Efektywność

Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy? Sprawdź 4 nieoczywiste wskazówki!

Małgorzata Trzaskowska

Każdy przedsiębiorca marzy o tym, aby firma, którą prowadzi, osiągała sukcesy, realizowała cele i generowała jak największe zyski. A jednym z decydujących czynników, który ma na to wpływ, jest wydajność i produktywność pracujących dla niej ludzi.

Jako szef możesz sprawdzać efektywność pracowników. Masz do tego narzędzia. A co z Twoją własną efektywnością jako przedsiębiorcy i szefa?

Jak pracować, aby wykonywać zadania z lekkością i mieć najlepsze rezultaty, a wieczorem nie padać na twarz z wyczerpania? Jak optymalnie wykorzystywać swój czas i zasoby, aby firma funkcjonowała z sukcesami?

Nie będę tu pisać o takich strategiach, jak wyznaczanie sobie celów, sporządzanie listy zadań czy o umiejętności delegowania, bo większości przedsiębiorców są one znane.

Zamiast tego podaję 4 mniej oczywiste wskazówki, które mogą w dużym stopniu przyczynić się do optymalizacji działań i wzrostu Twojej osobistej produktywności.

Wskazówka #1: Zarządź przestrzenią – fizyczną i mentalną

Zwykle podczas szkoleń z produktywności uczymy się zarządzać naszym czasem albo, jak kto woli, sobą w czasie. Jednak bardzo ważne jest również zarządzanie swoją przestrzenią i o tym chcę teraz napisać.

Otoczenie, w jakim się znajdujemy, wpływa na nas w bardzo dużym stopniu. Wpływa na naszą energię, koncentrację, zdolność do kreatywnego myślenia i sprawnego wykonywania zadań.

Dlatego ważne jest odpowiednie zorganizowanie sobie przestrzeni, tak aby wspierała nas w wykonywaniu zadań, a nie – sabotowała nasze wysiłki.

Pisząc o zorganizowaniu przestrzeni, mam na myśli 3 kroki:

  • Po pierwsze: posprzątaj, wynieś elementy niepotrzebne, nieaktualne, zepsute, zagracające Twoje terytorium.
  • Po drugie: zadbaj, by przestrzeń była urządzona tak, aby chciało się w niej przebywać i pracować.
  • A po trzecie: wyznacz granice, tak aby inne osoby nie mogły wtargnąć na przygotowany przez Ciebie teren.

I mowa tu nie tylko o przestrzeni fizycznej, ale również mentalnej.

  1. A zatem oczyść swoje otoczenie z niepotrzebnych gratów, uporządkuj biurko, wyrzuć stare papiery i notatki, które jeszcze „miały się przydać”. Jeżeli masz gdzieś dawno temu zapisane pomysły na lepsze funkcjonowanie swojego biznesu, ale nigdy ich nie zrealizowałeś, wyrzuć je. Zmieniasz się i rozwijasz nieustannie, zmienia się też Twoja energia. Rzeczy, które kiedyś wydawały się dla Ciebie właściwe, teraz już tu nie pasują.
  2. Kiedy pracujesz nad ważnym zadaniem, wycisz telefon, wyłącz powiadomienia w komputerze, poinformuj współpracowników, żeby nie wchodzili do Twojego gabinetu. Im staranniej usuniesz rozpraszacze Twojej uwagi, tym efektywniejsza będzie praca.
  3. Zwróć też szczególną uwagę na ludzi, którymi się otaczasz, i na ich energię. Czy są nastawieni na rozwój, działanie i poszukiwanie rozwiązań? A może raczej funkcjonują „w trybie przetrwania”, uciekając od problemów, spychając odpowiedzialność na innych i narzekając na wszystko dookoła?


    Jeżeli masz u siebie w firmie takich współpracowników, staraj się nie spędzać w ich towarzystwie wiele czasu, a nawet rozważ rozstanie się z nimi. Energia ludzi wokół ma wpływ na naszą energię, samopoczucie i dobrostan. Nie bez powodu mówi się, że jesteśmy sumą 5 osób, z którymi najczęściej spędzamy czas. Nie pozwól, aby osoby pesymistyczne i negatywnie nastawione gasiły Twój entuzjazm i kradły energię do działania. Nawet motywowanie ich nie ma większego sensu, bo rzadko widzą konieczność zmiany nastawienia.

