Zarządzanie zespołem

„Nie da się” i „po co” – dlaczego tak trudno przekonać pracowników do zmian?

Monika Madejska

„Po co mamy to robić”, „przecież tak się nie da” – ile razy słyszałeś to od swoich pracowników? Ciągle musisz walczyć, aby przeforsować nowe pomysły i zmiany, które mają rozpędzać Twój biznes? W takim razie zdecydowanie powinieneś dowiedzieć się czegoś ważnego o umyśle, rozumie i emocjach, bo tam tkwi przyczyna i rozwiązanie Twoich kłopotów.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • dlaczego Twoi pracownicy nie lubią zmian,
  • co zrobić, gdy zamiast rozumu zaczynają rządzić emocje,
  • jak wprowadzać zmiany w firmie, by nie napotkać oporu.


Miałeś kiedyś podobną sytuację?

Jest wcześnie rano, a Ty właśnie jedziesz do firmy. Zaspany włączasz lekcję Programu Rozwoju, którą wozisz w samochodzie od dobrych kilku tygodni. Tym razem to lekcja o eliminowaniu marnotrawstwa.

Słuchasz półprzytomny, ale jednak czujny. Nagle w Twojej głowie zapala się lampka z napisem: „Eureka, mam to!” Wpadasz na genialny pomysł rozwiązania problemu, nad którym móżdżyłeś się od ponad 2 miesięcy. Sam nie wierzysz, że rozwiązanie było tak proste… i że miałeś je pod ręką przez tyle czasu.

Wbiegasz podniecony do pracy, zbierasz ludzi i z zapałem opowiadasz, jak to wymyśliłeś ratunek na Wasz kłopot. Opowiadasz, żywo gestykulując, pełen energii i przekonany o słuszności swoich planów.

Po chwili orientujesz się, że po drugiej stronie, w oczach Twoich pracowników, widzisz jakby odbicie napisu ze zdaniem: „O Boże, znowu coś wymyślił...”.

Bierzesz oddech, zatrzymujesz swój wywód, razem z całym entuzjazmem, i badawczo pytasz:

– Co o tym myślicie?

Ludzie patrzą po sobie z niewyraźnymi minami. Chwilę trwa cisza, po czym pierwszy śmiałek wypala:

– Ale po co mamy to robić?

Drugi, ośmielony przetartym szlakiem, wygłasza sakramentalne:

– Szefie, ale tego nie da się zrobić…

Czujesz, jak zaciskają Ci się zęby i krew napływa do twarzy… w głowie zrywa się gonitwa myśli zaczynająca się od słów: „Ja pier..., znowu…”, a kończąca na: „Po... mi ta firma była”.

Prrr, koniku, zatrzymaj się na chwilę. Spójrz na sytuację jeszcze raz, klatka po klatce, i spróbuj zrozumieć, co się właściwie wydarzyło…

Zatrzymaj film w momencie, w którym spojrzałeś w zastygłe twarze i oczy swoich pracowników… Czy masz świadomość, jak wiele zadziało się w Twoich ludziach przez te kilka minut, kiedy słuchali Twoich pełnych podniecenia propozycji zmian?

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

No właśnie...pogadajmy o tym przez chwilę. Posłuchaj historii o Umyśle, Rozumie i Emocjach.

Umysł – konkretny i z zasadami

Głównym bohaterem tej historii jest Umysł, czyli taki software naszego mózgu, dzięki któremu czujemy i myślimy. Jeśli porównalibyśmy mózg do radia, to Umysł byłby wydobywającą się z niego muzyką.

Umysł kieruje się konkretnymi zasadami, tak jak każde oprogramowanie.

Pierwszą z nich jest optymalizacja zużycia energii. Umysł robi wszystko, aby oszczędzać życiową energię właściciela i wykorzystuje do tego kilka najdłużej działających aplikacji.

Drugą zasadą jest nieustanne dążenie do stabilizacji i przewidywalności, bo one są gwarancją bezpieczeństwa. Umysł uwielbia stałość i niezmienność, dlatego uparcie dąży do grania wciąż tej samej muzyki.

2 kolejni bohaterowie – Rozum i Emocje, to jakby dzieci pierwszego – Umysłu.

Rozum ­– bystry i energochłonny

Rozum mieszka w korze mózgowej, czyli wielkiej serwerowni i bibliotece wiedzy. Tutaj odbywa się analiza wszystkich danych płynących z otoczenia oraz ciała. Tutaj również zapisane są wszelkie doświadczenia z przeszłości, w tym wzorce myślenia, nawyki czy przekonania.

