Jaką formę prawną działalności wybrać?

Jedną z kluczowych decyzji, jakie należy podjąć, zabierając się za prowadzenie firmy, jest wybór formy prawnej działalności gospodarczej. W takim momencie należy wziąć pod uwagę szereg czynników. Pominięcie niektórych z nich może Cię wiele kosztować.

Formy prawne działalności

Wybór form prawnych działalności gospodarczej jest naprawdę bardzo szeroki. Możemy prowadzić:

• jednoosobową działalność gospodarczą,
• jedną z 8 (niedługo 9) spółek,
• spółdzielnię,
• fundację,
• stowarzyszenie,
• oddział firmy zagranicznej i innych.

Polepsza się też dostępność spółek. Mowa tu chociażby o niższych kosztach związanych z rejestracją spółki przez Internet (brak notariusza oraz niższa opłata sądowa) czy mniejszych wymaganiach formalnych.

Przykład

Kiedy w 2001 roku wprowadzono Kodeks spółek handlowych, minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. wynosił 50 000 złotych, co stanowiło 24 przeciętne wynagrodzenia (2 lata). Dziś kapitał ten wynosi 5 000 zł, co jest kwotą zbliżoną do jednomiesięcznego przeciętnego wynagrodzenia.

Tymczasem analizując statystyki w bazie REGON, można dojść do wniosku, że z tego wyboru korzystamy w bardzo małym zakresie. Na każde 100 nowo rejestrowanych podmiotów w bazie REGON (a są to nie tylko przedsiębiorcy, ale i inne podmioty) przypada:

• 80 jednoosobowych działalności gospodarczych,
• 11 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• 1,5 spółki cywilnej,
• 7,5 innych podmiotów.

Kluczowe kryteria

Poniżej przedstawię elementy, na które warto zwrócić szczególną uwagę, zakładając firmę. Skupię się na kilku podstawowych formach prawnych, które najczęściej rekomenduję, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej, spółce z o.o., spółce komandytowej oraz spółce akcyjnej.

Jednocześnie chciałbym odradzić wybór takich form prawnych, które łączą wady, a nie zalety innych rozwiązań. Mowa tu głównie o spółkach cywilnych i jawnych. Oczywiście również dla nich można znaleźć zastosowania, ale będą to zdecydowanie niszowe rozwiązania, zazwyczaj będące dodatkiem do innej, „głównej” formy prawnej.

Przy doborze formy prawnej kluczowe są 3 aspekty:

• stosunki wewnętrzne,
• bezpieczeństwo,
• koszty.

Stosunki wewnętrzne

Kolejność nie jest przypadkowa. Najpierw weź pod uwagę wspólników i ich cele biznesowe.

• Ilu jest wspólników?
• Czy i jak często wspólnicy mogą się zmieniać?
• Czy będziesz pozyskiwać inwestorów?
• Czy chcesz przygotować firmę do sprzedaży?
• Czy wspólnicy będą samodzielnie zarządzać firmą, czy też szykują się do przekazania zarządu zatrudnionym menedżerom lub swoim sukcesorom?

To są kluczowe pytania.

Musisz jednak wziąć pod uwagę nie tylko stan obecny, ale również plany na przyszłość i możliwe zagrożenia, które mogą się pojawić w ciągu najbliższych kilku lat.

Co prawda formę prawną da się zmienić. Możliwe są przekształcenia między poszczególnymi rodzajami spółek handlowych. W spółkę handlową można też przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę cywilną. Taka procedura jest jednak bardziej pracochłonna i kosztowna niż założenie nowej spółki.

Należałoby więc założyć, że forma prawna nie będzie zmieniana przez najbliższe 3-5 lat. Jeśli masz dalsze plany, np. za 10 lat chciałbyś, aby Twoja spółka była notowana na giełdzie, możesz je na razie pominąć. Będzie jeszcze czas na dostosowanie formy prawnej do wymogów giełdy.

