Efektywność

„Nie mam czasu, zarobiony jestem” – o 4 koszmarnych błędach delegowania zadań

Justyna Zapłata

Z hukiem zamyka za sobą drzwi. Jeszcze tylko odwiezie dzieci do przedszkola i może zaczynać kolejny dzień pełen wyzwań...

Na wpół żywy wpada do biura. Rozsiada się w fotelu i próbuje sobie przypomnieć wszystkie sprawy do załatwienia na dziś... Środa – dzień dostawy. Musi pomóc nowym pracownikom na magazynie...

„Po co ja codziennie odwożę dzieci do przedszkola? Pracownicy wcale nie wymagają mniej uwagi. Równie dobrze mógłbym je niańczyć z resztą mojego zespołu…” – dzień jeszcze dobrze się nie zaczął, a on już czuje narastającą irytację.

Mimo gonitwy myśli, stara się cieszyć ostatnimi minutami spokoju. To nic, że obok leżą pisma z urzędu, a w skrzynce czeka kilka pilnych maili. Muszą poczekać. Tak samo, jak to zamówienie, którego nie zdążył wczoraj złożyć…

Jest tego tyle, że nie wiadomo nawet, od czego zacząć.

Drrrr…. Błogą ciszę przerywa telefon. Oczywiście to ten klient, co zawsze na wszystko narzeka (...ale nie mogą przestać go obsługiwać, bo zostawia sporo kasy).

Reklamacja z samego rana? Bez przesady, zdąży oddzwonić w południe, nie da sobie zepsuć humoru kilka minut po rozpoczęciu pracy. Zresztą ma teraz ważniejsze rzeczy na głowie. Maile same się nie odpiszą...

Na świecącym się jeszcze ekranie telefonu zauważa powiadomienie z fejsbuka: „Ewa skomentowała Twój post”. Tak dawno nie rozmawiali, ciekawe, co mu napisała. Polubił komentarz. Rzucił okiem na kilka memów. Wczytał się w post o wpływie feng shui na relacje małżeńskie...

…aż nagle z radosnego scrollowania wyrwało go pukanie do drzwi.

„O nie, zaczyna się!”.

Błąd #1: Nie prosisz pracowników o konkretny plan na wykonanie zadania

W drzwiach stoi Magdalena. Zlecił jej wysyłkę produktów do klientów zagranicznych. Wystarczyło zamówić kuriera, przygotować produkty, wpakować do pudełek, podpisać i wręczyć kurierowi. Łatwizna!

Ale czekaj – dlaczego ona przekracza próg ze spuszczoną głową? Co znowu poszło nie tak?

– Dzień dobry, szefie, piękne słońce dzisiaj mamy, prawda?

– Słońce... Tak... – w sumie to nawet nie zauważył, że zmieniła się pora roku. Nie miał czasu na takie bzdury. Dla niego data (poza kilkoma wyjątkami) od dawna była tylko jedną z wielu rubryk w raportach.

Wyjątki, właśnie! Przyszła wiosna – niedługo kolejne urodziny jego bliźniaków. Trzecie. Nie, czwarte! Ale ten czas szybko leci!

Z zadumy wyrywa go głos Magdy:

– Czy ma szef ochotę na kawę?

No tak, teraz już jest pewny, że coś poszło nie tak...

– I jak te wysyłki, które Ci zleciłem? Wszystkie wyszły?

– Tak, szefie.

O kurczę, czyli to coś poważniejszego… Obsuwę w wysyłce można by jeszcze dzisiaj naprawić. Ale co, do cholery, w tym krótkim procesie mogło pójść nie tak?

Przełyka ślinę i czuje gulę w gardle. Nie daje jednak nic po sobie poznać i spokojnym głosem pyta:

– Co Cię w takim razie do mnie sprowadza?

– Bo zaszła pomyłka przy zamówieniu… – wypala Magda.

Powoli podnosi mu się ciśnienie… „Jedną rzecz miała na głowie i jeszcze zaszła pomyłka! Pomyłką to jest płacenie pensji takim pracownikom” – myśli.

– …ta paczka, która miała iść do Austrii, właśnie jedzie do Berlina.

– Jak to jedzie do Berlina?! Paczka do Wiednia była priorytetem! Spakuj ją natychmiast i wyślij na właściwy adres przed południem.