Najbardziej wyjątkowa część Rozumu znajduje się w okolicy czoła, czyli miejsca, które odruchowo pocierasz, kiedy intensywnie myślisz. To kora przedczołowa, dzięki której myślisz abstrakcyjnie, odczuwasz wyższe emocje i masz świadomość swojej osobowości. To tutaj analizujesz wiedzę, wyciągasz wnioski i dokonujesz racjonalnych wyborów.

Rozum i konieczność jego obsługi przez korę mózgową ma, z punktu widzenia Umysłu, jedną zasadnicza wadę: jest cholernie energochłonny. Wszystkie procesy, które związane są z Rozumem – intelekt, logika, racjonalność czy analiza – są zjawiskami niezwykle kosztownymi energetycznie.

Ta energochłonność kory mózgowej to coś, co jest sprzeczne z pierwszą zasadą funkcjonowania głównego bohatera. Właśnie dlatego Umysł, aby maksymalnie ograniczyć zużycie energii, tworzy możliwie najwięcej automatycznych sposobów myślenia, odczuwania i działania.

Autopilot do wszelkich możliwych czynności to podstawowa strategia na ograniczanie zużycia energii. Raz utworzyć aplikację i zakotwiczyć ją na konkretny bodziec, aby odpalała się automatycznie – to jest dopiero mistrzostwo optymalizacji! Wystarczy wielokrotnie powtórzyć jakąś czynność, myśl czy emocję, a Umysł od razu utrwala to w formie automatu.

To piękne i tragiczne zarazem. Piękne, bo dzięki temu nie musisz się uczyć myć zębów każdego poranka. Tragiczne, bo jak się w domu rodzinnym nauczyłeś unikać konfliktów, to we własnej firmie będziesz robił to samo. Bez względu na to, że na poziomie logicznym wiesz, że to nie przynosi korzyści ani Tobie, ani innym ludziom. Automat raz zaprogramowany odpala się bezbłędnie w podobnych okolicznościach.

Mało tego, że Umysł, jeśli tylko może, wybiera automatyzmy. On je aktywnie chroni przed zmianą! Umysł nie znosi zmian! To dla niego ogromnie frustrujące! Najpierw narobił się nad stworzeniem aplikacji obsługującej jakiś automat, a potem zdarza się coś, co chce zniszczyć rezultaty jego ciężkiej pracy! To normalne, że Umysł się broni przed zniszczeniem efektów swojego wysiłku.

Właśnie dlatego, kiedy pojawia się informacja lub wydarzenie, które chce zmienić jakiś element oprogramowania, Umysł najchętniej je eliminuje. Podpowiada właścicielowi, że to jakaś bujda i że to nieprawda, i trzeba się tego pozbyć, bo zagraża drugiemu ważnemu celowi – zachowaniu stabilizacji, przewidywalności i bezpieczeństwa.

A skoro automaty gwarantują stabilizację, przewidywalność i bezpieczeństwo, to chęć zmian automatów co powoduje? Bingo! Zagrożenie i niebezpieczeństwo, czyli silne i trudne Emocje!

Emocje – nieprzewidywalne i trudne

Poznajmy zatem bliżej ostatniego bohatera naszej opowieści, czyli Emocje.

Dokładnie w momencie, w którym przychodzisz do pracownika z kolejną genialną propozycją innowacji (czytaj: oczekiwaniem zmian w oprogramowaniu), Umysł wyłącza moduł Rozum i włącza moduł Emocje.

Umysł podnosi alarm i krzyczy: Uwaga, uwaga, zagrożenie dla systemu! Ktoś chce wprowadzić zmiany w naszym oprogramowaniu! Ogłaszam kryzys, należy się bać! Wyłączamy wszystkie moduły angażujące zbyt dużo energii (czytaj: wyłączamy racjonalny Rozum) i przechodzimy w stan gotowości bojowej!

I co się dzieje z takim pracownikiem, w mózgu którego Umysł ogłosił alarm bojowy? A co robi pies, kiedy się boi? Najczęściej robi się agresywny i szczerzy zęby.

Dokładnie tak samo reaguje człowiek, kiedy się boi. Wszak, mimo naszej wyjątkowości, nadal jesteśmy po prostu zwierzętami. To oznacza, że w stresie i lęku reagujemy dokładnie tak, jak to robią zwierzęta – nie myślimy, nie analizujemy, tylko odpalamy jeden z najbardziej prymitywnych automatów: pokażę kły, to może przeciwnik ucieknie. W świecie ludzi mówimy na to pięknymi słowami: opór, niezadowolenie, stawianie się.