Przy samodzielnym prowadzeniu firmy wybór jednoosobowej działalności gospodarczej może się okazać wystarczający. Zwłaszcza jeśli analizując kwestie związane z bezpieczeństwem, okaże się, że praktycznie nie ponosisz ryzyka gospodarczego, a firma ma Ci służyć wyłącznie jako forma dokonywania rozliczeń.

Jeśli wspólników jest kilku, to właściwsze będzie założenie odpowiedniej spółki. Miej jednak na uwadze, że dużo trudniej jest zmienić skład wspólników w spółkach osobowych, takich jak spółka jawna czy komandytowa, a o wiele łatwiej zrobić to w spółkach kapitałowych, takich jak spółka z o.o., spółka akcyjna czy prosta spółka akcyjna, która będzie dostępna od marca 2020 roku.

Jeśli więc zależy Ci na elastyczności składu osobowego, w tym możliwości zmian proporcji udziałów poszczególnych wspólników, nie decyduj się na spółkę komandytową, a raczej na spółkę kapitałową. Jeśli natomiast przewidujesz, że skład wspólników nie będzie się zmieniał, to każdy rodzaj spółki będzie równie dobry.

Biznesy prowadzone w formie spółki kapitałowej łatwiej sprzedać oraz łatwiej zapraszać do nich inwestorów. W szczególności, jeśli spółka miałaby pozyskiwać inwestorów przez giełdę, wymagana będzie forma spółki akcyjnej. Przy przyciąganiu szerszego grona inwestorów może sprawdzić się również prosta spółka akcyjna. Jej akcje nie będą mogły być jednak dopuszczone do obrotu giełdowego.

Czasem forma prawna może zależeć również od rodzaju wykonywanej działalności. Przykładowo spółkę partnerską możesz wybrać, wykonując wyłącznie określone zawody. Banku czy zakładu ubezpieczeń nie można prowadzić w formie spółki z o.o., a spółka z o.o. mająca świadczyć usługi doradztwa podatkowego czy doradztwa restrukturyzacyjnego musi spełniać dodatkowe wymagania określone w przepisach.

Bezpieczeństwo

Myśląc o bezpieczeństwie i ryzyku, musisz przeanalizować możliwe źródła zagrożeń występujących w 2 obszarach:

• ryzyka związane z biznesem,
• ryzyka związane ze wspólnikami.

Przemyśl także wzajemne oddziaływania między nimi. Tu również musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

• Z jakim ryzykiem finansowym wiąże się prowadzenie biznesu?
• Czy działalność będzie finansowana długiem?
• Jakie jest ryzyko niewypłacalności klientów?
• Jakie jest ryzyko podatkowe?
• Jakie jest ryzyko odszkodowawcze wobec pracowników i klientów?
• Jakie jest ryzyko prawne ze strony konkurencji, np. spory o wzory przemysłowe czy własność intelektualną?
• Jakie jest ryzyko niewypłacalności wspólników?
• Jakie jest ryzyko przejęcia udziałów wspólnika przez inną osobę, np. śmierć wspólnika i związane z tym dziedziczenie udziałów?
• Czy udziały wejdą do małżeńskiej wspólności majątkowej, np. dodatkowe ryzyka związane z rozwodami, niewypłacalnością małżonka oraz podziałem majątku wspólnego na wypadek śmierci któregoś z małżonków?

Kiedy przeprowadzisz już analizę ryzyk, musisz oszacować, jak bardzo istotne jest dla Ciebie:

• ograniczenie odpowiedzialności wspólników (lub zarządu) za zobowiązania spółki,
• ochrona biznesu przed ryzykami związanymi ze wspólnikami.

Temat jest bardzo szeroki. Czasami, aby ochronić się przed poszczególnymi zagrożeniami, nie wystarczy wybrać odpowiedniego typu spółki. Konieczne może być wprowadzenie stosownych zapisów do umowy spółki, sporządzenie testamentów, umów majątkowych małżeńskich czy innych umów między wspólnikami. Czasami niezbędne może być również rozdzielenie poszczególnych części biznesu. Skupię się jednak na tych 2 relacjach.

Najmniej korzystna sytuacja pod tym względem występuje w jednoosobowej działalności gospodarczej. Majątek prywatny i majątek firmowy tworzą jedną całość i wierzyciele mogą dochodzić zaspokojenia z całości majątku bez względu na źródło pochodzenia zobowiązań.

