Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?
Powiedzmy, że chcesz zatrudnić kogoś do pomocy w swojej firmie, więc rozpoczynasz rekrutację. Tworzysz idealny profil kandydata, piszesz i publikujesz ogłoszenie o pracy, a potem zaczynasz obserwować spływające aplikacje.
Niestety duża część z nich wysyłana jest na zasadzie „kopiuj-wklej” – robią tak najczęściej nałogowi poszukiwacze pracy, którzy hurtowo rozsyłają swój życiorys gdzie popadnie. Nie dajesz się na to nabrać. Wiesz już, że niekompletne i przypadkowe aplikacje powinny od razu trafić do kosza, szkoda Twojego czasu. Przecież nie chciałbyś zatrudnić kogoś, kto nie wysilił się nawet odrobinę już na pierwszym etapie rekrutacji...
Szczęśliwie jednak w gronie kandydatów odnajdujesz kilku takich, którzy napisali swoje zgłoszenia bardzo sensownie. Wspaniale!
Wysyłasz dodatkowe zadania, aby upewnić się, że na kolejnych etapach będziesz miał wyłącznie zmotywowanych i szczerze zainteresowanych kandydatów.
W końcu część osób przepuszczasz o krok dalej – do rozmów kwalifikacyjnych. Dzwonisz do wybrańców i zapraszasz na spotkanie we wskazanym terminie. Masz pół godziny, maksymalnie do godziny na poznanie każdego z nich. Jak wykorzystać ten czas najlepiej?
Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej
Zakładam, że stworzyłeś idealny profil kandydata. Jeśli nie, przeczytaj koniecznie artykuł o 6 pytaniach, które musisz sobie zadać przed rozpoczęciem rekrutacji.
Najlepiej umawiać kandydatów w „pakietach”, jeden po drugim. Zaplanuj sobie przynajmniej pół godziny przed rozpoczęciem wszystkich rozmów na skupienie się. W tym czasie skoncentruj się na tym, jakich cech czy kompetencji będziesz „szukał” w kandydacie. Przeczytaj ponownie ogłoszenie o pracy – pamiętaj, że kandydaci napisali do Ciebie, bo to, co w nim zamieściłeś, wywarło na nich wrażenie i wytworzyło pewne wyobrażenie o danym stanowisku pracy. Trzymaj się tego, co zadeklarowałeś.
Przygotuj wszystkie dokumenty aplikacyjne danej osoby. Podkreśl te elementy, o które chcesz zapytać, a najlepiej zrób sobie notatki do każdego kandydata.
Bądź autentyczny i szczery podczas rozmowy, nie zostawiaj żadnych niedomówień. Jeśli coś budzi Twoją wątpliwość, otwarcie o tym powiedz, np. „Wie Pan, tak się zastanawiam… pełnił Pan kiedyś kierownicze stanowisko. Obawiam się, czy będzie się Pan dobrze czuł będąc teraz specjalistą".
Z rozmowy z kandydatem nie możesz wyjść z jakimikolwiek wątpliwościami. Wszystko musi być dla Ciebie jasne. Inaczej Twój umysł stworzy interpretacje i hipotezy do niejasnych spraw, które mogą być prawdziwe, ale nie muszą. Jeśli Ty będziesz szczery i autentyczny, to jest duża szansa, że kandydat odpłaci Ci się tym samym.
Ja osobiście wyznaję zasadę, że nie ma sensu kontynuować rozmowy, kiedy widzę, że to „nie mój profil”. Mam odwagę powiedzieć kandydatowi, że ma wspaniałe kompetencje, robi na mnie wrażenie jego doświadczenie i jednocześnie widzę, że szukam innej osoby na to stanowisko. Bardzo mu dziękuję za jego czas i zaangażowanie oraz życzę sukcesów w życiu zawodowym. Moim zdaniem to bardzo dobrze buduje wizerunek firmy – ludzie wolą poznać prawdę i usłyszeć ją z pierwszej ręki, zamiast być „olanym” i potraktowanym dyplomatycznym stwierdzeniem „będziemy się z Panem kontaktować”.