    Zamiast tego otaczaj się ludźmi widzącymi świat w pozytywny sposób. Ludźmi, którym chce się rozwijać i pracować, którzy mają podobne do Ciebie wartości. Pracując w towarzystwie takich osób, zwiększysz swoją efektywność, a od dobrej energii urośnie cała firma.

Wskazówka #2: Znajdź własny rytm

Pewnie znasz to powiedzenie, że aby odnieść w życiu sukces, trzeba wstawać wcześnie rano. Panuje przekonanie, że osoby, które odniosły sukces, miliarderzy, słynni biznesmeni, to ludzie, którzy wstają o świcie i od razu intensywnie pracują – i aby móc osiągnąć w swoim życiu podobny efekt, trzeba postępować tak jak oni.

Cóż, trochę to prawda, a trochę nie. Nazywam to „mitem piątej rano”, ponieważ uważam, że tak jak każda strategia, może być ona odpowiednia dla jakiejś grupy osób, a dla innej – może okazać się całkowicie bezużyteczna. Dlatego zawsze powtarzam, że lepiej sprawdzić niż bezrefleksyjnie implementować do swojego życia „złote” rady. Zatem jeśli tego jeszcze nie sprawdziłaś(-eś), a chcesz, to zapraszam!

ĆWICZENIE

CZĘŚĆ 1

Wstań o 5 rano, przygotuj się i usiądź do swoich zadań. Obserwuj, jak Ci się pracuje. Czy jesteś efektywny, efektywna? Czy Twoja produktywność wzrasta? Na ile procent ją oceniasz? Jeżeli widzisz, że to działa, bo masz świeży umysł, wokół jest cisza i spokój, nie ma rozpraszaczy, a robota pali ci się w rękach, to świetnie! Możesz wprowadzić tę strategię w życie i czerpać z niej garściami. A część 2 ćwiczenia możesz pominąć.

Ale jeśli widzisz, że zamiast sprawnie odhaczać kolejne zadania, desperacko próbujesz skupić uwagę na tym, co robisz, czujesz się jakby spowolniona(-y) i inwestujesz mnóstwo energii w walkę z sennością – i nie jest to tylko kwestia jednego dnia, bo następnego dnia i kolejnego sytuacja się powtarza – oznacza to, że wczesny ranek nie jest twoją najlepszą porą dnia na efektywną pracę. Możesz zatem strategię „piątej rano” potraktować jako nieprzydatną.

„No dobrze – możesz teraz powiedzieć – ale ja chcę odnieść sukces! Jak mam to zrobić, jeśli wczesne wstawanie odpada?”

Odpowiedź jest jedna: znaleźć własny rytm. Odkryć, jaki czas w ciągu dnia jest dla Ciebie najlepszy. Bo każdy człowiek ma swój określony chronotyp. Własny dobowy rytm, który wyznacza jego energetyczne górki i dołki.

CZĘŚĆ 2

Jeżeli chcesz odkryć swój dobowy rytm, zacznij codziennie siebie obserwować. Załóż sobie zeszyt i prowadź w nim notatki. Najlepiej zapisuj codziennie, jak się czujesz i jak pracujesz w określonych porach dnia.

  • Jak duża jest Twoja efektywność tuż po przyjściu rano do pracy?
  • W jakich godzinach czujesz, że twoja energia rośnie?
  • O jakich porach naprawdę chce ci się pracować i angażujesz się tak, że aż tracisz poczucie czasu?
  • Kiedy masz najlepsze pomysły?
  • Kiedy jest Twoja najlepsza pora rozwiązywania problemów?
  • Kiedy podejmowanie decyzji przychodzi Ci łatwo i zwykle są to trafne decyzje?
  • Kiedy najlepiej i najskuteczniej negocjujesz?
  • Kiedy czujesz w ciele energię i pewność siebie?

Notuj swoje spostrzeżenia przez 2–3 tygodnie, a po tym czasie (albo nawet wcześniej) odkryjesz pewien powtarzający się wzorzec.

Tak na marginesie jeszcze ważny dopisek – nie bierz pod uwagę dni, kiedy jesteś chora(-y), gorzej się czujesz, nie spałaś(-eś) pół nocy, bo Twoje dziecko ząbkuje albo poprzedniego wieczoru świętowałaś(-eś) do późnych godzin jakiś firmowy albo prywatny sukces. Takie sytuacje zaburzą Twój rytm, więc miej to na uwadze.

