Efektywność

Efektywność osobista 4x4, Wiktor Siegel – obowiązkowe lektury przedsiębiorcy

Justyna Królak

Gdy myślę o efektywności osobistej, przypominam sobie fragment Alicji w Krainie Czarów. Uśmiecham się wtedy od ucha do ucha, bo ten tekst jest taki prosty, a jednocześnie tak wiele mówi… Oto on:

Alicja: Czy nie mógłby pan mnie poinformować, którędy powinnam pójść?

Kot: To zależy w dużej mierze od tego, dokąd pragnęłabyś zajść.

Alicja: Właściwie wszystko mi jedno.

Kot: W takim razie również wszystko jedno, którędy pójdziesz.


No właśnie, sam widzisz… :) A więc dokąd idziesz, gdzie chciałbyś dojść? W dzisiejszej gorączce życia bardzo, bardzo często zapominamy o zadawaniu sobie takich pytań. Dokąd ja w ogóle zmierzam? Czy na pewno tam, gdzie chciałabym się znaleźć za ileś lat? Czy to, co robię teraz, czemu poświęcam czas, doprowadzi mnie do tego miejsca? Przecież czasu, który płynie, już nie odzyskam...

No właśnie. Tym ważniejsze staje się to, by efektywnie wykorzystywać każdą upływającą godzinę…

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • jakie 4 rodzaje efektywności osobistej warto poznać,
  • czy masz odpowiedni stosunek do mijającego czasu,
  • jak stworzyć system do zarządzania efektywnością osobistą,
  • w jaki sposób sam ograniczasz swoją produktywność.


Przydałby się jakiś plan na życie, poukładanie sobie różnych obszarów, żeby współgrały ze sobą w taki sposób, by doprowadzić nas do wymarzonego celu. Ale znów przypomina mi się zdanie, które podobno powiedział kiedyś Woody Allen: „Jeśli chcesz rozśmieszyć Boga, opowiedz Mu o swoich planach". Auć!

Wiktor Siegel, autor książki „Efektywność osobista 4x4”, pisze, że współcześnie żyjemy w środowisku VUCA. Co to znaczy? Sprawdźmy:

  1. Volatility – niestabilność, zmienność – nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jakie będą zmiany.
  2. Uncertainty – niepewność – nie wiadomo, jakie narzędzia czy rozwiązania okażą się skuteczne.
  3. Complexity – złożoność – musimy analizować ogromne ilości danych.
  4. Ambiguity – nieoznaczoność – dużo nowych wyzwań, których dotąd nie mieliśmy, a zatem nie możemy skorzystać z doświadczeń z przeszłości.

Czy w takim środowisku da się zatem coś sensownie zaplanować? Autor książki twierdzi, że tak, a co więcej – najsensowniejszą opcją w takiej sytuacji wcale nie jest zupełna rezygnacja z planowania i niewyznaczanie sobie postanowień noworocznych. ;) Okazuje się, że z tym naszym VUCA możemy się zaprzyjaźnić i wykorzystać je na naszą korzyść. Oto propozycja autora:

  1. Niestabilność – zaatakujemy ją zwinnością i elastycznością planowania.
  2. Niepewność – tu skuteczna będzie szybka i częsta interpretacja danych.
  3. Złożoność – zadbajmy o to, by koncentrując uwagę na konkretnych danych, nie stracić z oczu obrazu całości.
  4. Nieoznaczoność – bądźmy gotowi do podejmowania ryzyka oraz eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami.

Brzmi pięknie, ale jak to zrobić w praktyce?

Czy lubisz czas?

