Obowiązkowe lektury przedsiębiorcy Finanse

Obowiązkowe lektury przedsiębiorcy – Po pierwsze: ZYSK, Mike Michalowicz

Justyna Królak

Finanse to jedna z głównych przyczyn zmartwień przedsiębiorców. Balansowanie na finansowej linie i osiąganie stabilnej rentowności wymaga nie lada wysiłku. Słyszymy przecież o tym, że mniej więcej ⅔ firm upada w ciągu pierwszych kilku lat działalności. Nie lepiej się mają te, które nie upadły: toną w długach, a ich właściciele żyją w ciągłym stresie.

Wiele osób zakłada firmy, bo marzy o robieniu tego, co kocha, o osiągnięciu wolności finansowej, zapewnieniu godnego życia swojej rodzinie, po prostu o przyzwoitym zarabianiu.

Tymczasem pieniądze w firmie to temat dający więcej stresu niż satysfakcji. To nieprzespane noce i ciągłe zamartwianie się, z czego ja zapłacę pracownikom w następnym miesiącu, albo z czego opłacę bieżące faktury... A gdy pracujesz ciężko w firmie, z której nie przynosisz pieniędzy do domu, to też dochodzi zmaganie się z reakcją rodziny, która nie zawsze to rozumie i Cię wspiera...

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Z pięknego i wspaniałego marzenia rodzi się prawdziwy potwór Frankensteina, który pożera wszystko wokół: czyści konta bankowe, zaciąga kolejne kredyty, doprowadza Cię na skraj wyczerpania, powoduje, że zaczynasz żyć w stanie ciągłego napięcia, zastanawiając się, kto tym razem zadzwoni do Ciebie, żeby przypomnieć się o spłacie zaległości...

Wkładasz więc w firmę całe swoje serce, często poświęcasz jej swoje życie osobiste, a mimo to nie masz grosza przy duszy. Może jeszcze bardziej cięższa, dłuższa i wydajniejsza praca sprawi, że w końcu wydarzy się jakiś cud? Może ten oczekiwany przełom jest tuż za rogiem i trzeba jeszcze trochę wytrzymać, a wtedy zadłużenie i trudności finansowe w końcu znikną i wszystko zakończy się dobrze?

Dlaczego tak niewiele firm przynosi swoim właścicielom zyski?  

Autor książki Po pierwsze: ZYSK Mike Michalowicz opisuje w jej początkowych rozdziałach swoją historię i to, jak zarobił miliony, a następnie w ciągu dwóch lat w głupi sposób stracił cały majątek. Wracał do domu na kolację zawstydzony, zastanawiając się, jak ma powiedzieć rodzinie, że stracił wszystkie pieniądze, z których mieli się utrzymywać. W końcu, gdy jego żona zapytała, co się stało, odpowiedział: „Straciłem wszystko, co do grosza”…

Po długiej ciszy jego 9-letnia córka pobiegła do swojego pokoju, po czym wróciła ze swoją świnką skarbonką, którą dostała w prezencie na swoje urodziny. Postawiła ją na stole i wypowiedziała słowa, które dla autora stały się przełomem w podejściu do finansów w firmie: „Tato, poradzimy sobie”.

Dla autora była to niezwykła lekcja pokory, gdy jego własna córka zaproponowała mu wszystkie swoje oszczędności jako pomoc w wyjściu z kłopotów…

Zrozumiał wtedy najważniejszą zasadę bezpieczeństwa finansowego: „oszczędzaj pieniądze i zablokuj do nich dostęp, żeby nie zostały skradzione… przez ciebie”.

Metodę „Po pierwsze: ZYSK” opracował więc jako sposób na poradzenie sobie z trudną sytuacją finansową we własnej firmie, a później zaczął ją testować w innych firmach i okazała się ona… cudem, który dosłownie je uzdrawia, powodując, że zaczynają one generować sensowne zyski.

To metoda, która stawia na głowie tradycyjny sposób prowadzenia rachunkowości w firmie. Ten obowiązujący powszechnie sposób autor uważa po prostu za głupi. Porównuje go do skoku z urwiska, po którym człowiek zaczyna z całych sił machać rękami. Jest to zupełnie bez sensu, bo ludzie zwyczajnie nie potrafią latać.

