Efektywność

Zarządzanie czasem – co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć

Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Zarządzanie czasem, a raczej zarządzanie sobą w czasie, to temat, który dla przedsiębiorców jest wyjątkowo ważny. W końcu który właściciel firmy nie chciałby być w pięciu miejscach naraz, wykonywać roboty za trzech, a do tego jeszcze wychodzić do domu, zanim się ściemni?

Kusząca wizja, prawda?

Mam złą wiadomość – po przeczytaniu tego artykułu nie przyleci do Ciebie magiczna wróżka, która jednym machnięciem różdżki spełni te wszystkie życzenia.

Ale mam też coś w zamian.

Jeśli przeczytasz ten artykuł do końca i odbierzesz prezent, który tam na Ciebie czeka, to gwarantuję, że będziesz już wiedział, jakie (drobne!) zmiany możesz wprowadzić OD RAZU, by zacząć pracować wydajniej. I mieć więcej czasu dla siebie, rodziny, przyjaciół… A do tego firmę, która pracuje nawet wtedy, kiedy Ty odpoczywasz. Serio.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • jak wygląda prawidłowe zarządzanie sobą w czasie,
  • jak zarządzać czasem, gdy nie masz czasu na zarządzanie,
  • jakie aplikacje pomogą Ci zarządzać czasem pracy,
  • na czym opiera się efektywne zarządzanie czasem.


Zacznijmy od początku. Najpierw powiem Ci, jakie są popularne (i skuteczne!)…

Metody zarządzania czasem

Zacznijmy od bardzo prostej techniki, którą Brian Tracy opisał w swojej książce Zjedz tę żabę.

Metoda zarządzania czasem ABCDE

O co w niej chodzi?

Otóż Brian Tracy sprawę przedstawia tak:

Wypisz na kartce wszystkie zadania, które masz do zrobienia. Następnie, do każdego z nich przyporządkuj odpowiednią literę – A, B, C, D lub E, pamiętając, że:

  • A – to zadania, które MUSISZ wykonać, inaczej grożą Ci poważne konsekwencje;
  • B – to takie, które POWINNY być wykonane, ale jeśli tak się nie stanie, to nikt Ci głowy nie urwie;
  • C – zapisz przy zadaniach, które PRZYJEMNIE byłoby wykonać, ale nie mają wpływu na wyniki Twojej pracy (np. lunch ze współpracownikami);
  • D – to z kolei te, które możesz ZLECIĆ innym;
  • E – to wszystkie zadania, które nie mają większego znaczenia, ale wykonujesz je z przyzwyczajenia lub dlatego, że… je lubisz.

Zastanów się dobrze nad kategoriami swoich zadań i pamiętaj, by nigdy nie przechodzić do obowiązków z kolejnej kategorii, jeśli te z poprzedniej nie zostały jeszcze wykonane.

Przykład: Przejdź do zadań oznaczonych jako B dopiero, gdy wykonasz wszystkie z przypisaną literą A itd.

Ważne w tym ćwiczeniu jest również to, by uświadomić sobie, które z Twoich codziennych zajęć wpada do kategorii E i… może warto się ich pozbyć. A zaoszczędzony czas przeznaczyć na te, które przynoszą Tobie i Twojej firmie wymierne korzyści.

Inna popularna metoda zarządzania czasem to…

Macierz priorytetów / macierz Eisenhowera.

Brzmi poważnie, prawda? Na szczęście nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać.

Ta metoda polega na dzieleniu zadań na cztery grupy:

ważne i pilne ważne i niepilne
nieważne i pilne nieważne i niepilne


Co one w praktyce oznaczają?

Otóż ćwiartka „ważne i pilne” reprezentuje popularne wśród przedsiębiorców „gaszenie pożarów”, czyli zadania, które muszą być wykonane natychmiast, bo bez nich świat się zawali. Najczęściej oznacza to naprawianie błędów i zarządzanie kryzysowe.

Przedsiębiorcy, którzy zajmują się przede wszystkim zadaniami z tej grupy, działają w dużym stresie i czują nieustanne napięcie. A to z kolei może prowadzić do szybkiego wypalenia. Nie mówiąc już o tym, że pozostając w sferze tylko tych zadań, przedsiębiorca nie ma czasu na to, co naprawdę ważne, ale… niepilne. :) Czyli np. praca nad firmą, by działała tak, jak powinna.