Skoro mamy zaplanować swój czas i zatroszczyć się o różne obszary naszego życia, na początek ważne będzie zastanowienie się nad tym, jak podchodzę do czasu. Autor pisze o 3 typach podejścia do czasu: pozytywnym, wyważonym i negatywnym. Jak widzicie, zero skomplikowanej fizyki kwantowej. :)

A bardziej szczegółowo wygląda to tak:

  1. Podejście pozytywne:
    • Jak podchodzę do przeszłości: niczego nie żałuję i mam tylko dobre wspomnienia.
    • Jak podchodzę do teraźniejszości: żyję chwilą bez planu, bo liczy się tylko tu i teraz.
    • Jak podchodzę do przyszłości: żyję marzeniami i snuję plany na przyszłość.
  2. Wyważone:
    • Jak podchodzę do przeszłości: pamiętam sukcesy i wyciągam wnioski z porażek.
    • Jak podchodzę do teraźniejszości: koncentruję się na działaniu, na tym, co ważne teraz.
    • Jak podchodzę do przyszłości: elastycznie planuję.
  3. Negatywne:
    • Jak podchodzę do przeszłości: wszystkiego żałuję i ciągle ją rozpamiętuję.
    • Jak podchodzę do teraźniejszości: uciekam od złej rzeczywistości w przeszłość lub przyszłość.
    • Jak podchodzę do przyszłości: niczego nie planuję.

Dla mnie uświadomienie sobie tego, w jaki sposób myślę o czasie, jest niezwykle ważnym krokiem na drodze – nazwijmy to ładnie – „zarządzania swoim życiem”. Co z tego, że super zaplanuję sobie dzień, jeśli podchodzę do czasu w negatywny sposób, co powoduje, że jestem w stanie bezustannej frustracji.

Jeśli zatem czujesz się tak, jak podano w punktach poniżej:

  • „noż kurczę, nie ogarniam już bieżących spraw”,
  • „ciągle brakuje mi czasu”,
  • „zaniedbuję sprawy prywatne na rzecz zawodowych”,
  • „czuję się, jakbym żył w ciągłym stresie”,
  • „już nie umiem odpocząć i porządnie się zregenerować”,

…to ta książka jest dla Ciebie.

Autor obiecuje, że jeśli NAPRAWDĘ zastosujesz rady zawarte w tej książce W PRAKTYCE, to:

  1. Opanujesz każdy przyrost liczby spraw do załatwienia.
  2. Nie będzie Ci brakowało czasu na realizację najważniejszych zadań.
  3. Przestaniesz marnować czas.
  4. Odzyskasz równowagę między sprawami zawodowymi i prywatnymi.

Brzmi aż nazbyt obiecująco i w tym momencie w książce sam autor pisze: „Być może w tej chwili myślisz sobie: Czego to ludzie nie napiszą, żeby sprzedać książkę!”.

Czym Wiktor Siegel podpiera tak wyraźne zapewnienie? Od lat sam stosuje te praktyki na co dzień w swoim życiu – każdą z nich osobiście przetestował! Jako trener od ponad 20 lat zajmuje się efektywnością osobistą – prowadząc warsztaty, czasem jako konsultant, mentor lub coach.

Zaleca też następujący eksperyment, żeby przekonać się na własnej skórze o skuteczności swoich rad:

  1. Znajdź w książce jedną z reguł produktywności.
  2. Przeczytaj uważnie jej opis.
  3. Stosuj codziennie przez tydzień wszystkie praktyki do niej przypisane.
  4. Oceń po tygodniu, jak się zmieniła Twoja produktywność.

Ciekawe wyzwanie dla odważnych. :)

Szkolenie z efektywności osobistej w pigułce

Jest mnóstwo publikacji o produktywności w różnych obszarach życia – ta zbiera wszystko razem w jednym miejscu, choć oczywiście nie wyczerpuje poruszanego tematu. Ma ona Ci zapewnić:

  • proste i skuteczne narzędzia efektywności osobistej,
  • łatwe do zapamiętania schematy postępowania, które możesz wdrożyć w codziennym życiu,
  • długoterminową perspektywę rozwoju efektywności osobistej – nie są to sposoby, które rozwiążą Ci problem tu i teraz, na szybko, ale mają wyeliminować możliwość pojawienia się go w przyszłości.

