Jak zwalniać pracowników?

Podjąłeś decyzję o zwolnieniu pracownika. Powodów może być wiele. Po stronie pracownika mogła to być utrata zaufania, niska jakość pracy mimo procesu przygotowania, brak dopasowania do kultury organizacyjnej, nieprzestrzeganie zasad i wartości firmy, brak współpracy z zespołem, spóźnianie się i zawalanie terminów projektów. Być może musisz zwolnić ludzi z powodu sytuacji finansowej w firmie lub zmian organizacyjnych.

Tak czy inaczej stoi przed Tobą trudne zadanie, które budzi wiele wątpliwości i obaw. Jest tym trudniej, jeśli to jedno z Twoich pierwszych zwolnień lub miałeś przykre doświadczenia w przeszłości związane z rozstaniem się z pracownikiem.

Jak zatem zwolnić pracownika, żeby nie było to traumatyczne ani dla niego, ani dla Ciebie? Pokażę Ci.

Zanim przejdziemy do sedna, musisz wiedzieć dwie rzeczy.

Po pierwsze trzymaj się zasady „długo zatrudniać, szybko zwalniać”. Rekrutacja i selekcja pracowników do Twojej firmy to jedno z najważniejszych zadań, jakie stoi przed Tobą jako właścicielem. Jeśli nie poświęciłeś wystarczająco dużo czasu i staranności, aby zrekrutować odpowiedniego człowieka, to krzywdzisz w ten sposób zarówno jego, jak i swoją firmę.

Jak to zrobić właściwie, dowiesz się między innymi z artykułów: 10 błędów w zatrudnianiu, które popełniają właściciele małych firm, Nie ma leniwych pracowników, są tylko..., Narzędzia, które mogą pomóc Ci zatrudnić najlepszych pracowników.

Jeśli jesteś pewien, że dany pracownik nie jest w stanie przynieść firmie korzyści, a nawet powoduje straty, działaj szybko i sprawnie. Przeciąganie tej decyzji nikomu nie służy – ani firmie, ani zespołowi, ani pracownikowi przewidzianemu do zwolnienia. Przedłużasz tylko cierpienie, jakie wszyscy w związku z tym przeżywacie.

Druga sprawa to szczera i uczciwa odpowiedź na pytanie, jaki błąd popełniłeś w przypadku tego pracownika. Może zatrudniłeś go pochopnie licząc, że jakoś to będzie i jakoś sobie poradzi? A może niewystarczająco przygotowałeś go do zadań, jakie miał wykonywać na swoim stanowisku?

Weź odpowiedzialność za sytuację, która ma miejsce. Bardzo rzadko jest tak, że wina leży wyłącznie po stronie pracownika. Równie często to konsekwencja błędów i zaniedbań po stronie przedsiębiorcy. Wyciągnij wnioski z tego doświadczenia i popraw proces przy kolejnej rekrutacji.

Zastanów się również, czy pracownik, którego zamierzasz zwolnić, dostał wystarczająco dużo korygujących informacji zwrotnych.

Zadziwiająco często zdarza mi się słyszeć, że przedsiębiorcy nie mówią pracownikom, że są niezadowoleni z ich pracy. Przez tygodnie i miesiące pracownik żyje w przekonaniu, że wszystko jest w porządku i jest ogromnie zaskoczony decyzją o zwolnieniu z pracy.

Nie dopuszczaj do takich sytuacji. Komentuj na bieżąco zachowania pracownika, aby wiedział, jak jest oceniany. I dawaj mu szansę na poprawę, dając konkretne wsparcie. Dopiero wtedy, gdy jasne komunikaty i pomoc nie przynoszą rezultatów, możesz mieć pewność, że podjąłeś słuszną decyzję. A pracownik nie będzie zaskoczony Twoim postanowieniem.

Przygotowanie do spotkania, podczas którego zwolnisz pracownika

Zanim zobaczysz się z pracownikiem i powiesz o swojej decyzji…

1. Przygotuj się od strony formalnej i prawnej. Skonsultuj się z kimś, kto zna się na sprawach kadrowych i przygotuj prawidłowe wypowiedzenie. Najkorzystniejsze dla obu stron jest wypowiedzenie za porozumieniem i warto taką właśnie opcję zaproponować.
2. Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to zwolnić pracownika bez podpisania stosownych dokumentów. Konsekwencją może być długotrwałe zwolnienie lekarskie i konieczność pokrycia kosztów z tym związanych.
3. Kolejne zadanie na etapie przygotowania to podjęcie decyzji o tym, co się będzie działo po zwolnieniu pracownika.
   • Czy ma on nadal wykonywać swoje obowiązki do zakończenia okresu wypowiedzenia, czy zwolnisz go z obowiązku pracy?
   • Co z danymi dostępowymi do komputera i systemów firmowych?
   • Co z ewentualnym ubezpieczeniem grupowym?
   • Kto przejmie obowiązki pracownika w związku z jego odejściem?