Filozofia zatrudniania
Łatwiej jest podziękować komuś za rozmowę, jeśli na jej początku wyjaśnisz „filozofię”, którą kierujesz się przy zatrudnianiu ludzi. W Coraz Lepszej Firmie konsekwentnie trzymamy się tego, co jest związane i z naszymi wartościami, i z doświadczeniem, którego przez lata nabyliśmy całkiem sporo. Wierzymy, że każdy człowiek obdarzony jest pewnymi talentami i predyspozycjami. Fakt, że w jednych rzeczach jest lepszy powoduje, że w innych jest po prostu słabszy. Każdy z nas ma inną mieszankę takich mocnych i słabych stron. W związku z tym są zajęcia bardziej i mniej odpowiednie dla danej osoby.
Nie ma sensu zmieniać kogoś na siłę, bądź oczekiwać od niego rzeczy niemożliwych. Nie możesz wymagać ode mnie tego, bym była wyższa niż jestem, bo mam 160 cm wzrostu i nic na to nie poradzę. Mogę oczywiście nosić wysokie obcasy przez cały dzień, aby sprostać Twoim oczekiwaniom – ale ile tak wytrzymam i jakie to będzie miało konsekwencje dla mojego zdrowia?
Podobnie jest z innymi naszymi cechami. Potrzebujesz osoby do bardzo precyzyjnej pracy, więc powinieneś zatrudnić osobę, która ma naturalny dar dostrzegania szczegółów i dla której to będzie „łatwe i przyjemne”. Nieuczciwe jest oczekiwanie precyzji od osoby, która zwyczajnie nie potrafi dostrzegać szczegółów, bo jej mózg, w toku życiowych doświadczeń i mieszanki genetycznej, nie został do tego przystosowany.
Nie można oczekiwać zmiany stałych cech danej osoby. Można oczekiwać wyłącznie zmiany zachowania, które nie jest ograniczone stałą właściwością danej osoby (np. pisanie jakiejś formy maili do klientów czy przychodzenia na czas do pracy).
Jak rozpocząć rozmowę kwalifikacyjną?
Ja zwykle zaczynam rozmowy rekrutacyjne następującym zdaniem:
Wierzę, że ludzie powinni robić to, do czego mają predyspozycje i co im sprawia satysfakcję. Moim zdaniem najważniejsze w pracy jest dopasowanie osoby do danego stanowiska i firmy. Dlatego właśnie, przygotowując się do tej rekrutacji, stworzyłam taki idealny profil kandydata na stanowisko XYZ. Nasza rozmowa ma posłużyć temu, by sprawdzić, na ile Pan/Pani, pasuje do tego profilu. Wszystkie pytania, jakie się pojawią, mają na celu sprawdzenie, czy jest Pan/Pani w stanie czerpać satysfakcję z zadań, jakie mamy na tym stanowisku.
Moim zdaniem takie postawienie sprawy daje duże poczucie bezpieczeństwa kandydatowi i znakomicie buduje markę firmy jako uczciwego pracodawcy.
Jeśli Ty również chcesz być w pełni uczciwy i wobec siebie, i innych, pamiętaj, że...
Nie ma ideałów
Kandydaci idealni nie istnieją. Dlatego warto być elastycznym i dopasowywać się do tego, co daje nam rynek. Czasami lepiej jest zatrudnić osobę spełniającą kryteria w 60-70%, ale bardzo chcącą się uczyć i rozwijać swoje kompetencje właśnie w Twojej firmie, niż nieskończenie długo szukać osoby… której nie ma.
Prowadząc rozmowy, miej zawsze z „tyłu głowy” 3 poniższe pytania:
- Czy kandydat chce pracować (jest zmotywowany do pracy, a nie do przychodzenia do pracy)?
- Czy jest w stanie wykonywać pracę tak, jak ja tego oczekuję?
- Czy pasuje do mojej firmy?
Bądź wyczulony na osoby, które szukają „jakiejkolwiek” pracy u „kogokolwiek”. NIe sądzę, że jesteś przedsiębiorcą, który zadowoli się takim pracownikiem. Zostawmy takich desperatów dla Januszy biznesu :) i przejdźmy do tego...
