Zarządzanie zespołem

Co zrobić, by pracownicy nie zawracali Ci głowy drobnymi problemami?

Paweł Królak

Siedzisz w swoim biurze, wreszcie chcesz się wziąć za konkretną pracę, wykonać to zadanie, które pchnie firmę do przodu, zaczynasz i... słyszysz mocne pukanie do drzwi swojego gabinetu. Przychodzi pracownik i mówi, że w czasie pracy pojawił się problem i widzisz, że wyraźnie oczekuje, że coś z tym zrobisz. Niby to nic specjalnego... ale to już 4 raz dzisiaj, gdy ktoś Ci przerywa, a wciąż nie ma południa. Znasz to?

A powrót do zadania, które robiłeś wcześniej i do pełni skupienia zajmuje co najmniej 20 minut. To drastycznie obniża Twoją wydajność i powoduje, że na koniec dnia masz poczucie, że cały dzień ciężko pracowałeś, cały dzień byłeś zajęty, ale jak szczerze popatrzysz na rezultaty pracy tego dnia... to wychodzi, że w zasadzie nic nie zrobiłeś.

A nie po to przecież zatrudniłeś pracowników, by co chwilę zawracali Ci głowę. Zatrudniłeś ich po to, by zdjęli z Ciebie część zadań i pracowali na tyle solidnie, żebyś Ty mógł się wtedy zająć tym, co naprawdę dla firmy ważne. I co? Nie wyszło, prawda?

A dlaczego nie wyszło? "Bo ludzie są tacy..." i tu możemy umieścić mnóstwo przymiotników... tylko co to zmieni, że będziesz się uskarżał na to, jacy są ludzie? A może przyczyna jest zupełnie inna... Pobawmy się zatem w detektywa i razem poszukajmy innych podejrzanych. A żeby to zrobić, to...

Pierwsza rzecz: zadaj sobie pytanie: “Dlaczego oni przychodzą?"

Może nauczyłeś swoich pracowników, że jesteś jedyną osobą w firmie, która podejmuje decyzje i przez to stali się tacy właśnie "ubezwłasnowolnieni". Boją się sami o czymkolwiek zadecydować.

To jest poważna pułapka, bo wielu z nas – przedsiębiorców, szefów – ma w głowie taki mechanizm, że cieszy nas podejmowanie decyzji, autentycznie lubimy takie szybkie gaszenie pożarów. Czujemy się wtedy ważni i sami siebie doceniamy. Czujemy, że "jestem gość!", bo roztrzaskuję w kilka sekund problemy, z którymi inni sobie nie radzą. Tyle, że to prowadzi do tego, że ci "inni" (czyli zwykle nasi pracownicy) bardzo szybko się uczą, że decyzja nie należy do nich i trzeba z nią przyjść do szefa. Jeśli wszystkie decyzje podejmujesz sam, to zniechęcasz ich do własnej inicjatywy. Przyzwyczajają się do roli jedynie posłusznych wykonawców, pozbawionych własnego zdania.

Pamiętam rozmowę z pewnym przedsiębiorcą, typowym przedstawicielem pokolenia, które rozpoczęło biznes w początkach lat 90-tych. Opowiadał mi o tym, że kompletnie nie może liczyć na swoich pracowników, bo oni sobie z niczym nie potrafią poradzić. Jak jadą do klienta dokonać montażu i zapomną czegoś zabrać z firmy, to dzwonią do niego, by im to dowiózł. No i... on im to przywozi. Jak myślisz, jaki jest tego efekt?

Typowa historia, gdy pracownik dzwoni do właściciela firmy i mówi "szefie, gwoździe się skończyły", a ten szef wsiada w samochód i jedzie do sklepu po gwoździe, to już chyba klasyk opowieści o pracownikach. Ale to też typowy przykład tego, jak nie powinno wyglądać delegowanie. Takie zachowanie szefa naprawdę uczy bezradności.

Ludzie grają w taką grę, jaką im zaproponujesz. Przyjmują zwykle takie zasady, na jakie im pozwolisz. Jak robisz wszystko za nich, to prostu uczą się bezradności i oduczają się radzenia sobie samemu.

A może w Twoim przypadku problemem jest nie tyle wyuczona bezradność pracowników, co po prostu brakuje im wiedzy, co powinni zrobić, gdy pojawi się problem?

Dlaczego zatem brakuje im wiedzy? Może ich nie przeszkoliłeś. A może z góry zakładasz, że tylko Ty powinieneś to wiedzieć...

Pomyśl o pilotach samolotu. Mimo, że wylatali tak wiele godzin i obudzeni w środku nocy mogliby wyrecytować dokładnie wszystkie kroki, jak uruchomić samolot, wystartować i wylądować... to i tak za każdym razem muszą trzymać się określonych procedur i odhaczać kolejne elementy z checklisty. A to dlatego, że drobny błąd może spowodować śmierć ludzi na pokładzie.

