Efektywność

Przedsiębiorco, sprawdź jak utrzymać koncentrację w czasie pracy

Anna Pudło

Wtorek rano. Odpalasz komputer, włączasz skrzynkę mailową, bo musisz napisać maila do firmy transportowej, która obsługuje Twoją hurtownię. Zauważasz jednak, że otrzymałeś wiadomość z banku – klikasz w nią i zagłębiasz się w trudne finansowo-prawne kwestie, których w większości nie rozumiesz, więc pomagasz sobie wyszukując trudne pojęcia w sieci. W międzyczasie trafiasz na super artykuł dotyczący leasingu, leasingu do którego się przymierzasz od dłuższego czasu, więc zaczynasz z uwagą go czytać... Link z artykułu przekierowuje Cię na Facebooka, którego bezwiednie zaczynasz przeglądać… i tak mijają Ci pierwsze dwie godziny pracy...

W efekcie: nie napisałeś maila do firmy transportowej, nie odpisałeś na wiadomość z banku, a o leasingu wiesz niewiele więcej niż wczoraj… A co najlepsze – w ciągu tych dwóch godzin miałeś poczucie, że jesteś bardzo zajęty i robisz naprawdę ważne rzeczy. Znasz to?

Multitasking

Robienie kilku rzeczy na raz wydaje się być rozwiązaniem naszego problemu z ciągłym brakiem czasu i ze zbyt dużą liczbą zadań do wykonania. Niestety nasz mózg jest tak skonstruowany, że gdy przerzucasz swoją uwagę z zadania na zadanie, po prostu traci na wydajności, a osiągnięcie pełnego skupienia nie jest wtedy możliwe. Cała teoria tzw. multitaskingu (czyli robienia kilku rzeczy na raz) to ściema! No chyba, że robisz rzeczy proste, które nie wymagają koncentracji uwagi, np. jeździsz na rowerku treningowym, jednocześnie oglądając telewizję lub prowadzisz samochód, słuchając muzyki. Jednak w przypadku czynności, na których musisz skupić swoją uwagę i się skoncentrować – jest to po prostu niewykonalne. Gdy robisz kilka rzeczy na raz, cierpi na tym zarówno jakość wykonanych zadań, jak i czas potrzebny do ich ukończenia. Dodatkowo, Twoja produktywność może się obniżyć w ten sposób nawet o 40%. Stać Cię na to?

Krąg wpływu i krąg zainteresowania

Znasz teorię dwóch kręgów Stevena Covey’a, autora bestsellerowej książki 7 nawyków skutecznego działania ? Zauważył on, że nasze codzienne aktywności i bodźce, które na siebie przyjmujemy, można podzielić na dwa rodzaje.

  1. Krąg zainteresowania – to jest wszystko to, co nas interesuje i czemu poświęcamy naszą uwagę, np. wiadomości ze świata polityki, sport, przeglądanie Facebooka i tym podobne, oraz
  2. Krąg wpływu – czyli rzeczy, nad którymi naprawdę mamy kontrolę, które możemy kreować, zmieniać, gdzie możemy czegoś rzeczywiście dokonać.


Ludzie proaktywni, czyli tacy, którzy przejmują odpowiedzialność za to, co się w ich życiu dzieje, skupiają się przede wszystkim na rzeczach z kręgu wpływu, eliminując wszystko, co jest zbędne. I to właśnie tacy ludzie mają dobrze działające i uporządkowane firmy i osiągają w życiu sukcesy. Potrafią się SKONCENTROWAĆ na rzeczach istotnych, a inne ze swojego życia po prostu usunąć. Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać, prawda? Uwierz mi, każdy potrafi się tego nauczyć, wystarczy wiedzieć jak. Gdy masz problem z decyzją, które zadania czy czynności przynależą do Twojego kręgu wpływu, zadaj sobie na przykład takie pytania: Dlaczego warto się tym zajmować? Co mi to da? Na ile zbliży mnie do mojego celu? Jak to się wpisuje w moją strategię?

Gdy już ustalisz, które sprawy należą do kręgu wpływu, to teraz powinno być już z górki, wystarczy się tylko SKONCENTROWAĆ i porządnie wziąć do roboty.

Koncentracja

Koncentracja to taka umiejętność, która polega na eliminowaniu rozpraszaczy, czy to w postaci naszych myśli, zadań, czy innych bodźców. Na proces koncentracji składają się dwa elementy – skupienie (którego po prostu można się nauczyć) oraz silna wola. I tutaj ciekawostka dla Ciebie: nie wiem, czy zdajesz sobie sprawę z tego, że silna wola działa jak mięsień… Czym częściej i rzetelniej go ćwiczysz, tym większy rośnie?

Wniosek z tego taki, że koncentrację trzeba sobie po prostu wypracować i zaraz pokażę Ci, jak to możesz zrobić.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Jak to zrobić?

Po pierwsze – usuń ze swojego otoczenia wszystkie rozpraszacze
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule 6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy i jak sobie z nimi radzić.