Znasz to skądś? Jeśli tak, to polecam zajrzeć do naszego bezpłatnego e-booka, który pomoże Ci w końcu pozbyć się chaosu ze swojej firmy!

A wracając do grupy czynności „ważne i niepilne”, to musisz wiedzieć, że to w niej dzieje się magia. Przedsiębiorcy, którzy odnoszą największe sukcesy, wykonują najwięcej zadań, które można zakwalifikować właśnie do tej kategorii.

Dlaczego?

Pomyśl, gdzie wrzuciłbyś zadanie: „strategia marketingowa na kolejny rok”. A „plany sprzedażowe”? Pewnie tutaj, prawda? Tak jest z większością czynności, które nie przynoszą natychmiastowych efektów, ale są kluczowe dla rozwoju firmy.

Dlatego tak istotne jest, by nie pozwolić zadaniom z grupy „ważne i pilne” przejąć całego Twojego czasu pracy (bo pewnie nie da się ich uniknąć). Dzięki temu odpowiednio dużo zostanie go dla tej grupy.

No dobrze, ale przejdźmy dalej. Co z zadaniami, które można uznać za nieważne? Jeśli są one pilne, ale nieważne (trzecia ćwiartka), to najprościej je… oddelegować. Kiedy się na to zdecydujesz, to w końcu usuniesz ze swojej pracy frustrację i poczucie straty czasu.

Brzmi dobrze, tylko jak mam to niby zrobić… – pewnie myślisz. Tutaj też przychodzimy Ci z pomocą. Wystarczy, że pobierzesz ten darmowy kurs o delegowaniu zadań i wszystko stanie się prostsze.

A zadania z grupy „niepilne i nieważne”? To te wszystkie pożeracze czasu, na które sobie pozwalasz, żeby na chwilę odpocząć od męczących i stresujących zadań.

Efekty?

Jeszcze więcej wyrzutów sumienia, że zmarnowałeś czas i… piętrzące się kolejne zadania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych podstępnych złodziejaszkach, którzy po cichu kradną Twój cenny czas, to sprawdź koniecznie tego ebooka.

Teoria teorią, ale…

Co możesz teraz z tym zrobić?

Obiecaj mi jedną rzecz. Znajdziesz dzisiaj pół godziny, usiądziesz z kartką papieru i według powyższej metody rozpiszesz wszystkie zadania, które wykonywałeś w tym tygodniu. Tak zupełnie szczerze i tylko dla siebie. Sprawdzisz w ten sposób, ile z Twoich codziennych obowiązków znajduje się w poszczególnych ćwiartkach.

Tylko mając taką wiedzę będziesz mógł na spokojnie zastanowić się, co zrobić, by jak najwięcej czasu spędzać tak, jak najwięcej zarabiający przedsiębiorcy, czyli… w drugiej ćwiartce, na zadaniach ważnych i niepilnych.

Trzymam kciuki!

A teraz czas na ostatnią metodę, którą Ci w tym artykule przedstawię, a jest nią…

Reguła Pareto

Być może nawet już o niej słyszałeś.

Reguła ta odnosi się nie tylko do tematu zarządzania czasem. Znajdziesz odwołania do niej w wielu innych kontekstach. Jak sprawdza się tutaj?

Otóż zakłada ona, że 20% czynności, które wykonuje przedsiębiorca, przekłada się na 80% dochodów jego firmy. I odwrotnie – 80% zadań przekłada się tylko na 20% tych dochodów.

Dlatego tak istotne jest, by rozpoznać i wyodrębnić te 20% czynności (a może – klientów?), które przynoszą najwięcej korzyści i skupić się właśnie na nich, ignorując te, które nie dają pożądanych rezultatów.

Polecam Ci wykonać to ćwiczenie, by przekonać się, z których zadań możesz zrezygnować bez żalu.

No dobrze, a co, jeśli największy problem masz z tym, że masz dużo pracy, ale zupełnie nie potrafisz się do niej zabrać? Że wszystko Cię rozprasza, irytuje i często odkładasz sprawy na jutro? Tutaj z pomocą przychodzi…

Technika zarządzania czasem – Pomodoro

To jedna z najlepszych technik dla miłośników (lub może raczej – ofiar…) prokrastynacji.

Nie potrafisz się skupić na jednej rzeczy? Nie jesteś sam! Według badań aż 70% z nas ma kłopoty z utrzymaniem uwagi na jednym zadaniu przez dłuższy czas.

To prawdopodobnie dlatego metoda Pomodoro ma tylu zwolenników.