Bardzo dobrze znasz ten powszechnie obowiązujący wzór:

przychód - koszty = zysk

Autor pisze, że na pierwszy rzut oka wydaje się to jak najbardziej sensowne: sprzedaj, ile się da, opłać wszystkie koszty, podatki, zapłać pracownikom itd., a to, co Ci zostanie, będzie Twoim zyskiem. Problem polega jednak na tym, że zwykle tego zysku zostaje niewiele, albo jeszcze częściej – wcale. Według niego ten stary system prowadzi do tworzenia takich firmowych potworów Frankensteina, które żywią się wyłącznie pieniędzmi i które powoli zatapiają firmę.

W takiej sytuacji niektórzy zalecają, żeby po prostu sprzedawać jak najwięcej, jak najmniej wydawać, a to, co zostanie, będzie Twoje. Wiążą się z tym jednak pewne pułapki: im więcej sprzedajemy, tym bardziej rośnie koszt prowadzenia działalności. Gdy rośnie sprzedaż, rośnie też zapotrzebowanie na więcej pracowników, na więcej materiałów operacyjnych, pojawia się pokusa większego biura… Nasz firmowy potwór staje się coraz większy. Autor twierdzi, że niezależnie od tego, jak duży przychód wygenerujemy, zawsze znajdziemy sposób na to, żeby te pieniądze wydać.

Kolejna wada tej starej metody to tzw. efekt pierwszeństwa, który mówi o tym, że wzmacniamy i rozwijamy to, na czym się skupiamy w pierwszej kolejności. Jeśli koncentrujemy się na przychodach i wydatkach, to stajemy się ślepi na zysk.

W miejsce tej starej metody autor proponuje zupełnie inne podejście i podaje „nowy wzór rachunkowości”, który jest podstawą metody „Po pierwsze: ZYSK”:

przychody - zysk = wydatki

Zanim się całkowicie wystraszysz (“A z czego to ja mam niby opłacić wydatki, jak najpierw przeznaczę pieniądze na zysk?”), zostań, poczekaj, oto cztery podstawowe zasady tego systemu:

  1. Autor zaleca założenie pięciu podstawowych rachunków w banku: rachunek dochodu, rachunek zysku, rachunek wynagrodzenia właściciela, rachunek podatkowy i rachunek wydatków operacyjnych. Każdy z tych rachunków ma swój konkretny cel. Gdy na Twoje główne konto wpływają pieniądze (rachunek dochodu), dzielisz je na poszczególne rachunki według z góry określonego stosunku. Wyjaśnia też, jak to wszystko podzielić procentowo i na co zwrócić uwagę. Autor tłumaczy to na przykładzie amerykańskich firm (w których np. podatki płaci się raz w roku), jednak w dalszej części książki zwraca uwagę na to, jak to policzyć w przypadku różnych podatków w innych krajach.
  2. Nie wolno Ci zacząć od opłacania faktur! Najpierw dzielisz pieniądze na poszczególne konta. Wszelkie należności pokrywasz wyłącznie z konta wydatków operacyjnych. No dobrze. A co jeśli nie starczy mi pieniędzy na pokrycie wszystkich wydatków? Autor twierdzi, że w ten sposób firma informuje Cię, że nie stać Cię na te wydatki i powinieneś się ich pozbyć. Daje Ci to okazję do przyjrzenia się temu, które wydatki w Twojej firmie są po prostu zbędne i tak naprawdę należałoby je wyeliminować.
  3. Autor zaleca, żeby w jakiś sposób utrudnić sobie dostęp do rachunku zysków, żeby nas zwyczajnie nie kusił. Zaleca wypłacanie sobie z tego konta 50% zgromadzonych środków na koniec każdego kwartału. Pozostałe 50% ma zostać jako środki na różne nietypowe sytuacje, które mogą wyskoczyć.
  4. Autor poleca, żeby tego podziału pieniędzy dokonywać dwa razy w miesiącu (10. i 25. dnia miesiąca). Pozwala to narzucić pewien rytm w zarządzaniu pieniędzmi. W polskich warunkach trzeba by to pewnie zmodyfikować, by dostosować się do z góry narzuconych terminów płatności faktur lub sztywnych terminów płacenia podatków... lub płacić je przed czasem.

