Wszystko jest na mojej głowie
Zaczynasz dzień z ambitnym planem i listą ważnych rzeczy, którymi chcesz się dzisiaj zająć.
A potem zaczyna się typowy dzień w firmie...
Ktoś z pracowników potrzebuje decyzji. Klient dzwoni z problemem. Coś trzeba sprawdzić. Ktoś czegoś nie dopilnował. Pojawia się pilna sprawa, której wczoraj jeszcze nie było.
Zanim się obejrzysz, mija pół dnia.
A to, czym naprawdę chciałeś się zająć, znowu czeka.
Od przedsiębiorców często słyszymy:
Ze wszystkim przychodzą do mnie.
Ciągle gaszę pożary.
Jak mnie nie ma, wszystko staje.
Ciągle zajmuję się bieżączką zamiast rozwijać firmę.
Poza firmą nie mam życia.
Jeżeli tak wygląda Twoja codzienność, łatwo pomyśleć, że problem jest prosty:
„Po prostu mam za dużo pracy.”
Tyle że...
Problem nie zawsze polega na tym, że masz za dużo do zrobienia
Oczywiście możesz próbować lepiej organizować swój dzień.
Możesz planować z większym wyprzedzeniem, pilnować kalendarza, wyłączać powiadomienia, blokować sobie czas na najważniejsze zadania albo stosować inne sztuczki z gatunku "lepsze zarządzanie czasem".
To może pomóc. Odrobinę.
Ale jeżeli pracownicy nie podejmą żadnej istotnej decyzji bez Twojej zgody...
jeśli tylko Ty potrafisz wykonać część pracy...
jeśli wszystko musisz sprawdzić albo każdy problem ostatecznie trafia do Ciebie – nawet najlepiej zaplanowany kalendarz tego nie zmieni.
Bo wtedy problem nie polega już tylko na tym, ile masz zadań.
Problem polega na tym, że firma potrzebuje Twojej decyzji, wiedzy, kontroli albo osobistej pracy w zbyt wielu sytuacjach.
W jednych firmach pracownicy potrafią dobrze wykonywać swoją pracę, ale gdy tylko wydarzy się coś nietypowego, przerywają ją i czekają, aż właściciel zdecyduje, co robić dalej.
W innych tylko właściciel ma wiedzę potrzebną do wykonania części ważnych zadań, więc nikt nie jest w stanie go zastąpić.
Gdzie indziej zespół pracuje samodzielnie, ale szef i tak wszystko sprawdza, bo wielokrotnie przekonał się, że kiedy przestaje kontrolować, spada jakość.
Bywa też tak, że firma dawno urosła, ale właściciel nadal wykonuje dużą część obowiązków, którymi zajmował się wtedy, kiedy pracowały w niej dwie czy trzy osoby.
Każda z tych sytuacji wygląda trochę inaczej.
Ale właściciele wszystkich tych firm często opisują to tym samym zdaniem:
„Wszystko jest na mojej głowie.”
Jak to zmienić?
Najpierw trzeba zrozumieć, dlaczego tak wiele decyzji, zadań i problemów nadal wymaga Twojego osobistego udziału.
Kiedy wszystko jest na Twojej głowie, traci na tym również firma
Jeżeli pracownik musi czekać na Twoją decyzję, zanim będzie mógł dalej pracować, traci czas, za który mu płacisz.
Jeżeli sam poprawiasz błędy, tego czasu nie możesz przeznaczyć na rozmowę z ważnym klientem, przemyślenie zmian w cenniku, rozwój oferty czy inną sprawę, którą rzeczywiście powinien zająć się właściciel.
Jeżeli każdą istotną decyzję musisz podjąć albo zatwierdzić osobiście, firma może działać tylko tak szybko, jak szybko jesteś w stanie te decyzje podejmować.
W pewnym momencie to, ile firma jest w stanie zrobić i zarobić, zaczyna zależeć od tego, ile Ty sam jesteś w stanie wykonać, sprawdzić i zdecydować.
I właśnie dlatego odzyskanie czasu właściciela nie jest tylko kwestią wygody i ułatwiania mu życia.