Książka omawia 4 rodzaje efektywności osobistej i pokazuje ich wzajemne powiązania. Dzięki temu masz kompletny i skuteczny system do zarządzania swoją efektywnością. Są to obszary:

  1. UMYSŁ iQ / produktywność – efektywne decyzje i wykorzystanie czasu.
  2. EMOCJE eQ / eustres – efektywne zarządzanie emocjami i stresem.
  3. RELACJE sQ / synergia – efektywne zarządzanie relacjami i współpraca.
  4. CIAŁO pQ / dobrostan – efektywne zarządzanie energią, zdrowiem i finansami.

Efektywność osobista 4x4 – co znajdziesz w książce

Każdy rozdział składa się z następujących sekwencji:

  1. Na początek autor omawia najgorsze praktyki w danej dziedzinie – żebyś mógł zobaczyć, z czym masz największy problem.
  2. Jakie są konsekwencje tych najgorszych praktyk – zobaczysz, co tracisz, żyjąc w pętli złych nawyków.
  3. Rozwiązania – zobaczysz, jak w takim razie możesz skutecznie poprawić swoją efektywność. Autor omawia metody, które są lekarstwem na każdą ze złych praktyk zawartych w poprzednim punkcie.
  4. Najlepsze praktyki – czyli zwięzłe zestawienie krótkich technik, które możesz zastosować od razu.
  5. Osobista analiza efektywności – jest formą ćwiczenia, które polega na zastanowieniu się nad sobą, jak to u mnie wygląda w danej dziedzinie. Podoba mi się krótki i prosty schemat tego ćwiczenia:
    • STOP – chcę przestać tak robić!
    • KONTYNUACJA – chcę kontynuować to swoje zachowanie bez zmian!
    • START – chcę zacząć tak robić!

Rozważmy tę sekwencję na podstawie wybranej praktyki. Niech będą to na przykład działania z zakresu naszej produktywności.

I. Autor jako najgorsze praktyki w tej dziedzinie wymienia:

  1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że są one automatycznie najważniejsze.
  2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować, i wolną godzinę, żeby się tym zająć.
  3. Kiedy z powodu nadmiaru zadań działam w pośpiechu i stresie, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłam.
  4. Sama nie wyznaczam sobie żadnych terminów, bo mam ich już wystarczająco dużo narzuconych przez innych.
  5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkim, co jest naglące.
  6. Mam opinię perfekcjonistki, bo do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły.
  7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakuję z tematu na temat co kilka minut.
  8. Tak długo narzekam na sytuację, na którą nie mam wpływu, że brakuje mi już sił, by zająć się innymi sprawami.

II. Jakie są konsekwencje stosowania takich metod w zakresie produktywności?

  1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że są one automatycznie najważniejsze.


    Twój mózg poganiany słowem „PILNE” wpada w pułapkę uznawania tych dwóch pojęć za równorzędne, czyli pilne = ważne. Jeśli to się będzie powtarzać, to w końcu będziesz zajmował się prawie wyłącznie sprawami najpilniejszymi, a nie najważniejszymi. A kiedy zajmiesz się najważniejszymi? Wtedy, kiedy staną się nie tylko najważniejsze, ale również najpilniejsze i już nie będzie można odłożyć ich na później. To praktyka wykonywania zadań na ostatnią chwilę.

  2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować i wolną godzinę, żeby się tym zająć.


    Dzięki odłożeniu na później czynności mniej pilnej, ale bardzo ważnej i zwykle także trudnej, możesz się zająć aktualnymi zadaniami, przyjemniejszymi, ale mniej ważnymi niż te odkładane. To po prostu prokrastynacja.

  3. Kiedy działam w pośpiechu i stresie z powodu nadmiaru zadań, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłam.


    To taka praktyka nadrabiania czasu poprzez załatwianie szybkich i łatwych spraw. Gdy masz poczucie, że nie zdążysz z niczym, najpierw szybko ogarniasz wiele szybkich i prostych zadań, by szybko odnieść wrażenie, że już dużo zrobiłeś i równie szybko odzyskać poczucie kontroli. Ale czy faktycznie masz kontrolę nad sytuacją? Czy może pakujesz się w jeszcze większą utratę kontroli, zaniedbując realizację zadań najważniejszych na rzecz tych najpilniejszych?