Polega ona na pracy w krótkich, 25-minutowych odcinkach, po których następuje 5 minut przerwy. Po kilku takich cyklach (np. trzech), przerwa jest dłuższa i trwa 15 minut.

25 minut to nie tak długo, prawda? Możesz przecież tyle wytrzymać bez zerkania w telefon albo sprawdzania maila. Super, bo założenie jest takie, że przez ten czas NIC nie może Ci przeszkodzić. Zajmujesz się tylko tą jedną zaplanowaną rzeczą i niczym więcej.

Ta technika się sprawdza, bo skupiając się na jednym intensywnym wysiłku mobilizujesz swój organizm do działania. Zaś częste przerwy wspomagają koncentrację i pozwalają szybko naładować baterie przed kolejną rundą.

Ale uwaga! Ważne, by przerwy nie polegały na scrollowaniu Facebooka albo Instagrama. Zrób kilka kroków, rozciągnij się. Pozwól swojemu ciału się zrelaksować i nie funduj mu kolejnych mocnych bodźców!

I jeszcze coś! Zaczynaj sesje Pomodoro od zadania, które znajdzie się na szczycie listy Twoich priorytetów (jeśli potrzebujesz, zerknij do metody zarządzania czasem ABCDE). Najpierw A, potem B, C, itd. Pamiętasz?

No dobra, to teraz mam dla Ciebie prawdziwą bombę. Z poniższą listą wdrażanie nowych metod i technik będzie jeszcze przyjemniejsze. I efektywniejsze! Bo widzisz, to mit, że nasz smartfon jest tylko złodziejem czasu. Wykorzystywany odpowiednio… a zresztą, sam się przekonaj!

Aplikacje do zarządzania czasem

Słyszałeś pewnie nie raz, że jednym z wrogów efektywności jest… Twój smartfon. Ale jest też druga strona medalu. Otóż może Ci on również pomóc w Twojej walce o odzyskanie czasu. Jak?

Jest kilka aplikacji, które warto zainstalować, by zacząć efektywniej i bardziej świadomie pracować. Oto jakie polecam wypróbować:

- Do Not Disturb – aplikacja, która synchronizuje się z Twoimi kalendarzami (m.in. Google, Exchange, Facebook i innymi) i automatycznie wycisza telefon na czas zaplanowanych spotkań.

- Pomodoro timer – korzysta z opisanej wcześniej techniki Pomodoro. Zamiast ustawiać minutnik albo próbować w inny sposób kontrolować czas, możesz jednym kliknięciem zaplanować sesję 25-minutowej pracy.

- Forest – to aplikacja, która co do zasady działa dokładnie tak, jak Pomodoro timer. Z tą różnicą, że możesz na czas skupienia zablokować wszystkie działania w tle Twojego telefonu. Zero rozpraszaczy w postaci dzwonków czy powiadomień.

Mało tego! Jeśli wytrzymasz cały założony czas bez minimalizowania aplikacji, to… zasadzisz drzewko. Na początku tylko w swoim wirtualnym ogrodzie, ale jeśli zakupisz wersję premium (kosztuje kilka złotych i jest to jednorazowa płatność) i będziesz pracował wystarczająco sumiennie, to zamienisz zarobione w aplikacji monety na prawdziwe sadzonki. To wszystko dzięki współpracy twórców aplikacji z organizacją Trees for the Future, która zajmuje się sadzeniem drzew „w realu”.

- Evernote – notatnik, w którym możesz tworzyć zapiski w formie tekstowej, dźwiękowej i graficznej.

- Any.do – narzędzie do tworzenia i zarządzania listami zadań.

No dobrze, teraz już wiesz, jak smartfon może Ci pomóc zwiększyć Twoją wydajność w pracy. Poznałeś kilka metod i jedną bardzo skuteczną technikę walki z brakiem produktywności, ale co, jeśli chciałbyś jeszcze bardziej zgłębić temat zarządzania sobą w czasie? Na to też jestem przygotowana. Na początku polecam Ci…

Zarządzanie czasem – książki

O zarządzaniu sobą w czasie napisano już tysiące stron. Nieraz trudno się w tym odnaleźć, szczególnie kiedy… nie ma się na to czasu.