– Tylko, szefie, jest jeden problem…

No tak. Inaczej nie stałaby teraz w jego biurze ze spuszczoną głową.

– Nie mamy obecnie na stanie tylu sztuk. Większość jedzie właśnie do Niemiec.

Słucha i przestaje wierzyć własnym uszom. Teraz musi zadzwonić do swojego nowego klienta i opowiedzieć mu o całej pomyłce. Ten pewnie rozwiąże z nim umowę, bo zależało mu na krótkim czasie realizacji.

Ech, kolejna transakcja w plecy! Czuje, jak zaczyna zalewać go krew, lecz wtedy…

„Puk! Puk!”.

Błąd #2: Nie upewniasz się, JAK Twój pracownik zrozumiał dane polecenie

U progu jego biura stoi Robert. Ten przynajmniej powitał go z uśmiechem. Jest jeszcze szansa, że to będzie dobry dzień.

– Szefie, mam to podsumowanie produktów, o które szef prosił.

Świetnie! Coś gruby ten plik, chyba się przyłożył. Otwiera na pierwszej stronie…

– Co to jest?!

– No to jest zestawienie produktów, które mamy obecnie na stanie, i ich wartość pieniężna w kolumnie po prawej. Dwa dni siedzieliśmy z Mateuszem w magazynie i liczyliśmy sztuki. Nie było to łatwe, bo zamówienia cały czas wychodziły i produktów ubywało. To jest stan na wczorajsze popołudnie…

Tym razem już zupełnie się załamał.

– Chcesz mi powiedzieć, że zamiast sprawdzić w systemie, które produkty są najczęściej kupowane i przez kogo, zrobiliście inwentaryzację?

– Ale, szefie, przecież chciał się pan dowiedzieć…

– Zleciłem wam podsumowanie sprzedaży, nie produktów. Zrobienie zestawienia, które produkty sprzedają się najlepiej, które najgorzej…Pytałem Cię dwa razy, czy rozumiesz polecenie.

– Inaczej szef to wtedy ujął. Zaraz to zrobię, tylko niech mi szef przypomni, co ja mam kliknąć w tym systemie?

– Zostaw, sam to zrobię…

Przez otwarte drzwi widać kolejną pracownicę, która ochoczo zmierza w kierunku biura. Jeszcze jeden problem – i wybuchnie. Nie może sobie na to pozwolić.

Zrywa się z krzesła i opuszcza gabinet. Odruchowo kroczy do magazynu. Od zawsze był jego świątynią spokoju. Miejscem, w którym mógł odetchnąć.

No właśnie. Był. Do czasu…

Błąd #3: Nie kontrolujesz postępów wykonania zadań przez swoich pracowników

Minął już miesiąc, od kiedy Jacek i Hania pomagają pilnować porządku w magazynie. Ich obowiązki nie są trudne – odpowiadają za ułożenie towaru, rozpakowanie dostaw, pomoc w pakowaniu dużych zamówień i ogólny porządek. Wszystko zostało uzgodnione pierwszego dnia.

Gdy po 3 tygodniach poszedł sprawdzić, jak im idzie, doznał szoku!

Dostawa nierozpakowana – stała na środku, torując prawie całe przejście. Zamówienia z rana wciąż czekały na realizację. Podłoga się kleiła, a pracownicy siedzieli z boku, popijając spokojnie kawę i radośnie chichocząc.

3 tygodnie wystarczyły, by doprowadzić magazyn do ruiny. Brakowało tu tylko tańczącego pingwina! No nie, lepiej nie krakać…

Tamtego dnia nie wrócił już do swoich obowiązków. Cały swój czas poświęcił, by wspólnie z Hanią i Jackiem zrobić porządek w magazynie. Od tego czasu zagląda tu dwa razy dziennie.

– Dzień dobry, szefie, właśnie kończymy sprzątanie i zaraz bierzemy się za zamówienia.

– Jakie zamowienia dziś realizujecie? …tak? To idę sprawdzić i wrócę, jak już się upewnię.

I zrobię całe mnóstwo innych rzeczy. Za was...

Potwierdzić zamówienia. Zrobić raport za Roberta. Zadzwonić do klienta z Austrii. Wrócić do magazynu. Jeszcze wczoraj nic z tego nie figurowało w jego planie... A nawet nie wybiła dziesiąta.