  4. Sama nie określam sobie terminów realizacji własnych zadań, bo mam ich już wystarczająco dużo narzuconych przez innych.


    Zdarza Ci się pewnie zaniedbywać część swoich spraw prywatnych, bo nie wyznaczasz sobie nieprzekraczalnych terminów ich wykonania. Bo przecież masz już dużo terminów narzuconych Ci przez innych. Autor przewrotnie nazywa to praktyką „każdy jest kowalem mojego losu – tylko nie ja”.

  5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkim, co jest naglące.


    Jest to spowodowane chęcią uniknięcia nadmiernej presji czasu i potrzebą jak najszybszego wykonania wszystkich pilnych spraw, zanim staną się superpilne. To praktyka ulegania presji pilności, by uniknąć presji pilności.

  6. Mam opinię perfekcjonistki, ponieważ do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły.


    Każdy z nas chętnie marnuje trochę czasu na rzeczy, które po prostu lubi robić, i wpadamy wtedy w pułapkę zbędnego perfekcjonizmu. Czy na pewno każde zadanie jest tego warte? Autor nazywa to praktyką perfekcjonizmu jako profesjonalnej metody marnowania czasu.

  7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakuję z tematu na temat dosłownie co kilka minut.


    Już wiele badań obrazowania ludzkiego mózgu w rezonansie magnetycznym wykazały ponad wszelką wątpliwość, że mózg ludzki nie ma całkowitej podzielności uwagi. Ma ją wtedy, gdy koncentruje się na jednym procesie myślowym, a drugą czynność wykonuje w tzw. trybie automatycznym. Nie ma zaś podzielnej uwagi, jeśli jednocześnie zmusza się go do koncentracji na dwóch różnych procesach myślowych.

  8. Tak długo narzekam na sytuację, na którą nie mam żadnego wpływu, że brakuje mi już sił, by zająć się innymi sprawami.


    Kojarzysz może takie sytuacje z biura, kiedy wszyscy narzekacie, jacy to klienci są teraz roszczeniowi i nielojalni. I mija tak 15, 30 minut rozmowy i nic z niej nie wynika poza zmarnowanym czasem. To praktyka wyuczonego zbiorowego narzekania.

III. Jakie rozwiązania na poszczególne złe praktyki w zakresie naszej produktywności proponuje autor?

  1. Prawo Parkinsona to rozwiązanie złej praktyki nr 2, 3 i 4, a brzmi ono tak:

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

Cyril Northcote Parkinson

  1. Zasada Pareto to rozwiązanie złej praktyki nr 1, 5, 6 i 7. Zasada ta pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Pareto, który zajmował się zagadnieniem nierównej dystrybucji bogactwa we włoskim społeczeństwie. Stosowana jest jako uniwersalne prawo odnoszące się do alokacji zasobów, np. 20% klientów przynosi 80% zysków, 20% pracowników generuje 80% wyników.
  2. Reguła strefy wpływu to lekarstwo na złą praktykę nr 8, czyli narzekanie na to, na co nie mam wpływu.

IV. Czas na najlepsze praktyki w dziedzinie naszej produktywności:

  1. Na bieżąco weryfikuj swoje priorytety i koncentruj się najpierw na sprawach najważniejszych.
  2. Nie odkładaj spraw ważnych i trudnych na później – po prostu zacznij je robić jak najszybciej.
  3. Nie ulegaj presji czasu w natłoku spraw.
  4. Jeśli chcesz zawalczyć o zrealizowanie jakiegoś własnego zadania – określ nieprzekraczalny termin jego realizacji.
  5. Rezerwuj konkretne jednostki czasu na załatwienie spraw ważnych, ale mniej pilnych.
  6. Ogranicz perfekcjonizm jedynie do zadań najważniejszych, gdzie będzie on miał znaczenie.
  7. W danej chwili koncentruj całą swoją uwagę tylko na jednej sprawie.
  8. Szybko wychodź ze strefy troski (czyli tam, gdzie nie masz w ogóle wpływu) i koncentruj się na zwiększaniu swojej strefy wpływu.

