Zarządzanie zespołem Obowiązkowe lektury przedsiębiorcy

Obowiązkowe lektury przedsiębiorcy, Biznes odczarowany. Scrum: jak osiągać cele, gdy wszystko się zmienia? Tomasz de Jastrzębiec Wykowski

Anna Pudło

Twoja firma działa na dynamicznie zmieniającym się rynku – zmiany jeszcze nigdy w historii nie następowały tak szybko, jak dziś. Sam to pewnie zauważyłeś – ciągle musisz być czujny i gotowy na to, co przyniesie jutro. Twoi klienci też są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb, dlatego jeżeli chcesz wygrać wojnę z czasem, musisz wiedzieć lepiej od nich, czego tak naprawdę potrzebują i za co są w stanie zapłacić. Musisz reagować z wyprzedzeniem i dostarczać klientom produkty i usługi, zanim sami się po nie zgłoszą. Jeżeli nie będziesz w stanie błyskawicznie reagować na zmiany i „dowozić” szybciej od konkurencji – Twoja firma zniknie z rynku. A tego byś chyba nie chciał, prawda?

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • dlaczego tradycyjne metody pracy powoli odchodzą do lamusa,
  • dlaczego warto stale doskonalić firmę,
  • dlaczego opłaca się być zwinnym,
  • czy scrum jest dla Ciebie.

Tradycyjne modele pracy

NIezależnie od tego, czym zajmuje się Twoja firma, zachodzą w niej pewne procesy. Proces to, mówiąc najprościej, metoda, dzięki której wytwarzany jest produkt.

Pokażę Ci to na przykładzie… Załóżmy, że jesteś właścicielem piekarni. W wyniku jakiego procesu powstaje chleb? Oczywiście w wyniku pieczenia. Podobnie jest z piwem, które powstaje w procesie warzenia. Natomiast główny proces w sklepie np. spożywczym to oczywiście sprzedaż.

Zastanawiałeś się kiedyś, jakie procesy zachodzą w Twoim biznesie?

Myślę, że masz to w małym paluszku, dlatego odważę się zadać Ci kolejne pytanie:

Jeżeli znasz procesy, jakie zachodzą w Twoim biznesie, to w jaki sposób podchodzisz do ich planowania oraz realizacji?

  • Może robisz wszystko na hura i jak wyjdzie, to super, a jak gdzieś po drodze powinie Ci się noga, to… no cóż… (mówiąc najprościej, jednak nie masz procesu).
  • A może masz dokładnie zaplanowany i określony z góry każdy krok, ale gdy pojawią się jakieś komplikacje – nie do końca jesteś na nie przygotowany (to jest tak zwany predykcyjny model pracy).
  • A może jest tak, że planujesz coś z góry, robisz pewne założenia, ale podczas realizacji procesu zmieniają się one i musisz szybko reagować oraz dostosowywać się do zmian (model adaptacyjny).
(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, jak to wygląda w Twoim biznesie?

Zanim pójdziemy dalej, muszę zadać Ci jeszcze jedno pytanie:

W jaki sposób sprawdzasz, czy Twoi ludzie realizują procesy?

  • Czy tworzysz szczegółowy plan, ustalasz harmonogramy, przypisujesz ludzi do poszczególnych ról i obowiązków oraz pilnujesz dokładnej realizacji?
  • Czy działasz raczej w sposób empiryczny, czyli ustalasz cel i oddajesz proces ludziom, którzy są najbliżej jego realizacji i wiedzą najlepiej, co i jak wykonać i jak w razie potrzeby zareagować, aby doprowadzić proces do końca?

Zobacz, nie ma tutaj dobrych i złych odpowiedzi. Są branże i firmy, w których lepiej będą sprawdzały się jedne modele pracy i kontroli procesu, są też takie, w których te same rozwiązania nie będą działać. To oczywiście nie znaczy, że mamy zaniechać prób wdrażania różnych modeli pracy do naszych biznesów – wręcz przeciwnie!

Powinniśmy nieustannie eksperymentować i szukać najbardziej optymalnych dla nas rozwiązań, nawet jeżeli na pierwszy rzut oka wydają się być absurdalne i niemożliwe do wdrożenia w naszym biznesie. Takie właśnie eksperymentalne podejście przedstawia w swojej książce pt. Biznes odczarowany. Scrum: jak osiągać cele, gdy wszystko się zmienia? Tomasz de Jastrzębiec Wykowski.

Celem autora jest pokazanie czytelnikom, czym są Agile i Scrum i jak dzięki wykorzystaniu ich elementów w firmie można sprawić, że biznes będzie działał lepiej, szybciej, bardziej wydajnie. A to bezpośrednio przełoży się na wzrost firmy, Twojego zadowolenia i… pieniędzy.

Opisany w książce sposób pracy wywodzi się z tworzenia oprogramowania w branży IT, ale coraz częściej stosowany jest w sprzedaży czy marketingu. Głównym założeniem tego sposobu pracy jest…

Ciągłe doskonalenie

„Dlaczego w ogóle warto zawracać sobie tym głowę? Po co ruszać coś, co już tyle lat działa? Nieważne, że coraz gorzej, ale przecież działa?” – to pytania sceptyków, które często padają w momencie, gdy mowa o eksperymentowaniu i innowacjach w firmie.

Ciągłe doskonalenie daje nam przede wszystkim możliwość reagowania i dostosowywania naszych planów do rzeczywistości oraz ulepszania naszych produktów, usług, sposobu zarządzania – mówiąc krótko: całej firmy.

Od czego zacząć taką rewolucję w firmie? To może zabrzmieć bardzo naiwnie, ale jedyna słuszna odpowiedź jest następująca: od jednego małego kroku, od jednej drobnej zmiany.

