Prawo biznesu

Jak BEZBOLEŚNIE obliczyć koszty zatrudnienia pracownika?

Maria Andrzejewska

Dzisiaj zapraszam Cię na bardzo matematyczny, ale jednocześnie praktyczny artykuł o wyliczaniu całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika. Postarałam się opisać wszystko tak, żeby ułatwić i przyśpieszyć Twój proces decyzyjny. Zaznaczam, że nie zamierzam tłumaczyć Ci, jak nalicza składki ZUS, ponieważ jest to skomplikowany, wieloskładnikowy proces. Pokażę Ci swój prostszy sposób wyliczenia kwoty netto, brutto oraz całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika. Używając go, będziesz mógł samodzielnie, bez pomocy księgowego, ocenić, ile będzie Cię kosztował nowy pracownik. Zapraszam do lektury!

Uważaj...

We wrześniu 2018 roku Poznań dołączył do miast, w których alternatywą dla taksówek jest aplikacja Taxify, działająca podobnie jak Uber. Firma, dla której robię księgowość, od 3 lat ma samochody, które jeżdżą, korzystając z aplikacji UBER. Od września kierowcy zaczęli więc jeździć, korzystając również z aplikacji Taxify. Jak to się z reguły na początku dzieje, Taxify dawał dużo bonusów za przejazdy zarówno pasażerom, jak i kierowcom. Kierowcy dostawali po około 500 zł bonusów tygodniowo. Właściciel zadecydował, że ten bonus odda kierowcom, bo to oni przecież jeżdżą i wykonują pracę i z założenia miał to być bonus dla nich. Jakież było zdziwienie, kiedy na koniec miesiąca okazało się, że z 8 pracowników po 500 zł bonusów tygodniowo trzeba zapłacić ZUS w wysokości około 6 500 zł! Ponieważ właściciel hojnie oddawał pracownikom całe bonusy, faktycznie rzecz biorąc, zmuszony był ZUS zapłacić z własnej kieszeni.

(Poniżej ciąg dalszy artykułu...)

Jak to policzyć?!

Kiedy zaczynałam pracować jako księgowa, zadzwonił do mnie pracownik jednej z firm, które prowadziłam. Przedstawił się i uprzejmie zapytał, dlaczego dostał takie niskie wynagrodzenie – przecież on umawiał się z pracodawcą na połowę wartości, którą wypracuje, a de facto dostał raptem 35%. (Pomijam ten fakt, że niestety nadal bardzo dużo osób starających się o pracę nie czyta dokładnie umowy albo nie rozumie różnicy pomiędzy kwotą netto a kwotą brutto wynagrodzenia, sądząc, że brutto to jest kwota zawierająca VAT). Tłumaczę, że z jego połowy zostały potrącone zaliczka na podatek i składki ZUS.

„A ile dokładnie wynosi podatek i jak dokładnie zostało to wyliczone?” – dostaję kolejne pytanie. Spróbowałam wytłumaczyć to tak, jak ustawodawca to zaplanował:

W pierwszej kolejności od kwoty brutto wynagrodzenia odlicza się 20% kosztów uzyskania przychodu (osoba była zatrudniona na umowę zlecenie). Od tej kwoty wylicza się 18% zaliczki na podatek dochodowy. Potem znowu od kwoty brutto, czyli od przychodu, liczone są składki społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe. Potem… potem to ja już słuchacza tracę na dobre, zresztą nawet wcześniej – już na etapie kosztów uzyskania przychodu…

Ostatecznie wybrnęłam, tłumacząc, że około 30% to podatek dochodowy + składki ZUS. Dlaczego opisuje tę sytuację? Żeby zobrazować, że system wyliczenia składek ZUS i podatku dochodowego w Polsce są tak skomplikowane, że nie rozumieją go zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy. Mało tego, większość księgowych, żeby wyliczyć, jaka będzie kwota netto dla pracownika, a jaki całkowity koszt pracodawcy – jeśli nie ma pod ręką programu księgowego – musi mieć kartkę, kalkulator, wydrukowane zestawienie składek i trochę czasu.

Dlaczego to jest takie skomplikowane? Myślę, że dlatego, żeby zamaskować, ile tak naprawdę my tych opłat ponosimy.

Netto, brutto, brutto brutto

Z biegiem lat opracowałam swój system i formuły, które proponuję klientom dla szacowania kosztów zatrudnienia pracownika oraz jego wynagrodzenia netto.

Zacznijmy od podstaw:

Kwota netto to kwota, którą pracownik otrzymuje na rękę do swojej dyspozycji po potrąceniu wszystkiego.

Kwota brutto to przychód pracownika, z reguły to jest ta suma, która jest wpisana na umowie, od której potrącane są wszystkie składki i zaliczka na podatek dochodowy (nie ma ona nic wspólnego z podatkiem VAT).

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika (często używa się też określenia kwota brutto brutto) stanowi wynagrodzenie brutto plus składki ZUS płacone przez pracodawcę (z pewnymi wyjątkami). Czyli pracodawca dodatkowo dopłaca do wynagrodzenia brutto.

Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowie o pracę?

Przeanalizujmy to na bazie konkretnego przykładu – minimalnego miesięcznego wynagrodzenia w 2019 r. w wysokości 2250 zł brutto.

Nie spotkałam się z sytuacją, żeby pracownik albo pracodawca chciał wiedzieć, ile dokładnie wynosi w jego przypadku składka zdrowotna albo rentowa, więc pominę takie szczegóły i podam łączne kwoty.

