Zarządzanie zespołem

„Nikomu już nie można ufać!” – 3 błędy przedsiębiorców, którzy chcą być najlepszymi szefami

Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Smak owocowej gumy do żucia (którą zawsze dostawał od któregoś z pracowników), głośne wybuchy śmiechu w czasie wspólnych obiadów i szczere uśmiechy członków zespołu, gdy widzieli się z tatą – tak właśnie Maciek zapamiętał wizyty w firmie swojego ojca, kiedy był małym chłopcem.

Już wtedy wiedział, że też będzie prowadził własną firmę. Marzył, by być taki jak tata – budzić szacunek pracowników, a jednocześnie tworzyć miejsce, w którym wszyscy czują się dobrze. Spotykają się po pracy, znają swoje rodziny, a gdy pojawiają się kłopoty, to rozwiązują je razem. W końcu są zespołem i zawsze mogą na siebie liczyć!

Gdy po kilkunastu latach ruszył ze swoim biznesem, wszystko miał przemyślane. Wszystko. Doskonale wiedział, czego chce, i – jak mu się wydawało – miał prostą receptę na to, jak to osiągnąć. „Tak mało jest firm z ludzkim podejściem do innych, moi pracownicy NA PEWNO to docenią!” – myślał pełen entuzjazmu jako początkujący przedsiębiorca.

Tymczasem już w pierwszym roku działalności boleśnie zderzył się z rzeczywistością.

Pracownik, którego wdrażał kilka dobrych miesięcy na jedno z bardziej skomplikowanych stanowisk, zrezygnował z pracy… z dnia na dzień. A Maciek nawet nie miał pojęcia, że on czegoś szuka! Przecież włożył tyle pracy w to, by go wszystkiego nauczyć…

Ale później było tylko gorzej.

Dziewczyna, którą zatrudnił na jedno z mniej wymagających stanowisk, niespodziewanie poszła na L4. Na miesiąc. Maciek przyjął to ze zrozumieniem, w końcu choroba nie wybiera, aż nagle… Zobaczył jej nowe fotki na Facebooku. Nie wyglądała na nich na chorą, wręcz przeciwnie!

Dobiła go jednak ostatnia sytuacja na magazynie.

Do tej pory nie wie, kto jest jej winien, ale jedno jest pewne – zniknęło sporo towaru, a tłumaczenia ekipy są tak od siebie różne, że pewien może być tylko jednego: jest okłamywany. I to z premedytacją.

Trudno mu w to wszystko uwierzyć. Przecież był zawsze dla nich, oferował pomoc w najtrudniejszych sytuacjach, nieźle płacił, starał się być wyluzowany i nie czepiać się o szczegóły, a mimo wszystko tak go potraktowali... Może po prostu ludzie się zmienili i nie da się już zbudować takiej firmy, jaką miał jego ojciec?

Może nie warto już nikomu ufać?

Takich historii jak Maćka jest mnóstwo. Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem znalezienia odpowiednich pracowników, którzy będą pracować tak, jak powinni, ale też będzie można im po prostu zaufać.

Nawet jeśli w czasie rekrutacji wszystko wydaje się być idealnie, to później okazuje się, że jest zupełnie odwrotnie.

Czy to znaczy, że odpowiedzialni, solidni pracownicy to pieśń przeszłości? Osoby aktywne na rynku pracy mają tylko wielkie wymagania wobec pracodawcy, a nie dają nic w zamian?

To nie tak.

Choć przedsiębiorcom często wydaje się, że zbudowali idealne miejsce pracy, z perspektywy pracownika to może wyglądać zupełnie inaczej. Chcesz wiedzieć, jakie błędy, pomimo najlepszych chęci, popełnił Maciek w swojej firmie? Zacznijmy od tego, że…

… nie zdawał sobie sprawy, jak zestresowany ma zespół (błąd #1)

Przedsiębiorcy na co dzień zmagają się z absurdami systemu, groźbą kontroli skarbowej i, szczególnie w ostatnim roku, niepewnością tego, co przyniosą kolejne tygodnie. Dźwigają na swoich barkach ogromną odpowiedzialność nie tylko za swój byt, ale także za cały zespół. Z tej perspektywy może się wydawać, że pracownicy są w o wiele bardziej komfortowej sytuacji i nie cierpią z powodu nieprzespanych ze stresu nocy.

Fakty są jednak zupełnie inne. Jedno z badań przeprowadzonych na pracujących Polakach pokazuje, że ponad połowa z nich odczuwa stres w pracy… przynajmniej raz w tygodniu.