JAK NIEKTÓRZY PRZEDSIĘBIORCY TO ROBIĄ, ŻE ZATRUDNIAJĄ PRACOWNIKÓW I MOGĄ WYJŚĆ Z PRACY O 16:00?

Błąd #4: Nie korzystasz z 7 najważniejszych zasad delegowania zadań

Po co właściwie są ci pracownicy? I tak sam musisz wszystko po nich sprawdzać, poprawiać, nadzorować, kontrolować… Pewnie od kiedy ich zatrudniłeś, Twój czas pracy jeszcze się wydłużył.

Trudno się dziwić... Jak wynika z badań przeprowadzonych w grudniu poprzedniego roku, to właśnie problemy z pracownikami zajęły 4. miejsce wśród największych wyzwań przedsiębiorców w 2020 r. i są 2. największym problemem w roku bieżącym. (Polscy przedsiębiorcy w coraz trudniejszych czasach, 2020/21).

Myślisz zatem, że szefowie wychodzący do domu o normalnej porze mają fantastycznych pracowników, którzy po prostu dobrze pracują?

Bzdura! Mają dokładnie takich samych jak Twoi. Jedyna różnica polega na tym, że potrafią nimi zarządzać.

Sekret udanego delegowania zadań tkwi nie w fantastycznych pracownikach, a w prawdziwym liderze, który zlecając wykonanie obowiązków, korzysta z 7 złotych zasad delegowania zadań (czekają na Ciebie na końcu artykułu :) ).


A teraz zastanówmy się, po co właściwie starać się cokolwiek naprawiać?

Spójrz, czy nie piękne byłoby...

  • … mieć wreszcie więcej czasu wolnego – dla siebie, dla rodziny, dla znajomych?
  • …zajmować się tylko tym, co naprawdę sprawia Ci przyjemność, wiedząc, że całą resztą zajmą się Twoi pracownicy i zrobią to równie skutecznie?
  • …zaczynać dzień pracy, wiedząc, że problemy pracowników nie będą co chwilę odrywać Cię od własnych obowiązków?
  • …patrzeć, jak Twoja firma się wreszcie rozwija, bo nie musisz dłużej „gasić pożarów” i masz czas, by się nią zająć?

Wszystkie scenariusze są w zasięgu Twojej ręki. Nie musisz już dłużej rezygnować z życia prywatnego, by użerać się z pracą i niesfornymi pracownikami.

Wystarczy, że tak jak najlepsi liderzy, wdrożysz:

7 najważniejszych zasad delegowania zadań, które stworzyliśmy w oparciu o wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu biznesu - własnego i ponad 10 tysięcy naszych zadowolonych klientów.

Czekają na Ciebie pod artykułem w bezpłatnym Poradniku dla Przedsiębiorców.

Przestań wreszcie harować za pięciu i wykorzystaj potencjał swoich pracowników!

PS

„Człowiek sukcesu wykorzystuje własne błędy i próbuje ponownie inaczej!”



Poznałeś już najczęściej popełniane błędy, teraz pora na skuteczne rozwiązanie. Odbierz swój egzemplarz ebooka, klikając w czerwony przycisk poniżej.

Pobierz DARMOWY PORADNIK:

„7 złotych zasad delegowania zadań”



I już za chwilę odkryjesz:

  • 3 pytania, dzięki którym dobrze wybierzesz, któremu z pracowników oddelegować dane zadanie. Oddeleguj zadanie złej osobie, a zamiast zyskać czas, przysporzysz sobie dodatkowej roboty... i mnóstwo nerwów. (strona 3)
  • „Zero słów” – wykorzystaj tę prostą zasadę, a pracownicy będą rzadziej przychodzili do Ciebie z pierdołami. (strony 6-7)
  • Pracownicy nie słuchają Twoich poleceń? Sprawdź, co robić, by Twoi podwładni pracowali dokładnie tak, jak tego chcesz! (strona 7)

7deleg-form

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Justyna Zapłata

Jej największą fascynacją jest człowiek. Swoją pasję rozwija, czytając książki o procesach poznawczych i mechanizmach kierujących motywacją oraz studiując psychologię na UJ.
Każdą wolną chwilę spędza, rozmawiając z ludźmi na temat ich przekonań i doświadczeń życiowych. Zawodowo zajmowała się sprzedażą i marketingiem.