Efektywność

10 sposobów, by pokonać odkładanie spraw na później

Anna Pudło

Odkładanie spraw na później – Ciebie ten problem pewnie nie dotyczy, bo jesteś przedsiębiorcą, więc siłą rzeczy musisz mieć wokół siebie porządek. Na pewno kontrolujesz wiele spraw jednocześnie, zarządzasz pracownikami, dbasz o sprawy prawne, księgowe, finansowe, i w małym paluszku masz codzienną organizację swojej pracy. Tobie nie zdarza się zostawiać spraw na ostatnią chwilę i przekładać w nieskończoność obowiązków, którymi po prostu nie lubisz się zajmować. Zaraz, zaraz… Czy aby na pewno?

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)
(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Czy...

  • wszystkie problemy rozwiązujesz od razu, gdy się pojawią?
  • masz tendencję do odkładania swoich planów i obowiązków “na jutro”, “na za tydzień” lub “na kiedyś tam”?
  • nie potrafisz odmówić komuś wprost i bierzesz na siebie wiele zadań, których wiesz, że i tak nie wykonasz?
  • w Twoim otoczeniu panuje chaos i bałagan?
  • masz poczucie, że czas “przecieka Ci przez palce”?
  • nie potrafisz ułożyć swoich obowiązków w odpowiedniej hierarchii oraz ustalić dla nich odpowiednich priorytetów?
  • wolisz wykonywać zadania krótkoterminowe, bo brakuje Ci czasu i motywacji do realizacji planów dalekosiężnych?
  • czekasz do ostatniej chwili i dopiero wtedy bierzesz się za rozwiązanie danego zadania, bo uważasz, że czym mniej masz czasu, tym bardziej jesteś wydajny?
  • często brakuje Ci motywacji i energii?
  • boisz się porażki i to blokuje Cię przed wykonaniem jakiegoś zadania?

Jeżeli na większość z tych pytań odpowiedziałeś twierdząco, to najwyższy czas, aby coś w swoim życiu zmienić. I to najlepiej od razu, a nie za tydzień, miesiąc lub w bliżej nieokreślonym czasie.

Prokrastynacja

Prokrastynacja to inaczej odwlekanie. Jej objawy to odkładanie czegoś na później, mimo świadomości konsekwencji, jakie z tego wynikają. To trochę tak, jakby ta “racjonalna” część mózgu, która rozumie, że im szybciej coś wykonamy, tym szybciej osiągniemy spokój i będziemy mogli zasłużenie odpocząć, walczyła z tą “nieracjonalną” częścią mózgu, która chce tylko szybkiej przyjemności i nie myśli o konsekwencjach.

Świetnie obrazuje to poniższy mem, który od jakiegoś czasu krąży po sieci:

Prokrastynacja

Aby lepiej zrozumieć prokrastynację, polecam Ci wystąpienie Tima Urbana, podczas konferencji TEDex, który w niezwykle obrazowy sposób tłumaczy mechanizmy tego zjawiska.

A może po prostu jestem leniwy?

Prokrastynacja często błędnie bywa utożsamiana z lenistwem. Dlaczego błędnie? Osoba leniwa nie ma bowiem wyrzutów sumienia, że czegoś nie robi, że coś ucieka jej sprzed nosa. Prokrastynator natomiast męczy się niemiłosiernie, jest na siebie wściekły, jednak… dalej uparcie nie zabiera się do roboty…

Zjawisko prokrastynacji stało się w ostatnich latach plagą społeczną, która dotyka dużą część społeczeństwa. Jej przyczyny mogą być różne i najprościej podzielić je można na 5 kategorii:

  1. odwlekanie wynikające z lęku – lęk przed porażką lub (paradoksalnie!) sukcesem, lęk przed konfliktem, przed oceną, przed nieznanym;
  2. odwlekanie wynikające z działania – na przykład z dążenia do perfekcjonizmu, z nadmiernego planowania, z przepracowania;
  3. odwlekanie wynikające z nawyków – związane z posiadaniem niemożliwych do zrealizowania oczekiwań czy niską samooceną;
  4. odwlekanie wynikające z emocji takich jak: uczucie przytłoczenia, znudzenia, frustracji;
  5. odwlekanie związane z brakiem – na przykład koncentracji, pewności siebie, brakiem wyznaczonego celu i kierunku działania.

Jak z tym walczyć?

Sposobów na walkę z prokrastynacją jest naprawdę dużo, jednak żaden z nich nie zadziała jeśli… pracę nad sobą i swoimi nawykami będziesz odkładał w nieskończoność!