Jak przeprowadzić rozmowę o pracę, by budować, a nie niszczyć markę firmy
Rozmowa kwalifikacyjna to ważny element budowania marki firmy. Osoba, która uczestniczy w rozmowie o pracę będzie informowała innych ludzi o swoim doświadczeniu – dobrym albo złym. Tak jak każdy Twój klient.
Tutaj pierwsze skrzypce grają emocje. Kandydat podczas rozmowy musi czuć się dobrze. Mimo iż będzie musiał odpowiadać na masę pytań, nie może się czuć przesłuchiwany. Mimo że jest sprawdzany, musi czuć się ważny i doceniany. Mimo, że to on stara się o pracę, musi czuć, że jest równoprawnym partnerem w rozmowie.
Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, by osiągnąć to wszystko?
- Bądź autentyczny i szczery.
- Więcej słuchaj niż mów; nie zamęczaj kandydata opowieściami o firmie – zrobisz to, gdy już go zatrudnisz.
- Dawaj szansę na zadawanie pytań i rozwiewanie wątpliwości przez kandydata – mów otwarcie, by dopytywał, jeśli coś jest dla niego szczególnie istotne lub niejasne.
- Wyrażaj uznanie dla osiągnięć kandydata i jego mocnych stron.
- Zadbaj o to, by kandydat czuł się ważny – wycisz telefon, powiedz ludziom, by nie przeszkadzali oraz zaplanuj przynajmniej pół godziny na osobę na pierwszym etapie rozmów.
- Zaproponuj wodę, postaw ciastka, uśmiechaj się, podziękuję za przyjście na rozmowę.
Poważnie potraktuj znaczenie, jakie ma dla Twojej marki każda rozmowa rekrutacyjna. Żyjemy w czasach, w których ludzie się ze sobą stale komunikują i wymieniają informacjami. Wystarczy wpisać nazwę firmy w wyszukiwarce, aby znaleźć opinię kandydatów lub byłych pracowników na jej temat.
Wierz mi, że zła opinia o Twojej firmie w internecie bardzo ogranicza Twoje możliwości pozyskania wartościowych kandydatów do pracy. Mądrzy ludzie z potencjałem nie chcą pracować w firmie z wątpliwą opinią. I trudno im się dziwić.
O co nie może pytać pracodawca?
Zgodnie z prawem nie możesz pytać o życie osobiste kandydatów, zatem na przykład pytanie o dzieci odpada. Chyba że kandydat sam zacznie o tym mówić. Jeśli wyjdzie z taką inicjatywą możesz się do tego odnieść.
Jeśli rekrutujesz kogoś na asystentkę lub do pracy biurowej, to nie badaj jej predyspozycji do zarządzania ludźmi. Ludzie przychodzą na rozmowę na dane stanowisko pracy i z nim powinny być związane pytania.
Aby móc porównać kandydatów między sobą, musisz im zadawać mniej więcej takie same pytania. Inaczej nie będziesz miał wiarygodnych danych do porównania.
Kluczowe są preferencje i predyspozycje zawodowe osoby oraz jej doświadczenia z poszczególnych prac. Nie ma sensu tracić czasu na pytanie o rzeczy, które już masz na papierze. Warto raczej zapytać o wnioski z danej pracy niż historię zatrudnienia.
Jak to konkretnie zrobić? Już tłumaczę...
Rozmowa kwalifikacyjna – pytania dobre na start
Jeśli już zadbałeś o atmosferę i komfort psycho-fizyczny kandydata, to czas na przejście do sedna sprawy.
O co pytać na rozmowie kwalifikacyjnej? Warto rozpocząć od pytań weryfikujących motywację rozmówcy.
Poniżej podaję 3 pytania, które polecam zadać na samym początku rozmowy, aby dowiedzieć, czy mamy do czynienia z poważnym kandydatem.
Rozmowa kwalifikacyjna – pytania i odpowiedzi
- W jaki sposób przygotowywał się Pan do tej rozmowy?