Schemat, który odkryjesz, pokaże Ci, jak wzrasta i spada Twoja efektywność w ciągu dnia, i da Ci możliwość zaplanowania swoich aktywności zgodnie z tym rytmem.

Jeżeli już wiesz, że w godzinach porannych nie myśli Ci się najlepiej i masz długi start, to zaplanuj sobie na rano czynności niewymagające intensywnego myślenia. Na przykład porządkowanie, planowanie, czytanie i segregowanie maili, organizowanie. Odpuść sobie ważne rozmowy, podejmowanie kluczowych decyzji i skomplikowane negocjacje. Zaplanuj je na tę porę dnia, w której czujesz, że masz w ciele najwięcej energii, a Twój umysł pracuje jasno i generuje dużo dobrych rozwiązań.

Jeżeli możesz, pozwól swoim ludziom również układać swój plan zajęć zgodnie z ich własnym dobowym rytmem. Cała firma na tym skorzysta. Jeżeli Twój współpracownik mówi Ci, że nie czuje się najlepiej, prowadząc ważną sprzedażową prezentację o 8 czy 9 rano, i jest możliwa w tym względzie elastyczność, nie narzucaj mu tej pory. Niech spotka się z klientem np. o 11. Pamiętaj, że w sprzedaży najważniejsza jest energia, więc pozwól mu sprzedawać wtedy, kiedy ma jej najwięcej.

Osobom, które chcą dowiedzieć się więcej o swoim chronotypie, gorąco polecam książkę doktora Michaela Breusa, amerykańskiego chronobiologa, psychologa klinicznego i badacza snu pt. Potęga KIEDY. To książka o tym, jak odkryć swój chronotyp i jak zsynchronizować swój rytm życia z wewnętrznym zegarem biologicznym, po to by w pełni wykorzystywać swój potencjał i mieć najlepsze rezultaty.

Wskazówka #3: Grupuj zadania

Inną bardzo wartościową wskazówką, która pomaga zwiększyć efektywność w pracy, jest tzw. task batching, czyli grupowanie podobnych zadań i wykonywanie ich w jednym bloku czasowym.

To wyjątkowo efektywna strategia, bo pomaga uniknąć skakania po tematach i wielokrotnego w ciągu dnia przerzucania uwagi tam i z powrotem z jednego obszaru na zupełnie inny, wymagający zaangażowania innych zasobów i umiejętności. Warto pamiętać, że ludzki mózg to nie komputer, który swobodnie może przełączać się między aplikacjami czy programami i w krótkim odstępie czasowym wykonywać z tą samą efektywnością zupełnie różne od siebie zadania.

Dla nas, ludzi, zmiana kontekstu to proces, który potrzebuje mentalnego wysiłku i energii, a także czasu, aby wejść na obroty. Dlatego grupowanie zadań jest bardzo rozsądnym pomysłem, który zapobiega utracie energii, a także sprawia, że pomiędzy zadaniami nie spada nam efektywność, bo kontekst dla pracy naszego umysłu pozostaje ten sam.

Jak może to wyglądać w praktyce?

  • Możesz przeznaczyć sobie np. jeden dzień w tygodniu na spotkania z klientami, negocjacje, prezentacje. Angażujesz wtedy głównie takie zasoby, jak umiejętność mówienia i słuchania, perswadowania, argumentowania, adresowania obiekcji, generowania rozwiązań. Twój mózg jest cały czas w tym samym trybie, dzięki czemu możesz czuć się bardziej swobodnie i zwiększyć swoją efektywność.
  • Inny dzień (albo część dnia) możesz przeznaczyć na sprawy pracownicze czy organizacyjne. Odbywać rozmowy rekrutacyjne, spotykać się z innymi współpracownikami i omawiać sprawy wewnętrzne firmy.
  • Jeśli Twoje obowiązki czy kontakty biznesowe obejmują komunikację za pośrednictwem słowa pisanego, możesz przeznaczyć jakąś część dnia na pisanie i wykonać wszystkie związane z tym zadania w jednej serii.
  • Jeżeli rozwijasz swoją firmę w mediach społecznościowych i potrzebujesz pokazać swoją twarz w filmach promujących Twoją markę, tzw. shortsach czy rolkach, przeznacz jeden dzień na nagrywanie. Możesz wtedy nagrać materiał na cały miesiąc i zrobisz to sprawnie i efektywnie, bez tracenia czasu co kilka dni na przygotowywanie planu, oświetlenia, mikrofonu, no i oczywiście samo nagrywanie.
  • Jeżeli masz na liście zadania strategiczne dotyczące dalszego wzrostu firmy, nowych kierunków działania, pozyskiwania nowych klientów etc. zgrupuj je i wykonaj wszystkie tego samego dnia – i najlepiej poza firmą.