Ten prymitywny mechanizm zbudowany jest na lęku. A kiedy jest lęk, to znaczy, że jest zagrożenie. A jak jest zagrożenie, to oszczędzamy energię i wyłączamy racjonalne myślenie. A jak wyłączamy myślenie, to wciąż tkwimy w zamkniętym kole lęku oraz automatów, które go obsługują.

Co robi przestraszony pies, kiedy go zmuszamy do zrobienia czegoś? Zwykle jeszcze mocniej ujawnia swoje obronne reakcje. Agresja zawsze wynika z lęku. Tam, gdzie jest lęk, zwykle pojawia się złość. Ludzie, którzy są agresywni, to ludzie, którzy się boją. Choć niekoniecznie o tym wiedzą, bo złość jest tak dominującym odczuciem, że znakomicie maskuje lęk.

W lęku, stresie i zagrożeniu nie mamy dostępu do Rozumu. Cofamy się do poziomu rozwoju typowego dla zwierząt i zachowujemy się dosłownie jak przestraszony pies.

A skoro w zagrożeniu zachowujemy się jak przestraszony pies, no to pytanie za 100 punktów: co musisz zrobić, aby przestraszony i agresywny pies zrobił to, na czym Ci zależy?

Zaraz dam Ci odpowiedź, ale najpierw, żebyśmy się dobrze zrozumieli, wyciągnijmy…

Wnioski z historii o Umyśle, Rozumie i Emocjach

Ludzie pracujący u Ciebie mają w głowie tysiące „automatów”, które wpływają bezpośrednio na sposób, w jaki myślą, czują i się zachowują. A to wszystko dzieje się automatycznie! Nie wybierają świadomie tych zachowań z dostępnej puli opcji, tylko nieświadomie, autopilotem odpalają konkretny bodziec.

Każdy człowiek ma jakiś odruch na bodziec z kategorii „zmiana”. Niektórzy reagują entuzjazmem, choć wiedzą, że będzie bolało. Takie osoby najczęściej zostają przedsiębiorcami – jak Ty :) Inne mają automat typu: „Nie da się” lub „po co” i odpalają go za każdym razem, kiedy pojawia się hasło „zmieńmy coś”. Tacy ludzie nawet nie wiedzą, że decyzję podejmuje za nich prymitywna część umysłu, a jego racjonalna część nie ma tu nic do gadania.

Każdy z nas w inny sposób radzi sobie ze zmianą, bo ma inne programy, które to obsługują. Dla jednych ten proces jest bardzo długi i bolesny, jak wyrywanie zęba bez znieczulenia, dla innych jest szybszy i podobny raczej do skurczu w łydce. Tak czy inaczej proces zmiany zawsze trwa jakiś czas i zawsze mniej lub bardziej boli. Nie ma zmiany bez bólu, a nasze czasy sprawiają, że dla większości ludzi jest on wyjątkowo dotkliwy.

Dlaczego?

Bo tempo i intensywność zmian, jakich doświadczamy w dzisiejszych czasach, są zbyt szybkie z punktu widzenia ewolucji naszego organizmu. Nigdy dotychczas umysł nie musiał przebudowywać oprogramowania tak szybko, jak w ostatnich 30 latach.

Żeby to lepiej zobrazować, wyobraź sobie, że jesteśmy jako gatunek na tym świecie od 24 godzin. Raptem 50 minut temu wykształcił się nasz racjonalny umysł. A świat, który znasz dzisiaj, z Internetem i smartfonami trwa od niecałej sekundy.

Przez 23 godziny, 59 minut i 59 sekund nasze ciała, emocje i umysły żyły w zupełnie innych okolicznościach. ZUPEŁNIE odmiennych od tych, które zna współczesny człowiek. Jako gatunek nie znamy tego świata i jesteśmy do niego kompletnie nieprzystosowani.

Przez 2 miliony lat człowiek korzystał w stresujących sytuacjach wyłącznie z rozwiązań na fizycznym poziomie – z walki, ucieczki lub zamrożenia.

Dzisiaj w stresujących sytuacjach potrzebujemy używać rozwiązań na poziomie umysłowym – logicznie argumentować, prowadzić negocjacje oraz rozwiązywać złożone problemy.

