Zarządzanie zespołem

Referencje dla pracownika – co musisz wiedzieć, zanim je napiszesz

Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Stało się. Nadszedł czas pożegnania z jednym z Twoich pracowników. To często trudna sytuacja, niezależnie od tego, kto podjął decyzję o rozstaniu.

W związku z jego odejściem masz na pewno sporo formalności do wypełnienia, a czasu, jak się domyślam, jak zawsze za mało.

Niestety jest jeszcze jedna sprawa, którą, być może, będziesz się musiał zająć.

Otóż, jeśli byliście w dobrych stosunkach, a pracownik wykonywał swoją pracę przynajmniej poprawnie, to jest duża szansa, że pod koniec współpracy poprosi Cię on o list referencyjny.

A może Wasze relacje były na tyle dobre, że sam chcesz mu pomóc w poszukiwaniu nowej firmy?

W każdej z tych sytuacji przychodzimy z pomocą.

Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:

  • co musi zawierać list referencyjny;
  • co zrobić, jeśli nie wszystko w Waszej współpracy było tak, jakbyś sobie wymarzył;
  • czy napisanie referencji dla pracownika może pomóc też… Tobie.
  • jak szybko napisać referencje dla pracownika


Ale to nie wszystko!

Na końcu artykułu czekają na Ciebie wzory referencji dla pracownika i gotowy do wypełnienia dokument. Wystarczy, że go pobierzesz i wypełnisz odpowiednimi informacjami. Możesz to zrobić tutaj.

No dobrze, ale zacznijmy od tego…

Co to jest list referencyjny?

Czy jest tym samym co referencje, rekomendacje albo list polecający? W gruncie rzeczy tak. Te pojęcia zwykle pojawiają się zamiennie i dotyczą dokumentu, który poświadcza Twoją pozytywną opinię o pracowniku.

Jak się zapewne domyślasz, Twój pracownik nie schowa raczej tego dokumentu na dno szuflady ani nie oprawi w ramkę, by powiesić na ścianie (choć kto wie!). Pewne jest natomiast, że wykorzysta go podczas poszukiwania nowej pracy, a więc – przedłoży potencjalnemu pracodawcy.

Dlaczego Ci o tym mówię?

Otóż musisz mieć świadomość, że wszystko, co napiszesz w liście referencyjnym, trafi przed oczy innych przedsiębiorców lub managerów. Być może z konkurencyjnych firm.

Dlatego ważne jest, żebyś podał tam tylko prawdziwe informacje, ale też… nie zdradził za dużo danych, które dla Ciebie mogą być wrażliwe. Na przykład informacja o zarobkach Twojego pracownika jest tutaj zbędna, jeśli nie chcesz dzielić się tymi kwotami publicznie.

W takim razie…

Jak napisać referencje dla pracownika?

Myślisz, że kilka krótkich zdań napisanych odręcznie wystarczy? Nic bardziej mylnego!

Referencje dla pracownika to dokument, a ten powinien mieć konkretną strukturę. Jaką?

Skorzystaj z tych 9 złotych zasad pisania referencji, by mieć pewność, że będą one takie, jak powinny:

  1. Zadbaj o to, by zmieścić się na 1 stronie A4.
  2. Podaj datę i miejsce stworzenia dokumentu (w prawym górnym rogu).
  3. W lewym górnym rogu zapisz dane swoje i swojej firmy (w tym dane kontaktowe, by przyszły pracodawca mógł z Tobą zweryfikować podane informacje).
  4. Użyj odpowiedniego nagłówka, np. „Referencje”.
  5. Krótko przedstaw pracownika (jak długo u Ciebie pracował, na jakim stanowisku, jakie były jego obowiązki).
  6. Napisz o jego mocnych stronach (opierając się na faktach!).
  7. Opisz jego predyspozycje zawodowe.
  8. Jeśli odnosił jakieś znaczące sukcesy – koniecznie o tym wspomnij!
  9. Podpisz się.

Pamiętaj, żeby skupić się na pozytywnych aspektach Waszej współpracy i mocnych stronach osoby, o której piszesz. Podawaj jak najwięcej konkretnych przykładów i faktów (chociażby zamiast tylko mówić o tym, że jest sumienny i punktualny, możesz napisać, że przez 5 lat Waszej współpracy spóźnił się do pracy tylko raz).

Postaraj się, by Twój tekst był wyraźnie podzielony na części (wstęp, rozwinięcie, zakończenie). Spróbuj oddzielać poszczególne akapity, np. interlinią. Ułatwi to czytanie dokumentu – jednolity blok tekstu może być dla czytelnika problematyczny.

A teraz najważniejsze: pisz tylko prawdę. Jeśli referencje okażą się przekłamane i to wyjdzie na jaw (a uwierz mi, wyjdzie!), to może to wpłynąć negatywnie nie tylko na opinię o Twoim byłym już pracowniku, ale także… o Tobie.