Warto tutaj dodać że tzw. wielozadaniowość nie sprzyja produktywności. Mózg musi się nieustannie przełączać i łatwo przy tym popełnić błąd. Lepiej skupić się w 100% na jednym zadaniu albo na grupie podobnych zadań i wykonywać je po kolei.

Wskazówka #4: Łącz zadania z celami

Bycie produktywnym i efektywnym w pracy nie zawsze oznacza wykonanie wszystkich zadań z listy. Chodzi raczej o wykonanie tych zadań z listy, które są najważniejsze i najbardziej strategiczne. A tu potrzebna jest umiejętność identyfikowania kluczowych aktywności i nadawania im odpowiednich priorytetów.

Jak to zrobić skutecznie? Jest na to prosty sposób – zawsze pamiętaj, aby odnosić dane zadanie do celów, jakie stawiasz sobie jako przedsiębiorca, dla siebie i dla swojej firmy.

Zawsze pytaj siebie:

  • Czy to, co robię, przybliża mnie i moją firmę do celu (bądź celów), jakie sobie wyznaczyłam(-łem)?
  • Czy wykonanie tego konkretnego zadania ma znaczenie dla rozwoju mojej firmy?
  • Czy to konkretne zadanie wspiera sukces mojej firmy?

Zobacz niewidzialne połączenie pomiędzy zadaniem, jakie chcesz wykonać, a celem, do którego zmierza Twoja firma. Dzięki temu zwiększysz motywację, zyskasz nową energię do działania, poczujesz sens.

Bo aby wykonywać pracę z zaangażowaniem i w sposób efektywny, potrzebujemy widzieć, do czego to nas prowadzi. Co jest na końcu. Jaki efekt będą miały i do czego przyczynią się nasze działania. Jeżeli widzimy ten końcowy efekt, ten cel, do którego zmierzamy, widzimy sens naszych wysiłków i czujemy spełnienie, kiedy już tam dotrzemy.

Poza tym nic tak nie podbija naszej pewności siebie w pracy jak świadomość, że spędzamy czas, wykonując ważne i sensowne zadania.

A co jeśli takie kluczowe i strategiczne zadanie wydaje nam się trudne i ciężko nam się do niego zabrać? Tutaj może pomóc metoda zjedzenia żaby, czyli wykonania tego zadania w pierwszej kolejności. Oczywiście pamiętając o swoim rytmie i przeznaczając na to najlepszy moment w ciągu dnia, czyli tzw. peak energetyczny i intelektualny.

Niezależnie od tego, którą z tych wskazówek zdecydujesz się wprowadzić w życie i z jakich technik wspomagających produktywność obecnie korzystasz, warto pamiętać, że o wydajności i produktywności w pracy decydują też tak proste i ważne czynniki jak:
– odpoczynek,
– odpowiednia ilość snu,
– relaks & sport,
– regularne i wartościowe posiłki.

Nawet najlepsze strategie i techniki nie pomogą, jeśli nie zaopiekujesz się swoim ciałem, bo to przecież ono wykonuje wszystkie zaplanowane przez Ciebie czynności. Więcej o tym, jak zadbać o siebie, pisałam w artykule pt. Self-care przedsiębiorcy.

Pamiętaj więc o tym, by dostarczać swojemu ciału wszystkiego, czego potrzebuje, aby mieć siłę do działania i pozostać jak najdłużej w zdrowiu i dobrej energii.

Pobierz DARMOWY PORADNIK:

„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”



Dowiesz się z niego:

  • Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
  • Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
  • Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.

6 złodziei czasu

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Małgorzata Trzaskowska

Coach, trenerka rozwoju osobistego, autorka książki „Jesteś wartościowa! 10-tygodniowy trening doceniania siebie”. Propagatorka życia w zgodzie ze sobą, autorka bloga ogrodprzemian.pl i licznych artykułów o tematyce rozwojowej, mówczyni.

Po kilkunastu latach pracy menedżerskiej w międzynarodowych korporacjach rozpoczęła nowy etap swojej zawodowej drogi. Obecnie wspiera kobiety, prowadząc indywidualne sesje coachingowe i warsztaty oraz dzieląc się wiedzą i inspiracją na swoim fanpage’u.