Efektywność

Jak przygotować firmę do pracy w trybie no office?

Anna Pudło

Myśląc o kimś, kto pracuje zdalnie masz pewnie przed oczami uśmiechniętego od ucha do ucha przedsiębiorcę, który w kapciach i szlafroku siedzi we własnym domu przed laptopem, z kubkiem kawy w ręku i stamtąd zarządza swoim biznesem…. A może widzisz tego przedsiębiorcę na słonecznej plaży, siedzącego przed komputerem, zza którego rozpościera się widok na turkusowy ocean…

Taki scenariusz jest możliwy, jednak w większości przypadków tak to niestety nie wygląda. Aby doprowadzić firmę do takich luksusów, trzeba najpierw solidnie się do pracy zdalnej przygotować. Praca w trybie no office mimo wielu zalet (o których możesz przeczytać tutaj), wiąże się również z pewnymi problemami i wyzwaniami, z których często nie zdajemy sobie sprawy.

Zacznijmy od problemów. Badanie przeprowadzone przez Fundację Obserwatorium Zarządzania pokazało, że główną przeszkodą w zdalnym zatrudnianiu pracowników są problemy z ich fizycznym udziałem w spotkaniach, naradach czy procesach decyzyjnych firmy. Na drugim miejscu wymienia się zazwyczaj brak możliwości kontroli nad pracownikiem, na pozostałych – problemy ze słabą wydajnością pracowników i ich niską samomotywacją. Nad tymi wszystkimi problemami da się jednak zapanować i sprawić, że nie będą uciążliwe oraz nie będą przeszkadzały w codziennym funkcjonowaniu firmy. Jak to zrobić? Czytaj dalej, a poznasz 4 wyzwania, z którymi musisz się zmierzyć, jeżeli chcesz przygotować swoją firmę do pracy w trybie no office.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

WYZWANIE NR 1
Poukładana firma i spisane procedury

Spisane procesy i procedury to rzecz, bez której nie może się obyć żadna dobrze zorganizowana firma, a już szczególnie taka, która planuje przejście na tryb pracy zdalnej. Każda powtarzalna czynność, którą wykonuje się w Twojej firmie, powinna być spisana, do każdej czynności powinna być napisana instrukcja jej wykonania. Co więcej, każdy z Twoich pracowników powinien mieć świadomość tego, za co jest w firmie odpowiedzialny oraz jaki jest jego zakres obowiązków. Ponadto, powinien się orientować jakie zadania ma wykonywać każdego dnia i w jaki sposób ma to robić. I nie wystraczy, że taki pracownik będzie to po prostu wiedział – on musi to mieć na piśmie! Pewnie teraz się zastanawiasz po co to wszystko… Po to, żebyś miał gwarancję, że wykonywane przez Twoich pracowników czynności zawsze będą na takim samym dobrym poziomie. Dlaczego? Jeżeli dasz im konkretną instrukcję, co krok po kroku mają zrobić, aby np. przyjąć i rozpatrzyć reklamację od klienta, możesz być pewien, że taki klient zostanie obsłużony dobrze i kompletnie (o ile oczywiście pracownik po prostu nie zawali). Poza tym, w sytuacji kiedy jeden z pracowników na przykład zachoruje, inny będzie mógł go bez problemu zastąpić, bo będzie wiedział co i jak ma zrobić.

Procedury, instrukcje i checklisty są niezbędne, jeżeli chcesz gładko i z sukcesem przejść w swojej firmie na tryb pracy zdalnej. To pewnego rodzaju wsparcie dla Twoich pracowników, bo nie zostają oni wtedy pozostawieni sami sobie, nie muszą wymyślać pewnych rzeczy od początku, po prostu dostarczasz im gotowych rozwiązań. To też duża pomoc dla Ciebie – jeżeli wiesz, czym zajmuje się dany pracownik, jakie zadania wykonuje, łatwiej Ci będzie rozliczyć go z efektów jego pracy i oszacować czy czas, który spędza nad danym zadaniem nie jest na przykład zbyt długi.

WYZWANIE NR 2
Samodyscyplina

Praca zdalna wymaga od Ciebie i Twoich pracowników dużej samodyscypliny i odpowiedzialności. Wiadomo, że w domu zawsze jest co robić (szczególnie, gdy masz do wykonania w pracy jakieś zadanie, za którym nie przepadasz – wtedy nawet mycie naczyń wydaje się być szalenie interesujące), bardzo łatwo można ulec rozproszeniu. Łatwo też o zatarcie granicy między pracą a życiem osobistym – należy uważać, żeby nie zaburzyć odpowiednich proporcji i nie przesadzić w żadną stronę. Kluczem do sukcesu jest dokładne zaplanowanie całego dnia, począwszy od wstania z łóżka. Poniżej widzisz mój harmonogram dnia pracy:

7:00 – pobudka
7:00-7:30 – poranne ćwiczenia (dodają energii)
7:30-8:10 – toaleta i śniadanie
8:15-8:30 – spotkanie z zespołem na Skypie
8:30-10:00 – intensywna praca
10:00-10:15 – przerwa
10:15-11:45 – intensywna praca
11:45-12:00 – przerwa
12:00-13:30 – intensywna praca
13:30-14:00 – przerwa obiadowa
14:00-15:30 – intensywna praca
15:30-16:00 – odpoczynek
16:00-19:00 – samorozwój
19:00-23:00 - czas wolny

W trzymaniu się harmonogramu pomaga mi prosta technika zarządzania czasem Pomodoro, którą serdecznie Ci polecam.