Co prawda u Ciebie w firmie konsekwencje błędu nie będą zapewne aż tak poważne, ale to nie znaczy, że nie możesz skorzystać z tych samych narzędzi.

O ile je masz... Bo większość przedsiębiorców niestety nie chce wykonać wysiłku potrzebnego do tego, by stworzyć w swoich firmach procedury i zaplanować sposoby działania krok po kroku. A także przewidzieć możliwe problemy i od razu określić, co zrobić w takiej sytuacji.

Zatem: gdy pracownik następnym razem przyjdzie do Ciebie z drobnym problemem, to zastanów się nad ważną sprawą: jakiej wiedzy mu brakuje, by mógł rozwiązać ten problem sam? A potem zadbaj o to, by tę wiedzę przyswoił.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

W jednej z firm produkcyjnych, której miałem przyjemność doradzać, absolutną większość problemów w tym obszarze udało się rozwiązać w bardzo prosty sposób. Właściciel tej firmy też był odrywany co chwilę od swojej pracy, bo np. zepsuła się maszyna, coś przestało działać i trzeba było podjąć szybką decyzję, co z tym zrobić. Rozwiązanie okazało się bardzo proste. Na hali produkcyjnej umieścił listę wszystkich niezbędnych kontaktów w sytuacji awarii, np. do kogo dzwonić, gdy maszyna nie działa, do kogo dzwonić, gdy nie działa internet, do kogo dzwonić, gdy są problemy z komputerem, etc. Co ciekawe – właściciel też sam nie naprawiał tych wszystkich rzeczy, tylko właśnie dzwonił do serwisów i współpracujących specjalistów. Wystarczyło, że umieścił te kontakty na hali produkcyjnej i pracownicy nagle zaczęli sami rozwiązywać swoje problemy, nie zawracając mu głowy. Liczba sytuacji, z którymi do niego przychodzili, spadła drastycznie.

Rozwiązanie okazało się banalnie proste, ale pomyśl, czy Twoi pracownicy nie przychodzą i nie przerywają Ci pracy właśnie dlatego, że brakuje im równie prostego rozwiązania...

A może uważasz, że nie są wystarczająco odpowiedzialni, by sami potrafili naprawiać problemy? Pozwól zatem, że coś wyjaśnię – nikt nie rodzi się odpowiedzialny. To jest coś, czego się w życiu uczymy. A jak rodzice nie nauczyli tego Twoich pracowników... to albo możesz stwierdzić, że masz pecha i ubolewać nad tym, jacy to ludzie są straszni...

Albo możesz ich tego krok po kroku sam nauczyć. Sposobów jest wiele. Uczestnicy Programu Rozwoju CorazLepszaFirma.pl w 4 lekcji poznają sposób, którego sam używam. A być może znajdziesz też inny sposób dla siebie....

Może zatem przychodzą z problemami, właśnie dlatego, że nie nauczyłeś ich odpowiedzialności...

Jak widzisz wskazuję konkretne przyczyny, które to Ty jako szef powinieneś odkryć i na ich bazie opracować systemowe rozwiązanie, które sprawi, że tak często przychodzić nie będą. Dlaczego zrzucam to zatem na Ciebie, a nie robię tego, co większość osób – nie obarczam winą samych pracowników?

Bo brutalna prawda jest taka, że ludzie są, jacy są. Nie ma co liczyć na to, że się jakoś gruntownie zmienią, albo że zwolnisz wszystkich i na to miejsce zatrudnisz pracowników o niebo lepszych. To tak nie działa. Trzeba pracować na tym, co już masz. A to Ty jesteś odpowiedzialny za to, jak działa Twoja firma.

Zatem – do roboty! Zidentyfikuj, jaka jest rzeczywista przyczyna, dlaczego Twoi pracownicy nie rozwiązują problemów sami i zrób z tym coś konkretnego u samych podstaw.

Pobierz bezpłatny poradnik

"6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy i jak sobie z nimi poradzić"

6z_form
Zapisując się na kurs, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paweł Królak

Przedsiębiorca i strateg biznesowy, założyciel, prezes zarządu i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

W ciągu zaledwie kilku lat zbudował od zera firmę wartą ponad 20 milionów złotych na rynku, na którym wszyscy mówili, że to absolutnie niewykonalne. Dziś firma obsługuje ponad 8000 klientów, zatrudnia 30 osób i rośnie w tempie Doliny Krzemowej (dwucyfrowe wzrosty miesiąc do miesiąca).

Gościnnie wykłada na studiach biznesowych i MBA, pisze książki i niezliczone artykuły.