Po drugie – planuj, wyznaczaj deadliny i hierarchizuj zadania
Bez dobrego zaplanowania bardzo łatwo jest się pogubić w natłoku obowiązków i wpaść w tryb multitaskingu. Więcej na temat planowania i hierarchizowania zadań możesz przeczytać tutaj.
Szybka podpowiedź ode mnie: zapisz w jednym miejscu (np. na kartce) wszystkie zadania, które masz do wykonania danego dnia i oszacuj, kiedy się nimi zajmiesz (np. do śniadania, po śniadaniu, po obiedzie lub wyznaczaj sobie konkretne godziny). Taka chcecklista sprawi, że nie pogubisz się w natłoku obowiązków i zawsze będziesz wiedział, czym masz się w danej chwili zająć. Gdy wykonasz jakieś zadanie – skreśl je z listy. Pod koniec dnia, gdy wszystkie pozycje będą już odhaczone, poczujesz ogromną satysfakcję :) Planuj jednak rozsądnie i staraj się nie przeszacowywać swoich możliwości przerobowych.

Po trzecie – pracuj w cyklach 90-minutowych
W latach 50- tych, badacze William Dement i Nathaniel Kleitman odkryli, że ludzie śpią w cyklach około 90-minutowych, zapadając raz w lekki sen, po czym znowu głębszy i tak dalej. 10 lat później, profesor Kleitman odkrył, że ten sam cykl odbywa się również za dnia. Trafnie opisał to zjawisko Tony Schwartz w książce Taka praca nie ma sensu!. Zwraca on uwagę na “falowy” sposób naszego funkcjonowania. Po każdym 90-minutowym wysiłku, musimy dać sobie chwilę odpoczynku, bo inaczej nie jesteśmy w stanie funkcjonować wydajnie i na dłuższą metę. Nikt z nas nie może pracować jednym ciągiem, bez przerwy, przecież to oczywiste i sam zapewne nieraz tego zaznałeś. Dlaczego zatem zaharowujesz swój organizm, pracując mimo zmęczenia? Dlaczego nie robisz przerw w ciągu dnia? Dlaczego nie robisz sobie w ciągu dnia drzemek regeneracyjnych, które są natychmiastowym zastrzykiem energii? Jeżeli wydaje Ci się, że jesteś ponad to, że Twój organizm wcale odpoczynku nie potrzebuje, to przeczytaj artykuł Czy work-life balance to tylko bajka dla grzecznych dzieci?

Zobacz przykładowy harmonogram dnia pracy podzielony na 90-minutowe cykle:

8:00-9:30 – intensywna praca
9:30-10:00 – przerwa śniadaniowa
10:00-11:30 – intensywna praca
11:30-11:45 – przerwa
11:45-13:15 – intensywna praca
13:15-14:00 – przerwa obiadowa i krótka drzemka (15-20 minut)
14:00-15:30 – intensywna praca
15:30-16:00 – czas na domknięcie spraw

Po czwarte – zaczynaj pracę wcześniej
Wielu przedsiębiorców, z którymi mam okazję rozmawiać, ma wspólny nawyk – pracę zaczynają wcześnie rano, około godziny 4:30. To najlepszy czas na pracę koncepcyjną, masz wtedy świeżą głowę, nikt Ci w pracy nie przeszkadza, bo o tej porze wszyscy jeszcze zazwyczaj śpią. Poza tym, o godz. 8:00, gdy Twoi pracownicy przychodzą do biura, Ty masz za sobą już 3,5 godziny pracy. Wypróbuj, może i Tobie ten nawyk przypadnie do gustu.

Po piąte – unikaj wielozadaniowości, rób jedną rzecz na raz
Pozwól swojemu umysłowi skupić całą uwagę wyłącznie na jednym zadaniu, a szybko zobaczysz korzyści. Jakie? Przede wszystkim wzrost wydajności, większą koncentrację i po prostu lepszą jakość Twojej pracy. Pamiętaj: “jeśli gonisz dwa króliki, oba uciekną”.

Po szóste – regularnie się nagradzaj
Przed rozpoczęciem jakiegoś zadania ustal, w jaki sposób nagrodzisz się, gdy już te zadanie wykonasz. Może to być na przykład chwila bezproduktywnego surfowania po internecie, zjedzenie ciastka, wyjście na krótki spacer albo coś, na co masz aktualnie ochotę.

Po siódme – pamiętaj o podstawach, takich jak zdrowe odżywianie, odpowiednia ilość snu i odpoczynku
Gdy organizm będzie głodny i wycieńczony, żadne z powyższych metod nie będą miały zastosowania, bo najzwyczajniej w świecie nie będziesz miał siły i energii. Zadbaj o siebie, dostarczaj swojemu organizmowi dobrego paliwa w postaci zdrowego jedzenia, dużej ilości wody i dopiero wtedy bierz się do pracy. Ku przestrodze: polecam artykuł Moniki Madejskiej Leniwy czy wypalony?, który przedstawia skutki pracy ponad siły, bez odpowiedniego zadbania o podstawy.

Po ósme – ćwicz, ćwicz, ćwicz koncentrację
Na początku nie będzie to proste, ale tak jest ze wszystkim. Musisz uzbroić się w cierpliwość i po prostu zacząć pracować nad swoją wydajnością. Jak mawia Henry Ford: "Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy". Przemyśl, zaplanuj i wdrażaj. Małymi krokami.

Trzymam za Ciebie kciuki!

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.