Jeżeli ludzie potrafią samodzielnie podejmować więcej decyzji, nie muszą czekać na Ciebie i mogą zrobić więcej w ramach wynagrodzenia, które im płacisz.
Jeżeli ktoś inny potrafi wykonać pracę, którą wcześniej robiłeś tylko Ty, firma może obsłużyć więcej klientów.
Jeżeli nie musisz sprawdzać wszystkiego osobiście, możesz zająć się sprawami, w których Twoja praca najbardziej wpływa na wynik firmy.
Jak pomagamy, gdy wszystko jest na Twojej głowie?
Nie zaczynamy od gotowej rady w stylu:
„Musisz więcej delegować.”
Sprawdzamy, do czego firma naprawdę potrzebuje Ciebie
Najpierw doradca poznaje Twoją firmę i sprawdza, co dokładnie wymaga dziś Twojego osobistego udziału.
Jakimi zadaniami nadal zajmujesz się sam?
Które decyzje musisz osobiście podejmować albo zatwierdzać?
Co potrafisz zrobić tylko Ty?
Co regularnie sprawdzasz i poprawiasz?
Z jakimi problemami pracownicy albo klienci
przychodzą właśnie do Ciebie?
Na tym etapie nie chodzi jeszcze o szukanie rozwiązania.
Chodzi o to, żeby odróżnić sprawy, które naprawdę wymagają właściciela, od tych, które nadal są na Twojej głowie tylko dlatego, że przez lata firma nie nauczyła się radzić sobie z nimi inaczej.
Bo jeśli od razu zaczniesz „więcej delegować”, zatrudniać managera albo przekazywać kolejne obowiązki, możesz zmienić mnóstwo rzeczy, a mimo to nie rozwiązać właściwego problemu.
Po kilku miesiącach może się okazać, że pracownicy nadal przychodzą do Ciebie po decyzje, Ty nadal rozwiązujesz ich problemy, a praca, którą chciałeś oddać innym, znowu wróciła na Twoje biurko.
Najpierw trzeba więc ustalić, co konkretnie sprawia, że firma nadal potrzebuje tak dużej części Twojego czasu.
Wybieramy, co trzeba zmienić w pierwszej kolejności
Jeżeli wszystko jest na Twojej głowie, zwykle nie istnieje jedna zmiana, która nagle rozwiąże cały problem.
Dlatego nie próbujemy poprawiać wszystkiego naraz.
Najpierw wybieramy tę zmianę, która może dać największy efekt.
Jeżeli ludzie przychodzą po zgodę przy każdej trudniejszej decyzji, trzeba ustalić, które decyzje mogą od tej pory podejmować sami.
Jeżeli tylko Ty potrafisz wykonać ważną część pracy, trzeba przygotować kogoś, kto będzie potrafił zrobić ją bez Twojej pomocy – albo znaleźć taką osobę.
Jeżeli codziennie trafiają do Ciebie sprawy związane z pracą zespołu, rozwiązaniem może być przygotowanie osoby, która przejmie zarządzanie tym obszarem.
Jeżeli problem polega na tym, że sam wszystko kontrolujesz, trzeba znaleźć taki sposób dbania o jakość, który nie będzie wymagał Twojego osobistego sprawdzania każdego zadania.
A to tylko część z możliwych rozwiązań...
Doradca pomaga Ci ocenić różne możliwości i zdecydować, od której zmiany najlepiej zacząć, żeby odzyskać możliwie dużo czasu albo usunąć problem, który najbardziej utrudnia pracę całej firmy.
Nie chodzi o to, żebyś nagle przestał być potrzebny.
Chodzi o to, żebyś przestał być potrzebny wszędzie.
Doprowadzamy zmianę do momentu, w którym naprawdę działa
Samo powiedzenie:
„Od dzisiaj już się tym nie zajmuję”
nie sprawia jeszcze, że ktoś inny będzie potrafił przejąć tę pracę.
Możesz przekazać pracownikowi część decyzji, a po dwóch tygodniach odkryć, że przy każdej trudniejszej sytuacji znowu przychodzi do Ciebie.