Poza tym pomyśl, co Ty byś poczuł, gdybyś się zawiódł, ufając rekomendacjom innego przedsiębiorcy?

Czy zatem możesz opisać też gorsze strony Twojego pracownika? Jeśli zostałeś poproszony o napisanie referencji, to z zasady nie. Tutaj skupiasz się tylko na tym, co jest w nim dobre. Co innego, jeśli masz napisać opinię o pracowniku. Czym ona się różni od referencji?

Referencje a opinia o pracowniku

Opinia o pracowniku to również dokument, który ma bardzo podobną strukturę do listu referencyjnego (referencji). Tym, co ją przede wszystkim odróżnia od rekomendacji, jest obiektywne przedstawienie pracownika, zarówno jego mocnych, jak i słabych stron.

Opinia może być pozytywna, neutralna lub negatywna – wszystko zależy od tego, jak faktycznie pracownik spisywał się w Twojej firmie. Jeśli zostaniesz poproszony o wystawienie opinii, pamiętaj o tym, by nie zawierać w niej samych pochwał – może być wtedy uznana za niewiarygodną.

Jeśli byłeś naprawdę zadowolony ze współpracy, to spróbuj znaleźć jakąś mało istotną wadę albo problem, z którym pracownik sobie poradził (np. miał początkowo problemy z językiem angielskim, ale pod koniec współpracy był już w pełni komunikatywny).

W przypadku referencji natomiast obecność samych pozytywnych informacji nie stanowi problemu, a wręcz – jest pożądana.

Co natomiast, jeśli zostałeś poproszony o wystawienie referencji lub napisanie opinii o pracowniku, a nie masz o nim najlepszego zdania?

Musisz wiedzieć, że…

Napisanie referencji nie jest Twoim obowiązkiem

Polski kodeks pracy nie nakłada na przedsiębiorcę ani managera obowiązku wystawienia referencji przy pożegnaniu z pracownikiem. Przygotowanie tego dokumentu to jedynie Twoja dobra wola i… sposób na budowanie wizerunku Twojej firmy jako przedsiębiorstwa zaangażowanego i dbającego o pracowników.

Jeśli nie jesteś do końca zadowolony z Waszej współpracy, to nie przekłamuj rzeczywistości i nie wystawiaj pozytywnej opinii ani – tym bardziej – nie pisz listu polecającego.

Za to gdy nie ma ku temu przeciwwskazań – zdecydowanie warto to zrobić.

Jeśli dotarłeś aż tutaj, to już wiesz, jak mniej więcej powinno to wyglądać. Domyślam się jednak, że możesz nie mieć czasu (ani głowy), by stworzyć takie referencje od podstaw. Albo po prostu, jak wielu przedsiębiorców – nie lubisz pisać. Nie ma w tym nic złego. To dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie specjalny prezent.

Referencje dla pracownika – wzór

Mamy dla Ciebie gotową ściągę – wzory 3 przykładowych referencji dla pracownika:

  • referencje dla pracownika biurowego,
  • referencje dla pracownika fizycznego,
  • referencje dla stażysty.

Ale to nie wszystko. Przygotowaliśmy też dla Ciebie gotowy dokument z lukami, w które wpiszesz odpowiednie informacje odnoszące się do Twojej sytuacji. Opracowany przez nas wzór pomoże Ci przypomnieć najistotniejsze fakty z Waszej współpracy i szybko stworzyć pożądany dokument.

Dzięki temu Twoje referencje dla pracownika będą nie tylko profesjonalne, ale też maksymalnie spersonalizowane. A stworzenie ich zajmie Ci zaledwie kilkanaście minut!

Gotowy? Pobierz swoją ściągę tutaj:

Bezpłatne wzory referencji
dla pracownika są na wyciągnięcie ręki!



Pobierz je, jeśli:

  • nie masz czasu pisać referencji dla pracownika od zera,
  • chcesz, by referencje, które stworzysz, były spersonalizowane i profesjonalne,
  • szukasz gotowego narzędzia, dzięki któremu napiszesz dobrą rekomendację w kilkanaście minut.


Wzory referencji dla pracownika


Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Katarzyna Trzonek-Maciejewska

Absolwentka socjologii na UŁ, która po studiach trafiła na ponad 6 lat do... księgowości korporacyjnej. Czuła, że to nie jest droga dla niej i postanowiła coś zmienić – m.in. ukończyła studia podyplomowe „Nowoczesna komunikacja marketingowa” na Uniwersytecie SWPS.
Teraz zajmuje się tym, co chciała robić od zawsze – pisze. Swoimi tekstami wspiera marketing kilku marek, a w CLF tworzy artykuły i reklamy.
Jej pasją są podróże i języki obce.