Koszty pracownika:

Razem ZUS: 483,22 PLN

Zaliczka na PIT: 133 PLN

kwota netto: 1 633,78 PLN

Koszty pracodawcy:

Razem ZUS: 460,81 PLN

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika: 2 710,81 PLN

Z powyższych informacji wynika:

kwota netto = kwota brutto * 0,7 (1633,78 / 2250 ~ 0,7)

kwota brutto = kwota netto * 1,4 ( 2250 / 1633,78 ~ 1,4)

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika = kwota brutto * 1,2 (2710,81 / 2250 ~ 1,2) albo = kwota netto * 1,7 ( 2710,81 / 1633,78 ~ 1,7)

Proszę zauważyć, że pracownik dostaje na rękę coś około 60% całkowitego kosztu zatrudnienia poniesionego przez pracodawcę (1633,78 / 2710,81 * 100).

To są bardzo uproszczone formuły, zawierające duże zaokrąglenia, ale dają one przybliżony obraz całego wyliczenia.

Znając więc kwotę netto albo kwotę brutto, możesz łatwo policzyć pozostałe 2 wartości. Jeśli będziesz planował zatrudnić nowego pracownika, który poprosi 5000 zł na rękę, bez pomocy księgowej możesz sobie wyliczyć, że kwota brutto na umowie będzie stanowić około 7000 zł (5000 * 1,4), a Twój koszt całkowity ~ 8 500 zł (5000 *1,7).

Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowie zlecenie?

Jeśli obecna umowa zlecenie jest jedynym źródłem zatrudnienia pracownika, wszystkie wyliczenia są podobne do tych w przypadku umowy o pracę.

Jeśli osoba zatrudniona jest jednocześnie uczniem lub studentem do 26 roku życia albo jest osobą zatrudnioną w innej firmie, gdzie otrzymuje co najmniej wynagrodzenie minimalne, to całkowity koszt zatrudnienia takiego pracownika równa się kwocie brutto umowy (nie dopłacasz jako pracodawca swojej części ZUS-u).

Jaki jest koszt zatrudnienia cudzoziemca?

Całkowity koszt zatrudnienia obcokrajowca zależy od tego, czy jest on rezydentem podatkowym, czy nie oraz czy jest zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o pracę.

Za rezydenta podatkowego uznaje się osobę, która:

  1. w danym roku kalendarzowym przebywa na terytorium Polski powyżej 183 dni.
  2. posiada ośrodek interesów życiowych w Polsce – ma tu dom, rodzinę, otwartą firmę, etc.

Jeśli pracownik jest rezydentem podatkowym, to wszystkie wyliczenia są takie same jak w przypadkach omówionych powyżej.

Jeśli nie jest rezydentem podatkowym, a jest zatrudniony na umowie o pracę, wyliczenia też wyglądają jak powyżej.

Jeśli nie jest rezydentem podatkowym i jest zatrudniony na umowę zlecenie, sytuacja trochę się zmienia. Z jego wynagrodzenia potrącana jest wyższa zaliczka na podatek dochodowy, wskutek czego na rękę dostanie zdecydowanie mniej niż rezydenci czy Polacy.

Koszty pracownika obcokrajowca na umowie zlecenie dla miesięcznego wynagrodzenia 2 250,00 PLN brutto (bez dobrowolnej składki chorobowej, ponieważ zleceniobiorcy często z niej rezygnują):

Razem ZUS: 433,05 PLN

Zaliczka na PIT: 450 PLN

kwota netto: 1366,95 PLN

Koszty pracodawcy:

Razem ZUS: 460,81 PLN

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika: 2 710,81 PLN

Zauważ, że całkowity koszt zatrudnienia obcokrajowca jest taki sam, jak w przypadku zatrudnienia Polaka (2710,81 zł) , ale – tak jak pisałam wyżej – pracownik dostaje mniej na rękę (1366,95 zł wobec 1633,78 zł)

Z powyższych informacji wynika, że w takim przypadku:

kwota netto = kwota brutto * 0,6 (1366,95 / 2250 ~ 0,6)

kwota brutto = kwota netto * 1,6 (2250 / 1366,95 ~ 1,6)

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika = kwota brutto * 1,2 (2710,81 / 2250 ~ 1,20) albo = kwota netto * 2 ( 2710,81 / 1366,95 ~ 2)

Pracownik dostaje na rękę tylko połowę (!) całkowitego kosztu zatrudnienia poniesionego przez pracodawcę (1366,95/2710,81~ 0,504).

Cieszę się, że udało Ci się dobrnąć do końca artykułu. Mam nadzieję, że teraz wiesz, jaki budżet musisz założyć dla każdego nowego pracownika.

Oczywiście koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko jego wynagrodzenie, lecz także koszty i czas jego rekrutacji, wdrożenia i szkolenia. Zapraszam cię więc do lektury innych artykułów na blogu o tej tematyce.

Maria Andrzejewska

Właścicielka i główna księgowa w biurze rachunkowym Sendevia w Poznaniu. Specjalizuje się w rachunkowości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Pomaga klientom poczuć się bezpiecznie w obszarze podatkowo-finansowym. Fascynuje się zarządzaniem, planowaniem i budżetowaniem finansów zarówno firmowych, jak i osobistych. Uczestniczka Programu Rozwoju CorazLepszaFirma.pl, która nieustannie pracuje nad rozwojem swojego biznesu.