Co jest jego przyczyną? Natłok obowiązków, problem z realizacją wyznaczonych celów, zła organizacja pracy… To tylko niektóre z powodów. Niewątpliwie należałoby do nich dodać aktualną sytuację na świecie spowodowaną pandemią – odosobnienie, ograniczenie wcześniejszych aktywności i problemy prywatne – a to już daje niezłą mieszankę.

Receptą na nią nie będzie raczej szef, który kurtuazyjnie pyta czasem „co słychać?” albo przyjdzie pożartować akurat w momencie, kiedy przez natłok obowiązków nie ma kiedy wypić herbaty.

Maćkowi wydawało się, że ma świetny kontakt z pracownicą, która nagle zniknęła na L4. Problem polega na tym, że tylko mu się wydawało.

Tak naprawdę nie miał pojęcia o tym, że Magda (bo tak miała na imię) zupełnie nie wyrabia się ze swoją pracą. Że rozmowy z klientami, którzy dzwonią z pretensjami, bo znowu dostali nie to, co zamawiali, są dla niej tak wykańczające, że po wyjściu z pracy nie jest w stanie się niczym zająć. A uśmiech, którym go obdarza za każdym razem, gdy ją mija, jest raczej nerwowym grymasem, a nie wyrazem sympatii.

Nie miał o tym wszystkim pojęcia, a gdyby dowiedział się wcześniej, mógłby zapobiec wypaleniu Magdy i jej nagłemu zniknięciu. A już na pewno nie miałby do niej pretensji, że za poradą lekarza udała się na zasłużony odpoczynek!

Ale to nie wszystko. Maciek zapomniał też o innej ważnej rzeczy...

… choć często rozmawiał z pracownikami, to nie słyszał, co do niego mówią (błąd #2)

„Jak to możliwe?!” – spytasz. Otóż nie chodzi mi tu wcale o wadę słuchu Maćka, ale o brak zrozumienia tego, co pracownicy chcieli mu przekazać. Nie jest to łatwe zadanie, ale żeby kogoś naprawdę zrozumieć, trzeba poświęcić mu trochę czasu i nie zatrzymywać się na powierzchownych komunikatach. Nie lada wyzwaniem jest też stworzenie takiej atmosfery, by nikt nie bał się mówić tego, co myśli.

Pomyśl, ile razy Ty chciałeś komuś coś powiedzieć, ale rezygnowałeś z tego pomysłu, bo stwierdzałeś, że to bez sensu? Że i tak nie zostaniesz zrozumiany albo, co gorsze, że Twoja wypowiedź nic nie zmieni?

Maciek chciał dla swojego zespołu jak najlepiej, starał się stworzyć dla nich najlepsze warunki, ale widzisz… Zupełnie nie rozumiał, czego oni tak naprawdę potrzebują ani z czym się zmagają.

Choć myślał, że często z nimi rozmawia, to z ich perspektywy był to raczej monolog, a nie rozmowa. Rzadko dopuszczał ich do głosu, a wszelkie obawy czy próby zwrócenia uwagi na problemy firmy zbywał komentarzem „damy radę”, myśląc, że tak ich motywuje.

Nic więc dziwnego, że Tomek, w którym pokładał tak duże nadzieje, gdy tylko dostał nieco lepszą propozycję od konkurencji, nawet nie chciał słuchać o tym, co może mieć, jeśli zdecyduje się zostać u Maćka.

Ale wiesz, co było najgorsze?

Karanie pracowników za mówienie prawdy (błąd #3)

Tak, dobrze czytasz. Gdy ktoś przyznał się do błędu albo powiedział coś, co mogło się Maćkowi nie spodobać, nasz przedsiębiorca potrafił się nieźle wkurzyć. Nie zrozum mnie źle – nie robił tego świadomie, nie chciał też tak naprawdę nikogo ukarać, ale jego zachowanie tak właśnie było często odbierane przez zespół.

Dlaczego? Maciek zupełnie nie wiedział, że jego słowa, choć szczere, zadawały pracownikom ból. A jednak. Kiedy mówili mu coś trudnego, nie potrafił nawet dwóch sekund poświęcić, żeby spróbować ich zrozumieć, okazać troskę. I choć wcale tego nie chciał, to zdarzało się, że powiedział coś, o czym po godzinie zupełnie już nie pamiętał, a pracownik trawił te słowa jeszcze przez tydzień.

W efekcie, zamiast otwartej komunikacji i szybkiego naprawiania małych błędów, pracownicy zamiatali je pod dywan, a te nierozwiązane rosły do niebotycznych rozmiarów. Pomylone zamówienie? Wystarczyło szybko napisać do klienta, przeprosić i wysłać odpowiednie produkty, prosząc o zwrot tych wysłanych błędnie. Niewysłana na czas oferta do nowego klienta? Nic by się nie stało, gdyby dotarła dzień później.

