Kiedy masz kaszel, katar i wysoką gorączkę, podejrzewasz rozwój jakiejś choroby. Naturalnym działaniem jest wtedy wizyta u lekarza, który Cię zbada, postawi diagnozę, przepisze leki wraz z dawkowaniem i ustali termin wizyty kontrolnej.
Logistyka w Twojej firmie także może „chorować”, a kiedy tak się dzieje, pojawiają się pewne charakterystyczne objawy, które opiszę poniżej. Być może wydadzą Ci się zaskakująco znajome. To właśnie z ich powodu przedsiębiorcy najczęściej decydują się na konsulting logistyczny.
Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:
- jakie są najczęstsze objawy chorobowe w logistyce,
- co może być ich przyczyną,
- jakie „terapie” trzeba zastosować,
- i co jest tym połowicznym powodem, dla którego warto wdrożyć „leczenie”.
Spójrzmy razem na symptomy, które pokazują, że z logistyką w firmie coś jest nie tak…
Symptom nr 1: Własny magazyn już nie wystarcza, wynajmujesz powierzchnie od innych firm
Przepełniony magazyn poznaje się po składowaniu towaru w alejkach i przejazdach, dostawianiu namiotów, przechowywaniu towaru na zewnątrz oraz w obcych magazynach. Stajesz wówczas przed dylematem: powiększyć stary magazyn, zbudować nowy, a może oddać logistykę wyspecjalizowanej firmie (outsourcing)?
|
|
Przepełniony magazyn, źródło: archiwum autora
Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, pamiętaj, że jest kilka sytuacji, w których warto zdecydować się na powiększenie powierzchni magazynowej:
- wzrost sprzedaży (konieczność zwiększenia zapasu bezpieczeństwa),
- zwiększenie asortymentu (konieczność zwiększenia liczby lokalizacji pod nowe SKU – ang. stock keeping unit, czyli identyfikator służący do zarządzania towarem),
- wydłużenie się lead time’u, czyli czasu realizacji zamówień, dostawcy (zwiększenie zapasu bezpieczeństwa),
- obsługa nowych kanałów dystrybucyjnych czy oddziałów (konieczność zwiększenia powierzchni operacyjnej i liczby lokalizacji magazynowych) itp.
Weź też, proszę, pod uwagę, że budowa nowego magazynu kosztuje ok. 2,5 tys. zł za m2 (w tej chwili te wartości mogą już być nieaktualne), dlatego nieprzemyślana, nie poparta analizami decyzja może być bardzo bolesna finansowo.
Znam przypadek firmy, w której wielkość magazynu oszacowano samodzielnie. Efekt? Po zwiezieniu wszystkich towarów zaprojektowana przez pracowników firmy powierzchnia została w całości zapełniona, więc po miesiącu wrócono do wynajmowania zewnętrznych magazynów.
Receptą jest analiza obecnych i przyszłych stanów magazynowych, parametrów fizycznych składowanych towarów, a także kosztów obecnego składowania oraz transportu do i z magazynów wynajmowanych.
Większość potrzebnych informacji uzyskasz już na etapie audytu logistycznego. Co jeszcze wskazuje na to, że możesz go potrzebować?
Symptom nr 2: Magazyn „pęka w szwach”, ale brakuje towarów, które zamawiają klienci
Jeśli spotykasz się w swojej firmie z takim zjawiskiem, to oznacza, że masz problem z zarządzaniem zapasem.
Mnóstwo niesprzedawalnego lub trudno sprzedawalnego towaru zatrzymuje Twoje pieniądze, natomiast brakuje produktów, które klienci chcą kupić. Tym samym sprzedaż spada, a koszty (zapasów) rosną.
Oto przykład utraconej sprzedaży (marży) na skutek niezrealizowanych zamówień klientów:
Źródło: opracowanie własne autora
To często spotykana sytuacja w firmach handlowych, gdzie decyzje zakupowe są podejmowane intuicyjnie, a nie na podstawie rzetelnej analizy sprzedaży i zapasów.
Dopóki firma przynosi przyzwoity zysk, a magazyn wytrzymuje, problem może być niewidoczny dla przedsiębiorcy. Dopiero spadające przychody i zapchany po dach magazyn są jasnymi sygnałami do zastanowienia się nad przyczynami tego zjawiska.