Zmianę rozpocznij od razu, TU I TERAZ. Przestań odkładać to na później. Po prostu usiądź, skup się, przeczytaj i zacznij wdrażać OD RAZU, jasne?

  1. Planuj! Zapisuj w jednym miejscu wszystkie zadania, które musisz wykonać danego dnia oraz wyznaczaj sobie na ich wykonanie konkretne terminy, np. “14:15 – podsumuję wydatki firmowe z zeszłego miesiąca”. Możesz użyć do tego celu kartki i długopisu, notesu, kalendarza tradycyjnego lub elektronicznego, najważniejsze, abyś miał do tego łatwy dostęp i w każdej wolnej chwili mógł do niego sięgnąć. UWAGA! Nie planuj zbyt wielu zadań na jeden dzień – zbyt napięty plan powoduje presję i zachęca do odkładania!
  2. Duże zadania do wykonania rozłóż na mniejsze części i zapisuj jako podzadania. Dam Ci przykład: załóżmy, że musisz zamówić towar do swojego sklepu. Jakie czynności musisz po kolei wykonać, aby to zrobić? Sprawdzić jakich towarów brakuje, zrobić listę zakupów, napisać maila do hurtowni i złożyć zamówienie. Ale to jeszcze nie koniec: musisz powiadomić swoich pracowników, kiedy towar do Was dotrze, aby zrobili na niego miejsce w magazynie, a następnie przypilnować realizacji zamówienia. Zobacz, niby jedno zadanie, a ile czynności do wykonania! Gdy dokładnie wiesz, co i kiedy masz wykonać, zadanie od razu staje się prostsze i nie musisz się bać, że o czymś zapomnisz podczas jego realizacji.
  3. Używaj technik zarządzania czasem, mierz czas wykonywania danych czynności. Tutaj przydatne mogą okazać się takie techniki jak Pomodoro (dzielenie czasu pracy na mniejsze odcinki), zasada 30/10 (za każde 30 minut nieprzerwanej pracy w nagrodę możesz przez 10 minut odpoczywać), zasada 90 minut (praca na najwyższych obrotach przez 90 minut, odpoczynek i kolejny blok 90-minutowej wytężonej pracy) lub inne, o których więcej możesz poczytać np. w książce Czas. 52 sposoby na to, by zaczął pracować dla Ciebie.
  4. Regularnie się nagradzaj – ustal sobie nagrodę za wykonanie jakiegoś zadania, np. zjedz dobre ciastko, albo pozwól sobie na chwilę bezproduktywnego surfowania po internecie.
  5. Stosuj kary za unikanie działania – nie wykonałeś zaplanowanego zadania w terminie – nie zasłużyłeś na ciastko :(
  6. Korzystaj z programów wspomagających zarządzanie projektami – więcej na ich temat możesz przeczytać tutaj.
  7. Podejmij świadomą decyzję o pozbyciu się nawyku odkładania i zastąp go nowym nawykiem – załatwiania spraw od razu. Za każdym razem, gdy pojawi się nowe zadanie, powiedz sobie "nie odłożę tego na później, zrobię to TERAZ!". Powtarzaj to do skutku.
  8. Przestań być perfekcjonistą – pamiętaj: Done is better than perfect!
  9. Bardzo ważne jest, abyś zadbał o porządek w miejscu, w którym pracujesz – czyste biurko bez sterty papierów pomoże Ci się skupić na aktualnie wykonywanym zadaniu. Zadbaj również o odpowiednie oświetlenie w miejscu pracy, najlepiej, gdyby było to światło naturalne, a nie sztuczne. Często otwieraj okno w swoim biurze – pozwól, aby świeże powietrze pobudzało Cię do działania.
  10. I na koniec rzecz fundamentalna – zadbaj o siebie! Gdy będziesz wyspany, wypoczęty i odprężony, będziesz miał więcej energii do wykonywania zadań. Ćwicz, zdrowo się odżywiaj i spożywaj posiłki o regularnych porach, pij dużo wody, spaceruj po świeżym powietrzu, dużo się śmiej.

Opisane wyżej sposoby wydają Ci się pewnie tak oczywiste, że aż śmieszne, prawda? To, że wiesz o ich istnieniu, to drobna część sukcesu… Ale odpowiedz sobie tak szczerze – ile z nich tak naprawdę stosujesz w swojej pracy REGULARNIE? Ano właśnie…

Życzę Ci wiele wytrwałości w regularnym wdrażaniu nowych nawyków.

Trzymam za Ciebie kciuki! :)

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.