Finanse

3 śmiertelne grzechy, które zabijają małe firmy...

Paweł Królak

Pewnie znasz podobną historię... Może nawet sam to przeżywałeś...

Jacek trafił na świetną okazję. Zobaczył fajny produkt za granicą, który mało kto sprzedawał w Polsce... Otworzył firmę i zajął się jego dystrybucją. Biznes od razu "chwycił" – zapotrzebowanie rosło i firma zaczęła się rozkręcać.

Jacek widział to po wyniku na koncie. A jak wiadomo, jeśli na koncie są pieniądze, nie ma debetu, a najlepiej jeszcze, jak jest ich trochę więcej niż miesiąc wcześniej, to znaczy, że można wydawać. Jacek więc widział, że wszystko jest dobrze i biznes idzie tak, jak powinien!

Jacek szybko przekonał się, że biznes jednak wymaga co chwilę nowych wydatków. Pojawiła się potrzeba inwestycji, zatrudnienia nowych pracowników, kupienia większej partii towaru (szczególnie, że większa partia kusi często większym rabatem)... Skąd brać na to pieniądze? No proste – z konta, na którym przecież pieniądze są! A jak trzeba więcej... to bank chętnie udzieli limitu kredytowego na takie potrzeby. "A przecież to się szybko zwróci" – pomyślał Jacek...

Bardzo łatwo w takiej sytuacji uwierzyć, że od tej pory będzie tylko coraz lepiej... Bardzo łatwo uwierzyć we własną samozajebistość i w to, że odnosisz sukces w biznesie, bo jesteś takim genialnym przedsiębiorcą. Jacka też takie myślenie nie ominęło... Choć pewnie głośno by się nikomu nie przyznał... No, a przecież skoro jest tak dobry, tak skuteczny, robi taki świetny biznes, to przecież coś mu się od życia też należy... Może fajny samochód, może wakacje w tropikach? Przecież to tak niewiele kosztuje w stosunku do tego, co wpływa na konto firmy co miesiąc.

Po pewnym czasie sytuacja się trochę zmieniła, a sprzedaż przestała rosnąć. Przyczyny były różne – trochę odwróciła się koniunktura, trochę konkurencja zaczęła się dawać we znaki, sezon się skończył (a Jacek jeszcze nie nauczył się do końca rozumieć tej zmienności sezonowej)... Jak by nie było – coś z tym trzeba było zrobić.

Co zatem zrobił Jacek, gdy sprzedaż przestała rosnąć i chciał ją ponownie napędzić? Pewnie się domyślasz: sięgnął po starą i sprawdzoną metodę – obniżył ceny i udzielił klientom większych rabatów. Liczył, że w ten sposób będzie bardziej konkurencyjny i uda mu się zarówno pozyskać nowych klientów, jak i powstrzymać tych, którzy chcą odejść.

I na jakiś czas to nawet zadziałało... Ale potem nagle zaczęło dziać się coś dziwnego... Nawet jeśli sprzedaż wyglądała nienajgorzej, to Jacek zaczął czuć, że coś tu nie gra... bo na koncie pieniędzy było coraz mniej. "Zyski się skurczyły?" – zastanawiał się... Coś trzeba z tym znowu zrobić... Najpierw poszedł do swojego księgowego. Ale tam niewiele się dowiedział... Obroty są, zyski jakieś są... Czyli wszystko powinno być OK... Ale coś nie gra... Co tu zrobić?

I tutaj Jacek postanowił sięgnąć po swoje pokłady kreatywności i zaczął kombinować... Może by tak dać klientom jeszcze większe rabaty? Może wprowadzić do oferty więcej produktów? Może zainwestować więcej w marketing? Po kolei sprawdzał różne pomysły... ale efektów na razie nie było widać. I zanim cokolwiek z tego, co aktualnie testował, zdążyło zadziałać, to nagle okazało się, że sprzedaż spada już nie tylko chwilowo, ale zaczyna lecieć na łeb na szyję... Przed chwilą firma miała całkiem fajne pieniądze na koncie, a teraz nagle brakuje naprawdę niemałych kwot... Przed chwilą były niezłe wyniki, a tu nagle firma staje się niewypłacalna...

