNE w pracy zdalnej. Dobra: jeżeli dzisiaj nie posiadasz niezbędnego minimum, to przy odrobinie pracy i samozaparcia jesteś w stanie wyrobić nowe nawyki i nabyć potrzebne umiejętności.

  1. Dyscyplina – bez tego ani rusz. Gdy pracujesz z domu (albo jeszcze trudniejsza sytuacja – w podróży), będziesz miał wiele pokus, które skutecznie będą Cię od obowiązków odciągały. A to trzeba odebrać dzieci ze szkoły, a to musisz zrobić zakupy… A może obejrzysz ciekawy film, który leci w telewizji, a w ogóle to najlepiej będzie, gdy telewizor będzie cichutko grał, a Ty sobie przy nim popracujesz… Przecież i tak siedzisz w domu, więc masz czas. BZDURA! To tak nie działa. To, że pracujesz z domu, wcale nie oznacza, że możesz to robić w piżamie i w łóżku, wręcz przeciwnie - powinieneś zachowywać się tak, jakbyś codziennie szykował się do wyjścia do biura. To mentalnie pomoże Ci wejść w “tryb pracy” i nakieruje Cię na właściwe tory. Nie pozwalaj sobie nawet na małe odstępstwa (jak to z telewizorem), bo obudzisz się wieczorem z pilotem w ręku i pełną listą niewykonanych zadań.
  2. Doskonała organizacja – kolejna niezbędna cecha. Z racji tego, że nie masz wokół siebie współpracowników i całej tej otoczki biurowej, jesteś w stanie precyzyjnie zaplanować swój dzień. W końcu możesz sam wyznaczyć sobie rytm pracy i być niezależnym od przypadkowych okoliczności (klient, kawa). Możesz ustalić sobie bloki pracy, bloki odpoczynku i ściśle trzymać się swojego planu. Jednak gdy tej organizacji Ci zabraknie – to będzie katastrofa (serio!). W naszą ludzką naturę wpisany jest taki mechanizm, który sprawia, że z wygody, zmęczenia, stresu albo strachu odkładamy wykonywanie jakichś czynności na później. Ten mechanizm to prokrastynacja – więcej na temat sposobów radzenia sobie z tą “nową chorobą cywilizacyjną” możesz przeczytać w artykule pt. 10 sposobów, by pokonać odkładanie spraw na później. O tym, jak nauczyć się planować, możesz przeczytać w artykule pt. Planuj przez 5 minut i zaoszczędź… 1 godzinę dziennie!
  3. Odpowiedzialność i samodzielność – podejrzewam, że skoro jesteś Przedsiębiorcą, to nie masz z tym problemu. Zwróć jednak uwagę na swoich pracowników –  czy zadania, których się podejmują, są dostarczane na czas? Jeżeli nie, to jakie mają wytłumaczenie? Czy poczuwają się do odpowiedzialności w sytuacji, kiedy projekt, za który byli odpowiedzialni, nie wypalił? Czy stosują tzw. spychologię wobec pozostałych członków zespołu?
  4. Nieustanna chęć rozwoju – to cecha, która nigdy nie traci na wartości. Bądź przykładem dla swoich współpracowników i naucz ich kultury ciągłego poszukiwania nowej wiedzy. Niech maksyma Goethego “Kto nie idzie do przodu, ten się cofa” będzie Waszym motorem napędowym.

3 rzeczy, które musisz ustalić z pracownikami

Przejście na tryb pracy zdalnej będzie dla Ciebie, Przedsiębiorco, bardzo dużym wyzwaniem, szczególnie w sytuacji, gdy przywykłeś do biurowego stylu życia. W domu może Ci brakować chociażby takich rzeczy jak pysznej kawy, którą codziennie parzyła Twoja asystentka, codziennych zwoływanych na szybko spotkań, a nawet tej krzątaniny i rozgardiaszu, który panuje w każdym biurze. Może pojawić się też problem z zaufaniem wobec współpracowników… Skąd masz mieć pewność, że w umówionych godzinach na pewno pracują, a nie się obijają, przecież ich nie widzisz i nie możesz wszystkiego kontrolować… Te kilka wymienionych problemów to dopiero wierzchołek góry lodowej… Nawet gdy masz świetny zespół, któremu ufasz, w Twojej głowie mogą pojawiać się podobne myśli. Rozwiązaniem w tym przypadku jest ustalenie jasnych zasad, na których ma opierać się Wasza współpraca. Przede wszystkim powinieneś porozmawiać z pracownikami o takich 3 kluczowych obszarach:

  1. Rozliczanie efektów pracy – zastanów się, w jaki sposób będziesz się rozliczał z pracownikami z efektów ich pracy. Czy lepiej będzie, gdy będą pracowali konkretną liczbę godzin, czy będą wynagradzani od efektu? W Coraz Lepszej Firmie jesteśmy umówieni, że pracujemy wydajnie przez 6,5 godziny dziennie (w tym czasie nie mieszczą się przerwy), a czas zliczamy za pomocą programu do zarządzania projektami TeamWork Projects.
  2. Sposób komunikacji – ustalcie, za pomocą jakich narzędzi będziecie się ze sobą komunikować. Może będzie to wewnętrzny firmowy czat, może Skype, który daje Wam również możliwość prowadzenia wideokonferencji, a może wolicie używać telefonu... Ustalcie tak, żeby służyło to przede wszystkim Waszej wygodzie i ułatwiało Wam codzienną pracę. W Coraz Lepszej Firmie do codziennej komunikacji używamy wewnętrznego czatu TeamWorka, natomiast do przeprowadzania porannych wideokonferencji używamy Zooma.
  3. Zasady – warto również pomyśleć nad tym, aby razem z pracownikami stworzyć zasady pracy zdalnej, które będą określały najważniejsze aspekty pracy. Ustalcie, co możecie, a czego raczej nie powinniście robić w trakcie pracy. Ważne jest, abyś dał pracownikom konkretne wytyczne już na samym początku pracy zdalnej – wtedy unikniecie wielu nieporozumień.

Inspiracje

O pracy zdalnej pisze się i mówi coraz więcej. Jedni ją chwalą i uważają, że to jedyna słuszna droga i za kilkanaście lat firmy już w ogóle nie będą posiadały biur, inni natomiast z powrotem do biur wracają. U nas taki tryb pracy sprawdza się (jak cholera!), u innych być może jest całkowitym niewypałem… Jak będzie z Tobą? Szczerze mówiąc, nie mam pojęcia, a Ty nie przekonasz się, dopóki nie spróbujesz… Jeżeli jednak czujesz, że coś nie do końca działa tak, jakbyś sobie tego życzył, to nie bądź jak ten pies, który siedzi na gwoździu, tylko zacznij szukać rozwiązań! To oczywiście tyczy się każdego obszaru Twojej firmy...

Dla inspiracji zostawiam Cię z kilkoma linkami do wartościowych książek, podcastów, blogów, które przybliżą Ci idee pracy zdalnej.

  1. Rozmowa Michała Szafrańskiego, autora książki pt. Finansowy Ninja z Michałem Śliwińskim, założycielem firmy Nozbe (globalna firma działająca w modelu no office).
  2. Książka pt. Remote poświęcona pracy zdalnej, której autorami są założyciele firmy Basecamp.
  3. Blog o cyfrowym nomadyzmie.
  4. Wystąpienie na TEDx Jasona Frieda pt. “Why work doesn't happen at work”.

Powodzenia! :)

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.