Spółki pozwalają na częściowe rozgraniczenie tych majątków oraz odpowiedzialności za zobowiązania. Dużo łatwiej jest zabezpieczyć wspólników przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Ograniczona odpowiedzialność występuje w przypadku komandytariuszy w spółkach komandytowych oraz we wszystkich spółkach kapitałowych (sp. z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna).

Członek zarządu spółki może jednak odpowiadać za zobowiązania spółki, jeśli nie ogłosi jej upadłości we właściwym czasie. Najbardziej ograniczona odpowiedzialność wśród spółek kapitałowych występuje w spółce akcyjnej. W spółce z o.o. oraz prostej spółce akcyjnej występuje bowiem domniemanie odpowiedzialności (art. 299 oraz 300¹³² k.s.h.).

Konstrukcją, która bardzo silnie broni przed odpowiedzialnością za zobowiązania związane z biznesem, jest spółka komandytowa, w której komplementariuszem, a zatem wspólnikiem odpowiadającym całym swoim majątkiem, jest spółka z o.o.

Połączenie to usuwa ryzyko związane z problematycznym ustaleniem momentu powstania niewypłacalności, jaki występuje w samodzielnej spółce z o.o., a więc z ryzykiem przekroczenia terminu na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości.

Mało kto jednak analizuje ryzyko związane z oddziaływaniem ewentualnej niewypłacalności wspólników na bezpieczeństwo biznesu.

Spółki osobowe, w tym spółki komandytowe, takiego bezpieczeństwa nie zapewniają. Wierzyciel wspólnika może zająć udział wspólnika w spółce, a następnie doprowadzić do wypowiedzenia w jego imieniu umowy spółki, aby dostać się do jej majątku. Jest to bardzo niebezpieczne i może doprowadzić biznes do ruiny.

Dużo bezpieczniejsze pod tym względem są spółki kapitałowe. Tu również wierzyciel może zająć udziały bądź akcje. Nie może jednak doprowadzić do egzekucji z majątku spółki, a co najwyżej do licytacji udziałów wspólnika, choć i to zdarza się bardzo rzadko.

Koszty

Mówiąc o kosztach, musisz uwzględnić wszystkie wydatki oraz czas, jakie wiążą się z założeniem, funkcjonowaniem i rozwiązaniem danego rodzaju spółki, w tym koszty księgowości, obsługi prawnej oraz podatki i składki ZUS.

W szczególności zwróć uwagę na postępujący trend spadku kosztów związanych ze spółką z o.o., co widocznie przekłada się na coraz większą jej popularność.

Dzięki elektronicznej rejestracji spółek znacznie został ograniczony koszt założenia spółki. Jeśli zdecydujesz się na samodzielną rejestrację bez pomocy prawnika, to jedynym kosztem, jaki poniesiesz, będzie opłata sądowa w wysokości 350 zł. Nie będziesz jednak w stanie swobodnie kształtować treści umowy spółki i musisz ograniczyć się do udostępnionego w systemie wzorca.

Różnice w koszcie obsługi księgowej między podatkową książką przychodów i rozchodów a księgami handlowymi również nie są już tak znaczne jak kiedyś. Zawdzięczamy to informatyzacji i automatyzacji, która w szalonym tempie postępuje w tym obszarze.

Spółki kapitałowe pozwalają również uniknąć płacenia składek ZUS. Minusem jest natomiast więcej zachodu z wypłatą pieniędzy ze spółki. Nie jest to tak płynne jak w działalności jednoosobowej. Minusem jest również brak możliwości rozliczania podatkiem liniowym.

W przypadku spółek osobowych oraz jednoosobowych działalności występuje obowiązkowy ZUS. Obecnie są jednak programy „na start”, które pozwalają przez pewien początkowy okres nie płacić składek, a następnie płacić je w wysokości niższej niż standardowa. Możesz rozważyć, czy nie skorzystać z tego okresu w przypadku przedsięwzięcia otwieranego „na próbę”. Jednoosobowa działalność gospodarcza może być też korzystna, jeśli Twoja działalność nie generuje dużych kosztów i może być rozliczana na zasadzie ryczałtu.