Co wtedy robi nasz przedsiębiorca? Większość przedsiębiorców w tym momencie popełnia potężny błąd i zamiast zatrzymać się, pomyśleć i naprawić sytuację... postanawia poradzić sobie, dorzucając do firmy jeszcze większą dawkę pieniędzy... Jacek zadłużył się jeszcze bardziej, własnym majątkiem próbował ratować firmę... A przez to w krótkim czasie niewypłacalna stała się nie tylko firma, ale i on sam...

Smutna historia... Ale widziałem już takich zbyt wiele... Zresztą, równie dobrze zamiast "Jacka" mógłbym przez większość tej historii wpisać "Paweł", bo kilkanaście lat temu sam dokładnie takie błędy popełniłem. I o mały włos kompletnie nie zbankrutowałem. A potem widziałem takie działania u wielu przedsiębiorców, którzy po takiej "akcji" przychodzili po ratunek...

A zobacz – to jest tak, jakbyś miał dziurawe wiadro i ta dziura cały czas by się powiększała... I zamiast to wiadro dokładnie obejrzeć, namierzyć dziurę i porządnie ją załatać, postanawiasz nalać do niego więcej wody... To nie działa i nie ma szansy zadziałać, dopóki nie naprawisz tego wiadra, którym jest Twoja firma.

Przeanalizujmy zatem na chłodno sytuację Jacka... Bo Jacek popełnił w swoim biznesie trzy typowe śmiertelne grzechy, które zabijają mnóstwo małych firm...

Grzech nr 1: Nie znasz swoich liczb

Tu trzeba zrozumieć coś bardzo ważnego: Twój księgowy nie poprowadzi za Ciebie biznesu. Większość księgowych prowadzi księgowość tylko po to i wyłącznie w taki sposób, by podobało się to Urzędowi Skarbowemu i byś nie miał problemów z kontrolami. Ale na podstawie tak prowadzonej księgowości ciężko podejmować jakiekolwiek decyzje, że już nie wspomnę o zrozumieniu rzeczywistej sytuacji finansowej firmy.

Zatem nie możesz zarządzania finansami firmy oddelegować na swojego księgowego czy biuro rachunkowe.

Bo zasady rachunkowości są tak skonstruowane, że bardzo łatwo może dojść do sytuacji, gdy masz na papierze piękne zyski... ale nie masz pieniędzy. Bo nie wszystko da się wrzucić w koszty... Bo kupiłeś coś dużego, za co już zapłaciłeś (i tych pieniędzy już nie masz), a będzie się to w papierach przez lata amortyzować po kawałku... Albo po prostu kontrahent nie zapłacił Ci faktury, a na papierze masz nie tylko zysk z tej faktury, ale i podatek do zapłacenia...

Każdy przedsiębiorca z choć kilkuletnim doświadczeniem zna ten ból rozbieżności między wynikami na papierze, a rzeczywistością... Ale niestety niewielu wyciąga z tego konkretny wniosek: trzeba prowadzić controlling i rachunkowość zarządczą we własnym zakresie. I generalnie nie licz z tym na księgowego (chyba, że masz naprawdę mądrego księgowego, który takie usługi oferuje).

A są rzeczy, które jeśli chodzi o finanse, po prostu musisz wiedzieć – absolutnie nie wystarczy patrzenie raz na jakiś czas na rachunek bankowy.

Mam tu na myśli szereg pytań takich jak:

1) Ile zarabiasz na poszczególnych produktach?

Nie zdziw się, jeśli nawet połowa Twoich produktów przynosi straty. I nie chodzi tu tylko o różnicę między zakupem a sprzedażą, ale o wszystkie koszty związane z "obsługą" danego produktu – magazynowanie, dostawy, czas pracy pracowników, którzy ten produkt sprzedają, etc.

Uwaga: są takie sytuacje, gdy warto do niektórych produktów świadomie dokładać, bo przyciągają klientów, którym można sprzedać inne produkty i na nich zarobić. Ale to już wyższy poziom biznesowej świadomości i marketingowego sprytu. I musi się to kalkulować w skali finansów całej firmy.