Pytanie weryfikuje, czy osoba przyszła na rozmowę „z buta” i jest to jedno z wielu takich spotkań, czy faktycznie poważnie rozważa współpracę z firmą. Chodzi głównie o poznanie poziomu zaangażowania w rekrutację oraz sprawdzenie, na ile kandydat poważnie traktuje Twoją firmę. - Czego zdążył się Pan dowiedzieć o naszej firmie?
Pytanie niby banalne, ale bardzo ładnie pokazuje, czy ktoś pofatygował się z rozeznaniem. Siłą rzeczy bada poziom motywacji do pracy w Twojej firmie. - Z jakiego powodu zdecydował się Pan aplikować do naszej firmy? Jedno z kluczowych pytań na rozmowie. Pokazuje źródło motywacji kandydata, które wprost przełoży się na jakość pracy.
Rozmowa kwalifikacyjna – przykład:
Kandydat mówi Ci, że długo pracuje w danej firmie i potrzebuje zmiany (hipoteza: być może nie chodzi o pracę w Twojej firmie, ale o zmianę pracy w ogóle).
Tutaj ważne są dwa wymiary motywacji: osoba identyfikuje się z marką firmy (chce pracować dla Ciebie, bo ma wrażenie, że wyznajecie podobne wartości) oraz wierzy, że firma pomoże jej zrealizować osobiste cele. Jeśli kandydat odpowie „sprzedażowo”, że dzięki niemu Twoja firma mogłaby zyskać to czy tamto, to przekieruj rozmowę na osobistą motywację. To nie jest etap weryfikacji przydatności kandydata, ale jego motywacji do pracy w Twojej firmie.
Pytania na rozmowę kwalifikacyjną weryfikujące zapisy w CV
Nie pytaj o „historię zatrudnienia” albo dotychczasowe doświadczenia, bo już to masz w CV. Szkoda Twojego czasu. Dopytuj o rzeczy niejasne lub szczególnie istotne, np. szczegółowy zakres obowiązków w danym miejscu albo luki w pracy. Kilka przykładowych pytań podaję poniżej.
- Pracował Pan w bardzo różnych branżach. Z jakiego powodu podejmował Pan decyzje o zmianie pracy?
- Pracował Pan na stanowiskach kierowniczych. Skąd decyzja o aplikowaniu na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta?
- Ma Pan wykształcenie informatyczne i mógłby Pan pracować wszędzie. Dlaczego akurat nasza firma?
- Ukończył Pan studia pedagogiczne. Dlaczego nie pracuje Pan w zawodzie?
- Czym się Pan interesuje, bo nie widzę takiej informacji w CV?
- Widzę lukę w Pana doświadczeniu w roku XYZ. Co się wtedy działo?
Pamiętaj, że młodzi ludzie często doświadczają jakiejś pracy (np. staż w administracji), która w żaden sposób nie oznacza, że dana osoba ma do tego predyspozycje. W przypadku młodych to najczęściej przypadek powoduje wybór takiego, a nie innego zatrudnienia. Skoncentruj swoją uwagę na stałych cechach osobowych danej osoby, a nie tylko na jej dotychczasowym doświadczeniu.
Pamiętaj, że to Ty jesteś właścicielem firmy i kandydat obawia się rozmowy z Tobą bardziej, niż ci się wydaje. Nie przejmuj się niedociągnięciami – nie jesteś zawodowym rekruterem.
Pamiętaj po prostu o tym, że szukasz kogoś, kto polubi pracę na stanowisku, które oferujesz, i będzie dobrze czuł się w Twojej firmie, wśród Twoich ludzi.
Ale jednocześnie bardzo uważaj na…
Błędy na rozmowie kwalifikacyjnej
Przedsiębiorcy popełniają najczęściej jeden podstawowy błąd – zatrudniają ludzi podobnych do siebie.To naturalny mechanizm, że lubimy ludzi z energią podobną do naszej. Czasem jednak chodzi o coś dokładnie odwrotnego. Doświadczyłam tego dobitnie jakiś czas temu podczas rozmowy z właścicielem innowacyjnej agencji reklamowej.
Właściciel Agencji: Chciałabym taką superkreatywną osobę, która myśli nieszablonowo, tak jak my. Zrobiliśmy taki filmik pokazujący, jacy ludzie u nas pracują, aby było wiadomo, jaki mamy nietypowy klimat.