Jest jeszcze jedna istotna różnica między spółką z o.o. a spółkami osobowymi oraz jednoosobową działalnością gospodarczą. Z uwagi na fakt, że środki ze spółki z o.o. wypłacane są zazwyczaj w formie wynagrodzeń, wynik spółki ujęty w sprawozdaniach finansowych wychodzi w okolicach zera. Powoduje to, że spółki takie nie budują sobie zdolności kredytowej. Dla banku z pewnością bardziej wiarygodne będą jednoosobowe działalności oraz spółki osobowe, które wykazują cały zysk w sprawozdaniach przed jego podziałem między wspólników.

Najdroższą w utrzymaniu będzie z pewnością spółka akcyjna. Poza kosztami związanymi z rejestracją i księgowością pamiętaj również, że każde walne zgromadzenie akcjonariuszy musi być protokołowane w formie aktu notarialnego, a roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, z czym wiążą się dodatkowe koszty. Niedługo po powszechnej dematerializacji akcji dojdą do tego również koszty z prowadzeniem rejestru akcjonariuszy przez biuro maklerskie lub bank.

Podsumowanie

Prowadzenie biznesu w formie prawnej, która nie jest dopasowana do prowadzonej działalności ani do potrzeb wspólników, może powodować powstanie niekorzystnych konsekwencji. Wśród nich wyróżnię ryzyko utraty majątku i popadnięcia w długi, utratę niezabezpieczonego biznesu czy też ponoszenie nadmiarowych kosztów, w tym płacenia podatków w wysokości wyższej niż to konieczne.

Wystrzegaj się korzystania z konstrukcji prawnych, których w pełni nie rozumiesz ani nie znasz wszystkich ryzyk, które się z nimi wiążą. Flagowym przykładem takiego postępowania jest prowadzenie działalności w Polsce przez polskich rezydentów podatkowych w formie spółek zarejestrowanych za granicą.

Przykład

Polak mieszkający w Polsce i tu mający swoje centrum interesów życiowych (rodzinę, znajomych, mieszkanie) zarejestrował w Wielkiej Brytanii spółkę LTD, z której fakturuje swoich polskich klientów.

Zgodnie z prawem przedsiębiorca jako polski rezydent podatkowy musi rozliczać swój dochód w Polsce i to nawet jeśli został osiągnięty za granicą. Wyjątki od tej zasady mogą być wskazane w umowach międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Co więcej, urząd skarbowy może podważać rezydencję podatkową samej spółki z uwagi na fakt, że jej faktyczna siedziba zarządu znajduje się w Polsce, a nie za granicą.

Oczywiście to tylko przykład. Nie oznacza to, że zagraniczne spółki są złe i w żadnym przypadku nie mogą się przydać polskiemu przedsiębiorcy. Kopiowanie jednak rozwiązań działających u innych, ale nie w pełni dla Ciebie zrozumiałych i stosowanych w innych okolicznościach, nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci w wyborze formy prawnej dla Twojego biznesu lub chociaż uświadomi, jakie są obszary ryzyk, których nie brałeś do tej pory pod uwagę.

Pobierz bezpłatnie (0 zł) poradnik

Obowiązki Przedsiębiorcy w Polsce

Dowiesz się m.in.:

• czy na pewno legalnie prowadzisz swój biznes,
• do jakich ustępstw na rzecz klienta zobowiązuje Cię prawo,
• o jakich obowiązkach prawnych lepiej nie zapominać.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Adam Ratajczak

Doradca restrukturyzacyjny. Ekspert w dziedzinie prawa spółek. Prezes spółki Restruktor. Zajmuje się:
- rejestracją spółek,
- układaniem zasad współpracy między wspólnikami,
- przekształcaniem działalności gospodarczych,
- przekształcaniem i likwidacją spółek,
- przygotowywaniem wniosków upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

Autor bloga firmowego, na którym dzieli się swoją wiedzą. Uczestnik Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.