Smaczki z Efektywności osobistej

Inne wybrane przeze mnie (będzie więc subiektywnie :)) ciekawostki z książki:

  • na początku książki znajdziesz test „Profil efektywności osobistej” – po jego wypełnieniu zobaczysz, z którym z tych 4 obszarów (umysł, emocje, relacje, ciało) masz największy problem i gdzie trzeba będzie najmocniej popracować,
  • czy wszystkie zadania należy wykonywać z perfekcyjną dokładnością i wolnym tempem, żeby wyeliminować ewentualne pomyłki,
  • dla mnie bardzo przydatna i zarazem prosta jest lista kontrolna projektu, która w jeden dzień pomogła mi niesamowicie przyspieszyć z konkretnym projektem, z którym wcześniej męczyłam się przez dwa tygodnie, a także prosty harmonogram projektu,
  • bardzo pomocny okazał się też test „Twój profil reakcji stresowej” – dzięki wykonaniu ćwiczenia możesz zobaczyć, w jakim obszarze najbardziej się stresujesz (umysł, emocje, relacje czy ciało) i w ten sposób możesz dopasować do swojej sytuacji bardziej indywidualne techniki redukcji objawów stresu (fizyczne lub psychiczne),
  • czym w rzeczywistości jest asertywność i empatia,
  • różne metody na regenerację: umysłu, emocji, relacji i ciała.

Po zakończeniu szkoleń czy warsztatów prowadzonych przez Autora uczestnicy najczęściej mówią:

  • „Już wiem, co robić, by zacząć ogarniać bieżące sprawy”,
  • „Nadal będzie mi brakowało czasu, ale to ja zdecyduję, na co nie może go zabraknąć”,
  • „Wiem, jak zachować elastyczną równowagę między życiem prywatnym i zawodowym”,
  • „Wiem, jak zarządzać poziomem stresu – jak go redukować i jak mu zapobiegać”,
  • „Znam już metody i techniki regenerowania się w czterech wymiarach”.

Jeśli Tobie również marzą się takie korzyści, zapraszam do książki. :) To naprawdę solidna porcja metod, które mogą poprawić jakość naszego życia, ale tylko wtedy, jeśli je ZASTOSUJEMY W PRAKTYCE! A to jest ten najtrudniejszy element układanki.

Wiktor Siegel – o autorze

Od ponad 20 lat zajmuje się efektywnością osobistą. Wskazówki zawarte w książce Efektywność osobista 4x4 stosuje codziennie w swoim życiu prywatnym i zawodowym. Zrealizował ponad 1500 dni szkoleniowych oraz ponad 500 sesji mentoringowych.

Jest mentorem i trenerem, lekarzem medycyny, specjalistą radiologiem. Ukończył studia podyplomowe w Instytucie Zdrowia Publicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz w Chartered Institute of Marketing w Londynie. Wykłada w Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie oraz w Wyższej Szkole Turystyki i Ekologii w Krakowie.

To podróżnik po sześciu kontynentach, przewodnik tatrzański, organizator inspirujących wypraw górskich dla liderów w Dolomity Włoskie, Himalaje, Hindukusz, Karakorum i Pamir.

Efektywność osobista 4x4

Chcesz wejść na wyższy poziom?
Pobierz listę 52 książek biznesowych
na 52 tygodnie roku


Co zyskasz:

  • spokój – przestaniesz się zastanawiać, co czytać,
  • prestiż – dołączysz do przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swój biznes,
  • pewność – znajdziesz w tych książkach porady, które można wykorzystać w polskich realiach małej firmy, a nie w oderwanych od rzeczywistości światowych korporacjach.

52ksiazki_form2
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Justyna Królak

Pasjonatka lektur rozwojowych, biznesowych i ciągłego doskonalenia. Przez wiele lat szefowa Klubu Książki Tolle.pl. Prywatnie jest szczęśliwą żoną Coraz Lepszego Szefa.