2) Ile zarabiasz na poszczególnych klientach?

Uwierz mi, na pewno masz takich klientów, z których mógłbyś zrezygnować i wyszłoby Ci to na dobre. Skąd to wiem? Bo widziałem to setki razy w różnych firmach. Naprawdę czasem lepiej odpuścić sobie klienta, nawet dużego, jeśli zarabiasz na nim mało, a jego obsługa pochłania mnóstwo energii i czasu... Pomyśl, ilu nowych klientów mógłbyś zdobyć i obsłużyć, gdybyś ten czas im poświęcił.

Warto policzyć szczerze, ile każdy klient przynosi, biorąc pod uwagę również koszt każdej godziny na niego poświęconej.

3) Jakie masz marże na produktach i jak daleko możesz się posunąć z rabatami?

Niby to też oczywiste, ale niewielu przedsiębiorców w ogóle zadaje sobie kluczowe pytanie: o ile musiałaby wzrosnąć sprzedaż, by rabat dawany klientowi w ogóle Ci się zwrócił...

Zobacz – załóżmy, że masz na produkcie marżę na poziomie 30% (upraszczając: kupujesz za 70, sprzedajesz za 100). Chcesz dać klientom 10% rabatu na ten asortyment, bo myślisz sobie, że odrobisz to na innych produktach? A o ile musi wzrosnąć łączna sprzedaż, by wyrównać wynik sprzed rabatu?

Jeśli pomyślałeś, że 10%, to popełniasz błąd, który wielu przedsiębiorców doprowadził do bankructwa. Bo jeśli chcesz odrobić to na innych produktach (bez dodatkowego rabatu) to musi urosnąć aż o 1/3, czyli 33,3%. A jeśli wprowadzisz stały rabat na wszystko na poziomie 10%, to musi urosnąć nawet o 50%, by w ogóle wyrównać poziom sprzed rabatu. A marna jest szansa, by 10% rabatu tak mocno sprzedaż podniosło.

4) Jakie są Twoje rzeczywiste koszty?

Policz, ile tak naprawdę kosztuje funkcjonowanie Twojej firmy. Łącznie z tym, czego przepisy nie pozwalają Ci wrzucić w koszty.

5) Jaki jest Twój próg rentowności?

Innymi słowy: ile musisz zrobić obrotu, by pokryć swoje koszty stałe. Albo mówiąc inaczej: jaką sprzedaż musisz zrobić, by przynajmniej wyjść na zero. Polecam liczyć to zarówno na poziomie sprzedaży, jak i wysokości kwotowej marży (różnicy między ceną sprzedaży, a ceną zakupu/produkcji).

Widzisz, złe zarządzanie pieniędzmi może pogrążyć nawet najbardziej obiecujący biznes. Na tym wykłada się większość początkujących przedsiębiorców (sam byłem tego przykładem kilkanaście lat temu), ale nawet doświadczeni przedsiębiorcy wpadają tutaj w mnóstwo pułapek. A podstawowe rozwiązanie brzmi: znaj swoje liczby!

Grzech nr 2: Zgrywasz milionera

Tak, wiem. Z tym milionerem to brzmi, jak przesada. Ale zachowanie wielu przedsiębiorców też można opisać słowem "przesada" :–)

Bo widzisz, wielu popełnia ten błąd, że gdy pojawiają się pierwsze konkretne pieniądze, to bardzo łatwo ulegają tak popularnej konsumpcji. I też mówię to z własnego doświadczenia... Kilkanaście lat temu, gdy pierwszy raz zacząłem zarabiać 5–cyfrową kwotę co miesiąc – zrobiłem dokładnie to samo. Zachłysnąłem się tymi pieniędzmi. Kupiłem za drogi samochód, kupiłem mnóstwo rzeczy kompletnie mi niepotrzebnych (ale widać to dopiero z perspektywy czasu).

Bo każde pieniądze da się wydać... Widać to choćby po historii Mike’a Tysona czy wielu piłkarzy, którzy zarobili grube miliony, a tuż po zakończeniu kariery stali się bankrutami.