Ja: No dobrze, a co ma robić taka osoba?
Właściciel Agencji: No, ma pomagać mi i innym. Poprawiać nasze teksty, wrzucać na stronę. Czasem jakiś materiał obrobić. No i papiery… I żeby jakoś tutaj ogarnęła te sprawy administracyjne. Bo ja tego nie lubię.
Ja: Aha, czyli potrzebujesz precyzyjnej, uporządkowanej, lubiącej monotonną pracę osoby, która będzie Was – kreatywnych odciążała od żmudnej roboty, której nie lubicie?
Właściciel Agencji: No tak...właśnie tak.
Ja: To ja myślę w takim razie, że potrzebujecie kogoś dokładnie odwrotnego do „superkreatywnej osoby z nieszablonowym myśleniem”. Potrzebujecie osoby, która lubi robić to, czego Wy nie znosicie. I ona będzie zupełnie inna niż Wy – metodyczna, spokojna, zorganizowana, precyzyjna i...będzie miała przyjemność w grzebaniu się w papierach.
Właściciel Agencji: O kurcze, faktycznie… Potrzebujemy kogoś zupełnie innego…
Świadomość to połowa sukcesu. Miej świadomość, kogo naprawdę potrzebujesz, a dasz sobie radę na rozmowie kwalifikacyjnej. Wiedząc, czego dokładnie chcesz, będziesz w stanie ocenić, jaki kandydat jest w stanie Ci to dać.
Później pozostaną Ci już tylko…
Kluczowe pytania na rozmowie kwalifikacyjnej
Powiedziałam Ci w tym artykule, o co pytać, by sprawdzić CV kandydata i jego motywację do pracy w Twojej firmie, ale to nie wszystko...
Są jeszcze ważniejsze pytania, których nie może zabraknąć na prowadzonej przez Ciebie rozmowie kwalifikacyjnej. Bez nich możesz popełnić błąd i zatrudnić kogoś, kto Cię zawiedzie i przez kogo znów stracisz czas i pieniądze.
Co to za pytania? Spokojnie, przygotowałam je dla Ciebie i udostępniam za darmo (0 zł) w niespodziance pod tym artykułem. Dzięki nim sprawdzisz, jakie predyspozycje zawodowe ma osoba, która chce u Ciebie pracować. (Wystrzegaj się ludzi, którzy „lubią wszystko i mogą robić wszystko”, bo to po prostu nieprawda.)
Uwaga, w poradniku znajdziesz też absolutnie najistotniejsze pytania, które po prostu musisz zadać – pytania o zachowanie. To one pokażą Ci konkrety i rzeczywistość, a nie tylko to, co dany kandydat o sobie myśli.
Jeśli chcesz w końcu zatrudnić osobę, która Cię odciąży, a nie będzie ciężarem, koniecznie pobierz poradnik.
PS
Dodałam do niego również mały bonus – pytania dotyczące potencjalnych sytuacji, które mogą się wydarzyć w przyszłości oraz pytania finalizujące rozmowę, o których często zapominamy, a które mogą znacząco wpłynąć na Twoją decyzję.
Wpisz maila i spraw, żeby tym razem rekrutacja była prosta, przyjemna i przede wszystkim, by zakończyła się sukcesem.
Pobierz bezpłatnie (0 zł)
„25 pytań na rozmowę kwalifikacyjną,
dzięki którym wybierzesz najlepiej”
Pobierz listę i odkryj:
- 6 kluczowych etapów rozmowy kwalifikacyjnej, dzięki którym uzyskasz kompletne informacje i zatrudnisz najlepszego kandydata,
- 3 pytania startowe, po których od razu przekonasz się, czy warto poświęcić czas na dłuższą rozmowę akurat z tą osobą,
- i wiele więcej.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Monika Madejska
Ekspert rozwoju talentów - pomaga małym i średnim przedsiębiorcom odkrywać ich mocne strony i na ich bazie budować skuteczne firmy. Rozwiązuje problemy z zarządzaniem sobą oraz ludźmi w biznesie. Specjalistka w dziedzinie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.