Na początek autor radzi poruszać się małymi krokami i założyć tylko rachunek zysków, na który możesz najpierw przelewać 1% od każdej kwoty, która wpływa na Twoje główne konto. Np. jeśli na Twoje konto wpłynie dziś 1000 zł, to 10 zł przelewasz na konto zysku. Wydaje się to absurdalnie małą kwotą, ale wyrabia pewien nawyk. Jak pisze autor, „z pewnością nie zbijesz majątku z dnia na dzień, ale zyskasz pewność siebie. Dostaniesz przedsmak tego, jakie to uczucie od razu gwarantować sobie zysk. (…) Owszem, to bardzo mała kwota, ale zysk to zysk”.

Co nam daje taki system? Przede wszystkim uporządkowanie finansów w firmie. Przedsiębiorca ma chociażby wydzielone pieniądze, które są przeznaczone na jego pensję. Ma wtedy jasno oddzielone swoje prywatne pieniądze od pieniędzy firmy. Częstą pułapką jest jedno wielkie wymieszanie tego i bywa tak, że ludzie wydają pieniądze z firmy na swoje prywatne rzeczy bez zastanowienia, a później nie ma w firmie z czego opłacić różnych kosztów. Takie rozdzielenie zwyczajnie uczy dyscypliny, która jest konieczna, jeśli chce się osiągnąć sukces.

Często też bywa tak, że przedsiębiorcy zaharowują się w firmie, wkładają w nią całe swoje oszczędności i na koniec dla nich już nic nie zostaje. To rozwiązanie sprawia, że właściciel firmy nie ma z czego żyć. Autor powtarza jak mantrę zdanie: „Pamiętaj, że to twoja firma ma służyć tobie, a nie ty jej. Koniec z żywieniem się resztkami!”. Oczywiście autor pokazuje też, jak podejść do wysokości wynagrodzenia właściciela firmy (jak to też zrobić, jeśli jest więcej niż jeden właściciel), żeby z jednej strony nie było za wysokie w stosunku do możliwości finansowych firmy, a z drugiej zbyt niskie.

Autor zwraca uwagę, że standardową metodą postępowania z finansami jest zazwyczaj to, że logujemy się na swoje konto firmowe, widzimy, ile mamy kasy i na tej podstawie podejmujemy dalsze kroki. Gdy saldo na koncie jest wysokie, inwestujemy w różne rzeczy. Gdy jest niskie, zaczynamy kombinować, skąd tu wziąć pieniądze  na opłacenie różnych rzeczy: a to przez windykację, a to zastanawiając się, jak zwiększyć sprzedaż.

Przy takim podziale rachunków wyraźnie widać, ile mamy pieniędzy na danym koncie, jaka jest sytuacja firmy, czy możemy sobie w danym momencie pozwolić na jakąś inwestycję w firmie, czy jednak się wstrzymać, itp.

Okazuje się też, że ta metoda świetnie się sprawdzi przy radzeniu sobie z długami: jak się ich pozbyć w taki sposób, żeby powstrzymać dalsze ich narastanie. Zachęca on do tego, żeby postawić na rentowność, nawet jeśli masz długi. Mówi się, że rentowności firmy nie można osiągnąć, dopóki ma się długi. Autor tymczasem idzie na przekór temu stwierdzeniu i uważa, że jedynym sposobem pozbycia się długów jest właśnie osiągnięcie rentowności.

Ciekawe jest również to, że metoda ta może się przydać przy uporządkowaniu finansów osobistych i pomaga wypracować pewien styl życia.

Słowem, bardzo ciekawa metoda, która może pomóc uporać się z chaosem w finansach firmy. Przyda się zarówno przy start-upach, jak i przy małych i średnich firmach. W paru miejscach książki trzeba uważniej przysiąść, jeśli chce się policzyć pewne rzeczy w swojej firmie, więc będzie trochę zabawy z matematyką, ale z pomocą przychodzi tutaj styl książki – autor pisze z poczuciem humoru, dzięki czemu czyta się ją lżej. No i ciekawym wyzwaniem w paru punktach metody będzie przełożenie jej zasad na polskie warunki.

Autor książki po wielu latach stosowania tej metody mógł z rachunku zysku opłacić swojej córce (teraz już dorosłej osobie) całe studia, żeby ona sama własne oszczędności mogła przeznaczyć na swoje wesele. Tort weselny będzie oczywiście w kształcie… świnki skarbonki :-)

zysk
Justyna Królak

Pasjonatka lektur rozwojowych, biznesowych i ciągłego doskonalenia. Przez wiele lat szefowa Klubu Książki Tolle.pl. Prywatnie jest szczęśliwą żoną Coraz Lepszego Szefa.