Taką zmianę najpierw należy (1) zaplanować, później (2) wdrożyć, następnie (3) sprawdzić, jak wpłynęła na wynik i (4) zdecydować, czy zostaje w procesie, czy nie. To tzw. cykl ciągłego doskonalenia Williama Edwardsa Deminga.

cykl-deminga1

Tomasz de Jastrzębiec Wykowski zachęca:

  • do ciągłego doskonalenia wszystkich procesów,
  • do szukania najbardziej optymalnych rozwiązań,
  • do bycia AGILE – czyli zwinnym, a nie zastanym w ustalonym lata temu porządku (jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zwinnego zarządzania projektami, obejrzyj nagranie Agile Academy oraz wystąpienie Dave’a Thomasa).

Co zwinność oznacza w praktyce?

Pozwól, że oddam głos autorowi:

„Zwinność to umiejętność szybkiej i taniej zmiany kierunku. Uwaga: to dużo trudniejsze, niż się wydaje. Zwinność nie jest celem samym w sobie. Stanowi środek umożliwiający całej organizacji pracę nad tym, co w danej chwili najważniejsze. Nowe podejście zakłada, że istnieją rzeczy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Opieramy się więc na krótkich interakcjach pozwalających na częstą i szybką informację zwrotną, a co za tym idzie, na dostosowanie się do rzeczywistości. Oczywiście wymaga to bliskiej współpracy z klientem, by wspólnie poszukiwać najlepszego rozwiązania i osiągać jego cel (czyli maksymalizację szeroko pojętego zysku z inwestycji)”.

Wszystko pięknie, tylko jak tę filozofię wdrożyć do firmy? Z pomocą przychodzi nam SCRUM, czyli jeden z najpopularniejszych frameworków (ram postępowania), oparty na zasadach Agile.

Scrum jest jak teściowa…

Zanim dowiesz się, dlaczego Scrum jest jak teściowa, warto abyś zrozumiał ważną rzecz:

Scrum to tylko struktura, w ramach której możesz wytwarzać wartościowe produkty przez zarządzanie procesami posiadanymi w firmie. Scrum nie narzuca konkretnych praktyk lub technik, nie podaje opisów konkretnych sposobów postępowania. Daje natomiast ogólne proste reguły, które pozwolą Ci na szybkie otrzymanie informacji zwrotnej, co w Twoich procesach działa, a co nie.

Bardzo ważny w Scrumie jest zespół, który ma wspólny cel i który posiada dużą autonomię. Dzięki Scrumowi bardzo szybko wyjdą na jaw niedociągnięcia, pojawiające się w każdej firmie (spokojnie, to jest normalne i musisz być przygotowany, że szczególnie na początku będzie ich sporo).

Scrum nie da Ci jednak gotowej odpowiedzi, jak je rozwiązać… Dlatego właśnie jest jak teściowa – pokaże Ci wszystkie Twoje problemy, ale żadnego nie rozwiąże. To musisz już zrobić sam :-)

Kiedy unikać Scruma?

Tomasz de Jastrzębiec Wykowski podaje kilka sytuacji, gdy wdrożenie Scruma nie przyniesie pożytku firmie:

  • gdy decyzje muszą być podejmowane na górze organizacji,
  • gdy dostarczanie szybko, dużo i tanio jest dla Ciebie ważniejsze od możliwości zmiany kierunku rozwoju oraz pracy nad tym, co w danym momencie najistotniejsze,
  • gdy nie możesz zaufać pracownikom,
  • gdy każde zadanie musi być przypisane do konkretnej osoby, aby potem móc ją rozliczyć z wykonania polecenia,
  • jeśli w momencie, gdy pojawią się problemy, szukasz winnego, a nie rozwiązania,
  • gdy nie chcesz zmieniać niczego poza tytułami ludzi, a zwłaszcza obecnych procesów, struktury i kultury,
  • gdy wszystko musi się udać za pierwszym razem, więc nie możesz sobie pozwolić na eksperymentowanie i popełnianie błędów.

Czego jeszcze dowiesz się z książki?

  1. Jak wygląda przebieg pracy w Scrumie.
  2. Co to jest sprint, jak go planować i czemu on służy.
  3. Jakie są 3 główne role w Scrumie i za co są odpowiedzialne.
  4. Co to znaczy zwinnie tworzyć produkt.
  5. Co to znaczy zwinnie planować.
  6. Jakie są wartości, zasady i ramy postępowania Scruma.
  7. Poznasz dobre i złe praktyki Scruma.
  8. Dowiesz się, jak wprowadzić Scruma do swojej firmy.

Książka Tomasza de Jastrzębca Wykowskiego to lektura obowiązkowa, jeżeli chcesz zacząć swoją przygodę ze Scrumem. Pamiętaj, że:

„(…) adaptacja, zwinność i reagowanie na zmiany to już nie przewaga konkurencyjna, a element konieczny, żeby pozostać w biznesie. Wygrywa ten, kto uczy się szybciej i którego zespół komunikuje się lepiej”
(Marek Kirejczyk, CEO Ethworks).

Trzymam kciuki za Twoją wytrwałość, bo, jak mówi współtwórca Scruma Ken Schwaber, „Scrum jest prosty, ale trudny” – szczególnie na początku :-)

Kim jest autor?

Tomasz de Jastrzębiec Wykowski to praktyk nowoczesnego rozwijania biznesu. Jest międzynarodowym mówcą i jedynym w Polsce Certified Scrum Trainer®, akredytowanym przez Scrum Alliance. Twórca i CEO ProCognita, największej polskiej firmy doradczej Agile.

book
Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.