Zwyczajnie nie jesteśmy przygotowani do tego, by reagować na zmiany z wykorzystaniem rozumu. W zasadzie, aby przetrwać w dzisiejszym, ekstremalnie zmiennym świecie, musimy walczyć ze swoją własną, fizyczną naturą każdego dnia!

A Ty, jako przedsiębiorca chcący zmieniać świat, musisz walczyć nie tylko z własną naturą, ale również naturą każdej osoby w Twoim otoczeniu – od pracowników, przez kontrahentów i klientów, aż do partnera życiowego i dzieci.

Jak wprowadzać zmiany w firmie

Co zatem zrobić, jeśli chcesz mimo tego dalej prowadzić biznes i robić swoje bez nieustannego słuchania komentarzy typu: „Nie da się” i „po co”.

Wycisz lęk
Wrócę do pytania za 100 punktów. Jak przekonać przestraszonego i agresywnego psa do zrobienia tego, na czym Ci zależy? Już wiesz, że napieranie na niego tylko pogarsza sprawę. Zresztą podobnie jak odpłacenie mu tą samą, agresywną postawą. Nie tędy więc droga.

Co musisz zrobić najpierw? Wyciszyć jego lęk i przywrócić poczucie bezpieczeństwa.

Póki w głowie drugiego człowieka aktywne i czujne są pierwotne struktury napędzane lękiem, nie ma sensu strzępić języka na logiczne argumenty. Logika to domena rozumu, który nie jest obecny dopóty, dopóki obecny jest strach i poczucie zagrożenia.

Naucz się tak komunikować zmiany, aby nie aktywować lęku i zagrożenia u swoich pracowników.

  • Nie mów o wszystkich pomysłach, które Ci przychodzą do głowy, tylko najpierw je przefiltruj i solidnie przeanalizuj.
  • Przedstaw wybrane propozycje usprawnień dopiero po ich przemyśleniu i znalezieniu konkretnych sposobów na wprowadzenie.
  • I wprowadzaj je po kolei, w odstępie czasu, nie wszystkie na raz.
  • Staraj się również mówić o zmianach, które chcesz wprowadzić, jako rodzaju „kosmetyki” do tego, co ludzie robią obecnie.
  • I powiedz im, co konkretnie zmieni się w ich sposobie pracy po wprowadzeniu zmiany.
  • Nie pozwól „zwierzęcym” mózgom tworzyć hipotez i nadinterpretacji, nie dopuść do wyolbrzymiania problemów i zmian. Aby tego uniknąć, mów konkretnie, czego zmiana będzie wymagała od pracowników.

Pamiętaj również, że wprowadzając zmiany pomalutku, w bezpiecznych warunkach, pomagasz pracownikom przeprogramować ich naturalne reakcje na zmiany. Jeśli doświadczą kilku „pozytywnych” zmian wprowadzonych w przyjaznych okolicznościach, to ich umysł przestanie traktować je jak coś zagrażającego. A Ty będziesz mógł komunikować się z racjonalnymi umysłami swoich ludzi.

O tym, jak rozmawiać z pracownikami, którzy nie wykonują tego, o co prosisz, pisałam już wcześniej.

Co zrobić z burzą pomysłów w Twojej głowie

„Przecież ja się uduszę, jeśli z siebie tego nie wyrzucę?!” – usłyszałam kiedyś od klienta. Kochany Przedsiębiorco, nie musisz dusić tego w sobie! Idź do ludzi takich jak Ty, innych przedsiębiorców, i mów do nich, pytaj, proś o opinię. Oni Cię zrozumieją – są tacy jak Ty :)

Możesz również zapisywać swoje pomysły – to zawsze znakomicie się sprawdza. Przetestuj, jaka forma notowania pomysłów byłaby najlepsza dla Ciebie: pisanie ręczne na kartkach lub w notatniku, robienie map myśli w aplikacji na komputerze czy smartfonie, a może po prostu zapisywanie pomysłów na kolorowych karteczkach i przypinanie ich do tablicy korkowej?

Znajdź opcję najlepiej pasującą do siebie i spisuj swoje pomysły, zamiast zarzucać nimi nieprzygotowanych na to pracowników :)

Jak zmotywować pracowników
do lepszej pracy?

Wypełnij quiz i poznaj prawdziwą przyczynę
ich braku motywacji do pracy.

Monika Madejska

Coraz Lepszy Ekspert Rozwoju Talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.