   Musisz znać odpowiedzi na te wszystkie pytania, zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem.

4. Zostaje jeszcze kwestia poinformowania zespołu o zwolnieniu. Pamiętaj, że ta sytuacja zachwieje poczuciem bezpieczeństwa u innych pracowników. Poczują się niepewnie i będą potrzebowali konkretnych informacji.

Najlepiej poinformować kluczowe osoby w zespole o podjętej decyzji. Pozostali pracownicy powinni zostać poinformowani o sytuacji po odbyciu rozmowy z pracownikiem. Ideałem byłoby zebrać zespół i powiedzieć krótko, jasno i na temat, że podjąłeś taką decyzję. Warto, abyś podał ogólne powody, ale bez wchodzenia w szczegóły czy dyskredytowania byłego pracownika.

Pamiętaj również, że informacja o zwolnieniu i jego przebiegu rozniesie się po firmie z szybkością błyskawicy. Bądź spójny w tym, co mówisz ludziom i zwolnionemu pracownikowi. Najlepiej jest zapisać sobie te kilka zdań, które chcesz przekazać, aby nie „popłynąć” w komentowanie sytuacji. To ma być przekazanie informacji, a nie dyskusja panelowa.

Jeśli zwolnienie spowodowane było powodem dyscyplinarnym, warto przy okazji podkreślić zasady i wartości panujące w firmie. Niech ludzie z zespołu zobaczą, że traktujesz je poważnie i tego samego wymagasz od nich. Tylko przekaż to bez pretensji i żalu. Po prostu spokojnie i rzeczowo przypomnij o fundamentach, na których opiera się firma.

Emocje w trakcie zwalniania pracownika

Wiem, że zwalnianie pracownika to jedno z najtrudniejszych zadań, jakiego doświadczysz w roli przedsiębiorcy. Robiłam to wielokrotnie i zawsze wiązało się to z dużymi emocjami. Dlatego musisz zadbać najpierw o siebie i swoje emocje w tym trudnym momencie.

• Dzień przed rozmową dobrze się wyśpij i wypocznij.
• Kilka godzin przed rozmową unikaj kawy i innych stymulantów. Dodatkowe pobudzenie kofeiną podkręci tylko Twoje emocje.
• Przed rozmową wycisz się i koniecznie bądź najedzony. Głód potęguje odczuwanie emocji, szczególnie złości.
• Zrób coś, co Cię odpręży: obejrzyj kabaret na YouTube, idź na spacer, poczytaj rozluźniającą książkę.

Zrób wszystko, aby wejść w stan pozytywnych, a przynajmniej neutralnych emocji. Ja przed zwolnieniem kogoś z pracy robię seans relaksacyjny, aby mieć zdolność do kontrolowania emocji.

Gdy w trakcie rozmowy będziesz czuł coraz większe napięcie, staraj się świadomie oddychać. Skupiaj się na swoim oddechu choćby na kilka sekund. I zdystansuj się do sytuacji. Wejdź niejako w rolę, jak George Clooney w filmie Chmury, w którym zagrał człowieka zwalniającego setki ludzi.

Swoją drogą może warto obejrzeć ten film, aby zobaczyć ciekawe triki „eksperta od zwalniania ludzi”? Na przykład taki, jak koronne zdanie, które wypowiada Clooney podczas każdej rozmowy ze zwalnianym pracownikiem:

„Panie Kowalski, niestety musi pan zwolnić zajmowane stanowisko. Te słowa nie są przyjemne, wszyscy lękamy się zmian, ale każdy z wielkich tego świata był kiedyś w takiej sytuacji. I tylko dzięki temu wspiął się na szczyt”.

Najtrudniejszy moment w trakcie rozmowy zwalniającej to płacz pracownika, szczególnie jeśli pracownik jest kobietą. Mężczyźni częściej reagują złością. Zachowaj spokój, kiedy doświadczysz takiej sytuacji. Nastaw się wręcz psychicznie, że ona się wydarzy. Najlepiej wyobraź sobie najgorszą wersję takiej sytuacji, aby móc się przygotować na nią psychicznie.

Jak zwolnić pracownika – przebieg rozmowy

Masz już przygotowane wszystkie niezbędne dokumenty w zależności od umowy podpisanej z pracownikiem (dobrze mieć opcję wypowiedzenia za porozumieniem stron oraz z winy pracownika). Bądź przygotowany na wszelkie ewentualności.

Jeśli spodziewasz się problemów ze strony pracownika, warto pomyśleć o świadku podczas rozmowy. Ograniczy to trudności w sytuacji wystąpienia do Sądu Pracy.