Jednak przez strach przed reakcją Maćka takie małe błędy były ignorowane i zostawiane same sobie, z nadzieją, że nikt ich nie znajdzie. Wyobrażasz sobie chyba ten chaos, gdy nikt już nad niczym nie panował?

Tak samo było z sytuacją na magazynie. Pracownicy nie chcieli brać odpowiedzialności za swoje pomyłki i w efekcie małe braki urosły do rangi poważnych problemów. A co najgorsze, znalezienie źródła tych problemów stało się prawie niemożliwe.

Ze strachu przed reakcją Maćka często też usprawiedliwiali się głupio, mówiąc drobne kłamstewka, które jak kula śnieżna stawały się coraz poważniejszymi kłamstwami.

Chyba już widzisz, do czego to prowadziło, prawda?

Jak rozmawiać z pracownikami, by uniknąć tych wszystkich błędów?

Zobacz, dobre chęci i nastawienie to nie wszystko. Wiele zachowań, które wydają się być zupełnie normalne i racjonalne, przez drugą stronę mogą być odbierane zupełnie inaczej.

Efekty?

Wydajesz jasne polecenie, ale okazuje się, że pracownicy zupełnie go nie zrozumieli… Albo próbujesz się dowiedzieć, co się stało, a słyszysz tylko wzajemne zrzucanie na siebie odpowiedzialności… O inicjatywie czy przyznaniu się do błędu możesz zapomnieć.

Masz dosyć!

Ale czy w ogóle da się inaczej? Czy są gdzieś ludzie, którzy spełnią Twoje oczekiwania? A może lepiej by było, gdybyś robił wszystko sam? W końcu tyle już się nasłuchałeś dobrych rad... ale w Twojej branży to wszystko nie jest takie proste.

Rozumiem Cię. Z rozmów z przedsiębiorcami wiem, że podobnie jak Maciek, wielu z nich chce być najlepszymi szefami dla swojego zespołu. Dwoją się i troją, by zapewnić najkorzystniejsze warunki do pracy, do rozwoju, by płacić godziwe pensje. A co dostają w zamian?

Kłamstwa i kombinowanie.

Auć.

Ale nie musi tak być. Wyobraź sobie, że w Twojej firmie wszyscy pracują dokładnie tak, jak tego chcesz. Nie musisz w końcu nikogo pilnować, bo każdy dokładnie wie, co ma zrobić i na kiedy. Masz czas na swoje obowiązki! Ale to nie wszystko…

Masz stały, zadowolony z pracy zespół, który nie szepcze po kątach, bo wie, że może Ci wszystko powiedzieć. Nikt nie znika z pracy z dnia na dzień. W końcu jesteś pewny, że możesz na nich liczyć. Czujesz spokój…

Brzmi nierealnie?

Ale widzisz… Zarówno w Coraz Lepszej Firmie, jak i u naszych klientów to już standard.

I wiesz, co jest najlepsze?

Już za chwilę sam się przekonasz, jak drobne zmiany przynoszą wielkie efekty.

Jak?

Zebrałam dla Ciebie kilka piekielnie skutecznych sposobów na lepszą komunikację z pracownikami. Dzięki nim zapomnisz o nieporozumieniach i stworzysz zespół, który będzie dla Ciebie wsparciem, a nie balastem. Małymi krokami stworzysz to, o czym zawsze marzyłeś – firmę, w której wszyscy chcą pracować! Zacznij już dzisiaj i odzyskaj czas, który tracisz na nieskuteczne rozmowy.

Pobierz zupełnie bezpłatnie...

Darmowy poradnik:

Jak zbudować zespół marzeń? 5 złotych zasad komunikacji z pracownikami



A w nim:

  • na co poświęcić 1 godzinę w miesiącu, by Twój pracownik zaczął pracować dokładnie tak, jak chcesz,
  • nieoczywisty zabieg, który pozwoli uspokoić rozmowę nawet z najbardziej wzburzonym pracownikiem,
  • szkodliwy mit, przez który przedsiębiorcy nie potrafią się porozumieć ze swoim zespołem.

Zespół marzeń
Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Absolwentka socjologii na UŁ, która po studiach trafiła na ponad 6 lat do... księgowości korporacyjnej. Czuła, że to nie jest droga dla niej i postanowiła coś zmienić – m.in. ukończyła studia podyplomowe „Nowoczesna komunikacja marketingowa” na Uniwersytecie SWPS.
Teraz zajmuje się tym, co chciała robić od zawsze – pisze. Swoimi tekstami wspiera marketing kilku marek, a w CLF tworzy artykuły i reklamy.
Jej pasją są podróże i języki obce.