Nie bez znaczenia jest również miejsce, w którym pracujesz – najlepiej gdyby było to oddzielne pomieszczenie, jednak nie każdy takim dysponuje. Czasem wystarczy oddzielny kącik z biurkiem i wygodnym fotelem. Powinna to być przestrzeń, która pomoże Ci utrzymać równowagę między pracą a życiem rodzinnym. Miejsce, z którego po prostu wyjdziesz i nie będziesz go używać aż do kolejnego dnia pracy.

Pamiętaj zatem ważną rzecz – miejsce pracy powinno kojarzyć Ci się wyłącznie z pracą! Istotne jest, żeby nie pracować np. na kanapie, czy na łóżku na którym sypiasz, albo żebyś nie miał go w zasięgu wzroku w czasie, który poświęcasz na pracę. Wiesz dlaczego? Wtedy bardzo łatwo o wymówkę. W głowie zaczynają piętrzyć się myśli: “pójdę tylko na chwilkę rozprostować nogi” lub “popracuję chwilę na leżąco”, albo: “tak mnie bolą plecy, muszę się położyć” etc. Nie muszę Ci chyba mówić jak to się skończy…

WYZWANIE NR 3
Wysoko zorganizowani pracownicy

Bardzo istotne jest to, kogo zatrudniasz – czy są to osoby o wysokim stopniu organizacji własnej, czy raczej takie, którym trzeba wyznaczać zadania i dokładnie pilnować ich realizacji. Wiadomo, że ten pierwszy rodzaj pracowników jest w pracy zdalnej bardziej pożądany, jednak osoby o niskiej samoorganizacji również da się tego nauczyć. Bardzo pomocne są wspomniane już procedury i checklisty oraz programy do zarządzania projektami. Wysoko zorganizowani pracownicy będą też bardziej zmotywowani i chętni do samorozwoju. Nie będziesz musiał się obawiać tego, że przestaną się rozwijać i w konsekwencji nie będą przykładać się również do ulepszania Twojej firmy.

Druga sprawa – bardzo istotne w pracy zdalnej jest zaufanie. Jeżeli ufasz swoim pracownikom, wiesz, że będą sumiennie wypełniać swoje obowiązki, jeżeli nie – przejście na tryb pracy zdalnej będzie tego świetnym sprawdzianem. Ktoś, kto pracując w biurze wydawał Ci się niezwykle wydajny i pracowity, może okazać się całkiem inny po przejściu na pracę w trybie no office. W biurze wielu rzeczy nie widać, w pracy zdalnej, gdzie głównym weryfikatorem jest efektywność danego pracownika, pewnych rzeczy po prostu nie da się ukryć.

WYZWANIE NR 4
Stworzenie kultury pracy zdalnej

Stwórz razem ze swoimi pracownikami zasady pracy zdalnej. Ustalcie jak mają wyglądać Wasze spotkania, za pomocą jakich narzędzi będziecie się komunikować, w jaki sposób będziecie się rozliczać z wykonanej pracy.

Zobacz, jak to robimy w Coraz Lepszej Firmie...

Programy/narzędzia:
1. TeamWork Projects – narzędzie do zarządzania projektami, za pomocą którego rozliczamy się z wykonanych zadań oraz rejestrujemy czas pracy (więcej na temat narzędzi do zarządzania projektami możesz przeczytać tutaj)
2. Skype, TeamWork Chat – narzędzia do codziennej komunikacji

Harmonogram spotkań:
1. codzienne 15-minutowe wideokonferencje na Skypie – ustalamy, co będziemy robić danego dnia oraz podsumowujemy dzień poprzedni
2. raz w tygodniu godzinna wideokonferencja – u nas odbywa się w poniedziałki. Na takim zebraniu ustalamy zakres zadań na cały tydzień, dyskutujemy nad bieżącymi problemami i wyzwaniami
3. raz w miesiącu całodniowe spotkanie osobiste – to czas na strategiczne ustalenia

Warto ustalić również z pracownikami sposób w jaki będziesz rozliczał się z nimi z wykonywanych obowiązków – od efektu, od czasu pracy czy jeszcze inaczej. Wszystko zależy od specyfiki firmy i zakresu obowiązków danego pracownika. Ważne jest, abyś dał pracownikom konkretne wytyczne już na samym początku pracy zdalnej – wtedy unikniecie wielu nieporozumień.

Jak widzisz, przejście na tryb pracy zdalnej nie jest sprawą oczywistą. Wymaga od Ciebie i Twoich pracowników dobrego przygotowania oraz wysokiej samodyscypliny. Wierzę jednak w to, że gdy zastosujesz się do wskazówek z tego artykułu, będzie Ci o wiele łatwiej!

Trzymam za Ciebie kciuki!

Pobierz bezpłatny poradnik
„Przebudzenie Przedsiębiorcy”

Możesz zmienić wszystko już dzisiaj
– oto 5 kluczowych elementów



Dowiedz się, co zrobić:

  • żeby to firma pracowała na Ciebie, a nie Ty na firmę,
  • żeby być szefem w swojej firmie, a nie jej kolejnym pracownikiem,
  • żeby Twoja firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna – nawet wtedy, gdy odpoczywasz.

pp_new
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.