Można rozważyć nagranie takiej rozmowy. Pamiętaj jednak, że musisz uzyskać zgodę pracownika. Inaczej zwyczajnie złamiesz prawo.

Umów się z pracownikiem z wyprzedzeniem. To może być dzień lub dwa. Zorganizuj okoliczności tak, aby nikt Wam w trakcie rozmowy nie przeszkadzał. Wyłącz lub wycisz swój telefon.

Takie rozmowy przeprowadza się zwykle albo na początku, albo na końcu dnia pracy. Ale nie ma tu jednej ścisłej reguły, bo wszystko zależy od specyfiki firmy. Zastanów się, jaka opcja byłaby najlepsza dla Ciebie i zwalnianego pracownika.

Rozmowa, podczas której zwalniasz pracownika, ma być krótka i rzeczowa. To bardzo trudna sytuacja dla obu stron i nie ma co jej przedłużać. Daruj sobie propozycję kawy i ciasteczka.

Pamiętaj o 3 zasadach:

1. Powstrzymaj się od potrzeby chwalenia i „łagodzenia” sytuacji komplementami. To wprowadza niepotrzebne zamieszanie w odbiorze.
2. Pokaż sympatię, ale bądź stanowczy w swojej decyzji.
3. Unikaj wchodzenia w dyskusję i przerzucania się argumentami. Tu nie chodzi o to, kto ma rację i jakie są punkty widzenia. Dyskusja jest dobra przy rozmowie oceniającej.

I teraz najważniejsze – napisz sobie dokładnie, co chcesz powiedzieć i powiedz tylko to. Im mniej, tym lepiej w tym przypadku. Bezwzględnie trzymaj się zdań, które sobie przygotowałeś. I unikaj słowa „zwalniam Cię / jesteś zwolniony”. To taka dobra zasada nieco zmiękczająca cały przekaz. Lepiej jest użyć wyrażenia „rozstajemy się”, czy „opuszczasz szeregi firmy”.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak przebiega prawidłowo przeprowadzona rozmowa, pobierz poradnik, który dla Ciebie przygotowałam. Jest pod tym artykułem. Znajdziesz w nim scenariusz rozmowy, który ułatwi Ci zwolnienie pracownika. Zdanie po zdaniu zapisałam, co warto powiedzieć i jak reagować, kiedy pracownik próbuje się bronić lub odwlec decyzję.

I przede wszystkim…

Pamiętaj, dlaczego zwalniasz

Jesteś odpowiedzialny za całą firmę, nie tylko za los jednego pracownika. On sobie poradzi, jest dorosłą osobą. Prawda jest taka, że wyświadczysz mu ogromną przysługę. Jeśli nie radzi sobie w Twojej firmie, to to nie jest miejsce dla niego.

Po co ma się męczyć? Może kolejna praca, jaką znajdzie, będzie do niego świetnie dopasowana i odniesie w niej spektakularny sukces?

Moje doświadczenie pokazuje, że w wielu sytuacjach, kiedy zwolniłam pracowników, byli mi za to wdzięczni z perspektywy czasu. Jedni nabrali odwagi do realizacji swoich pasji, inni wzięli pełną odpowiedzialność za swoje życie. Jeszcze inni znaleźli lepiej dopasowane miejsce pracy, w którym mogli się realnie rozwijać. Coś, co wydaje się tragicznym końcem, często jest początkiem czegoś dobrego.

Dlatego raz jeszcze podkreślę, warto długo zatrudniać, ale zwalniać szybko, jeśli to konieczne.

Wiem, że to niezbyt przyjemne, że mocno obciąża Cię psychicznie, dlatego przygotowałam dla Ciebie wideo, w którym przedstawiam scenariusz takiej trudnej rozmowy oraz checklistę, dzięki której nie zapomnisz o tym, co przy zwalnianiu najważniejsze.

Możesz mieć w sobie większy spokój, nawet w takiej sytuacji, jeśli odpowiednio się przygotujesz.

Śmiało, pobierz poradnik. Skorzystaj za darmo (0 zł) z mojej wiedzy i doświadczenia.

Pobierz wideo i checklistę
Jak zwalniać pracowników

Zastosuj praktyczną instrukcję działania w trudnym momencie

Zwolnienie będzie łatwiejsze i dla Ciebie, i dla pracownika, jeśli:

• poznasz 2 dokładne scenariusze prawidłowo przeprowadzonego zwolnienia,
• zrozumiesz, jak reagować, kiedy pracownik prosi o drugą szansę,
• dowiesz się, o czym nie możesz zapomnieć, kiedy już się pożegnacie.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Monika Madejska

Ekspert rozwoju talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.