Tymczasem, podobnie jak w chorobie i w tym przypadku warto działać profilaktycznie i reagować na pierwsze objawy. A są nimi rosnące wskaźniki wypełnienia magazynu i wydłużanie się czasu realizacji zamówień klientów – o ile przedsiębiorca korzysta z tych parametrów. Jeśli nie masz termometru, to nie dowiesz się jaką masz gorączkę.
Remedium, które należy zastosować, to analizy zapasu i sprzedaży podczas audytu logistyki. Co Ci pokażą?
- jakie towary w ogóle nie rotują,
- jakie towary rotują bardzo słabo i powinieneś się ich pozbyć,
- jakie towary powinieneś mieć w magazynie zawsze, bo czekają na nie klienci.
Więcej o rentowności zapasów napisałem tutaj.
Jeśli posiadasz system ERP (z ang. enterprise resources planning, czyli system do zarządzania przedsiębiorstwem) z funkcjonalnością generowania zamówień zakupu, comiesięczne wyliczanie parametru „zapasu optymalnego” powinno całkowicie zlikwidować problem.
Co jeszcze wskazuje na to, że logistyka w firmie choruje?
Symptom nr 3: Przychody spadają, a koszty logistyczne nie maleją
Gdy panuje hossa, nie zwracasz szczególnej uwagi na koszty, ponieważ wysokie przychody pokrywają je z nawiązką. Jednak kiedy zyski znacząco spadają, wtedy rentowność firmy maleje i zaczynają się schody.
Na poniższym wykresie widać, jak brak monitorowania kondycji biznesowej firmy, brak zdefiniowania i korzystania z dobrze dopasowanych wskaźników stał się przyczyną opóźnienia działań naprawczych. Podjęto je dopiero w 2020 roku, a powinny zacząć się już w 2018.
Źródło: opracowanie własne autora
Warto zwrócić uwagę, że wyraźne spadki sprzedaży nie zawsze idą w parze z obniżeniem kosztów. Część z nich jest stała, więc podczas audytu logistyki firma konsultingowa ma za zadanie je odnaleźć i zaproponować zmiany w tych obszarach.
Receptą na ten problem jest dostosowanie zasobów do aktualnych potrzeb i być może zmiana struktury dystrybucji, np. poprzez wzmocnienie kanału sprzedaży e-commerce. Nade wszystko należy natomiast zaktywizować do działania dział sprzedaży i marketingu. Logistyka firmy, której wyniki widać na powyższej grafice, pokazała w poprzednich latach (np. 2016), że jest w stanie poradzić sobie z większą liczbą zamówień.
A czy problemem może być sytuacja, gdy sprzedaż nie spada, tylko nieoczekiwanie rośnie? Oczywiście. Przyjrzyjmy się temu objawowi…
Symptom nr 4: Klęska urodzaju, czyli wzrost zamówień, których nie jesteś w stanie obsłużyć
Po latach stabilnych przychodów sprzedaż nagle wystrzeliła. Czekałeś na to, więc jesteś szczęśliwy, ale pojawia się pewien problem. Czas realizacji zamówień klientów wynosi… cztery tygodnie! Okazuje się, że magazyn, który bez problemu obsługiwał standardowy popyt, teraz nie daje rady.
Na poniższym przykładzie widać, że liczba linii zamówień we wrześniu 2019 r. wzrosła prawie sześciokrotnie w stosunku do września 2018:
Źródło: opracowanie własne autora
Takie sytuacje wcale nie są rzadkie. Wprowadzenie hitu sprzedażowego (nie mylić z podręcznikiem), zintensyfikowane i skuteczne działania marketingowe, a dodatkowo nałożenie się sezonu sprzedażowego mogą powodować takie zjawisko.
Remedium stanowi dogłębna analiza całego systemu logistyki firmy w ramach audytu. Należy znaleźć wąskie gardła i dostosować wszystkie procesy magazynowe do zidentyfikowanej struktury zamówień. Niezbędne jest również wsparcie procesów dopasowanym systemem informatycznym klasy WMS.
Dodam tylko, że firma, która posłużyła nam tu za przykład, wdrożyła wspomniane usprawnienia i w kolejnym roku przy jeszcze większej sprzedaży posiadała rezerwy wydajności.