Zasada, jak sobie z tym poradzić, jest bardzo prosta, ale wcale niełatwa do wdrożenia... Bo walczysz tutaj nie tylko ze swoją głową i psychiką, ale i ze światem, który Ci wmawia, jak wielu nowych rzeczy jeszcze potrzebujesz.

Zasada brzmi: zablokuj swój standard życia na rozsądnym poziomie i nie zwiększaj go, dopóki nie będziesz naprawdę wolny finansowo. Nie zachowuj się, jak człowiek wolny finansowo, dopóki naprawdę nie osiągniesz tego poziomu. I nie zgrywaj milionera, dopóki nie masz zabezpieczonych milionów.

Podkreślam słowo "zabezpieczonych", bo bez zabezpieczenia każde pieniądze łatwo "rozpierdzielić"... I tego właśnie dotyczy nasz trzeci śmiertelny grzech...

Grzech nr 3: Nie zabezpieczasz zysków

Widzisz, żeby mieć zyski, nie wystarczy tylko mieć wyższych przychodów niż koszty... Bo to może zadziałać tylko na chwilę... Zyski się pojawią, a za chwilę znikną...

Żeby te zyski były na dłużej i byś mógł się nimi cieszyć i z nich korzystać – trzeba je po prostu zabezpieczyć. Co to znaczy? W ogromnym skrócie chodzi o to, byś sobie przelewał na osobne konto bankowe konkretną kwotę (np. jakiś ustalony procent od każdej sprzedaży), tam ją trzymał i nie ruszał.

Bo bez tego bardzo łatwo jest ulec pokusie zwiększania kosztów firmy co chwilę. Zawsze znajdzie się nowy powód, by firmowe pieniądze wydać (ładnie nazywamy to – często się oszukując – "zainwestować w rozwój firmy"). Tu nie ma co próbować z tym wygrać, po prostu trzeba sobie te pieniądze zabrać i nie mieć do nich łatwego dostępu, by same się odkładały.

Od czego zacząć walkę z tymi "grzechami"?

Wszystkie te elementy, które wyszły nam z analizy błędów Jacka, tak naprawdę wymagają konkretnego poukładania finansów firmy (jak i często swoich prywatnych finansów).

Problem w tym, że zwykle przedsiębiorcy nie mają gdzie się tego nauczyć. Jak już kilka razy otrzesz się o bankructwo, kilka razy poczujesz, co to znaczy nie mieć z czego zapłacić komuś faktury, kilka razy nie prześpisz nocy z powodu stresu związanego z zagrożeniem upadłością, to dopiero wtedy uczysz się z doświadczenia. Tak było ze mną. Ale mam szczerą nadzieję, że nie musi tak być z Tobą. Że nie musisz popełniać tych wszystkich błędów, które ja popełniłem...

Dlatego piszę takie artykuły jak ten i chciałbym Ci pomóc krok po kroku w tym procesie poukładania finansów firmy. Bo naprawdę możesz mieć firmę, w której nie będziesz musiał się martwić o pieniądze...

Ale jak widzisz, już ten artykuł wyszedł dość długi, a dopiero "liznęliśmy" podstawy. Gdy spisałem taką garść najważniejszych porad, po którą powinieneś teraz sięgnąć jako po kolejny krok... to okazało się, że te porady zajmują ponad 40 stron maszynopisu! Zdecydowanie za dużo na jakikolwiek artykuł. Dlatego mam inną propozycję...

Zamieniłem te porady w kurs e–mailowy złożony z 7 lekcji, które otrzymasz dzień po dniu. W tym kursie krok po kroku omówię błędy finansowe popełniane przez przedsiębiorców i jednocześnie dam Ci konkretne wskazówki, co zrobić, by pieniądze przestały z firmy uciekać.

Kurs "Pieniądze Ci uciekają" jest całkowicie bezpłatny – zapisz się na niego bezpośrednio pod tym artykułem...

Paweł Królak

Przedsiębiorca, strateg biznesowy i architekt systemów przyspieszających rozwój firmy, pasjonat niestandardowego marketingu, zarządzania i przywództwa. Coraz Lepszy Szef w Coraz Lepszej Firmie, wykładowca na studiach MBA, autor i współautor książek oraz niezliczonych artykułów branżowych.