Dlatego wybrałam dla Ciebie 4 pozycje, które są bestsellerami w tej kategorii i poprawiły już efektywność wielu przedsiębiorców. Oczywiście nie musisz kupować ich wszystkich od razu. Ale kiedy będziesz miał ochotę wgryźć się bardziej w temat, będą tu na Ciebie czekać. No to zaczynamy:

1. Esencjalista Greg McKeown

Autor koncentruje się na idei esencjalizmu, czyli wykluczania z życia tego, co mało istotne (albo: robieniu tego, co ma największe znaczenie). To książka o podejmowaniu decyzji, wyznaczaniu granic (np. dowiesz się, jak znaleźć odwagę, by grzecznie, ale stanowczo odmawiać), ale także o zarządzaniu ludźmi.

2. Atomowe nawyki James Clear

Jak małe zmiany przynoszą wielkie efekty? Jak przestać robić to, co dla Ciebie szkodliwe, a zacząć robić więcej tego, co przynosi pozytywne skutki? Czy to, co teraz robisz, przybliża Cię do tego, by stać się tym, kim chciałbyś być? W tej książce znajdziesz mnóstwo inspiracji, by codziennie robić choć mały krok ku temu, żeby zacząć żyć (i pracować) tak, jak chcesz.

3. Getting things done David Allen

Prosta metoda, która pokazuje, że WSZYSTKO ma wpływ na naszą efektywność i tak naprawdę WSZYSTKIM można zarządzać – od notatki na stole po pytających w kółko o to samo pracowników. Jeśli chcesz w końcu przestać odkładać rzeczy na potem i zacząć działać efektywnie (bez stresu i ciągłego „gaszenia pożarów”), to ta książka jest dla Ciebie.

4. Inaczej Radek Kotarski

Nie mogło zabraknąć książki z naszego podwórka. Książki innej niż poprzednie, podszytej (specyficznym) humorem autora, ale też napakowanej wiedzą, konkretnymi wskazówkami i badaniami. Autor pokazuje też zarządzanie sobą w czasie z perspektywy pracownika – być może więc kiedyś będzie to dobry prezent dla Twoich podwładnych?

Jeśli książki nie wystarczą, to mam dla Ciebie jeszcze inną propozycję…

Zarządzanie czasem – szkolenie

Coraz Lepsza Firma szkoleniami stoi, więc pewnie domyślasz się, że mamy coś i dla przedsiębiorców, którzy są w wiecznym niedoczasie. Szczególnie że problem ten dotyka większości właścicieli firm, z którymi pracujemy.

Wiesz już (z wcześniejszych fragmentów artykułu), że tak być nie powinno. Że „gaszenie pożarów” to droga donikąd. Domyślam się jednak, że na tym etapie może być trudno tak zupełnie samemu przejść tę drogą od początku do końca.

Dlatego też, jeśli jesteś zmotywowany do uporządkowania (w końcu!) swojej pracy i zrobienia pierwszego kroku do stworzenia firmy, o jakiej marzysz, mam dla Ciebie coś ekstra.

Coś, co zmieniło myślenie o firmie (i swej pracy) u ponad 15 tysięcy przedsiębiorców w Polsce.

O czym mówię?

O szkoleniu Przebudzenie Przedsiębiorcy, które jest jednym z najczęściej pobieranych szkoleń z naszej strony. Jeśli Ty też chcesz w końcu zacząć prowadzić firmę na swoich warunkach, to nie czekaj ani chwili dłużej.

Pobierz szkolenie, dopóki jeszcze jest dostępne za darmo!

POBIERZ BEZPŁATNE SZKOLENIE

„Przebudzenie Przedsiębiorcy”

7 ważnych lekcji dla każdego właściciela (małej) firmy



  • Jak zmienić ciągłe "gaszenie pożarów" w firmie w stabilny wzrost,
  • 3 proste (i skuteczne) narzędzia, które sprawią, że Twoi pracownicy zawsze będą wiedzieli co i jak mają zrobić,
  • 5 kluczowych elementów strategii biznesowej, bez których nie osiągniesz wysokich zysków.

pp_new

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Absolwentka socjologii na UŁ, która po studiach trafiła na ponad 6 lat do... księgowości korporacyjnej. Czuła, że to nie jest droga dla niej i postanowiła coś zmienić – m.in. ukończyła studia podyplomowe „Nowoczesna komunikacja marketingowa” na Uniwersytecie SWPS.
Teraz zajmuje się tym, co chciała robić od zawsze – pisze. Swoimi tekstami wspiera marketing kilku marek, a w CLF tworzy artykuły i reklamy.
Jej pasją są podróże i języki obce.