Na koniec zerknijmy wspólnie na objaw choroby, który nazwałbym połowicznym…
Symptom nr 4 i pół: Chęć wdrożenia informatycznego systemu zarządzania magazynem WMS
Wdrożenie WMS (z ang. warehouse managment system – grupa systemów informatycznych do zarządzania magazynem) w każdej firmie o sprzedaży powyżej 5 mln zł, z własnym magazynem i liczbie SKU ponad 500 jest zawsze dobrym pomysłem. To także jeden z elementów „terapii” w czterech poprzednich przypadkach.
W każdej z omówionych wcześniej sytuacji wdrożenie nowego lub optymalizacja funkcjonującego WMS powinny być elementami projektu logistycznego. W obecnych czasach zarządzanie magazynem bez WMS można porównać do prowadzenia firmy (zakupy, sprzedaż, zapasy, księgowość) bez systemu ERP.
Prawidłowo wdrożony WMS pozwala na:
- zwielokrotnienie wydajności,
- obniżenie liczby błędów,
- znaczne skrócenie czasu realizacji zamówień klientów.
Dlaczego więc nazywam to dobre działanie połowicznym, ale jednak symptomem choroby logistyki?
Ponieważ wdrożenie WMS będzie remedium tylko pod warunkiem, że wszystkie procesy magazynowe zostaną wcześniej zoptymalizowane, infrastruktura informatyczna przygotowana, a pracownicy przeszkoleni w używaniu systemu.
W przeciwnym przypadku można zapomnieć o korzyściach z WMS i latami dochodzić do wydajności sprzed wdrożenia. Znam przypadek, gdzie próba testowego uruchomienia WMS wyłączyła magazyn ze sprzedaży na ponad tydzień. Chyba nikomu nie muszę wyjaśniać, co to oznacza dla firmy.
Częstym impulsem do wdrożenia WMS jest opinia innego przedsiębiorcy, który mówi: „Mam WMS, fajnie działa, polecam”. Trzeba jednak pamiętać o dwóch sprawach. Po pierwsze koszt wdrożenia systemu może opiewać na kwoty od 100 tys. zł do 1,5 mln zł, a nawet więcej. Po drugie każdy magazyn jest inny, więc podejście do niego również musi być indywidualne. To, co się sprawdza u kolegi, dla Ciebie może być porażką organizacyjną lub/i finansową.
Jak w takim razie uchronić się przed negatywnymi skutkami niewłaściwego „leczenia” logistyki?
Najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie audytu magazynowego ze specjalnym naciskiem na zdefiniowanie wymagań dla systemu WMS. Dopiero po analizie możesz zacząć rozglądać się za konkretnym rozwiązaniem w rozsądnej cenie, spełniającym Twoje wymagania – i zrobić to samodzielnie lub wraz z firmą konsultingową.
Oczywiście nieprawidłowości, które zabierają Twój zysk, może być zdecydowanie więcej, lecz te, które wymieniłem, zdarzają się najczęściej. To widoczne gołym okiem „symptomy chorobowe” logistyki.
A co jeśli znalazłeś objaw pasujący do sytuacji w Twoim magazynie?
Poszukaj wsparcia w firmach doradztwa logistycznego. To fachowcy, którzy podobnych przypadków znają co najmniej kilkadziesiąt. Twoi pracownicy nie mają doświadczenia w tego typu projektach, nie mogą też poświęcić na niego wystarczającej ilości czasu ze względu na codzienne obowiązki.
Teraz wiesz już, że:
- charakterystyczne objawy konkretnych problemów logistycznych to: przepełnienie magazynu, brak towarów zamawianych przez klientów, wysokie koszty logistyczne mimo spadku przychodów, brak wydajności magazynu w przypadku zwiększenia popytu;
- samodzielne rozwiązywanie problemów lub ich ignorowanie powoduje większe szkody/straty;
- wdrożenie WMS może być remedium na Twoje problemy, ale wymaga indywidualnego podejścia;
- podstawą i pierwszym etapem każdego projektu logistycznego jest audyt logistyczny.
W przypadku szczegółowych pytań pisz na biuro@az-logistyka.pl
Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”
I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian
A zacznij od...
- usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
- sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
- wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Artur Zubrzycki
Właściciel AZ Logistyka, niezależny konsultant logistyczny i analityk. Logistyką zajmuje się od 25 lat. Pracował m.in. w firmach Hyundai Motor Poland, Vistula & Wólczanka oraz MAC Edukacja. Realizował projekty dla takich marek, jak Mokate, Volkswagen Group Polska, Eurocash czy Edu-Książka”. Uczestnik Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.