Możesz nawet zatrudnić managera, ale jeżeli nadal będziesz osobiście zatwierdzał większość jego decyzji, niewiele się zmieni.
Dlatego po podjęciu decyzji pracujecie z doradcą nad tym, jak rzeczywiście wprowadzić ją w życie.
Jeżeli jeden z pracowników ma przejąć część Twoich zadań, doradca pomaga Ci ustalić, za co od tej pory ten pracownik odpowiada, jakie decyzje może podejmować sam, a kiedy nadal potrzebuje Twojego udziału.
Jeżeli potrzebujesz nowej osoby, doradca może pomóc Ci przygotować rekrutację, a później również spojrzeć razem z Tobą na kandydatów.
Jeżeli pracownicy mają zacząć samodzielnie podejmować więcej decyzji, na kolejnych sesjach sprawdzacie, czy rzeczywiście to robią — i czy liczba spraw, z którymi nadal przychodzą do Ciebie, się zmniejsza.
Jeżeli po zmianie nadal musisz robić to samo co wcześniej, sprawdzacie, dlaczego zmiana nie zadziałała i co trzeba poprawić.
Bo rezultat nie polega na tym, że coś zostało formalnie „oddelegowane”.
Rezultat pojawia się wtedy, kiedy konkretna praca, decyzje albo problemy rzeczywiście przestają wymagać Twojego ciągłego udziału.
Kiedy wprowadzona zmiana będzie już przynosić efekty, w ten sam sposób zajmiemy się następnym obszarem, który nadal niepotrzebnie angażuje Twój czas.
Jedna ważna rzecz: podczas doradztwa patrzymy na całą firmę, nie tylko na Twój brak czasu.
Podczas analizy z doradcą może się potwierdzić, że zbyt duża liczba spraw na głowie właściciela jest dzisiaj najważniejszym problemem firmy.
Ale jeżeli szersze spojrzenie pokaże, że większy wpływ na wynik finansowy firmy ma teraz problem ze sprzedażą, rentownością albo innym obszarem, to wtedy wspólnie ustalamy, którym problemem trzeba zająć się najpierw.
Nie musisz być w firmie, żeby firma działała
Firma może dojść do miejsca, w którym nie potrzebuje Twojej ciągłej obecności, żeby normalnie pracować.
Pracownicy potrafią wtedy podejmować decyzje bez pytania Cię o każdą trudniejszą sprawę. Klienci są obsługiwani, nawet kiedy nie odbierasz telefonu. Problemy są rozwiązywane bez czekania, aż znajdziesz na nie czas.
Możesz wyjechać na urlop i naprawdę odpocząć.
Możesz skończyć pracę o rozsądnej porze bez poczucia, że zostawiasz za sobą firmę, w której za chwilę coś się posypie.
Możesz też stopniowo wycofywać się z codziennej pracy operacyjnej i zajmować tylko tymi sprawami, którymi rzeczywiście chcesz się zajmować jako właściciel.
A jeśli taki jest Twój cel — możesz budować firmę, która potrafi działać również bez Twojego udziału.
Nie każdemu przedsiębiorcy zależy na tym samym.
Ale trudno mówić o prawdziwej swobodzie właściciela, jeśli firma działa dobrze tylko wtedy, kiedy cały czas jesteś na miejscu, odbierasz telefon i osobiście pilnujesz najważniejszych spraw.
Jeden z przedsiębiorców ujął to bardzo dobrze:
„Chciałbym poczuć, że to firma należy do mnie, a nie ja do firmy.”
Bo firma nadal może być ważną częścią Twojego życia.
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Jeżeli masz poczucie, że firma potrzebuje Cię do zbyt wielu rzeczy, porozmawiajmy o tym, co dzieje się dziś w Twojej firmie.
Sprawdzimy, co najbardziej angażuje Twój czas i co można zmienić, żeby firma mogła lepiej zarabiać, nie wymagając od Ciebie coraz więcej pracy.
Podczas bezpłatnej rozmowy poznamy Twoją sytuację i sprawdzimy, czy indywidualne doradztwo może Ci w tym pomóc.
Umów się na bezpłatną rozmowę