Efektywność

Jak dzięki 7 aplikacjom ułatwić sobie codzienną pracę

Anna Pudło

Codziennie zmagasz się z niezliczoną ilością zadań, piszesz kilkadziesiąt maili, ciągle odbierasz telefony, umawiasz się na spotkania. Do tego wszystkiego pracujesz koncepcyjnie, wymyślasz nowe produkty lub usługi albo udoskonalasz już istniejące. Do tego dochodzi zarządzanie pracownikami, finansami, pilnowanie terminów, gaszenie pożarów w firmie. Życie przedsiębiorcy to naprawdę ciężki kawałek chleba. Jak w gąszczu codziennych obowiązków poukładać swój dzień pracy tak, aby był jak najbardziej wydajny i aby pod wieczór został nam jeszcze czas na rodzinę, pasję i odpoczynek?

Z pomocą przychodzą nam aplikacje i programy, które każdy z nas może zainstalować w swoim telefonie lub laptopie. Pomińmy na razie narzędzia znane ogólnie, takie jak Google Drive, programy do fakturowania, programy typu CRM czy programy do zarządzania projektami. Skupmy się na aplikacjach, które zwiększą TWOJĄ wydajność, które sprawią, że to TOBIE będzie łatwiej zmagać się z codziennymi obowiązkami. Ciężko Ci uwierzyć, że aplikacje są w stanie Ci w czymkolwiek pomóc? To wyobraź sobie, że za pomocą kilku kliknięć myszką piszesz maila do klienta… Albo masz narzędzie, które samo umawia Cię na spotkania z klientami...To naprawdę jest możliwe! Poznaj 7 aplikacji, które sprawią, że Twoje życie stanie się łatwiejsze.

1. Calendly

Calendly

Zacznijmy od zrobienia porządku z Twoim kalendarzem. Zatrudniasz sekretarkę/asystentkę, która umawia Twoje spotkania? Od teraz nie będzie Ci potrzebna :) Calendly to narzędzie, które integruje się z kalendarzem Google’a, Outlook’a, Office 365 i iCloud’a. Wystarczy, że podłączysz swój kalendarz pod Calendly, ustawisz swoje preferencje umawiania spotkań (np. nie chcesz ich odbywać codziennie przed godz. 12:00, bo to jest dla Ciebie czas pracy koncepcyjnej), podzielisz się linkiem z klientami/kontrahentami i… gotowe! Osoby, które będą chciały umówić się na spotkanie lub rozmowę z Tobą, dostaną dostęp do Twoich wolnych terminów. Wtedy pozostanie im tylko wybrać dogodną dla nich datę i godzinę, wypełnić krótki formularz i już – spotkanie umówione. A Ty masz je od razu wpisane w swoim kalendarzu Google’a, Outlook’a czy iCloud’a (w zależności, którego używasz). Proste, prawda?

2. Do Not Disturb

Do not disturb

Jak już przy pomocy Calendly umówisz się na spotkanie, to przyda Ci się jeszcze jedna praktyczna aplikacja – Do Not Disturb. Jest to narzędzie, które synchronizuje się z Twoimi kalendarzami (m.in. Google, Exchange, Facebook i wiele innych) i automatycznie wycisza Twój telefon na czas spotkań, które masz zaplanowane w kalendarzu. Brzmi niewiarygodnie? A co powiesz na to, że aplikacja automatycznie wycisza Twój telefon na noc, w efekcie czego możesz spać spokojnie i nie martwić się o to, czy w nocy obudzi Cię sygnał przychodzącego maila lub wiadomości na Facebooku? Co więcej, możesz też ustalić, które kontakty z Twojej książki telefonicznej aplikacja ma “wyciszać” w dzień lub w nocy, a które nie. Do Not Disturb ma tylko jeden minus – jest dostępna wyłącznie na telefony z systemem Android.

3. Any.DO

Any.DO

Kolejną aplikacją, która synchronizuje się z Twoim kalendarzem jest Any.DO. Narzędzie to służy do tworzenia i zarządzania listami zadań. Jest niezwykle intuicyjne, można dodawać zadania po prostu je dyktując. Aplikacja synchronizuje się również z listą Twoich kontaktów w telefonie, więc jeżeli ustawiłeś sobie zadanie: Zadzwoń do XYZ, to obok zadania wyświetli Ci się przycisk do połączenia telefonicznego z daną osobą. Nowością (niestety płatną) jest “asystent”, który ma ułatwiać życie. Wyobraź sobie, że ustawiłeś w plikacji Any.DO zadanie “kupić kwiaty dla mamy”. Asystent zapyta Cię jaki masz na to budżet i z jakiej okazji chcesz te kwiaty kupić. Następnie pokaże Ci propozycje sklepów, gdzie możesz je kupić. Proste?

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

4. Clippings

To narzędzie, a dokładniej wtyczka do przeglądarki, to ciekawe rozwiązanie dla osób, które piszą dużo powtarzających się maili. Zamiast za każdym razem kopiować maile z jakiegoś pliku, wystarczy zainstalować wtyczkę Clippings. Odpalasz pocztę jak zwykle, otwierasz okno nowego maila, klikasz na nie prawym przyciskiem myszy i z listy zapisanych “clippingsów”, czyli gotowych szablonów, wybierasz ten, który jest Ci w danym momencie potrzebny, np. mail z prośbą o płatność. Teraz wystarczy uzupełnić odpowiednie dane i... gotowe! Za pomocą kilku kliknięć myszką mail jest gotowy.

5. Evernote

Evernote

Evernote to notatnik, w którym możesz tworzyć zapiski w formie tekstowej, dźwiękowej i graficznej. Wszystkie notatki zapisywane są w chmurze, dzięki czemu masz do nich łatwy dostęp z każdego urządzenia: telefonu, komputera czy tabletu. Jedyny minus – gdy przekroczymy miesięczny limit 60 MB przesyłu danych, program zaproponuje nam płatne rozszerzenie limitu w wersji PREMIUM.

6. Dragon Dictation

Dragon Dictation

Dragon Dictation to doskonałe narzędzie dla osób, które robią wszystko w biegu. Ta aplikacja zamienia mowę w tekst. Za jej pomocą możesz pisać smsy, maile, zmieniać statusy na Facebooku czy Twitterze, tworzyć notatki. Aplikacja dostępna tylko na telefony z systemem iOS.

7. Rescue Time

Rescue Time

Rescue Time to aplikacja, która monitoruje Twoją aktywność w internecie. Wystarczy włączyć ją na początku dnia pracy i pozwolić, aby śledziła jakie strony odwiedzasz, ile spędzasz na nich czasu itd. Następnie otrzymujesz raporty dotyczące Twojej aktywności z podziałem na kategorie: bardzo produktywne, produktywne, neutralne, rozpraszające i bardzo rozpraszające. Zainstalują tą aplikację i przekonaj się, ile czasu marnujesz na portalach społecznościowych...



A skoro mowa o portalach społecznościowych, to na koniec mam coś dla odważnych. Go Fucking Work to wtyczka do przeglądarki, która na określony czas blokuje dostęp do wybranych przez Ciebie stron internetowych. Jeśli np. nie chcesz za dużo czasu spędzać na Facebooku, zainstaluj tę wtyczkę. Gwarantuje Ci, że skutecznie (aczkolwiek mało elegancko) powstrzyma Cię przed nieproduktywnym scrollowaniem Twojej facebookowej tablicy.

Pobierz DARMOWY PORADNIK:

„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”



Dowiesz się z niego:

  • Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
  • Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
  • Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.

6z-form
Pobierając materiały wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.